民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄探析：以永康為例

胡 瑞/永康市檔案館

民國(guó)檔案是中華民國(guó)時(shí)期國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種歷史記錄，做好民國(guó)檔案著錄工作是確保民國(guó)檔案實(shí)體安全、提高檔案利用率的重要舉措。新發(fā)展階段，推動(dòng)民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄和數(shù)字化工作，能夠?yàn)槊癖姴樵兝妹駠?guó)檔案提供更精準(zhǔn)、更規(guī)范的檔案資源，助力“最多跑一次”改革，為打造浙江“重要窗口”貢獻(xiàn)檔案力量。永康市檔案館現(xiàn)存民國(guó)檔案10個(gè)全宗、3238卷，原卷內(nèi)有43741件。2020年開展了文件級(jí)目錄重新著錄工作，并已部分完成。下面筆者以永康為例，分析著錄工作中存在的困難與問題，并提出相應(yīng)的對(duì)策。

1 著錄中存在的困難

1.1 字跡辨識(shí)具有難度

首先是繁簡(jiǎn)體隔閡?，F(xiàn)行簡(jiǎn)體字自20世紀(jì)五六十年代開始推廣，至今大多數(shù)人對(duì)于繁體豎版已殊感隔閡，著錄人員如缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)，識(shí)別起來存在困難。其次是字體、字跡差異較大。民國(guó)檔案中的公文、書信基本都是手寫，一般來說呈、報(bào)告類的上行文多用小楷，字跡工整；或者執(zhí)筆者有一定文化水平、書法功底較好，即便用行書、草書書寫，也好辨認(rèn)。而指令、訓(xùn)令、委令類的下行文，其字跡多龍飛鳳舞，且隨意涂改圈點(diǎn)的現(xiàn)象嚴(yán)重，但是借助上下文、前后件，字跡也可勉強(qiáng)辨認(rèn)。但若執(zhí)筆者文化水平較低，字跡頑劣且不尚修辭，又夾雜錯(cuò)別字、方言土話，辨別難度則更大。此外，名流間的私人書信，特別是寫作者具備一定書法水平，出于藝術(shù)審美等因素考量，文中會(huì)故意夾雜一些異體字，如多筆少筆、將偏旁挪位等。而著錄人員辨認(rèn)原字已經(jīng)比較困難，再要辨別異體字就更加困難。再次是字跡褪色或檔案破損，影響字跡辨認(rèn)。

1.2 內(nèi)容理解存在困難

一是民國(guó)檔案存在繁體豎排、不標(biāo)句讀、行文半文半白等特點(diǎn)，且當(dāng)時(shí)公文用語(yǔ)也與今殊異，工作人員初次接觸，難免在內(nèi)容理解上存在困難。此外，民國(guó)公牘寫作是僚吏的“專業(yè)”，他們慣用所謂的“春秋筆法”。民國(guó)時(shí)天下板蕩，官員調(diào)動(dòng)頻繁，1942年至1949年8年間，永康縣縣長(zhǎng)就換了9人，長(zhǎng)官不能切實(shí)掌握政務(wù)，僚屬俱懷五日京兆之心；加之鄉(xiāng)鎮(zhèn)保甲自治，土豪劣紳上下其手，基層勢(shì)力盤根錯(cuò)節(jié)。這些亂象體現(xiàn)在公文中，便是極盡欺瞞之能事。處理這些檔案時(shí)，如何排除干擾抓住主干，準(zhǔn)確概括出文義并提煉出精華，是文件級(jí)目錄著錄工作的重中之重。

二是部分責(zé)任者和受文者難以確定。傳統(tǒng)私人信函自有一套格式文法，常用字、號(hào)代替正式姓名，著錄過程中確定責(zé)任者和受文者時(shí)，需要進(jìn)行一定的甄別甚至是考證。如永康市檔案館民國(guó)檔案中一封落款為“呂師揚(yáng)”的信中，抬頭為“松泉縣長(zhǎng)勛鑒”，檔案服務(wù)企業(yè)錄入人員在責(zé)任者一欄僅錄入“呂師揚(yáng)”三字，受文者則錄為“松泉縣政府”。如果單憑信件原文體現(xiàn)的信息，如此填寫貌似并無不妥；但稍一考證，可知呂師揚(yáng)是呂公望之子，呂公望是永康近代名人，護(hù)國(guó)討袁時(shí)做過浙江省督軍兼省長(zhǎng)，而呂師揚(yáng)時(shí)任浙江四專區(qū)保安總隊(duì)長(zhǎng)兼義烏縣長(zhǎng)。信中還推薦了卉川鄉(xiāng)正副鄉(xiāng)長(zhǎng)的人選，在同一時(shí)期的另外幾件檔案中，筆者也查到了永康縣政府對(duì)卉川鄉(xiāng)長(zhǎng)官的委任狀，任命的正副鄉(xiāng)長(zhǎng)恰好與呂的推薦相同。那么我們就可得出結(jié)論，“松泉”是時(shí)任永康縣長(zhǎng)沈濤的字或號(hào)，故受文者該錄為“永康縣長(zhǎng)沈濤”而非子虛烏有的“松泉縣”。最后根據(jù)個(gè)人責(zé)任者應(yīng)盡可能標(biāo)明官職的原則，責(zé)任者一欄也建議改為“浙江四專區(qū)保安總隊(duì)長(zhǎng)兼義烏縣長(zhǎng)呂師揚(yáng)”。

1.3 工作人員業(yè)務(wù)能力有待提升

一是檔案服務(wù)企業(yè)工作人員。民國(guó)檔案具有特殊性，檔案服務(wù)企業(yè)在人員選擇上應(yīng)選用專業(yè)人員，但現(xiàn)實(shí)情況是大部分工作人員存在專業(yè)不對(duì)口的現(xiàn)象，且從業(yè)時(shí)間偏短、接受培訓(xùn)時(shí)間不足，如此次項(xiàng)目中，有好幾名工作人員7月以后才入職、10月便隨項(xiàng)目組進(jìn)駐市檔案館開展著錄工作，接受專業(yè)培訓(xùn)的時(shí)間明顯不足。

二是檔案館工作人員。首先是工作量巨大，館工作人員即便只負(fù)責(zé)抽檢驗(yàn)收環(huán)節(jié)，按照要求也必須保證20%的抽檢率。以目前縣市級(jí)檔案館的人員編制，可勻出來負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的力量顯得捉襟見肘。永康市檔案館第一階段完成著錄達(dá)4萬多件，按照要求應(yīng)抽8000多件，而項(xiàng)目規(guī)定在3個(gè)月內(nèi)完成，因此工作日內(nèi)每人每天需要檢查100多件。檔案館是黨群部門，館內(nèi)負(fù)責(zé)抽檢的同志還要完成黨委政府交辦的其他任務(wù)，時(shí)間上并不寬裕。其次是專業(yè)能力存在一定欠缺，而抽檢是一項(xiàng)“雞蛋里挑骨頭”的工作，要求館工作人員要比服務(wù)企業(yè)人員更具專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心，對(duì)館工作人員業(yè)務(wù)能力提出了極高要求。

2 解決問題的若干對(duì)策

2.1 注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

從檔案館的角度來講，建議中央檔案館、省級(jí)檔案館組織民國(guó)檔案管理專門培訓(xùn)班，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)多樣，培訓(xùn)形式要靈活。除邀請(qǐng)專家和業(yè)務(wù)骨干講授常用繁體字、民國(guó)公文套話等專業(yè)知識(shí)和著錄過程中實(shí)際操作要點(diǎn)外，還可以邀請(qǐng)相關(guān)文化領(lǐng)域的教授和名人舉辦文化講座，重點(diǎn)講授民國(guó)時(shí)期政治文化方面的知識(shí)。還可以組織參觀民國(guó)檔案展覽、書法展覽，在參觀過程中實(shí)地學(xué)習(xí)民國(guó)時(shí)期公文書寫習(xí)慣等相關(guān)知識(shí)。

從檔案服務(wù)企業(yè)的角度來講，建議嚴(yán)格執(zhí)行工作人員上崗前培訓(xùn)制度，培訓(xùn)的內(nèi)容要到位、培訓(xùn)的時(shí)長(zhǎng)要保證、培訓(xùn)的質(zhì)量要把關(guān)。把培訓(xùn)和工作有機(jī)結(jié)合起來，以老帶新，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)、在學(xué)習(xí)中實(shí)踐。要樹立培訓(xùn)常態(tài)化思想，業(yè)務(wù)培訓(xùn)不是畢其功于一役，項(xiàng)目過程中、項(xiàng)目與項(xiàng)目之間都要根據(jù)實(shí)際情況和發(fā)現(xiàn)的新問題及時(shí)組織現(xiàn)場(chǎng)或遠(yuǎn)程培訓(xùn)。單靠公司自身，培訓(xùn)力量可能不足，也可尋求檔案主管部門的協(xié)助，或?qū)⒉糠峙嘤?xùn)納入檔案部門培訓(xùn)體系之中。

2.2 強(qiáng)化溝通機(jī)制

項(xiàng)目組內(nèi)部溝通機(jī)制要明確，負(fù)責(zé)人、二審要根據(jù)著錄進(jìn)度和問題定期召開組內(nèi)交流會(huì)，評(píng)點(diǎn)問題、查漏補(bǔ)缺。還可建立文件級(jí)著錄共享數(shù)據(jù)庫(kù)。項(xiàng)目組著錄過程中，將出現(xiàn)重要人員的字、號(hào)、職務(wù)和機(jī)構(gòu)名稱等進(jìn)行總結(jié)，工作人員遇到文件中沒有直接給出明確的責(zé)任者、受文者時(shí)，可以通過共享數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查詢，提高效率與準(zhǔn)確度。就拿上文提到的呂師揚(yáng)與永康縣長(zhǎng)沈濤的書信舉例，項(xiàng)目組應(yīng)及時(shí)將“永康縣長(zhǎng)沈濤，字松泉”之類的信息錄入共享數(shù)據(jù)庫(kù)，那么以后再有其他組員遇到“松泉”而不明所以時(shí)，通過檢索共享數(shù)據(jù)庫(kù)，便能很快得出正式的職務(wù)與姓名了。如有的公文中署名“浙江省政府主席黃”“省政府主席沈”，通過檢索，可得出兩位責(zé)任者分別為黃紹竑與沈鴻烈；書信中有抬頭為“僑如”的，通過檢索，可知受文者為永康縣長(zhǎng)鄭惠卿。

檔案館和項(xiàng)目組之間更要加強(qiáng)溝通。各地檔案館文件級(jí)目錄著錄的基礎(chǔ)不盡相同，館內(nèi)負(fù)責(zé)抽檢的同志與項(xiàng)目組人員的水平參差不齊，這就需要雙方建立起有效的溝通機(jī)制并盡快磨合。項(xiàng)目組進(jìn)駐后，負(fù)責(zé)館員應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間與項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人通過電話、微信、釘釘?shù)冉⒙?lián)系，還可以成立臨時(shí)工作小組，便于雙方及時(shí)協(xié)調(diào)溝通。檔案館和項(xiàng)目組要結(jié)合館藏民國(guó)檔案實(shí)際情況和服務(wù)合同內(nèi)容，共同制定工作計(jì)劃，合理安排進(jìn)度。著錄過程中，要根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，定期召開項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)，檔案館提出各階段發(fā)現(xiàn)的問題及整改要求，項(xiàng)目組也可就具體困難要求檔案館予以幫助解決。

2.3 提高抽檢效率

第一，要明確錯(cuò)誤的類型，是文字辨識(shí)錯(cuò)誤還是題名提煉不準(zhǔn)確、不規(guī)范，據(jù)此給出相應(yīng)的整改措施。以題名提煉不準(zhǔn)確、不規(guī)范為例，項(xiàng)目組在對(duì)永康市檔案館某份館藏檔案進(jìn)行題名時(shí)，因原件無事由，故摘抄原文中前三個(gè)人名并略作概括，形成《浙江省保安司令部為飭知王葛和、程章化及徐寶金等盜匪一案內(nèi)王葛和等判決情形等事的布告》的題名。該題名粗看符合著錄規(guī)范，但查考與此相關(guān)的前后幾十件檔案可以發(fā)現(xiàn)，這些檔案都是關(guān)于永康縣芝英鎮(zhèn)當(dāng)選鎮(zhèn)長(zhǎng)應(yīng)永昌被保長(zhǎng)聯(lián)名舉報(bào)難孚眾望且把持鎮(zhèn)民代表會(huì)涉嫌賄選一事的，這份檔案的出現(xiàn)略顯突兀。細(xì)查檔案內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)其中提及了16名盜匪，“應(yīng)君遠(yuǎn)即應(yīng)永昌”赫然在列?？芍?，此件存在的意義即是證明應(yīng)永昌劣跡昭著，甚至曾參加盜匪集團(tuán)、參與綁票殺人。因此題名中其他盜匪名字都可以省略，但唯獨(dú)不能遺漏應(yīng)永昌。為此館工作人員強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目組在題名時(shí)，務(wù)必要注意題名的規(guī)范性。

第二，要利用目錄采集軟件的追溯功能，對(duì)錯(cuò)誤結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，重點(diǎn)關(guān)注經(jīng)常發(fā)生錯(cuò)誤的類型，據(jù)此開展有針對(duì)性的培訓(xùn)。另外，如發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目組中有人員錯(cuò)誤率明顯偏高，應(yīng)要求相關(guān)人員及時(shí)反思整改，必要時(shí)應(yīng)聯(lián)系企業(yè)進(jìn)行撤換。

2.4 尋求社會(huì)力量支持

民國(guó)檔案文件級(jí)目錄著錄分為技術(shù)性工作和系統(tǒng)性工作，技術(shù)性工作包括掃描、分件、編號(hào)等，這些工作一般由檔案服務(wù)企業(yè)完成；系統(tǒng)性工作則是在技術(shù)性工作的基礎(chǔ)上，對(duì)民國(guó)檔案內(nèi)在價(jià)值進(jìn)行深入挖掘，包括對(duì)題名進(jìn)行精準(zhǔn)提煉、進(jìn)行檔案開放與分級(jí)鑒定等。如題名一項(xiàng)，不再是簡(jiǎn)單地查錯(cuò)補(bǔ)漏，而是要盡可能確保題名簡(jiǎn)潔明了，并能體現(xiàn)檔案內(nèi)容與特色元素，且用詞妥洽精當(dāng)、語(yǔ)句平順優(yōu)美、立論中正持平不加貶褒。這就要求工作人員具有較高的文化修養(yǎng)、扎實(shí)的古文功底、濃厚的歷史興趣，既要具備相應(yīng)的才能，還要有耐心坐得住冷板凳。建議在確保檔案安全的前提下，適當(dāng)引入當(dāng)?shù)厣鐣?huì)力量，如邀請(qǐng)鄉(xiāng)賢、文化名人等參與進(jìn)來。這批文化人士往往熟知鄉(xiāng)土文化，并熱衷于鄉(xiāng)土文化的傳承推廣工作。據(jù)筆者了解，筆者所在的永康及周邊的義烏、東陽(yáng)、蘭溪等縣、市，都有熱心于鄉(xiāng)土文化相關(guān)事業(yè)的地方文化人士。建議檔案館以開放的心態(tài)，采取組建外聘專家團(tuán)隊(duì)、文史研究會(huì)等形式，邀請(qǐng)地方文化人士參與民國(guó)檔案著錄工作。