基層財(cái)政部門檔案管理問(wèn)題與對(duì)策研究

王曉麗

（河北省石家莊市平山縣財(cái)政集中支付中心，河北 石家莊 050400）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，基層財(cái)政部門的管理工作，越來(lái)越受到人們的重視，基層財(cái)政部門檔案記錄的是財(cái)政部門真實(shí)工作過(guò)程，檔案涉及范圍面較大，數(shù)量也較多，進(jìn)行管理工作時(shí)遇到的問(wèn)題也較多。只有解決基層財(cái)政部門檔案管理中問(wèn)題，財(cái)政部門的各項(xiàng)工作才能順利開展。將檔案管理作為基層財(cái)政部門工作的重要內(nèi)容，解決檔案管理中存在的問(wèn)題，使基層財(cái)政部門對(duì)檔案管理工作有一個(gè)新的管理方式。

一、基層財(cái)政檔案管理的含義

隨著信息時(shí)代的不斷深入發(fā)展，檔案逐漸顯現(xiàn)出促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要作用。通過(guò)檔案可以對(duì)相關(guān)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r有一定的了解，可以為基層部門在展開各項(xiàng)工作時(shí)提供依據(jù)。基層財(cái)政部門的檔案種類較多，檔案存放的形式也有很多種?；鶎迂?cái)政部門檔案主要以紙質(zhì)檔案、電子檔案、圖片資料等形式保存?；鶎迂?cái)政部門在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，先將檔案資料進(jìn)行收集、在對(duì)檔案進(jìn)行整理、在進(jìn)行資料的分類、再將整理好的資料以不同的形式進(jìn)行保存?；鶎迂?cái)政部門的檔案管理的好壞關(guān)系到基層財(cái)政部門的發(fā)展，也影響著基層財(cái)政部門的其他工作地發(fā)展。因此，要重視基層部門財(cái)政檔案管理工作，使基層部門檔案管理有一個(gè)科學(xué)合理的管理模式[1]。對(duì)基層財(cái)政檔案管理工作進(jìn)行深度分析和研究，促進(jìn)財(cái)政檔案資料充分發(fā)揮自身作用，為財(cái)政部門的其他工作開展提供重要依據(jù)的同時(shí)，為基層單位以后的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

二、基層檔案管理存在的問(wèn)題

（一）不重視檔案管理

基層單位對(duì)財(cái)政檔案管理工作不重視是財(cái)政檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的重要因素?；鶎訂挝粚?duì)于財(cái)政檔案管理沒(méi)有明確的認(rèn)知，認(rèn)為財(cái)政檔案管理部門的主要工作就是對(duì)各類資料進(jìn)行整理和存放，不能夠促進(jìn)基層單位經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在開展財(cái)政檔案管理工作時(shí)也不會(huì)投入大量的人力和資金。除此之外，由于基層單位對(duì)財(cái)政部門檔案管理工作的不重視，也影響到了基層單位其他工作的順利開展，從而降低了基層單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度。加上基層單位領(lǐng)導(dǎo)者財(cái)政部門對(duì)檔案管理的不重視，導(dǎo)致財(cái)政檔案管理沒(méi)有完善的管理制度，無(wú)法保證財(cái)政部門檔案的安全性，會(huì)造成檔案資料的泄漏，給基層單位造成無(wú)法挽回的損失[2]。

（二）檔案內(nèi)容單調(diào)

基層財(cái)政部門對(duì)于檔案管理的工作內(nèi)容不清晰，對(duì)檔案管理也沒(méi)有正確的認(rèn)知。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，只注重財(cái)政部門會(huì)計(jì)票據(jù)、財(cái)政數(shù)據(jù)等方面的收集和整理，對(duì)于其他方面的內(nèi)容收集較少，導(dǎo)致基層財(cái)政部門檔案的內(nèi)容過(guò)于單調(diào)。財(cái)政部門的年報(bào)和大事記等都屬于比較重要并且需要長(zhǎng)時(shí)間保存的資料，但是在檔案管理工作時(shí)，比較重視業(yè)務(wù)內(nèi)容方面的收集和整理，缺少對(duì)文書資料的收集和整理，導(dǎo)致財(cái)政部門檔案管理出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題[3]。檔案內(nèi)容的過(guò)分單調(diào)，會(huì)導(dǎo)致基層財(cái)政部門在開展其他工作時(shí)沒(méi)有可以借鑒的資料數(shù)據(jù)，為工作的開展加大了難度。

（三）檔案管理制度不完善

目前，基層財(cái)政部門對(duì)于財(cái)政檔案管理還沒(méi)有一個(gè)完善的管理制度。在工作中只重視日常實(shí)際工作，不重視檔案資料的管理，導(dǎo)致檔案管理工作不到位，無(wú)法發(fā)揮出檔案管理在財(cái)政部門中的作用。基層部門檔案管理制度的不完善，導(dǎo)致檔案管理工作人員對(duì)管理制度認(rèn)識(shí)不清晰，無(wú)法對(duì)檔案管理人員進(jìn)行約束管理，導(dǎo)致檔案管理人員在工作中較為散漫，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成電子檔案，以往的財(cái)政檔案管理制度已經(jīng)不適用電子檔案的管理，因此，完善檔案管理制度是順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的必然要求[4]。

（四）工作人員素質(zhì)不高

在以往的財(cái)政檔案管理工作中，檔案人員只是對(duì)財(cái)政資料的收集和整理，所涉及的工作內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，一般財(cái)政部門都會(huì)安排年齡較大的老員工在檔案部門工作，不會(huì)安排年輕的新員工或者是擁有專業(yè)管理技能的工作人員進(jìn)行檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作水平出現(xiàn)問(wèn)題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案正逐漸轉(zhuǎn)變成電子檔案，老員工對(duì)于電子計(jì)算機(jī)的使用并不熟練，在一定程度上拖慢了檔案管理工作效率。老員工在工作中一直秉持的是傳統(tǒng)的管理觀念，不利于基層財(cái)政部門紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變。

（五）檔案管理?xiàng)l件差

基層財(cái)政部門對(duì)于檔案資料沒(méi)有固定的存放位置，一般檔案管理人員將檔案資料存放在辦公室或者是儲(chǔ)藏間，不利于檔案資料的查找和使用。基層財(cái)政部門沒(méi)有專門的檔案管理空間，就不能進(jìn)行合理的檔案管理，從而影響基層單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。部分基層財(cái)政部門雖然建立了檔案室，但是由于基層財(cái)政部門對(duì)檔案管理工作投入的資金較少，檔案室的內(nèi)部設(shè)施不健全，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，影響檔案資料的正常查找和使用。

三、解決基層財(cái)政部門檔案管理問(wèn)題的策略

（一）提高對(duì)檔案管理重視程度

想要解決基層財(cái)政部門檔案管理中存在的問(wèn)題，首先就是要提高的財(cái)政部門對(duì)于檔案管理的重視程度。基層財(cái)政部門加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳，可以通過(guò)海報(bào)或者是雜質(zhì)等形式進(jìn)行宣傳，可以借助多媒體社交軟件進(jìn)行傳播，例如：微信、微博、QQ 等APP[5]。保證基層財(cái)政部門的所有員工都能認(rèn)識(shí)到進(jìn)行檔案管理的重要性。另外，基層單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理重視，盡量檔案管理工作中起到帶頭作用，要安排專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理，并且實(shí)時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，從而提高財(cái)政檔案管理水平。

（二）完善檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度是解決基層財(cái)政部門檔案管理問(wèn)題的重要手段。完善的檔案管理制度有利于提高檔案管理水平，促進(jìn)財(cái)政部門其他工作的順利開展[6]。首先，必須明確檔案管理人員的工內(nèi)容，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知，做到檔案人員明確工作內(nèi)容，找到檔案管理工作方向。其次，制定合理的檔案管理流程，規(guī)范檔案收集到存放的過(guò)程，保證檔案管理工作有序進(jìn)行。最后，加強(qiáng)檔案管理資金投入，建設(shè)專門存放檔案的檔案室，加強(qiáng)檔案室內(nèi)的內(nèi)部設(shè)施，為檔案管理創(chuàng)造良好的條件。

（三）提高管理人員專業(yè)水平

基層財(cái)政部門應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，培養(yǎng)檔案管理人員具有基本的財(cái)務(wù)知識(shí)和檔案管理知識(shí)?；鶎迂?cái)政部門可以對(duì)檔案人員進(jìn)行專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)培訓(xùn)的實(shí)用性，保證檔案管理人員在工作中可以將檔案管理知識(shí)運(yùn)用自如。還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行電子計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)電子計(jì)算機(jī)使用熟練度，方便之后財(cái)政部門從傳統(tǒng)的檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。除此之外，還要提高檔案管理人員檔案安全意識(shí)，在順利完成財(cái)政部門檔案管理工作的基礎(chǔ)之上，保證檔案資料的安全，避免出現(xiàn)檔案資料泄漏和檔案丟失的情況。

（四）實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸轉(zhuǎn)變成信息化檔案管理模式[7]。實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理不僅可以提高基層財(cái)政部門檔案管理的工作效率，還可以在一定程度上為財(cái)政部門節(jié)省人力和資金的投入。實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，要運(yùn)用科學(xué)合理的轉(zhuǎn)變手段。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式作為轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)，不斷地發(fā)掘具有專業(yè)管理知識(shí)和技能的人才加入到檔案管理工作中來(lái)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理像信息化檔案的轉(zhuǎn)變。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，基層財(cái)政部門檔案管理對(duì)基層單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要作用。針對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題，要運(yùn)用科學(xué)合理的對(duì)策進(jìn)行解決，促進(jìn)基層財(cái)政部門管理工作的有序開展。