試論微信公眾號信息的歸檔方法與價值

謝憶靜/浙江省蕭山中學(xué)

在網(wǎng)絡(luò)信息時代，微信公眾號已發(fā)展成為學(xué)校的“標(biāo)配”。以筆者所在學(xué)校的防疫專題微信為例，僅2020年1月27日通知延期開學(xué)至4月20日復(fù)學(xué)期間，學(xué)校微信公眾號就推送了123條與抗疫相關(guān)的推文。有反映全校師生、家屬、校友在抗擊疫情中作出貢獻(xiàn)的資料；有以抗擊疫情為主題創(chuàng)作的詩歌、散文、歌曲、書法、繪畫等藝術(shù)作品；有體現(xiàn)線上教學(xué)等反映“停課不停學(xué)”的資料；有師生、家長、校友捐款捐物的記錄、憑證等，這些均是學(xué)校主動收集的新冠肺炎疫情防控工作中形成的各類信息資料，通過微信公眾號推文的形式很好地記錄和展示了學(xué)校疫情防控的過程。在疫情防控常態(tài)化后，防疫任務(wù)仍十分艱巨，學(xué)校將持續(xù)產(chǎn)生大量此類微信公眾號信息，如何對這些有價值的微信信息進(jìn)行收集、整理、歸檔保存，是需要深入思考的問題。

1 微信信息歸檔的現(xiàn)狀和困境

在實(shí)際的操作過程中，我們遇到許多問題和困難，如微信信息歸檔的意識不明顯、保存技術(shù)不成熟、缺乏理論和制度支持等。

一是微信信息歸檔意識普遍不強(qiáng)。學(xué)校作為微信信息的形成者，未行使主導(dǎo)權(quán)，沒有意識到作為信息管理者的權(quán)利與義務(wù)。對微信信息的傳播、后續(xù)使用、轉(zhuǎn)發(fā)統(tǒng)計(jì)等大多不作為，發(fā)出即止，歸檔意識不強(qiáng)。不少學(xué)校微信宣傳工作搞得有聲有色，但在微信歸檔方面仍是空白。

二是微信信息保存技術(shù)不成熟。各類學(xué)?，F(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)沒有設(shè)計(jì)微信文件的管理功能，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商的技術(shù)架構(gòu)、配置與功能模塊也沒有匹配微信文件管理，在線平臺沒有提供足夠的微信文件管理支持，導(dǎo)致微信信息保存不到位。

三是缺乏相應(yīng)的制度支持。盡管從理論上有相關(guān)電子文件與檔案管理制度的支持，但有針對性的頂層設(shè)計(jì)、管理方法、規(guī)范與方案沒有制定，在可查的政策中，較有指向性的是《全國檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃綱要》，要求研究社交媒體文件的歸檔管理方法。由于缺乏有針對性的制度支持，相關(guān)部門還沒有實(shí)際的管理舉措。

2 微信信息的歸檔方法

微信信息是隨著電子文件的產(chǎn)生而出現(xiàn)的，根據(jù)有關(guān)要求，凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍，因此微信公眾號中有價值的內(nèi)容必須進(jìn)行歸檔。

以筆者所在學(xué)校防疫專題微信信息歸檔為例，我們基于實(shí)踐，提出以下幾種歸檔方法。

一是邏輯歸檔。將每條防疫微信的網(wǎng)址鏈接復(fù)制下來，進(jìn)行邏輯歸檔，可以以表格的形式進(jìn)行匯總，按照發(fā)布時間、防疫內(nèi)容或來源部門等為序進(jìn)行排序。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，打開表格點(diǎn)擊相應(yīng)超鏈接即可讀取訪問相關(guān)防疫信息。

二是物理歸檔。收集防疫微信的定稿，包括文稿、照片原圖、音頻、視頻等作為不同載體類型檔案歸檔。同時將發(fā)布的防疫微信進(jìn)行原貌截圖，打印成紙質(zhì)稿與電子版本進(jìn)行“雙套制”保存，兩者之間相互注明參見號，方便查找利用。

三是專題制作。將防疫微信制作成專題數(shù)據(jù)庫保存，例如建立2020年春季學(xué)校防疫微信專題庫，數(shù)據(jù)庫的制作可根據(jù)學(xué)校的實(shí)際發(fā)布情況和利用需要，設(shè)計(jì)檔號、微信題名、責(zé)任者、發(fā)布日期、專題類型、網(wǎng)址鏈接等元數(shù)據(jù)字段，既便于查找又利于統(tǒng)計(jì)，有較強(qiáng)的實(shí)用性。

四是制作編研成果。將學(xué)校發(fā)布的防疫微信進(jìn)行圖文重排，制作印刷成圖文并茂的防疫成果集，作為編研材料進(jìn)行歸檔保存。也可以利用一些專業(yè)微信編輯軟件，制作生成微信電子書，簡化匯編的印制流程，甚至可以呈現(xiàn)評論區(qū)留言。

五是保存微信公眾號。利用微信平臺的系統(tǒng)賬號自動保存。微信軟件會自動保存已群發(fā)的信息和相應(yīng)的圖文、多媒體素材，進(jìn)入微信后臺即能檢索和查閱相關(guān)信息，在系統(tǒng)后臺，還能對發(fā)布的微信進(jìn)行點(diǎn)擊量、關(guān)注人數(shù)等各種統(tǒng)計(jì)，功能強(qiáng)大，但這種保存方法依賴微信軟件，一旦軟件出現(xiàn)故障或停用，賬號內(nèi)的信息或?qū)o法讀取或被清空。

3 微信歸檔信息價值研究

第一，微信公眾號是新媒體時代的一種新型檔案載體形式。微信公眾號作為社交媒體的一種新形式，具有信息量大、互動性強(qiáng)、信息及時等特點(diǎn)。單位使用微信公眾號及時發(fā)布信息不僅方便快捷，而且大大降低了傳播信息的成本，受眾人群也更為廣泛，效果良好。因此越來越多的單位使用微信公眾號，公眾號成為一種記錄社會、展示生活、關(guān)注民生的新型檔案載體形式，公眾號信息成為我們檔案人員需要關(guān)注的歸檔對象。

第二，微信信息已然成為各單位檔案的必要組成部分。為了能夠讓更多人群通過微信平臺最快獲取本單位基本信息、發(fā)展動態(tài)、服務(wù)內(nèi)容等，達(dá)到宣傳工作的目的，各單位積極發(fā)布各類自身信息，這些都是可以讓人們了解該單位真實(shí)的、可靠的原始資料。隨著我國微信用戶不斷增長，微信公眾號發(fā)揮的作用將越來越大，微信信息已然成為各單位檔案的必要組成部分。同時，微信信息圖文并茂、內(nèi)容新穎、更新及時、傳播廣泛，作為檔案保存，是豐富單位檔案室室藏種類的途徑，還可以提高檔案管理水平。

第三，微信公眾號是反映單位歷史面貌的重要窗口。微信公眾號不僅是各單位對外傳播、宣傳的窗口，也是反映單位歷史面貌的重要窗口。不少單位通過微信公眾號將重要的信息及時發(fā)布，使大眾第一時間就能夠了解事件的發(fā)展情況，這正反映了該單位實(shí)際工作情況，也是值得保留的歷史記錄。以此次新冠疫情為例，我校針對此次新型冠狀病毒疫情防控發(fā)布的各類微信信息，完整記錄了學(xué)校在這項(xiàng)重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的防控全過程，反映和展示了這一特殊時期的學(xué)校歷史面貌。

總之，微信公眾號的信息是我們急需關(guān)注的歸檔對象，檔案工作者應(yīng)積極主動地研究微信的歸檔工作，在起點(diǎn)上引起重視，相信在各級檔案部門的高度重視下，我們最終能解決問題和困境，實(shí)現(xiàn)微信信息的真正歸檔。