加強(qiáng)高校疫情防控檔案管理若干要?jiǎng)?wù)

楊 揚(yáng)/浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

2020年1月23日，浙江省啟動(dòng)重大公共衛(wèi)生一級響應(yīng)。為貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院以及省委、省政府關(guān)于新型冠狀病毒感染肺炎疫情預(yù)防控制工作部署要求，做好全省疫情防控檔案工作和檔案系統(tǒng)應(yīng)對處置工作，國家檔案局、省檔案局相繼下發(fā)了要求做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知，要求各級檔案部門應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任分工，制定詳細(xì)工作方案，抓緊抓實(shí)疫情防控檔案工作[1]。

筆者所在的浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院是一所全日制的高等職業(yè)院校。新冠疫情以來，全院專兼職檔案員同心同德，圍繞學(xué)院疫情防控總體目標(biāo)，積極探索疫情防控期間檔案工作特點(diǎn)，緊扣“收、管、用”三個(gè)環(huán)節(jié)，服務(wù)大局、服務(wù)師生，取得了一定的成績與經(jīng)驗(yàn)。學(xué)院疫情防控檔案收集詳實(shí)、臺(tái)賬清晰，整體防控工作出色，獲得了副省長成岳沖的高度肯定。

1 做好檔案收集工作

1.1 建章立制、明確責(zé)任

疫情防控涉及的部門較多，檔案收集機(jī)會(huì)稍縱即逝。檔案部門應(yīng)迅速響應(yīng)，抓住時(shí)機(jī)，將新冠疫情作為重大事件進(jìn)行檔案材料的專題收集。疫情發(fā)生后，學(xué)院辦公室將檔案工作納入疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組任務(wù)清單，和學(xué)院疫情防控各條戰(zhàn)線建立聯(lián)系，介入學(xué)院教學(xué)、學(xué)生、宣傳、外事、后勤保衛(wèi)五個(gè)防疫專班的工作，主動(dòng)與各個(gè)二級學(xué)院兼職檔案員對接，指導(dǎo)檔案收集。學(xué)院辦公室及時(shí)發(fā)出通知，對職能部門和二級學(xué)院提出了檔案收集工作的要求，明確了收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保了檔案收集工作的全面和及時(shí)。

1.2 主動(dòng)參與、超前管理

2020年1至4月，正處于疫情防控的關(guān)鍵階段，交通不便，各高校對學(xué)生和教職工的管控也是非常嚴(yán)格，沒有通知不得提前返校，工作人員進(jìn)出校門要亮碼、測量體溫。無論學(xué)生還是老師，都采取居家學(xué)習(xí)和居家辦公，檔案收集工作難度增大，收集效率低下。

為避免在在疫情防控檔案收集過程檔案丟失，學(xué)院辦公室專職檔案員及時(shí)學(xué)習(xí)了省檔案干部教育培訓(xùn)中心的公開課程《新冠疫情防控檔案管理》，并指導(dǎo)各二級學(xué)院和機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對疫情防控文件材料的收集歸檔工作，以確保檔案的真實(shí)性、完整性、原始性，維護(hù)歷史原貌，做到疫情防控檔案應(yīng)收盡收。為了做好收集工作，學(xué)院檔案室相關(guān)人員赴六個(gè)二級學(xué)院指導(dǎo)檔案收集，同時(shí)在學(xué)院重要的疫情防控工作現(xiàn)場，對重要文件、相關(guān)材料進(jìn)行收集與管理。

1.3 明晰標(biāo)準(zhǔn)、明確范圍

疫情防控檔案和其他檔案的收集不同，疫情防控涉及的部門多，環(huán)節(jié)多，內(nèi)外協(xié)調(diào)復(fù)雜，產(chǎn)生的檔案有不確定性、內(nèi)容廣泛性、來源的豐富多樣性、形成集中性以及收集的時(shí)間緊迫性等特點(diǎn)。以往的一些收集方法與經(jīng)驗(yàn)在新冠疫情檔案收集中，具有局限性，難以適用。我院檔案室根據(jù)省教育廳和主管單位省交通集團(tuán)的要求，在充分調(diào)研的情況下，根據(jù)新冠疫情防控檔案工作的特點(diǎn)制定了收集范圍，做到相關(guān)檔案應(yīng)收盡收廣收快收。

疫情防控檔案種類非常多，可概括為綜合類、醫(yī)療救治類、指導(dǎo)督查類、疫情信息類、物資保障類、合作交流類、新聞宣傳類等。結(jié)合學(xué)院的實(shí)際情況，我院疫情防控工作中應(yīng)歸檔的文件材料包括以下內(nèi)容：

一是黨和國家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的批示、講話、重大決策部署、相關(guān)政策文件、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)材料。二是我院在防治工作中制定的方案預(yù)案、排查監(jiān)測情況及專題會(huì)議紀(jì)要。三是疫情統(tǒng)計(jì)情況及采取的防治措施、疫情報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、醫(yī)療救治、隔離防治、人員物資調(diào)配、宣傳教育。四是關(guān)于疫情預(yù)防和控制情況，工作總結(jié)，動(dòng)態(tài)信息以及有關(guān)典型事跡，失職行為處理的報(bào)告。五是確診病例及其密切接觸者的調(diào)查表、調(diào)查報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室檢測報(bào)告、專家會(huì)診意見及現(xiàn)場消毒和進(jìn)一步隔離的記錄等材料。六是輿情治理、媒體報(bào)道與宣傳、防控知識(shí)、先進(jìn)人物和先進(jìn)集體事跡的情況。七是廣大師生在疫情防控中形成的工作筆記、總結(jié)與匯報(bào)。八是在防疫工作中形成的照片和其他圖像影音資料，以及證明書，證書，獎(jiǎng)?wù)?，三角旗和其他?shí)物。另外，除按常規(guī)渠道收集、歸檔文件之外，還應(yīng)特別注重征集、收集有關(guān)普通學(xué)院師生、社團(tuán)、家長的檔案，包括：學(xué)生居家學(xué)習(xí)的情況；反映校友、學(xué)生作為志愿者積極奉獻(xiàn)愛心，全力配合、協(xié)助政府防控疫情的檔案；具有代表性的學(xué)院官方和學(xué)生自媒體、社交媒體信息；反映民間防疫抗疫的師生相關(guān)文化創(chuàng)作的文學(xué)作品、影視作品等。這些檔案資料都生動(dòng)形象地記錄了全體師生眾志成城抗擊新冠肺炎疫情的真實(shí)情況，也是疫情防控檔案的重要組成部分，必須及時(shí)收集管理。

1.4 數(shù)字先行、提高效率

新冠肺炎是一種傳染性極強(qiáng)的疾病，在疫情防控工作中，各部門都處于高度忙碌和緊張狀態(tài)，除醫(yī)務(wù)人員外，其他人員一般難以進(jìn)入防控一線。為避免人員聚集，學(xué)校也按照省廳部署延遲了開學(xué)時(shí)間，客觀上給檔案資料收集和管理帶來一定難度。我院在檔案收集過程中，積極利用信息化手段，建立了疫情防控檔案工作群，及時(shí)和專兼職檔案員和條塊相關(guān)人員建立聯(lián)系，通過OA、教育信息化平臺(tái)、學(xué)校釘釘官方群、微信工作群等方式做好檔案的移交工作，既提高速度，又防止檔案資料的丟失。

2 注重檔案安全管理

2.1 加強(qiáng)檔案庫房巡查

高校檔案的日常管理，尤其是安全管理，已成為一個(gè)值得注意的問題。一是重視管理檔案倉庫的安全性。通過加強(qiáng)對設(shè)施和設(shè)備的檢查來加強(qiáng)倉庫安全檢查，例如防火，防盜，防潮，防水，太陽能紫外線，防塵，防污垢和倉庫中的有害生物，調(diào)試和維修監(jiān)控以及訪問控制設(shè)施，以確保所有此類設(shè)施和設(shè)備均處于良好狀態(tài)并正常運(yùn)行，以避免設(shè)施和設(shè)備的不完整或不運(yùn)行或間歇性運(yùn)行[2]。二是加強(qiáng)對高校檔案的檢查和記錄。檔案的日常檢查由庫房管理人員執(zhí)行，而定期檢查則由相關(guān)人員進(jìn)行。檔案安全工作第一責(zé)任人負(fù)責(zé)安全工作，每周檢查一次倉庫，以確保倉庫安全。

2.2 關(guān)注重點(diǎn)人員檔案移交

在疫情防控常態(tài)化的形勢下，不可避免遇上干部調(diào)整、提拔或退休的情況，高校檔案部門積極關(guān)注人員情況，將這些對象列為檔案移交的重點(diǎn)。在人員調(diào)整前，發(fā)出檔案移交與接收通知書，明確檔案資料的移交責(zé)任與對象。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各部門、單位處級干部應(yīng)積極地向部門兼職檔案員傳送轉(zhuǎn)移晉升或退休時(shí)應(yīng)保留的文件，并且沒有經(jīng)過同意，不得銷毀應(yīng)保留的文件。負(fù)責(zé)保護(hù)部門或單位檔案的人員或檔案工作人員，應(yīng)要求轉(zhuǎn)讓其持有的檔案和材料，以保持學(xué)校歷史記錄的完整性，安全性和系統(tǒng)性[3]。

2.3 建立檔案專題數(shù)據(jù)庫

疫情期間，學(xué)院一手抓疫情防控，一手抓日常教學(xué)，各個(gè)條塊的工作都在緊鑼密鼓地推進(jìn)。特殊時(shí)期內(nèi)，由于不少師生隔離在家，全體師生跨地區(qū)、跨部門調(diào)用學(xué)院的檔案資源情況大幅提升，遠(yuǎn)程利用檔案需求增加。為滿足這種需求，在疫情期間加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是必然之選。我院檔案室主要進(jìn)行了以下幾項(xiàng)工作：一是推進(jìn)存量檔案的數(shù)字化。我院對學(xué)籍檔案數(shù)字化工作進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程招標(biāo)，擬將歷史學(xué)籍檔案全部數(shù)字化，以方便利用。二是推進(jìn)專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)，我院建設(shè)了疫情防控檔案數(shù)據(jù)庫等校本檔案信息資源，進(jìn)一步豐富了校園檔案信息資源，為總結(jié)疫情防控經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行疫情防控宣傳和教育、建立健全突發(fā)性疫情的防控機(jī)制、完善防護(hù)救治與綜合保障體系、優(yōu)化疫情輿論引導(dǎo)與輿情治理、推進(jìn)應(yīng)急管理體系建設(shè)等方面研究創(chuàng)造便利條件。

3 提供高品質(zhì)檔案服務(wù)

3.1 為疫情防控工作提供檔案信息服務(wù)

在疫情防控過程中，檔案調(diào)閱利用需求十分迫切，檔案工作在第一時(shí)間精準(zhǔn)地把相關(guān)檔案提供給學(xué)校決策者和相關(guān)人員，是檔案發(fā)揮作用、提高效率的關(guān)鍵一環(huán)。我院檔案室在疫情防控過程中，第一時(shí)間向?qū)W校疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組提供了大量歷史檔案信息和收集的鮮活資料，發(fā)揮了積極的作用。例如浙江省啟動(dòng)應(yīng)急一級響應(yīng)后，我院檔案室第一時(shí)間向疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室提供了2003年學(xué)院在抗擊非典中形成的檔案資料，為學(xué)院調(diào)配人員和后勤物質(zhì)提供了有益的參謀決策。

3.2 為學(xué)院師生提供檔案查詢服務(wù)

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，我院師生在2020年1月至2020年5月期間，網(wǎng)絡(luò)查檔的需求大幅提升。為了滿足檔案查閱需求，我院檔案室通過電話、網(wǎng)絡(luò)等途徑受理教師檔案查閱需求1200余次。同時(shí)為了提高查閱效率，學(xué)院檔案室集中對查閱需求較大，不涉密的檔案進(jìn)行了鑒定，在相關(guān)系統(tǒng)開放了部分高頻次查閱的檔案，提高了工作效率。

3.3 準(zhǔn)確開發(fā)和利用檔案信息資源

如何圍繞學(xué)院中心工作，發(fā)揮檔案育人的作用，是高校檔案工作者的重要課題與任務(wù)。疫情防控過程中，我院檔案工作者圍繞學(xué)院中心工作，進(jìn)行了有益的探索。一是提供決策參考。為了方便學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對疫情防控做出決策，學(xué)校檔案室每天收集國內(nèi)外有關(guān)疫情的情況、防控的政策文件、省市縣有關(guān)地方的防控舉措，提供給疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組，為科學(xué)決策提供檔案參考；二是做好檔案編研。學(xué)院檔案室編研并記錄了從啟動(dòng)一級響應(yīng)到開學(xué)以來，學(xué)院方方面面的工作，其中不乏校友黨員干部沖鋒在前的事例、自費(fèi)采購物資支援母校的事例、學(xué)生參與街道社區(qū)疫情防控的事例、退休老教授贈(zèng)捐的事例，這些都成為學(xué)院的重要信息資源和校園文化組成部分；三是根據(jù)疫情防控形勢，提供關(guān)鍵信息。在疫情防控過程中，學(xué)院檔案室積極關(guān)注全國中、高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)劃分，對劃為中高風(fēng)險(xiǎn)的地區(qū)，利用在校學(xué)生數(shù)據(jù)庫，及時(shí)整理出寒暑假分布在中高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)的學(xué)生情況，提供給疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組，以便于學(xué)院進(jìn)行遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)輔導(dǎo)和心理安撫。