主管機構(gòu)參與的賽會檔案資源共建研究

陶 成/上海世博會博物館文獻研究中心

近年來，我國舉辦了許多大型國際賽會，如2008年北京奧運會、2010年上海世博會、廣州2010年亞運會；杭州2022年亞運會、北京2022年冬奧會也即將開幕。這些賽會多由主管的國際組織（國際奧委會、國際展覽局、亞奧理事會）管理，有意向的城市申辦，獲得舉辦權(quán)的城市成立組織機構(gòu)籌辦執(zhí)行，并由其他國家（地區(qū)）共同參加。我國一些行業(yè)主管部門或協(xié)會也組織管理了多樣的賽會活動，如由國家體育總局主辦的中華人民共和國全國運動會（下簡稱“全運會”）、國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部和地方政府共同舉辦的中國國際園林博覽會（下簡稱“園博會”）、中國花卉協(xié)會主管的中國花卉博覽會（下簡稱“花博會”）。每屆賽會申辦、籌辦、舉辦周期動輒數(shù)年，涉及超大體量、數(shù)量龐大的各類項目，動用百億級甚至千億級項目資金，對所在城市的多個行業(yè)都產(chǎn)生持續(xù)的影響。賽會項目產(chǎn)生的大量檔案不僅是對行業(yè)發(fā)展水平的直接記錄，對城市規(guī)劃、賽會運營、交通運輸、文化體育等多個行業(yè)都有借鑒價值。高效利用每屆賽會的檔案資源，將對提高賽會預(yù)算的經(jīng)濟效益、社會效益，提升行業(yè)的創(chuàng)新競爭力，提高賽會檔案的公共文化服務(wù)質(zhì)量都有積極作用。因此舉辦國、賽會主管機構(gòu)對賽會檔案工作日益重視，如北京冬奧會檔案工作被提升到人文遺產(chǎn)戰(zhàn)略的高度；國際奧委會（下稱“IOC”）在《奧林匹克憲章》《遺產(chǎn)戰(zhàn)略方針：勇往直前》《2020年奧林匹克議程》中鼓勵申辦城市提出可持續(xù)保護遺產(chǎn)的整體方案。

1 常見賽會檔案管理工作模式

我國賽會檔案收集有兩種常見模式。一種是賽會組織者設(shè)置內(nèi)部檔案機構(gòu)，設(shè)立專職、兼職檔案員開展檔案征集工作，第一屆至第五屆全運會內(nèi)部檔案的管理就以此種模式展開[1]。另一種是舉辦地檔案機構(gòu)聯(lián)合賽會申辦者、組織者建立協(xié)作機制，由檔案機構(gòu)主導檔案征集，賽會閉幕后檔案機構(gòu)接收立檔單位移交的檔案，并負責保管和利用。隨著國家檔案局發(fā)布《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》，檔案工作被納入賽會組織者重要工作日程，賽會的復雜性和檔案工作的專業(yè)性日益增強，賽會舉辦地檔案機構(gòu)的工作責任更加凸顯，第二種工作模式也更加常見。

1.1 成就和經(jīng)驗

北京奧運會、上海世博會、中國國際進口博覽會就為當?shù)貦n案機構(gòu)和組織者的檔案合作模式提供了實踐。北京市檔案局與奧組委秘書行政部合作，在奧運會閉幕后，共接收紙質(zhì)檔案25萬卷，照片檔案38.4萬張，錄音錄像檔案1.3萬盤（張），電影膠片79盤，各類系統(tǒng)數(shù)據(jù)、電子文件1TB，實物1.5萬件，資料1萬冊，實現(xiàn)了“在奧運會歷屆舉辦城市中留存奧運檔案最完整、最齊全、最系統(tǒng)”的工作目標[2]。

上海世博會檔案工作得到市政府高度重視，上海市政府為世博會檔案工作提供制度、預(yù)算保障；上海市檔案局牽頭制定總體工作方案和階段工作計劃；針對世博局、執(zhí)委會成員單位等檔案主要來源單位設(shè)立全宗，為展館、工程、論壇等特色檔案類型和迎世博600天行動、動遷等重大項目單獨制定了工作標準；開發(fā)檔案及目錄移交業(yè)務(wù)系統(tǒng)；組織專職、兼職檔案人員和檔案志愿者進駐收集檔案；通過培訓、業(yè)務(wù)指導、階段總結(jié)交流、多次監(jiān)督等，保證檔案質(zhì)量[3][4]。

1.2 局限和矛盾

奧運會、世博會等賽會有幾十年甚至上百年的歷史，已在數(shù)十個國家和地區(qū)舉辦，各國多次多地參加賽會，生成了零散在全球的各類檔案。因此，從整體來說，賽會檔案也具有來源和主題的多元性，檔案載體隨著科技進步呈現(xiàn)演進性。盡管賽會舉辦城市的檔案機構(gòu)高效地完成了自己職責，但受到行業(yè)條線和屬地化的雙重限制，在開展檔案征集、保管、服務(wù)時存在一定局限：第一，檔案機構(gòu)的賽會檔案接收單位主要為組織者及執(zhí)委會成員，高校、出版社、媒體自行制作的資料難以覆蓋；第二，舉辦經(jīng)驗較少國家的檔案機構(gòu)難以確定全周期的歸檔范圍、預(yù)判未來的利用需求；第三，當收到本地在其他國家、地區(qū)參加賽會的查檔申請時，往往難以響應(yīng)；第四，公共檔案管理機構(gòu)事務(wù)龐雜，賽會檔案只是階段性重點項目，難以長期深耕賽會檔案工作、開發(fā)利用檔案價值。但隨著社會對城市記憶、歷史內(nèi)涵的價值更加重視，除了賽會申辦、舉辦城市政府、科研機構(gòu)、高校、媒體、文博單位經(jīng)常利用賽會檔案外，企業(yè)為追溯參會歷史、賽會后續(xù)場地項目進行立項、游戲和影視作品場景建模等，也都會利用賽會檔案。這些利用需求主題明確、粒度小、涉及多屆賽會，并非賽會主管機構(gòu)或一地檔案機構(gòu)可以滿足。不少賽會主管機構(gòu)也意識到檔案工作現(xiàn)狀和檔案利用需求及潛在價值存在的差距，開始更積極主動地融入檔案工作，基于行業(yè)全局站位和歷史視角積極作為，陸續(xù)開展和組織者及其檔案工作主體的合作，提高賽會檔案資源的整體建設(shè)和利用水平。

2 賽會主管機構(gòu)增設(shè)常態(tài)化檔案業(yè)務(wù)主體

賽會主管機構(gòu)有規(guī)劃行業(yè)發(fā)展、選拔舉辦城市、督導賽會執(zhí)行情況、研究推廣行業(yè)精髓等職能，相對于臨時成立的賽會組織者有長期性和權(quán)威性，能在賽會全周期及非賽會期間開展延續(xù)、系統(tǒng)的檔案工作。同時，賽會主管機構(gòu)也以賽會為管理對象，開展檔案工作時不受地域、條線的限制，可持續(xù)與舉辦地檔案、文博、圖情等行業(yè)共同開展全周期的合作。

因此IOC、國際展覽局（下稱“國展局”）、世界技能組織等賽會主管機構(gòu)紛紛設(shè)立專職部門、子公司或合辦專門機構(gòu)，承擔賽會檔案常態(tài)化工作。比如，IOC子公司奧運會知識服務(wù)（OGKS）采集、審核各屆奧運組委會重要業(yè)務(wù)檔案，并負責奧運會組織者間的知識轉(zhuǎn)移；奧林匹克轉(zhuǎn)播服務(wù)（OBS）制作奧運會音視頻信號檔案，閉幕后移交給奧運會博物館（TOM）；IOC檔案室提供IOC全體大會紀要、歷屆賽程賽果、規(guī)章等內(nèi)部檔案查詢服務(wù)；奧運會研究中心（OSC）通過世界奧運會圖書館（WOL）提供各類奧運書籍的閱覽服務(wù)，同時管理全球數(shù)十家奧林匹克研究中心。國展局和世界技能組織則聯(lián)合上海市政府，成立了官方博物館和官方文獻研究中心。這些常態(tài)化的行業(yè)檔案工作主體在日常開展賽會檔案的收集、保管、研究、服務(wù)工作；在賽會籌辦、舉辦期間，則聯(lián)合賽會主管機構(gòu)和當?shù)亟M織者，對多種資源產(chǎn)生主體開展檔案征集、移交、推廣工作；閉幕后與舉辦地的檔案保管部門協(xié)同提供賽會檔案利用服務(wù)。

賽會主管機構(gòu)增設(shè)常態(tài)化檔案工作主體具有如下意義：一是能連續(xù)多屆持續(xù)統(tǒng)計研究行業(yè)檔案產(chǎn)生和用戶需求，形成檔案供需全局觀；二是可以制定行業(yè)檔案的標準、提出工作建議，與各屆賽會組織者檔案工作主體達成協(xié)作機制，形成全面、連續(xù)、規(guī)范的行業(yè)檔案征集保管模式；三是能深度開發(fā)利用檔案，通過搭建賽會檔案庫、組織多屆組織者之間的培訓、實訓工作，實現(xiàn)積極、動態(tài)、高效的核心知識轉(zhuǎn)移[5]；四是可以聯(lián)合圖書情報、博物館、檔案館、高校等多個條線開展溝通合作，助力舉辦國形成綜合性公共文化成果[6]，真正形成社會公共記憶[7]。

3 國展局、世博館參與的世博檔案資源建設(shè)創(chuàng)新

世博會起源于1851年的倫敦，每屆世博會會期3—6個月，約有百余個國家與國際組織參與，吸引千萬人參觀。世博會博物館（下稱“世博館”）是國展局官方博物館和官方文獻研究中心，自2010年成立起就在國展局支持、世博國際社區(qū)幫助下，通過日常征集、國展局資料托存、會期參展征集等方式持續(xù)開展世博檔案文獻的管理工作，滿足了申辦國、舉辦國、參展者、媒體、研究機構(gòu)等多樣化的利用需求。2020年迪拜世博會計劃于2021年10月開幕，迪拜世博會組織者的檔案部門已和國展局、世博館對接，商議世博會檔案移交事宜。世博館將結(jié)合賽會檔案工作的新形勢，倡議搭建多主體合作的檔案資源共建框架，探索系統(tǒng)、延續(xù)、藏用結(jié)合的檔案管理模式，促進行業(yè)檔案知識轉(zhuǎn)移。

3.1 搭建多元主體的檔案資源建設(shè)合作框架

建設(shè)共建共享的世博項目檔案資源，意味著國展局、世博館主動參與，通過協(xié)同多元化主體，共同開展平時、會期的全周期檔案收集、開發(fā)和利用工作。該模式應(yīng)考慮世博行業(yè)內(nèi)外各機構(gòu)的生存周期，以及各機構(gòu)在平時和世博項目全周期的資源產(chǎn)生及需求特點。

國展局及世博館為世博行業(yè)常設(shè)機構(gòu)，在平時應(yīng)逐步履行如下職能，保障世博檔案資源建設(shè)：第一，起草、完善行業(yè)檔案呈繳的規(guī)章和標準；第二，組織專業(yè)人員搭建工作團隊，形成國展局、世博館之間的檔案協(xié)作機制；第三，通過國展局成員國大會、官方網(wǎng)站、年刊、線上工作平臺等多種渠道，向成員國、合作機構(gòu)等未來檔案主要產(chǎn)生、利用主體宣傳，營造良好的檔案工作環(huán)境及檔案利用文化[8][9]；第四，開展世博檔案開發(fā)和研究工作，分析賽會檔案用戶及需求；第五，調(diào)研世博檔案資源的產(chǎn)生規(guī)律，組織日常征集；第六，回溯世博歷史檔案主要保存機構(gòu)，搭建資源導航，形成世博檔案資源全球路線圖，逐步組建世博資源的“朋友圈”，構(gòu)建世博檔案服務(wù)聯(lián)盟。

世博會籌辦、舉辦期間是組織者、高校、科研院所、出版社、媒體檔案資源產(chǎn)生最為集中的時段，也是世博會組織者資金、人力、影響力最為集中的時段。組織者可根據(jù)自行制定、國展局成員國大會通過的行業(yè)規(guī)章，協(xié)調(diào)參展機構(gòu)各項工作，并以其影響力和多類社會組織開展合作。國展局、世博館應(yīng)在該窗口期與組織者及其檔案工作主體加強檔案工作溝通，組織上屆世博會組織者及檔案工作主體分享經(jīng)驗，共同制定檔案征集范圍。在充分尊重組織者獨立管理檔案的前提下，委托其根據(jù)歸檔范圍開展多樣化的收集措施：一是收集整理自身檔案，二是通過參展方門戶網(wǎng)等信息平臺收集參展方資源，三是呼吁合作高校、研究所及社會機構(gòu)捐贈成果。同時，國展局、世博館還可為實現(xiàn)世博知識轉(zhuǎn)移，自行采集部分檔案。

后世博時代，國展局及世博館還應(yīng)跟進世博會后續(xù)機構(gòu)成立的狀況和世博檔案的移交、保存情況，共同協(xié)商世博檔案的共享和保存分工。在有需求時，對用戶的利用需求共同開展服務(wù)。世博館作為國際展覽局官方博物館和文獻研究中心，還會在和世博社區(qū)培訓交流、博物館展覽、研究、社教活動、文創(chuàng)開發(fā)中多次利用、宣傳推廣存于館內(nèi)和舉辦地的檔案資源，全周期、全生態(tài)地和世博檔案資源建設(shè)合作框架里的主體合作。

3.2 將典型利用需求納入歸檔范圍制定維度

在每次為用戶提供檔案資源調(diào)閱服務(wù)時，國展局圖書館和世博館文獻研究中心均留下記錄。用戶利用行為是用戶資源利用需求的外在化和延伸化的具體體現(xiàn)[10]，用戶的咨詢和行為的分析對資源建設(shè)及服務(wù)工作意義重大[11]。統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，目前兩館服務(wù)用戶主要為五種類型。各群體的目標檔案資源在主題、版本、責任者、產(chǎn)生階段、密級、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等方面均有較大差異，而同一類用戶在群體內(nèi)部對目標檔案資源的需求在較長的時間里相對統(tǒng)一、穩(wěn)定。

第一類是世博會申辦、舉辦國家政府、世博會參展者。申辦、舉辦國家政府主要需求為世博全周期的重要法律文本、官方文件和前序組織者的各類優(yōu)秀業(yè)務(wù)方案，這些檔案以內(nèi)部流通的文字資料為主。近年來也有對智庫的咨詢需求，希望聯(lián)系到關(guān)鍵業(yè)務(wù)版塊的核心人員作為智囊。近期世博會的參展者常查詢本國相關(guān)的展館、展項、活動、領(lǐng)導人影像資料，早期世博會的參展者則對自身參展記錄和獲獎情況有查詢需求。第二類是世博會后續(xù)機構(gòu)和園區(qū)場地后續(xù)開發(fā)利用單位，通常查詢、申請使用與目標地塊相關(guān)的綜合性材料，以科技、影像檔案居多，用于項目立項、策劃和宣傳推廣。第三類是高校及研究機構(gòu)，對于單一學科的各類檔案有需求，往往屆次跨度大、地域范圍廣，涉及全類型世博檔案資源。第四類是媒體、文博及其他社會機構(gòu)，用途通常是編制新聞報道、制作影視節(jié)目、策劃展覽、出版，典型檔案需求是基于某主題的各類影像資料、世博會的官方宣傳品和社會出版物。第五類是普通觀眾，常常對本國和世博會的淵源、世博會有趣味性的推廣材料感興趣。

綜上所述，組織者自然產(chǎn)生、可以直接接收的世博檔案和用戶的典型需求之間存在不少差異。因此，在確定世博檔案的全宗和立卷機構(gòu)、劃定歸檔范圍時，世博館還建議各檔案工作主體將用戶典型需求轉(zhuǎn)化成目標檔案、來源單位和歸檔方案，一起納入檔案工作整體方案。

另外，各屆世博會的特色項目、特殊類型檔案也會成未來利用熱點。如，受疫情影響，2020年迪拜世博會組織者格外重視公共衛(wèi)生業(yè)務(wù)版塊，同時積極制作各展館展項的全景影像，推行線上的論壇、慶典等活動。這些屬于這屆特殊的世博會的科技檔案，應(yīng)重點保管。

3.3 重視征集科技檔案、隱性檔案等新型檔案

近幾屆世博會工作信息化程度很高，搭建了用于接收、處理、發(fā)布信息的各類系統(tǒng)，科技檔案比例大幅提高。除了內(nèi)部各類OA，組織者對公眾發(fā)布信息常使用官方門戶網(wǎng)站和多個社交媒體平臺；世博會組織者為有影像需求的機構(gòu)設(shè)立媒體資源下載中心；機構(gòu)間收集審核、發(fā)布內(nèi)部材料時，會開設(shè)工作平臺，如2015年米蘭世博會組織者為參展國開通Participants Digital Management System收集審核參展方各類方案，2021年迪拜世博會組織者通過參展方門戶發(fā)布通知、規(guī)章、服務(wù)指南等。立檔單位保存于這些平臺的數(shù)字檔案本身已經(jīng)具有分類標準、版本齊全、文本結(jié)構(gòu)化的特征，為組織者批量歸檔、模塊化地向后續(xù)保管機構(gòu)移交檔案，向國展局、世博館呈繳檔案提供基礎(chǔ)。國展局、世博館還將增加與組織者的提前溝通，就建檔、目錄設(shè)置、主題詞表、編碼系統(tǒng)等方面達成共識；或可在獲取檔案后，用聯(lián)合檢索、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等方式增加數(shù)據(jù)互操作性，以便實現(xiàn)統(tǒng)一檢索。

另一方面，世博會項目從申辦到閉幕持續(xù)近10年，一批有國際視野、理論水平和實操經(jīng)驗的賽會專家脫穎而出，他們的經(jīng)驗可以為世博會及后續(xù)重大項目工作提供智力保障。因此，除了收集自然存在的檔案，國展局、世博館還重視隱性知識[12]，收集核心版塊、權(quán)威專家的信息組建智庫，并通過采集口述史料等方式主動采集關(guān)鍵業(yè)務(wù)版塊、重點項目、獲獎?wù)桂^重要人員的經(jīng)驗。

3.4 全文提供和目錄預(yù)覽相結(jié)合的共享策略

世博檔案資源來源復雜、知識產(chǎn)權(quán)歸屬多樣、后續(xù)利用場景多樣，盈利、非盈利需求均有。世博會閉幕后，國展局、世博館、組織者在共享、移交檔案時，還應(yīng)考慮檔案利用時的知識產(chǎn)權(quán)問題。只有資源所有者對共享沒有顧慮，分享和知識轉(zhuǎn)移才能促成[13]。因此，建議采取全文和目錄相結(jié)合的共享策略，即根據(jù)開放利用條件，把各方希望得到共享的檔案分成三種類型。第一類為必要、可原文件全部共享的檔案：資源所有者在共享完整檔案時，還應(yīng)提供全宗目錄、詳細著錄信息、聯(lián)系人和各文件授權(quán)使用的情景（無條件免費使用、有條件/經(jīng)許可后免費使用，收費后使用[14]）。第二類為因為涉密等原因不方便共享全文的檔案，建議提供全宗目錄、可閱覽的檔案的著錄信息和聯(lián)系人，以備有需要時聯(lián)系獲取。第三類為非必要的擴展性檔案資源，資源所有者可自行保管，有意愿可提供全宗、目錄和聯(lián)系人。