核電企業(yè)電子檔案管理的問題與對策

章外明/中核核電運行管理有限公司

隨著信息技術快速發(fā)展和浙江省檔案工作數(shù)字化轉型不斷深化，近年來，筆者所在單位秦山核電的電子檔案數(shù)量快速增長。這也與核電廠生產管理系統(tǒng)（EAM）和企業(yè)內容管理系統(tǒng)（ECM）上線、公司大力推行電子文件歸檔有一定關系。與此同時，電子檔案管理中存在的問題也逐步顯現(xiàn)，主要表現(xiàn)在：缺少標準和規(guī)劃；EAM、ECM系統(tǒng)形成的電子文件信息存在易變性，對此缺乏有效應對手段；有些軟件光盤和視頻磁帶不可讀；電子檔案開發(fā)利用能力低；異質異地備份策略不完善等。筆者對核電企業(yè)電子檔案管理存在的問題進行分析，提出解決對策，并給出加強核電企業(yè)電子檔案管理的若干建議。

1 核電企業(yè)電子檔案管理存在的問題

1.1 缺少標準和規(guī)劃

核電企業(yè)要做好電子檔案管理，需要有大量的標準規(guī)范作保障，但是現(xiàn)在針對電子檔案管理的標準規(guī)范較少，無法滿足工作開展的相關要求。

電子檔案信息資源建設是公司檔案業(yè)務可持續(xù)發(fā)展的一項基礎性工作，也是公司未來數(shù)字檔案館存在和發(fā)揮作用的基石。因此，電子檔案管理特別是電子檔案信息資源建設需要有一個全面的、系統(tǒng)的、長遠的規(guī)劃。秦山核電前期改革后，文檔規(guī)劃的重點是統(tǒng)一文檔管理模式、完善標準化業(yè)務流程、統(tǒng)一文檔系統(tǒng)平臺、推進秦山地區(qū)集中檔案館建設等，而在電子檔案資源建設、推行數(shù)字化檔案館建設等方面的規(guī)劃不足，勢必影響電子檔案管理工作的發(fā)展。

1.2 EAM、ECM系統(tǒng)形成的電子文件信息存在易變性，對此沒有形成成熟的解決方案

電子文件以代碼形式進行儲存，具有可復制性，隨之也就帶來了可刪除、可修改的特征，權限高的人員存在因為各種原因修改或替換電子附件的可能性，致使歸檔之后檔案的真實性難以得到保障。如果不對系統(tǒng)操作記錄進行有效梳理、進行有關追溯，那么歸檔后形成的電子檔案的準確性也就不能確保。秦山核電目前主要從EAM、ECM系統(tǒng)中產生電子文件，相關信息確實還存在易變性，需要進一步討論固化電子文件方案，使其不易修改，以保證歸檔后檔案的真實性。

1.3 部分存儲介質存在不可讀的問題

電子檔案儲存介質主要包括光盤、硬盤等，但這些設備的儲存時間一般在20年左右，但是檔案儲存最重要的一點就是要實現(xiàn)信息長期保存，有些價值高的檔案還需要永久保存，由此電子檔案的儲存時間和檔案長期儲存的要求相矛盾。秦山核電文檔部門在檢查特殊介質中發(fā)現(xiàn)，有一定數(shù)量的軟件光盤無法讀取，還有部分視頻磁帶因受潮不可讀，雖然嘗試修復，但由于技術瓶頸無法恢復正常。還有存儲DCS/KIT/KDO數(shù)據(jù)的CD-MO光盤需要專用光驅及專用軟件才可查看，造成文檔部門無法正常檢查，可能導致無法讀取的數(shù)據(jù)難以被提前發(fā)現(xiàn)的問題。

1.4 電子檔案開發(fā)利用能力低

目前，秦山核電的電子檔案信息多以檔案檢索目錄形式為主，對關鍵字段可以檢索，但全文檔案檢索應用相對較少。全文電子檔案信息對用戶有直接利用價值，由于數(shù)量的不足，難以為用戶直接提供檔案信息全文利用，電子檔案信息資源的利用效果和開發(fā)深度受到極大影響。

由于檔案技術人員缺乏、技術力量薄弱，對電子檔案信息資源開發(fā)的深度、廣度不夠，服務形式單一、服務資源匱乏；文檔管理系統(tǒng)沒有統(tǒng)一標準，系統(tǒng)異構現(xiàn)象嚴重，不同軟件、應用系統(tǒng)之間的集成能力低，對電子文件歸檔造成一定的影響；電子檔案信息資源除了館藏檔案資源外，還需要收集公司其他系統(tǒng)產生的符合歸檔要求的電子文件，囿于技術力量不足，工作開展存在困難。

1.5 異質異地備份策略不完善

電子檔案異質異地備份，是以防范風險、安全管理為目的，將原始檔案信息通過專門的技術手段保存到其他介質，形成不同載體的多份信息存儲，并將其分別保存在不同地點的工作過程和管理形態(tài)。電子檔案異質異地備份是為了保證數(shù)據(jù)安全，消除電子檔案保管者的后顧之憂的重要舉措，開展這項工作需要遵從安全、穩(wěn)定、通用、智能等原則。

秦山核電目前有很多檔案只有單一保存方式，沒有進行異質備份；異地備份策略還不完善，以前只是每年將重要的電子檔案存在硬盤中移交到北京核工業(yè)檔案館，后來擬改為系統(tǒng)傳輸數(shù)據(jù)，但由于技術問題而擱淺，異地備份沒有很好地執(zhí)行下去。

2 解決問題的應對策略

秦山核電電子檔案存在的問題，影響了電子檔案管理的工作的進一步開展，也不利于核電企業(yè)的安全生產。我們要緊跟檔案工作數(shù)字化轉型的發(fā)展趨勢，通過深入研究，提出應對策略，逐步解決這些問題。

2.1 加強電子檔案管理標準化建設，明確檔案工作數(shù)字化轉型規(guī)劃

要加強電子檔案管理標準化建設，從上游標準規(guī)范到下游管理程序都要予以明確。為此，秦山核電文檔部門要建立相配套的內部管理程序，保證電子檔案的安全、規(guī)范、完整、準確。近年來，秦山核電完成了“4E”信息系統(tǒng)建設，統(tǒng)一了文檔管理系統(tǒng)平臺，強化了文檔標準業(yè)務流程建設，逐步消除了文件格式異構、類型異構、文檔系統(tǒng)平臺異構等問題。電子檔案管理的進一步發(fā)展更是依賴文檔標準化建設的不斷完善，因此要加大力度推進文檔標準化建設，從程序制度、業(yè)務流程、文檔編碼等方面深入研究。建議核電企業(yè)在上游文件、公司管理程序、工作細則等中，都要明確電子檔案的相關要求。此外，建議核電企業(yè)在企業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃制定中，要寫入加強電子檔案資源建設、推進數(shù)字檔案館建設等，并對關鍵行動做好部署，切實做好電子檔案管理的頂層設計。

2.2 加強電子檔案安全管理

必須加強核電企業(yè)電子檔案安全管理。運用信息安全技術和先進的網(wǎng)絡技術，是確保電子檔案安全的重要保障。電子文件歸檔后，首先要考慮文檔管理系統(tǒng)安全性控制功能。還要積極推行防火墻技術、電子簽名技術、加密技術、授權技術、存儲和傳輸加密技術等，并建議在EAM、ECM系統(tǒng)中梳理好操作日志記錄，對相關操作進行追蹤，防范有權限人員修改、替換或刪除電子文件，保證電子檔案的真實性。

2.3 修復可讀性存在問題的介質并做好轉存工作

通過檢查，將讀取存在問題的介質挑選出來，及時采取補救措施，把恢復的數(shù)據(jù)導入可靠的存儲介質中。目前，秦山核電文檔部門已委托有磁介質修復資質的承包商開展修復處理工作，對數(shù)據(jù)進行恢復；并把可以讀取的光盤及磁帶中的信息，盡快轉存到其他可靠的存儲介質中，做到異質保存。需要注意的是，對于存儲DCS/KIT/KDO數(shù)據(jù)的CD-MO光盤，建議與生產部門聯(lián)系，要求其提供專用光驅，并及時將數(shù)據(jù)存儲至其他通用介質中。

2.4 做好異質異地備份工作

要強化異質備份，積極投入技術力量，研發(fā)電子檔案備份專用設備，配備合適的系統(tǒng)和存儲，實現(xiàn)異質異地備份的智能化管理。核電企業(yè)文檔部門要結合當前的實際工作情況，制定電子檔案異質異地備份制度，并建立可行的備份策略。做好異質備份工作，除了要選擇多種載體進行備份外，還要加強對載體性能的研究，不斷提高存儲介質的存儲量、耐久性、安全性等，并且定期進行清查。另外要強化異地備份，秦山核電目前異地備份的地點設在北京核工業(yè)檔案館，如實行遠程電子備份，在遠程傳輸數(shù)據(jù)中要保證系統(tǒng)和網(wǎng)絡的安全性和穩(wěn)定性。

3 加強核電企業(yè)電子檔案管理的幾點思考

3.1 加強人才培養(yǎng)，進一步發(fā)揮電子檔案管理人員的主觀能動性

與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理對檔案工作人員業(yè)務素質、業(yè)務能力等提出了更高要求，不僅需要其具備文檔方面的專業(yè)技能，還要熟練應用計算機與網(wǎng)絡技術等。秦山核電文檔與信息是兩個部門，文檔人員經(jīng)常要尋求信息部門人員幫助，解決系統(tǒng)、網(wǎng)絡等問題。由于跨部門的原因，響應時間得不到可靠保障，有些業(yè)務也得不到合理解決。為此，文檔管理部門一方面需要加強對現(xiàn)有人員的培訓，完善文檔人員綜合業(yè)務素質；另一方面要加強文檔外包隊伍建設，從外包隊伍中挖掘人才；還可以通過項目方式適當引入外部數(shù)字化專業(yè)人才，實現(xiàn)文檔管理部門人員整體素質的提升，進一步發(fā)揮人員的主觀能動性。

3.2 推動數(shù)字化檔案館建設

建議秦山核電利用檔案工作數(shù)字化轉型契機，建設高標準的數(shù)字化檔案館，并配備檔案數(shù)字化加工間、電子查閱室、數(shù)字化檔案處理室。新建的數(shù)字化檔案館要具有標準性、可擴展性、先進性、安全性，應用數(shù)字檔案前端控制技術、全文檢索技術、在線編研技術、在線閱覽技術等。

3.3 做好核電電子檔案資源研究工作

建議秦山核電加強電子檔案資源研究工作，基于檔案工作數(shù)字化轉型的大背景，積極探討核電企業(yè)電子環(huán)境下檔案信息資源的前端控制、安全存儲、長期保存與異地備份等相關主題。要把研究重點放在電子檔案資源的整合、安全保管、利用服務等方面，并推動研究落地，搭建先進的電子檔案資源建設與服務平臺，實現(xiàn)電子檔案資源合理利用 。