高職院校檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題與解決對(duì)策

焦丹瓊

（北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院機(jī)電工程學(xué)院，北京 102208）

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下，高職院校的辦學(xué)規(guī)模和辦學(xué)質(zhì)量也逐漸地提升。而新的發(fā)展環(huán)境也極大地豐富了高職院校的工作，使得高職院校在檔案管理工作中需要整理和管理的檔案逐漸地變得繁雜，對(duì)檔案管理工作造成了極大的困擾［1］。讓高職院校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化建設(shè)是當(dāng)前高職院校普遍采取的一種策略，通過(guò)對(duì)檔案管理工作的信息化，提升檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量，使之能夠發(fā)揮出足夠的價(jià)值。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是現(xiàn)代高職院校在建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中的根本，其中涉及高職院校在教學(xué)、科研以及管理等多方面的內(nèi)容，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視是高職院校在建設(shè)和發(fā)展的過(guò)程中無(wú)法忽視的重要問(wèn)題。

（一）促進(jìn)學(xué)校教育改革和發(fā)展的需要

對(duì)于高職院校的建設(shè)和發(fā)展而言，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，也是為學(xué)校教育改革和發(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)支撐［2］。高職院校檔案管理工作并不只是單純地將學(xué)校在建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中的各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集和歸納，而是要將各種有效信息進(jìn)行科學(xué)地收集、整理、分析和運(yùn)用，并將其運(yùn)用到學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展中，讓各種檔案信息發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值，讓高職院校建設(shè)和發(fā)展的過(guò)程變得更加的科學(xué)和合理，實(shí)現(xiàn)高職院校整體的現(xiàn)代化建設(shè)。

（二）促進(jìn)學(xué)校檔案信息高效運(yùn)用的需要

高職院校檔案管理工作需要對(duì)學(xué)校運(yùn)營(yíng)過(guò)程中在教學(xué)、科研以及管理等多方面信息進(jìn)行收集和管理，幾乎包含了高職院校在建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中的所有有效信息，能夠?qū)W(xué)校的建設(shè)和發(fā)展起到良好的促進(jìn)作用。在新時(shí)代的背景下，各大高職院校將檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)作為了檔案管理工作建設(shè)的目標(biāo)。在現(xiàn)代化、信息化的加持下，讓高職院校可以對(duì)當(dāng)前的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，讓高職工作更加高效地處理和分析各種檔案信息，可以在最大限度上滿足高職院校對(duì)學(xué)校檔案管理工作的需求，促進(jìn)高職院校的建設(shè)和發(fā)展［3］。

（三）促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的需要

時(shí)代是進(jìn)步的、發(fā)展的，為了讓高職院校檔案管理工作可以長(zhǎng)久的、持續(xù)體現(xiàn)出自身在高職院校建設(shè)和發(fā)展中的價(jià)值。高職院校檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷加強(qiáng)對(duì)高職院校檔案管理工作的重視，促使其能夠?qū)崿F(xiàn)轉(zhuǎn)型發(fā)展。只有高職院校在建設(shè)和發(fā)展的過(guò)程讓檔案管理工作始終都能夠緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，才能讓檔案管理工作不斷進(jìn)行轉(zhuǎn)型發(fā)展，滿足高職院校建設(shè)和發(fā)展的需求。

二、高職院校檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題

為了確保高職院校建設(shè)和發(fā)展的質(zhì)量，高職院校將檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)作為了檔案管理工作的建設(shè)目標(biāo)，經(jīng)過(guò)多年建設(shè)和發(fā)展，我國(guó)高職院校在檔案管理工作信息化建設(shè)方面已經(jīng)取得了一定的成就，但仍然存在一些不足，對(duì)我國(guó)高職院校檔案管理工作的建設(shè)造成了消極影響。

（一）檔案管理工作模式更新不及時(shí)

傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前高職院校建設(shè)和發(fā)展的需求，因此，在實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的進(jìn)程中，檔案管理工作必須引進(jìn)和創(chuàng)新工作模式，來(lái)滿足高職院校實(shí)際發(fā)展的需求。但對(duì)我國(guó)大部分高職院校檔案管理工作的建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析時(shí)發(fā)現(xiàn)，雖然檔案管理工作在信息化建設(shè)層面已經(jīng)初具成效，但是這種成效基本上都只是停留在軟硬件設(shè)備上，缺乏對(duì)工作模式的創(chuàng)新，難以讓檔案管理工作發(fā)揮出更大的價(jià)值。具體體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。首先，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知依然只停留在傳統(tǒng)工作模式中。雖然正在加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，但是部分高職院校的檔案管理工作依然以檔案信息收集、整理和歸檔為主，主要的工作和服務(wù)模式依然只是日常保管和提供借閱，體現(xiàn)不出現(xiàn)代化建設(shè)的價(jià)值和意義。第二，檔案管理工作規(guī)范程度不足，在當(dāng)前社會(huì)背景下，社會(huì)對(duì)于高職院校的建設(shè)和發(fā)展提出了更高的要求，而檔案管理工作作為高職院校建設(shè)工作的重要組成部分，需要檔案管理工作為其提供更為高效、科學(xué)的工作服務(wù)，但是受限于檔案管理工作的規(guī)范程度，導(dǎo)致部分工作人員無(wú)法及時(shí)、有效地進(jìn)行相關(guān)檔案的調(diào)取，嚴(yán)重影響其正常的工作。第三，對(duì)檔案信息的運(yùn)用程度較低。隨著社會(huì)發(fā)展的需要，檔案管理工作對(duì)高職院校決策和發(fā)展的影響越來(lái)越大，檔案管理工作人員必須對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次的分析，為學(xué)校提供更加科學(xué)的數(shù)據(jù)資料。但是相關(guān)工作人員的綜合水平和思想觀念的束縛，導(dǎo)致其在工作中缺乏對(duì)檔案信息進(jìn)行深度挖掘的積極性，無(wú)法為高職院校提供更為科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐。

（二）檔案管理工作者綜合水平不足

檔案管理工作者的綜合水平是影響高職院校檔案管理工作質(zhì)量的重要因素，高職院校將一些文化素養(yǎng)較低的工作人員安排到工作崗位中，檔案管理人員真實(shí)的水平與實(shí)際的工作崗位需求不匹配，難以滿足檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的需求。而部分高職院校在檔案管理工作中，大量引入兼職人員，導(dǎo)致檔案管理工作被迫地停留在檔案的收集、整理以及歸納等初級(jí)階段，無(wú)法讓檔案管理工作在高職院校的建設(shè)和發(fā)展中體現(xiàn)出更大的教學(xué)價(jià)值成為必然，嚴(yán)重阻礙了高職院校的建設(shè)和發(fā)展。

（三）檔案管理信息化程度低

雖然部分高職院校在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的過(guò)程中將檔案管理的信息化建設(shè)作為學(xué)校發(fā)展的一個(gè)重要建設(shè)內(nèi)容，但這種重視幾乎只是停留在形式上面，并未落實(shí)到實(shí)際工作中，令檔案管理工作的信息化程度始終無(wú)法有效提升，更無(wú)法令檔案管理工作在高職院校的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮出更大的價(jià)值［4］。具體表現(xiàn)在高職院校信息檔案管理工作的軟硬件設(shè)備的建設(shè)不足、相關(guān)工作人員的信息化水平較低以及檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化的程度不足等。這些問(wèn)題都嚴(yán)重影響著檔案管理工作實(shí)際的建設(shè)質(zhì)量和水平。

三、提升高職院校檔案管理工作質(zhì)量的策略

對(duì)于高職院校檔案管理工作而言，要有效地解決高職院校檔案管理工作中存在的不足，檔案管理工作者就需要從現(xiàn)代檔案管理工作建設(shè)的基礎(chǔ)條件進(jìn)行考慮。從科學(xué)的管理理念和機(jī)制、數(shù)據(jù)信息的收集和整理以及設(shè)備技術(shù)等條件進(jìn)行思考，提升高職院校建設(shè)和發(fā)展的整體水平。

（一）及時(shí)引入先進(jìn)的管理模式

及時(shí)地引入先進(jìn)的管理模式是當(dāng)前高職院校在檔案管理工作建設(shè)中應(yīng)當(dāng)采取的重要措施，要借助先進(jìn)的管理模式讓檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。為此，高職院校可以從以下角度進(jìn)行分析，以此來(lái)提升高職院校檔案管理工作的建設(shè)效果。第一，重視對(duì)各種檔案信息深度挖掘和利用的工作。對(duì)于高職院校的建設(shè)和發(fā)展而言，高職院校檔案信息中蘊(yùn)含著豐富的工作參考價(jià)值，學(xué)校在開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí)，可以在檔案信息中找到相似的數(shù)據(jù)信息，并以此為指導(dǎo)進(jìn)行高效地工作，提升工作效果和質(zhì)量。第二，重視相關(guān)工作人員工作制度和內(nèi)容的創(chuàng)新，在傳統(tǒng)檔案管理工作的工作模式下，相關(guān)工作人員的工作主要以數(shù)據(jù)信息的收集、整理和歸納為主，未能對(duì)各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深度地挖掘。為此，高職院校可以創(chuàng)新相關(guān)工作人員的工作內(nèi)容，引導(dǎo)檔案管理工作人員對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行深度的創(chuàng)新，讓檔案管理工作在高職院校建設(shè)和發(fā)展中體現(xiàn)出更大的價(jià)值。

（二）實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的規(guī)范化建設(shè)

為了有效解決當(dāng)前高職院校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提升高職院校檔案管理工作的建設(shè)水平，促進(jìn)高職院校各項(xiàng)檔案信息的運(yùn)用效果和運(yùn)用效率。為此，高職院校可以從以下角度進(jìn)行思考。第一，創(chuàng)新檔案管理的管理方式，為了應(yīng)對(duì)新的發(fā)展形式，高職院校在建設(shè)和發(fā)展的過(guò)程中必須要有更加先進(jìn)的檔案管理方式以滿足高職院校建設(shè)和發(fā)展的需求，方便高職院校各部門及時(shí)有效的調(diào)取檔案信息。第二，推動(dòng)檔案管理工作模式的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，引導(dǎo)檔案管理工作朝著科學(xué)化、規(guī)范化和有效化的方向進(jìn)行發(fā)展，將所有的檔案信息都置于一套完整的，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作要求中。

（三）提升高職院校設(shè)備技術(shù)等條件

對(duì)于高職院校的建設(shè)和發(fā)展而言，設(shè)備技術(shù)等條件是檔案管理工作的基礎(chǔ)。高職院校檔案管理工作建設(shè)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)設(shè)備技術(shù)等條件的建設(shè)，為解決各種檔案管理工作中存在的問(wèn)題打下基礎(chǔ)。高職院校相關(guān)工作人員可以從設(shè)備技術(shù)和專業(yè)人才隊(duì)伍兩個(gè)層面進(jìn)行考慮，全面提升檔案管理工作的質(zhì)量和效果。首先，在設(shè)備技術(shù)方面，相關(guān)的工作人員除了要及時(shí)地引入先進(jìn)的工作軟硬件設(shè)備之外，還要注意對(duì)先進(jìn)工作技術(shù)地的引入，全方面地提升檔案管理工作的質(zhì)量。在檔案管理工作專業(yè)人才建設(shè)方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的引入和檔案管理人員的培訓(xùn)，幫助檔案管理工作人員完成專業(yè)素養(yǎng)的提升，為高職院校檔案管理工作質(zhì)量和效果的提升打下基礎(chǔ)。

四、總結(jié)

在新的歷史時(shí)期，高職院校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化為目標(biāo)，提升相關(guān)工作人員的工作素質(zhì)，積極引入新的管理技術(shù)和管理模式，針對(duì)檔案管理工作中存在的不足采取針對(duì)性的措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作全方面、多層次的更新和升級(jí)，讓檔案管理工作可以在高職院校的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮出更大的作用和價(jià)值。