美國(guó)檔案管理MPLP 方法研究與啟示

李 甜/中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

進(jìn)入信息時(shí)代，各類信息技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)平臺(tái)里形成的文件檔案數(shù)量呈現(xiàn)指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)，檔案管理效率成為除檔案管理質(zhì)量之外檔案領(lǐng)域面臨的又一大挑戰(zhàn)與難題。針對(duì)未整理檔案的積壓?jiǎn)栴}，2005年美國(guó)檔案學(xué)者M(jìn)ark A. Greene和Dennis Meissner（以下簡(jiǎn)稱G-M）發(fā)表名為《更多產(chǎn)品，更少流程：對(duì)傳統(tǒng)檔案整理方法的改進(jìn)》（More Product, Less Process: Revamping Traditional Archival Processing），其中提出了“More Product Less Process”方法（下簡(jiǎn)稱MPLP方法），力圖減少檔案整理流程，提高檔案管理效率[1]。MPLP方法提出后不僅在學(xué)術(shù)界得到廣泛關(guān)注，也得到了業(yè)界認(rèn)可，美國(guó)國(guó)圖書館、美國(guó)遺產(chǎn)中心等大型機(jī)構(gòu)都采用了MPLP方法指導(dǎo)檔案工作。目前MPLP方法仍被采用，如2019年世界銀行下屬機(jī)構(gòu)在招聘檔案工作者時(shí)將掌握MPLP方法作為聘用要求[2]；2020年5月美國(guó)加州大學(xué)聯(lián)盟在修訂檔案整理指南時(shí)確立MPLP方法為重要原則。MPLP方法的開創(chuàng)性使其突破了國(guó)界限制，加拿大、英國(guó)等國(guó)也對(duì)其進(jìn)行了研究與應(yīng)用[3]。據(jù)中國(guó)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局?jǐn)?shù)據(jù)顯示，國(guó)家綜合檔案館2009年至2018年十年間館藏檔案數(shù)量增長(zhǎng)至2.7倍，增長(zhǎng)速率達(dá)年均16.7%，2018年館藏檔案絕對(duì)數(shù)量也已達(dá)75051.1萬(wàn)卷（件），由此可見我國(guó)檔案領(lǐng)域也同樣面臨檔案數(shù)量俱增，檔案積壓壓力大及其所帶來的一系列的挑戰(zhàn)。然而目前關(guān)于檔案積壓?jiǎn)栴}，我國(guó)并未有系統(tǒng)的理論闡述和實(shí)踐總結(jié)，對(duì)美國(guó)MPLP方法的關(guān)注與討論較少，僅從流程精簡(jiǎn)角度對(duì)MPLP方法作出初步介紹，系統(tǒng)性與深入性不足[4]。鑒此，本文從梳理MPLP方法的主要內(nèi)容入手，結(jié)合其在實(shí)踐中運(yùn)用的情況，分析MPLP方法的進(jìn)步意義和現(xiàn)實(shí)啟示，為國(guó)內(nèi)新時(shí)期解決檔案積壓?jiǎn)栴}，提高檔案工作效率提供參考。

1 理論發(fā)展：MPLP方法的主要內(nèi)容

1.1 MPLP的提出

1.1.1 MPLP的提出背景

19世紀(jì)末20世紀(jì)初的數(shù)十年，檔案處理速度趕不上檔案接收速度，導(dǎo)致美國(guó)各地的倉(cāng)庫(kù)積壓了大量無(wú)法訪問的館藏[5]。截至2004年，在美國(guó)大約有60%的存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)有至少三分之一的館藏未經(jīng)處理，無(wú)法向利用者提供利用，近34%的存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)有超過50%的館藏處于待處理狀態(tài)[6]。除了檔案產(chǎn)生和接收速度不斷提速外，更重要的原因是檔案機(jī)構(gòu)對(duì)進(jìn)館檔案進(jìn)行無(wú)差別的詳盡處理，包括整理、著錄、鑒定等各個(gè)環(huán)節(jié)，花費(fèi)大量的時(shí)間、人力與金錢成本也只能對(duì)少量的檔案進(jìn)行詳盡的處理提供利用，而絕大多數(shù)檔案待處理處于積壓狀態(tài)。對(duì)館藏進(jìn)行詳盡的處理，是從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，使檔案能滿足當(dāng)下與未來的利用需求。但是放在當(dāng)時(shí)的條件下，任何機(jī)構(gòu)所具有的人力、物力與財(cái)力都無(wú)法勝任對(duì)所有館藏進(jìn)行詳盡處理的任務(wù)，也就意味著檔案機(jī)構(gòu)在對(duì)檔案進(jìn)行處理時(shí)，明顯面對(duì)的是未來的模糊需求，而忽略了當(dāng)下的緊迫需求[7]。G-M認(rèn)為從用戶需求出發(fā)，如果只注重館藏的詳盡處理，而忽略對(duì)用戶需求的滿足，則檔案管理就會(huì)處于無(wú)意義狀態(tài)；此外，并非所有館藏都具有相同的價(jià)值，不同的館藏在憑證價(jià)值、信息價(jià)值等方面價(jià)值大小不一，也就不應(yīng)都詳盡處理到同一級(jí)別[8]。

隨后，G-M通過文獻(xiàn)調(diào)研、線上調(diào)查、用戶調(diào)查等方法獲取研究素材，針對(duì)20世紀(jì)的館藏整理，從通用和具體兩個(gè)層面對(duì)檔案處理整體和檔案整理、檔案著錄、檔案保存和整理效率四個(gè)具體環(huán)節(jié)給出了改進(jìn)建議，這一套檔案處理方法隨后也以論文同名名稱被命名為“MPLP方法”。

1.1.2 MPLP方法的主要內(nèi)容

MPLP方法試圖闡明一種新的整理、著錄和保存方法，在強(qiáng)調(diào)利用和用戶的前提下，采用“黃金最小”（The Golden Minimum）原則確保檔案材料的整理滿足用戶需要，用最少步驟來保存館藏并充分著錄以促進(jìn)應(yīng)用[9]。為了保證檔案處理的效率與質(zhì)量，在使用MPLP方法時(shí)需要遵守四條準(zhǔn)則[10]：加快將館藏送至用戶手中；確保整理符合用戶需求；采取物理保存館藏所需的最少步驟；充分著錄館藏以促進(jìn)使用。

一是通用原則：黃金最小原則。MPLP方法的黃金最小原則目標(biāo)即是花最少的流程盡快讓更多的檔案處于用戶可利用狀態(tài)，其他所有的流程與目標(biāo)均應(yīng)服務(wù)于此目標(biāo)。因此，只要能滿足用戶現(xiàn)在和將來的利用需求，對(duì)檔案進(jìn)行最初級(jí)的處理就行。僅有明確的理由時(shí)，如具備特別的歷史價(jià)值，才可以偏離這項(xiàng)原則，對(duì)檔案進(jìn)行額外的或更詳細(xì)的加工處理。另外，檔案整理、保存和著錄的詳盡程度應(yīng)該彼此和諧一致，例如當(dāng)整理只進(jìn)行到類別級(jí)層次[11]，保存和著錄也應(yīng)只到類別級(jí)。

二是整理原則：一個(gè)全宗里卷宗或類別并不一定都要按同一詳盡強(qiáng)度進(jìn)行整理。MPLP方法在整理上仍然遵循“尊重全宗”和“尊重原始整理順序”兩大原則。在整體要求方面，G-M認(rèn)為開展文件排序或整理以節(jié)省物理空間一系列流程的收益會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于為此付出的時(shí)間，因此，不應(yīng)將整理重點(diǎn)放在文件順序排列或物理空間節(jié)省上，而是應(yīng)由館藏的重要性和研究?jī)r(jià)值來最終決定館藏整理的層次和強(qiáng)度。如無(wú)例外，大多數(shù)館藏的整理層次應(yīng)該停留在案卷級(jí)。在具體要求方面，一個(gè)全宗里的各個(gè)卷宗或類別并不一定都要按同一詳盡程度進(jìn)行整理，如有的案卷原來的整理成果可以直接使用，有的案卷因?yàn)橛刑貏e的歷史價(jià)值或者具有廣泛的預(yù)期利用價(jià)值，則可以將整理層級(jí)具體到單份檔案。通過有選擇地整理同一全宗里的類別、案卷與單份檔案，而不是重新整理每一份檔案，可以獲得最大的整理與利用效率，將注意力集中在少數(shù)的實(shí)際問題或需求上，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)材料的統(tǒng)一利用。

三是著錄原則：依據(jù)整理結(jié)果進(jìn)行著錄，預(yù)先設(shè)定著錄最小值。檔案著錄有三大基本目的：一是便于用戶發(fā)現(xiàn)檔案資料；二是保障館藏的真實(shí)性；三是滿足行政管理需求[12]。G-M提出，應(yīng)將用戶需求的滿足放在檔案著錄的首位，而用戶往往青睞對(duì)檔案材料進(jìn)行最簡(jiǎn)潔有效的揭示。鑒于此，對(duì)于著錄工作的整體要求方面，提出了檔案著錄的兩個(gè)關(guān)鍵目標(biāo)：著錄的詳盡程度與整理詳盡程度相匹配；整理的基準(zhǔn)線是具體到類別級(jí)，應(yīng)將著錄的重點(diǎn)集中在類別級(jí)。對(duì)于具體的著錄工作，MPLP方法采用一般國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)檔案著錄[ISAD(G)]的兩項(xiàng)原則：遵循整理順序，著錄應(yīng)該自上而下，從最一般的層次到最具體的層次；在每個(gè)層次上記錄與該層次相關(guān)的信息，著錄信息在不同層次不重復(fù)。與整理類似，不同全宗間或同一全宗里可根據(jù)情況需要選擇不同的著錄程度。最重要的是，無(wú)論是不同全宗間還是同一全宗里，都要確定好可接受的著錄最小值，如若要進(jìn)行更詳盡的著錄，則要確保文檔有值得更詳盡的著錄所額外投入的時(shí)間、人力、物力成本的相應(yīng)價(jià)值。

四是保存原則：通過對(duì)保管環(huán)境的控制來減少保存負(fù)擔(dān)，而不是對(duì)單份檔案進(jìn)行保管處理。G-M指出，采用無(wú)酸檔案盒、去除檔案上的金屬釘、重新折疊等微觀級(jí)檔案保管手段的繁瑣程度需要大量人力與物力投入，不僅加速了未整理檔案的積壓，也影響到用戶的實(shí)際利用，成本超過了實(shí)際的保存收益。更為明智的策略是，只有出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞、脆化、檔案盒過度填充等情況時(shí)，才采取微觀級(jí)的檔案保管手段；否則只控制檔案文件的宏觀保管環(huán)境，因?yàn)槲募g、檔案裝具之間、庫(kù)房?jī)?nèi)部的檔案保管環(huán)境完全可以通過宏觀的控制手段使其處于相對(duì)穩(wěn)定的安全狀態(tài)中，比如溫濕度控制、光線控制等手段。

五是政策：未處理完畢的館藏也應(yīng)向研究者開放。MPLP方法的政策是，即使未處理完畢的館藏也應(yīng)向利用者開放，但有一些情況需要例外處理：有法律或合同限制的館藏；過于脆弱或發(fā)霉而不能安全地交給研究人員的館藏；非常稀有的館藏；可以合理地預(yù)期包含極高價(jià)值的物品（盜竊風(fēng)險(xiǎn)較高）。

六是指標(biāo)：確定檔案處理效率衡量標(biāo)準(zhǔn)。MPLP方法認(rèn)為，對(duì)于任一給定館藏資源，檔案整理、著錄、保存的操作都應(yīng)在同一級(jí)別，針對(duì)20世紀(jì)的檔案，操作級(jí)別不應(yīng)低于類別級(jí)。為了保證檔案處理效率，衡量標(biāo)準(zhǔn)是一個(gè)稱職的檔案管理員應(yīng)該能夠每4小時(shí)整理和著錄4立方英尺（約113升立方分米）[13]的20世紀(jì)檔案材料。這是一個(gè)相當(dāng)可觀的處理速度，只有通過避免在文件夾內(nèi)對(duì)材料進(jìn)行耗時(shí)的整理和避免更費(fèi)時(shí)的大規(guī)模文件夾替換、扣件移除、復(fù)制、封裝和類似的物品級(jí)保存任務(wù)才能實(shí)現(xiàn)。

1.2 完善中發(fā)展

MPLP方法提出后，在檔案界引起了廣泛討論，并且突破檔案界，在圖書館界和博物館界也得到了一定的關(guān)注，但與此同時(shí)也出現(xiàn)了一些批評(píng)的聲音，提出者連續(xù)發(fā)表兩篇文章對(duì)MPLP方法作了進(jìn)一步闡釋與說明。2010年Mark A. Greene發(fā)表了《MPLP：不只是為了處理更多檔案》一文，在闡述MPLP方法與鑒定、保存、參考服務(wù)、數(shù)字化的相互關(guān)系的基礎(chǔ)上，將MPLP方法的應(yīng)用拓展到數(shù)字化對(duì)象，并進(jìn)一步指出MPLP方法雖然重點(diǎn)關(guān)注檔案處理，但它的前提也能應(yīng)用到檔案管理的其他方面。Mark A. Greene也提出MPLP方法應(yīng)對(duì)檔案工作者的工作方式產(chǎn)生影響，MPLP方法的目標(biāo)是更聰明地工作，用更少的資源來完成更多的工作。

此外，在G-M發(fā)表的《應(yīng)用更多而賞識(shí)更少：MPLP的采納者與反對(duì)者》（More Application while Less Appreciation: The Adopters and Antagonists of MPLP）一文中，反思MPLP方法在采納者和批評(píng)者中的影響，澄清了對(duì)MPLP方法的一些常見的誤解，并評(píng)估了它在非檔案社區(qū)中日益增長(zhǎng)的影響，重申MPLP方法的重要原則：（1）用戶利用最重要：在盡可能短的時(shí)間內(nèi)以可用的形式獲得最多的可用資料；（2）把最大努力花在最需要最值得的資料；（3）建立一個(gè)可接受的最低工作水平，并使之成為流程基準(zhǔn)；（4）保持靈活性：不要假設(shè)所有集合或所有集合組件都被處理到同一級(jí)別；（5）不要讓保護(hù)焦慮壓倒用戶訪問和更高的管理價(jià)值。

G-M指出MPLP并不是關(guān)于檔案整理、著錄和保存的具體操作方法，不可能成為檔案處理可參考的操作手冊(cè)。MPLP方法只是一些宏觀建設(shè)，幫助檔案管理員做決策，以平衡資源，從而實(shí)現(xiàn)更大的目標(biāo)，并在此過程中實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益。MPLP方法實(shí)踐者只能將MPLP方法內(nèi)嵌入自身環(huán)境之中[14]，進(jìn)而選擇與確定適宜的處理策略。至此，MPLP方法從一具體的檔案處理操作方法擴(kuò)展至一種檔案管理理念與指導(dǎo)原則。

2 實(shí)踐修正：MPLP方法的應(yīng)用圖景

MPLP方法在學(xué)術(shù)討論中不斷完善，同時(shí)實(shí)踐部門紛紛采用MPLP方法，從應(yīng)用場(chǎng)景、應(yīng)用范圍、應(yīng)用策略等多方面對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)證修正與發(fā)展。美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)多次舉辦關(guān)于MPLP方法的專題討論會(huì)外，還開設(shè)過MPLP方法實(shí)施培訓(xùn)班[15][16]，截至2015年1月，美國(guó)大約有50個(gè)機(jī)構(gòu)采用了這種方法，機(jī)構(gòu)類型包括圖書館、歷史學(xué)會(huì)、大學(xué)圖書館/大學(xué)檔案館[17]。美國(guó)各大機(jī)構(gòu)在應(yīng)用MPLP方法時(shí)主要存在兩種形式：一種是通過檔案管理操作手冊(cè)將MPLP方法規(guī)定為檔案管理過程中需要遵循的原則與流程；一種是將MPLP方法確定為檔案處理過程中的指導(dǎo)思想，根據(jù)MPLP方法來指導(dǎo)、確定檔案處理的標(biāo)準(zhǔn)、流程等。

2.1 實(shí)踐特征：資金支持得力，探索特性鮮明

MPLP方法具有鮮明的開創(chuàng)性，其內(nèi)容的發(fā)展完善與檔案界對(duì)其的理解與應(yīng)用幾乎是同步進(jìn)行的，所以在MPLP方法的采用與實(shí)施中探索特性鮮明，對(duì)其應(yīng)用特征的總結(jié)，有助于理解MPLP方法的發(fā)展路徑與應(yīng)用表現(xiàn)。

2.1.1 項(xiàng)目式：依托項(xiàng)目，計(jì)劃明確、資金充足

MPLP方法主要應(yīng)用還是以項(xiàng)目的形式，在某方資金的支持下，集中對(duì)館藏采用MPLP方法或其理念進(jìn)行處理與管理。如美國(guó)國(guó)家檔案委員會(huì)資助的西北檔案處理計(jì)劃（the Northwest Archival Processing Initiative，NWAPI），這種有資金資助的項(xiàng)目形式極好地保證了對(duì)MPLP方法采用的引導(dǎo)與決定權(quán)，也比較方便統(tǒng)計(jì)MPLP方法的使用成效，對(duì)于MPLP方法實(shí)踐修正作用的發(fā)揮起到了關(guān)鍵作用。美國(guó)國(guó)家歷史出版與記錄委員會(huì)的資助是主要來源，Dennis Meissner曾贊譽(yù)過NHPRC資金在促進(jìn)MPLP方法創(chuàng)新過程中的戰(zhàn)略性作用[18]。MPLP方法的發(fā)展與實(shí)踐也得到了其他來源的資金的支持，如2014年圖書館和信息資源理事會(huì)（Council on Library and Information Resources，CLIR）對(duì)特別館藏和檔案的著錄撥款，資助了“阿巴拉契亞行動(dòng)計(jì)劃：揭示英國(guó)圖書館特別館藏研究中心的公共衛(wèi)生、住房和社區(qū)發(fā)展記錄”這一項(xiàng)目，形成與MPLP處理模型兼容的著錄模型是該計(jì)劃的重要內(nèi)容[19]。

2.1.2 試點(diǎn)性：試點(diǎn)推進(jìn)，風(fēng)險(xiǎn)可控、深度可觀

雖然MPLP方法蘊(yùn)含的尊重利用者、減少積壓、合理分配時(shí)間與資源的思想在檔案界已有一定的思想基礎(chǔ)，但“最小處理原則”“單份處理級(jí)別應(yīng)是例外”等觀點(diǎn)仍具有一定的顛覆性。因此機(jī)構(gòu)在應(yīng)用MPLP方法時(shí)持有審慎的態(tài)度，大多都是選用某一專題檔案或某一類型的檔案進(jìn)行試點(diǎn)，以驗(yàn)證MPLP方法是否與機(jī)構(gòu)情況相適應(yīng)，能否能取得相應(yīng)效果。如洪堡州立大學(xué)（Humboldt State University，HSU）選擇在魯?shù)婪颉·貝金專題檔案（The Rudolf W. Becking Collection）的保存、整理、著錄諸多環(huán)節(jié)均采用MPLP方法對(duì)進(jìn)行處理[20]。這樣一來將應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)控制在較小范圍，二來試點(diǎn)應(yīng)用體量小便于增加MPLP方法應(yīng)用環(huán)節(jié)的數(shù)量與應(yīng)用的徹底性。

2.1.3 反復(fù)性：波動(dòng)反復(fù)，逐步探索、螺旋上升

作為一種全新的檔案處理理念與管理方法，在理論闡述仍需完善、實(shí)踐案例論證與參考不夠完備的背景下，大多數(shù)應(yīng)用MPLP方法的機(jī)構(gòu)都是一種“試水狀態(tài)”，處于試驗(yàn)性階段，因此也呈現(xiàn)出了反復(fù)性特征：一是具體措施的反復(fù)，需要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況不斷調(diào)整采用方案、實(shí)際操作細(xì)節(jié)；二是MPLP方法的應(yīng)用成果也有明顯的反復(fù)性，有的機(jī)構(gòu)采用MPLP方法后出現(xiàn)檔案處理效果不降反升，檔案文件的公開速度變慢等與預(yù)期相悖的情況，再經(jīng)過不斷調(diào)整后最后達(dá)到預(yù)期效果。

2.2 實(shí)踐成效：驗(yàn)證應(yīng)用范圍，修正應(yīng)用路徑

2.2.1 應(yīng)用范圍受限小，成果顯著

MPLP方法提出之后，其適用的機(jī)構(gòu)類型與檔案類型、是否能有效應(yīng)對(duì)檔案積壓、是否能促進(jìn)用戶利用等都處于不確定狀態(tài)，學(xué)界與業(yè)界聯(lián)手對(duì)其進(jìn)行確定與驗(yàn)證。

2006年，美國(guó)威斯康星大學(xué)應(yīng)用MPLP方法處理數(shù)字化記錄，通過減少用于重新格式化和元數(shù)據(jù)的時(shí)間和費(fèi)用，將處理電子文件的成本從8.7分鐘/1.53美元每頁(yè)減少到1.8分鐘/0.33美元每頁(yè)，用精確的數(shù)據(jù)佐證了MPLP方法對(duì)檔案管理金錢與時(shí)間成本的減少作用[21]。2009年，美國(guó)明尼蘇達(dá)大學(xué)的學(xué)者就MPLP方法使用與應(yīng)用成效進(jìn)行了在線調(diào)查，共計(jì)收到156份回復(fù)，受訪者遍布學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、政府部門、博物館、宗教組織、歷史協(xié)會(huì)，非盈利等各種組織機(jī)構(gòu)類型，有79%的受訪者在檔案處理或參考服務(wù)中部分實(shí)施了MPLP方法，用于個(gè)人文件、企業(yè)檔案材料、出版物、建筑圖紙、政府記錄、動(dòng)態(tài)影像、地圖、藝術(shù)品、原生電子材料等多種類型的檔案材料的管理中，認(rèn)為實(shí)施MPLP以來積壓已有減少或顯著減少的達(dá)到65%，更是有70%受訪者認(rèn)為用戶可以更輕松地訪問使用MPLP方法進(jìn)行處理的館藏[22]?？捎^的數(shù)據(jù)充分說明MPLP方法適用范圍廣，能較好地實(shí)現(xiàn)減少積壓、提高檔案利用的初衷。

2.2.2 應(yīng)用路徑改良，提出“中間路線”

此外，MPLP方法的具體應(yīng)用路徑也亟需摸索確定。取得顯著成果的是2005年至2007年的西北檔案處理計(jì)劃（NWAPI），由美國(guó)國(guó)家檔案委員會(huì)（NHPRC）撥款178,000美元用于增加阿拉斯加、俄勒岡州和華盛頓州的八個(gè)檔案館所收藏的太平洋西北地區(qū)歷史上獨(dú)特而重要的檔案。實(shí)施與驗(yàn)證MPLP方法是該項(xiàng)目的目標(biāo)之一，其同時(shí)聘請(qǐng)了G-M作為顧問。在項(xiàng)目的第一年，G-M負(fù)責(zé)提供MPLP培訓(xùn)并幫助建立項(xiàng)目基礎(chǔ)；第二年討論了發(fā)現(xiàn)的問題、關(guān)注的問題以及項(xiàng)目完成的途徑?；谏鲜霭l(fā)現(xiàn)與討論，提出了“MPLP中間路線”表，介紹具有靈活決策性的用于處理不同年齡與類型的材料的各種流程，這是MPLP方法的又一重大更新。隨后G-M在2010年發(fā)表的《應(yīng)用更多而賞識(shí)更少：MPLP的采納者與反對(duì)者》一文對(duì)這一產(chǎn)生于實(shí)踐的成果從理論層次上進(jìn)行了升華。

值得注意的是，MPLP方法的實(shí)踐突破了美國(guó)本土范圍限制，在美國(guó)以外也有應(yīng)用實(shí)例，但由于語(yǔ)言、文檔管理政策等背景因素的影響，國(guó)際應(yīng)用主要集中在英國(guó)、加拿大等國(guó)家，且相對(duì)美國(guó)本土來說，在應(yīng)用規(guī)模與應(yīng)用效果方面也存在較大的不同。由于MPLP的高水平、基于資源、以用戶為中心的基礎(chǔ)，它也證明了自己適用于除檔案以外的領(lǐng)域，并且越來越被視為對(duì)研究圖書館、特別收藏和博物館有用[23]。

3 理性審視：MPLP方法的進(jìn)步意義

MPLP方法一經(jīng)提出，就被贊譽(yù)為“破局性”“里程碑式”“開創(chuàng)性”的研究[24][25][26]，足以看出學(xué)界對(duì)它的認(rèn)可。MPLP方法不僅作為針對(duì)檔案處理的方法，在提高檔案處理效率、應(yīng)用不受檔案機(jī)構(gòu)與檔案材料類型限制、可以有效促進(jìn)科研人員對(duì)檔案的利用等方面具有顯著的積極意義；其“加快館藏到用戶手里的速度”“黃金最小原則”等思想，更是已經(jīng)突破檔案整理、著錄等局部環(huán)節(jié)而具有全局性的進(jìn)步意義。

3.1 效益視角下的資源配置理念：既定資源組合下更多的產(chǎn)出

MPLP方法強(qiáng)調(diào)采用最適宜的檔案管理活動(dòng)取得合適的檔案管理效果，這一思想的進(jìn)步性體現(xiàn)在對(duì)檔案管理效益的關(guān)注與檔案管理資源配置的重視。相對(duì)于檔案領(lǐng)域需要的工作量與所想要達(dá)到的管理狀態(tài)而言，檔案領(lǐng)域所擁有的各項(xiàng)資源總是有限的，承認(rèn)資源的有限性，就必然進(jìn)行各種檔案管理決策。美國(guó)學(xué)者哈林認(rèn)為MPLP是一種概念模型，作為指導(dǎo)原則時(shí)可以用于處理數(shù)量與質(zhì)量之間的權(quán)衡[27]，指導(dǎo)檔案工作者思考可以如何或應(yīng)該如何利用手上的資源（不管資源是否有限）[28]。換句話說，在進(jìn)行檔案管理資源配置時(shí)關(guān)注必須要做的事，而不是關(guān)注在有無(wú)限資源的世界里可以做的事，實(shí)現(xiàn)既定資源組合下更多的產(chǎn)出，實(shí)現(xiàn)檔案管理的效益最大化。MPLP方法提出的“黃金最小原則”“確定檔案處理效率指標(biāo)”等，體現(xiàn)的是將最大的努力花在最值得的管理環(huán)節(jié)與檔案材料上的資源配置決策策略，以聰明的工作方式取代努力的工作方式，在既定資源組成下取得更多工作成果。

3.2 擁抱靈活性與模糊性：在自由選擇中獲得更多發(fā)展可能

MPLP方法的先進(jìn)性，還在于其并不是一個(gè)千篇一律、一成不變的方法，除了每小時(shí)的處理量有明確的指標(biāo)規(guī)定以外，其各項(xiàng)定義與理念具有高度的模糊性，在應(yīng)用MPLP方法的過程中可以自由調(diào)整與改進(jìn)，不受檔案機(jī)構(gòu)類型與檔案文件類型的限制，體現(xiàn)出充分的靈活性。這極大地保證了MPLP方法的應(yīng)用可能性，檔案管理機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自身背景與需要靈活設(shè)定MPLP方法的應(yīng)用環(huán)節(jié)、衡量標(biāo)準(zhǔn)與操作細(xì)節(jié)。如此一來，MPLP方法才具有普遍意義上的有用性，能迅速地大范圍在實(shí)踐中得以應(yīng)用。

3.3 限制保存焦慮：避免模糊更高的管理價(jià)值

MPLP方法強(qiáng)調(diào)檔案保存焦慮不應(yīng)壓倒檔案利用，意即將檔案材料最終得以實(shí)現(xiàn)利用目標(biāo)放在檔案管理首位。檔案保存固然是檔案管理的不可忽視的重要目標(biāo)，但保存的最終指向仍然在于經(jīng)過利用實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。MPLP方法強(qiáng)調(diào)限制保存焦慮，在檔案管理既定資源有限的情況下，為新時(shí)期檔案保管尤其是長(zhǎng)期保存方面所面臨的壓力與挑戰(zhàn)在檔案管理領(lǐng)域整體中的權(quán)衡取舍中作出了指引。