民辦高校人事檔案管理問題與對策探析

蘇烈翠

（四川工業(yè)科技學(xué)院，四川 德陽 618000）

民辦高校是指企業(yè)事業(yè)組織、社會團體及其他社會組織和公民個人利用非國家財政性教育經(jīng)費，面向社會舉辦的高等學(xué)校。民辦高校的教職工，是學(xué)校發(fā)展不可或缺的人力資源，直接影響學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量，決定學(xué)校未來發(fā)展，而記載教職工個人履歷、師德師風(fēng)、年度考核、職稱聘任、獎懲等方面的人事檔案，是學(xué)校人事管理工作的重要組成部分。由于民辦高校與公辦高校舉辦方其經(jīng)費來源不同，從而產(chǎn)生不同的人事管理制度，進而使其人事檔案和人事檔案管理也不相同，做好民辦高校人事檔案管理，是民辦高校規(guī)范化管理的需要，也是民辦高校教職工職業(yè)發(fā)展的需要。

一、民辦高校人事檔案內(nèi)涵解讀

（一）人事管理制度

公辦高校編制內(nèi)教職工，與學(xué)校簽訂聘用合同，與學(xué)校形成人事關(guān)系，學(xué)校對教職工進行管理適用《事業(yè)單位人事管理條例》相關(guān)規(guī)定。民辦高校教職工，與學(xué)校簽訂勞動合同，從而與學(xué)校形成勞動關(guān)系，學(xué)校對教職工進行管理適用《勞動法》《勞動合同法》等相關(guān)規(guī)定。所以，民辦高校人事管理制度從適用法律法規(guī)、管理性質(zhì)等方面與公辦高校不同。

（二）公辦高校人事檔案

中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》適用范圍為：“黨政領(lǐng)導(dǎo)干部、機關(guān)公務(wù)員、參照公務(wù)員法管理的機關(guān)（單位）工作人員（工勤人員除外），國有企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員、管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案管理工作?！惫k高校屬國家事業(yè)單位，其管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案管理，適用于本條例。該條例定義干部人事檔案為：“各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料?！币虼?，公辦高校人事檔案包含以上內(nèi)容，同時，根據(jù)該條例，公辦高校人事檔案由單位保管。

（三）民辦高校人事檔案

民辦高校人事檔案，是教職工在學(xué)校工作期間形成的反映個人實際的各類材料，在學(xué)校工作期形成的檔案由學(xué)校管理并提供利用，并向人才交流中心定期移交。為什么要向人才交流中心移交呢？因為教職工的人事檔案往往由兩部分組成，一是教職工在進入學(xué)校前的學(xué)習(xí)檔案和工作檔案，由于學(xué)校不具備保管人事檔案的資格，所以該部分檔案一般是托管在人才交流中心。二是教職工進入學(xué)校工作期間形成的個人檔案資料。民辦高校人事檔案管理相關(guān)依據(jù)主要有兩個，一是《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（勞力字〔1992〕33號），該規(guī)定定義企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。二是《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（人發(fā)〔1996〕118號），該規(guī)定所稱流動人員的第一、第二、第五類人員，符合民辦高校教職工的情形。由于民辦高校既不是國家事業(yè)單位，但也不能完全按照企業(yè)職工的檔案來進行人事檔案管理，因此，民辦高校人事檔案有其特殊性。

二、民辦高校人事檔案管理存在的問題

（一）管理體制

人事檔案管理工作，是民辦高校眾多管理事務(wù)中的一個小項目，不會像教學(xué)、學(xué)生管理、招生就業(yè)等工作那樣受到極高重視，加上民辦高校發(fā)展事務(wù)中有很多需要解決的實際問題，因此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層不會投入太多精力，到這項即使做得不好也沒有太大影響的人事檔案管理工作中來。從學(xué)校到部門再到員工，層層忽視，經(jīng)常出現(xiàn)“四無”的結(jié)果：無人事檔案管理工作專門機構(gòu)、無專職工作人員、無人事檔案管理制度、無人事檔案管理設(shè)施設(shè)備，很多學(xué)校為了應(yīng)付工作，僅在校辦公室或人事處設(shè)兼職管理人員，兼職管理人員由于事務(wù)多、不專業(yè)、沒有檔案意識，所管理的人事檔案資料不全、混亂。而人事檔案管理又缺少設(shè)施設(shè)備的支撐，很難做到規(guī)范科學(xué)有效管理［1］。

（二）人檔分離

由于民辦高校不能保管人事檔案，所以，教職工的畢業(yè)生檔案、曾經(jīng)工作檔案等材料，一般都托管在人才交流中心，而由于人才流動性的增加，大多數(shù)教職工的這部分人事檔案，還放在戶籍所在地或是上一工作單位的人才交流中心，如果學(xué)校要查閱這些檔案，非常困難，即使能通過單位介紹到人才交流中心查閱，但里面的檔案資料內(nèi)容單一，也很難全面反映教職工過往的全面準(zhǔn)確情況。教職工在校期間形成的另一部分檔案，如各類考核、職稱晉升、師德表現(xiàn)材料，按規(guī)定，還應(yīng)在一定時間內(nèi)存入人才交流中心的個人檔案中，這樣才能使其人事檔案完整，但是，由于人才交流中心沒有專門的工作人員催促學(xué)校移交在校期間的考核等材料，也使其托管的人事檔案內(nèi)容不全。

（三）人員流動

民辦高校教職工相比公辦高校，流動較為頻繁，流動帶來人事檔案管理出現(xiàn)較多問題，一是教職工本人對人事檔案的重視程度不夠，對學(xué)校忠誠度和歸屬感不強，不愿意把本人曾經(jīng)的人事檔案從原來的人才交流中心轉(zhuǎn)到學(xué)校所在地人才交流中心，對在學(xué)校期間填寫的相關(guān)表冊材料也不重視，沒有認(rèn)識到這是個人人事檔案的一部分；二是學(xué)校并不想浪費精力為教職工完善人事檔案，慣例思維讓學(xué)校不愿意為可能繼續(xù)流動的教職工人事檔案管理投入人財物；三是人員流動使人事檔案管理工作量增大，需要不斷地建立新入職教職工檔案和管理離職教職工檔案，還要為離職教職工出具各類證明等材料。

三、民辦高校人事檔案管理的對策建議

（一）樹立檔案意識，加強人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)

第一，統(tǒng)一認(rèn)識，全員樹立檔案意識。明確人事檔案是學(xué)校檔案事業(yè)的一部分，是學(xué)校人事管理工作之一，人事檔案管理的好壞，直接影響人才工作，人事檔案收集準(zhǔn)確完整，有利于更好地盤點學(xué)校人才隊伍情況，為學(xué)校師資隊伍建設(shè)決策提供數(shù)據(jù)支撐。教職工個人更應(yīng)關(guān)注關(guān)心個人人事檔案的形成，嚴(yán)格按要求填寫相關(guān)表冊，以使個人人事檔案更加完整反映實際情況。第二，加強領(lǐng)導(dǎo)，集中保存。人事檔案管理部門可設(shè)在人事處（人力資源部）或?qū)W校檔案室，各部門、教學(xué)單位應(yīng)設(shè)兼職檔案管理人員，負責(zé)收集本部門的人事檔案材料，定期向集中保管部門移交檔案材料。第三，強化標(biāo)準(zhǔn)，有規(guī)可依。建立完善的檔案收集整理制度，并保證各項制度能夠落實到位，能夠定期歸檔；做好人事檔案甄別、審核工作，嚴(yán)格按照《人事檔案整理規(guī)范》等文件，對人事檔案內(nèi)容進行甄別，對信息失真、內(nèi)容不全等文件材料，均要落實清楚，按規(guī)定對檔案提供利用，建立保密制度［2］。第四，加強高校人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，促進人事檔案向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進行，確保檔案日常用品、硬件軟件設(shè)備，都能夠滿足現(xiàn)代化檔案工作需求。

（二）利用信息化手段改進人事檔案管理方式

人事檔案管理部門，應(yīng)借助學(xué)校信息化建設(shè)的大趨勢，提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量，建設(shè)人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，同時強化安全體系，通過安全技術(shù)手段，推進檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)［3］。在人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)中，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，讓紙質(zhì)檔案成為查閱的一種方式而不是唯一方式，用貯存的電子資料，進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析和提供利用，讓人事檔案管理更有效地服務(wù)于學(xué)校事業(yè)建設(shè)，也讓教職工更加便捷地提交、查閱個人資料。

（三）通過培訓(xùn)，不斷提高人事檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理工作瑣碎，要求管理人員責(zé)任心強、工作細致，又要嚴(yán)守紀(jì)律，保守秘密，而即使這項工作做得好也看不出明顯成績，因此，其工作成績很難得到認(rèn)可，從而導(dǎo)致管理人員工作積極性會受到影響，從而影響人事檔案管理水平。所以，提高管理人員的素質(zhì)，首先要打通其職業(yè)發(fā)展通道，管理人員有職務(wù)晉升、職稱評審的機會，同時在薪酬福利等方面提高其工作積極性；其次是加強人事檔案管理人員的培訓(xùn)，參與地方檔案管理部門的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，到兄弟學(xué)?？疾鞂W(xué)習(xí)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺在線學(xué)習(xí)，讓管理人員充分熟悉國家人事檔案相關(guān)法規(guī)政策和人事檔案管理相關(guān)規(guī)程，提高專業(yè)知識和能力素養(yǎng)，同時還要在信息化建設(shè)的過程中，掌握數(shù)字化、電子化系統(tǒng)和設(shè)備，為檔案管理數(shù)字體系建設(shè)服務(wù)［4］。

（四）聯(lián)合協(xié)作，與人才交流中心緊密融合

學(xué)校應(yīng)加強與人才交流中心的聯(lián)系，尤其是與學(xué)校所在地人才交流中心建立協(xié)作機制，由學(xué)校出臺教職工人事檔案管理辦法，明確規(guī)定教職工人事檔案應(yīng)轉(zhuǎn)入學(xué)校所在地人才交流中心，由人才交流中心代管。學(xué)校與人才交流中心簽訂代管協(xié)議，約定權(quán)利義務(wù)關(guān)系，明確學(xué)校查閱使用教職工人事檔案的權(quán)利，以全面了解教職工的個人情況，更為重要的是，建立檔案移交制度，哪些檔案材料應(yīng)在什么時間移送人才交流中心，存入所保管的人事檔案中，而學(xué)校為了工作的需要，又留存哪些材料，以備學(xué)校存檔查閱。對于離職的教職工，在人才交流中心代管的檔案如何處理，也需要與人才交流中心緊密溝通，學(xué)校人事檔案管理部門與當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行淖龅絽f(xié)同一致，最全面地收集、保管人事檔案資料，最大限度發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展和教職工職業(yè)發(fā)展服務(wù)。

四、結(jié)語

不論是民辦高校還是公辦高校，做好教職工人事檔案管理，都有利于學(xué)校師資隊伍建設(shè)和員工個人成長發(fā)展，雖然民辦高校人事檔案管理還存在一些問題，但在民辦學(xué)校全面加強內(nèi)涵式高質(zhì)量發(fā)展的新階段，人事檔案管理必然出現(xiàn)新的發(fā)展機遇，規(guī)范化管理、數(shù)字化建設(shè)，或?qū)⒊蔀槊褶k高校人事檔案管理的新趨勢。