核電企業(yè)重大建設(shè)項目電子文檔管理實(shí)踐分析
——以福清核電電子文檔管理試點(diǎn)項目為例

施千里/福建福清核電有限公司

福清核電5、6號機(jī)組是我國具有完整自主知識產(chǎn)權(quán)的三代核電技術(shù)成果，被譽(yù)為“國家名片”“強(qiáng)國重器”。為提升5、6號機(jī)組“華龍一號”項目文檔管理水平，福清核電主動申報實(shí)施了國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會“企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理”試點(diǎn)項目。項目聚焦系統(tǒng)優(yōu)化并提升系統(tǒng)穩(wěn)定性的同時，擴(kuò)大電子文件收集范圍，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行接口集成，收集并對業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子進(jìn)行跟蹤，實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理，同時強(qiáng)化電子文件歸檔和電子檔案的管理功能，為將企業(yè)中的文檔轉(zhuǎn)變?yōu)楦袠I(yè)務(wù)價值的知識提供技術(shù)支撐。

1 試點(diǎn)項目建設(shè)的若干要點(diǎn)

首先，建設(shè)與施工管理系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)工程文件的在線歸檔?？偘鼏挝幌驑I(yè)主工程文件的移交、檢查、移交反饋都是線下完成，存在信息渠道繁雜、工作量大、出錯幾率高、溝通不及時等諸多問題，對業(yè)主的工作帶來了很多困難。本項目由福清核電牽頭，在兩個系統(tǒng)之間建設(shè)接口，總包單位所有需提交給業(yè)主的項目文件通過系統(tǒng)接口進(jìn)行提交，業(yè)主在接收時可以對其進(jìn)行檢查，符合要求的文件將被接收進(jìn)入文檔一體化系統(tǒng)。

其次，開發(fā)電子組卷功能，實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔。電子組卷功能是把文檔一體化系統(tǒng)公司文件庫中的電子文件進(jìn)行在線歸檔，并能實(shí)現(xiàn)以下6個目標(biāo)：將類似文檔虛擬組成一卷，方便用戶利用；可以對文件的歷史版本進(jìn)行歸檔，歸檔范圍更廣；部分檔案元數(shù)據(jù)統(tǒng)一賦值，避免重復(fù)操作，減少文檔工作量；將檔案庫和案卷庫合并，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理的目標(biāo)；增加審計功能，確保電子檔案真實(shí)可靠；增加入庫信息登記，幫助用戶查找檔案的排架位置。

再次，建設(shè)移動版文檔一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔全天候利用。開發(fā)電子文件的移動審批功能，加速公司電子文件流轉(zhuǎn)及生效的效率。開發(fā)電子文件移動端分發(fā)及傳閱功能，對于已生效的電子文件，用戶可以使用手機(jī)方便的選擇文件分發(fā)和傳閱的范圍，接受并完成電子文件傳閱工作。開發(fā)移動端文檔檢索功能，提供全天候文件在線預(yù)覽服務(wù)。

最后，建設(shè)離線異質(zhì)備份系統(tǒng)，保障電子文件和電子檔案長期保存。通過建設(shè)檔案離線異質(zhì)備份系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)光盤庫管理，將數(shù)據(jù)整理并寫入光盤。寫入光盤的數(shù)據(jù)將不可再修改，不受病毒、誤操作、黑客攻擊的影響，即使設(shè)備故障，也可將光盤取出放入光驅(qū)內(nèi)將數(shù)據(jù)回讀，保證數(shù)據(jù)的絕對安全，保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的真實(shí)性、安全性和穩(wěn)定性，實(shí)現(xiàn)備份檔案的快速查找。

2 試點(diǎn)項目存在的難點(diǎn)與解決對策

2.1 電子文件歸檔規(guī)范化管控

2.1.1 技術(shù)難點(diǎn)

一是規(guī)范化的同時又要不失一定的靈活性。比如檔案的編碼規(guī)則，需要能夠根據(jù)文種靈活地進(jìn)行配置。二是針對歸檔的不同途徑，提供統(tǒng)一的具體實(shí)現(xiàn)模式無關(guān)的歸檔服務(wù)，方便各種第三方系統(tǒng)進(jìn)行自動化歸檔。三是規(guī)范檔案交換的規(guī)范和格式，方便檔案的導(dǎo)出、導(dǎo)入和交換，規(guī)范需要涵蓋元數(shù)據(jù)和實(shí)體兩個方面。四是需要統(tǒng)一方便的工具提供配置變更的需求，各種元數(shù)據(jù)的管理，新增都需要技術(shù)平臺進(jìn)行直接的支持，依舊配置變更對已有文檔是否有影響都需要平臺去管控。

2.1.2 解決方式

第一，在規(guī)范化文件歸檔范圍的基礎(chǔ)上，技術(shù)上通過文種分類控制，制定了電子文件元數(shù)據(jù)方案，在各個關(guān)鍵點(diǎn)上對這些規(guī)范進(jìn)行強(qiáng)制約束。第二，在電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)接口基礎(chǔ)上，整合公司各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和文檔一體化系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的移交、檢查、接收和歸檔工作，最大化地做到自動化歸檔。第三，在技術(shù)上對文件格式和內(nèi)容進(jìn)行自動檢驗，確保不漏不缺、格式正確，在歸檔前進(jìn)行自動轉(zhuǎn)換，保存原始格式文件和附件版式文件格式（如PDF、PDF/A 格式）。第四，提供豐富的配置界面和批量處理工具，對各種標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化配置能夠做到自動化處理，減少手工干預(yù)。

2.2 電子文件的“四性”管控

2.2.1 技術(shù)難點(diǎn)

電子文件及檔案因創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、生效、利用等全過程采取信息化手段進(jìn)行管理，因此對于文檔人員來講，如何在過程中實(shí)現(xiàn)真實(shí)、完整、安全、可用 “四性”管控亦是項目的難點(diǎn)。

2.2.2 解決方式

針對這“四性”的檢測，文檔一體化系統(tǒng)通過各種手段和檢測方案，保證系統(tǒng)電子文件和電子檔案真實(shí)、完整、安全和可用。

第一，真實(shí)性管控。文檔一體化系統(tǒng)從元數(shù)據(jù)和電子文件兩個方面都做詳細(xì)的設(shè)計和保障，以保障電子文件的真實(shí)性。針對真實(shí)性的檢測，則通過審計信息檢測、電子簽章檢測、多種格式交叉檢測等方式實(shí)現(xiàn)真實(shí)性管控。

第二，完整性管控。文檔一體化系統(tǒng)從元數(shù)據(jù)必選項、元數(shù)據(jù)規(guī)則校驗等入手，來檢測和規(guī)范電子文件元屬性的完整性。電子檔案入庫的時候，必須通過各種校驗規(guī)則才能完成入庫，這樣保證所有歸檔的檔案都有完整的基礎(chǔ)信息。采用多格式文件交叉檢驗的方式，來檢測電子文件實(shí)體的完整性。在實(shí)體文件入庫后，會自動啟動文件轉(zhuǎn)換的工作，進(jìn)行自動轉(zhuǎn)換，如果原來的實(shí)體文件完整性有問題，格式轉(zhuǎn)換將會失敗，從而提醒管理員進(jìn)行檢查。

第三，安全性管控。電子文件安全性至關(guān)重要，一旦發(fā)生問題，會導(dǎo)致大量的電子化文件批量損壞，采用元數(shù)據(jù)安全性檢測和電子文件安全性檢測來保障。元數(shù)據(jù)安全性檢測，通過數(shù)據(jù)庫相關(guān)工具來對元數(shù)據(jù)安全性提供保障和安全入侵檢測，利用數(shù)據(jù)本身的安全控制機(jī)制進(jìn)行管控，數(shù)據(jù)相關(guān)賬號嚴(yán)格管理。電子文件安全性檢測，則通過引入企業(yè)文件安全解決方案來檢測電子文件和電子檔案的安全性。

第四，可用性管控。文檔一體化系統(tǒng)從系統(tǒng)級別高可用性入手，采用關(guān)鍵模塊集群化的模式來保障系統(tǒng)的極低故障率，且核心模塊都采用多機(jī)集群的方式進(jìn)行高可用支持。系統(tǒng)高可用檢測，采用對等搭建一套備份系統(tǒng)，配置完全一樣，然后每天或者每周按時恢復(fù)生產(chǎn)環(huán)境的備份，然后通過系統(tǒng)訪問檢測系統(tǒng)備份的可用性和正確性。對系統(tǒng)開放性檢測，則通過服務(wù)文檔操作的基本功能來進(jìn)行，主要測試標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)接口，保障系統(tǒng)的開放性。

3 效果分析

3.1 實(shí)現(xiàn)了電子文件全過程管理

通過與業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立接口，打通福清核電文檔一體化系統(tǒng)與總包單位施工管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、文檔一體化業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)之間的文件傳遞渠道，實(shí)現(xiàn)工程項目電子文件、生產(chǎn)技術(shù)文件、文書文件和綜合管理文件等的在線移交、檢查、接收、歸檔和利用的全過程管理。

3.2 規(guī)范了電子文件歸檔和電子檔案管理

本項目對福清核電檔案信息化建設(shè)起到了極大的促進(jìn)作用，福清核電依據(jù)《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《電子文件歸檔和電子檔案管理》開展項目實(shí)施，提高了電子文件歸檔率，在歸檔范圍、歸檔要求、元數(shù)據(jù)管理、“四性檢測”等方面取得實(shí)質(zhì)性成效。

第一，制定了項目電子文件歸檔范圍和保管期限表，確定了電子文件歸檔范圍，包括工程設(shè)計類、設(shè)備管理類、信函管理類、黨群行政類等10類電子文件。第二，明確了電子文件的歸檔要求，基于公司各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和文檔一體化系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的移交、檢查、接收和歸檔工作。需檢查電子文件的分類、編碼、保管期限等元數(shù)據(jù)，并對電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性進(jìn)行鑒定，鑒定合格率應(yīng)達(dá)到100%。第三，明確了電子文件歸檔格式，電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式，同時保存原始格式文件。版式文件格式采用PDF、PDF/A格式，數(shù)據(jù)庫文件采用XLS、XML格式，照片類文件采用JPG、TIFF格式等。第四，在現(xiàn)有文檔一體化系統(tǒng)元數(shù)據(jù)配置基礎(chǔ)上，更新制定了電子文件元數(shù)據(jù)方案，指導(dǎo)后續(xù)文檔一體化系統(tǒng)元數(shù)據(jù)配置方向，規(guī)范了福清核電電子文件元數(shù)據(jù)管理。第五，制定了“四性檢測”方案，在文檔一體化系統(tǒng)上增加審計模塊、文件預(yù)覽插件、設(shè)置必填元數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)庫配置病毒檢測控件，通過采取多項優(yōu)化措施，保證電子文件“四性”。

3.3 為建設(shè)“華龍一號”數(shù)字核電廠提供了基礎(chǔ)信息平臺

福清核電承擔(dān)著“華龍一號”數(shù)字核電廠建設(shè)任務(wù)，其目的是要建設(shè)全壽期、多項目、多維數(shù)字化核電工程項目管理平臺，實(shí)現(xiàn)總承包模式下總承包方對整個項目數(shù)據(jù)的數(shù)字化交付。

此次項目實(shí)現(xiàn)了文檔一體化系統(tǒng)與施工管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、文檔一體化業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)的接口建設(shè)，為“華龍一號”數(shù)字核電廠建設(shè)提供了一個很好的基礎(chǔ)信息平臺，在一定程度上為總承包方后續(xù)的數(shù)據(jù)移交方面提供了實(shí)踐成果。

3.4 為實(shí)現(xiàn)“大數(shù)據(jù)”的管理和利用奠定了一定基礎(chǔ)

本項目為福清核電的文檔奠定了統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)平臺。福清核電大量的信息都在這個平臺中進(jìn)行了聚合，并且系統(tǒng)通過統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的接口對外提供平臺中的電子文件信息。未來，各種先進(jìn)的分析挖掘工具可以利用本平臺的接口獲得福清核電的各種電子文件信息，進(jìn)行面向各個專業(yè)的知識挖掘和發(fā)現(xiàn)。有了海量的電子文件信息作支撐，福清核電得以開展規(guī)范的大數(shù)據(jù)管理工作，進(jìn)行的大數(shù)據(jù)分析才能更準(zhǔn)確，才會有的放矢，才將產(chǎn)生實(shí)際利用的業(yè)務(wù)價值。