提高機(jī)關(guān)檔案工作水平

何軍才

（長沙市公路管理局城郊公路養(yǎng)護(hù)服務(wù)中心，湖南 長沙 410000）

近幾年，隨著檔案管理水平的提升，人們對檔案信息資源的需求也在逐漸增加。因此，在開展檔案工作時(shí)，要根據(jù)新時(shí)期檔案發(fā)展的實(shí)際情況，開展檔案管理工作，提高檔案信息資源內(nèi)容的豐富性，拓展檔案信息資源的來源，以充分發(fā)揮出檔案信息資源的自身價(jià)值。

一、機(jī)關(guān)檔案工作

在機(jī)關(guān)檔案工作開展過程中，檔案管理工作占據(jù)著非常重要的位置。檔案工作一般主要是指在對檔案信息進(jìn)行收集時(shí)，檔案管理人員要加大對檔案信息的預(yù)測和分析，找到檔案工作開展的規(guī)律，根據(jù)者的需求為其提供檔案信息資源。在開展機(jī)關(guān)檔案工作時(shí)，檔案管理人員要明確檔案工作就是以直接的形式傳遞檔案信息資源，滿足機(jī)關(guān)工作人員對檔案信息資源的需求。另外，在開展機(jī)關(guān)檔案工作時(shí)，要充分展現(xiàn)出檔案信息資源的價(jià)值，為者提供其所需要的文獻(xiàn)材料和情報(bào)信息，更好地促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展。

二、現(xiàn)時(shí)期檔案工作的重要意義

近年來，人們對檔案信息資源的需求正在逐漸提升。因此，在開展檔案工作時(shí)，檔案管理人員要充分挖掘出檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際情況，提升檔案管理工作的實(shí)踐性，創(chuàng)新檔案的形式，以便檔案為國家各項(xiàng)事業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。社會(huì)對檔案信息資源需求的提升，在一定程度上促進(jìn)了檔案工作的順利開展，豐富了檔案工作開展的形式。在開展檔案工作時(shí)，要保障檔案信息資源能夠符合社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)的需求，保障檔案信息資源能為經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作提供一定的文獻(xiàn)參考。另外，在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)時(shí)，還要讓人們認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的重要性和價(jià)值，提升檔案宣傳工作的宣傳效能，以增強(qiáng)檔案工作的影響力。

三、我國檔案工作存在的問題

（一）開發(fā)力度不夠

現(xiàn)在我國機(jī)關(guān)檔案工作仍舊存在很多問題，很多機(jī)關(guān)檔案管理部門在開展檔案管理工作時(shí)，過于重視檔案信息資源保管工作，出現(xiàn)了嚴(yán)重忽視檔案信息資源開發(fā)工作的情況，這一情況，給我國檔案利用工作正常開展造成了阻礙。機(jī)關(guān)檔案管理部門的管理人員在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)過于被動(dòng)的問題，沒有積極主動(dòng)的介紹檔案信息資源，都是檔案機(jī)關(guān)單位應(yīng)用人員上門查閱資源，導(dǎo)致檔案信息資源無法得到有效的利用。現(xiàn)在我國很多檔案管理部門都存在檔案信息資源開發(fā)力度嚴(yán)重不足的問題，人們對檔案信息資源的不了解，甚至出現(xiàn)了很多認(rèn)知錯(cuò)誤，認(rèn)為機(jī)關(guān)檔案都是機(jī)密文件。沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案的作用，導(dǎo)致很多檔案信息資源限制，給檔案工作開展造成阻礙。

（二）開放程度不夠

現(xiàn)在我國機(jī)關(guān)檔案工作，仍舊存在檔案開放程度嚴(yán)重不足的情況，很多檔案管理部門提供給機(jī)關(guān)單位應(yīng)用人員檔案信息資料大多數(shù)都是檔案原件，并且機(jī)關(guān)單位應(yīng)用人員必須要在閱覽室內(nèi)部翻閱檔案原件，這種檔案信息資源翻閱模式，給檔案工作開展造成了一定的困難。在傳統(tǒng)式的閱覽服務(wù)中，檔案管理人員擔(dān)任的角色更多的是檔案保管員，在開展檔案信息服務(wù)過程中，檔案管理人員一直都處于被動(dòng)狀態(tài)，被動(dòng)的保管檔案信息資源。現(xiàn)如今，很多機(jī)關(guān)檔案管理人員普遍存在專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)不高的狀況，檔案利用知識(shí)陳舊，無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，快速轉(zhuǎn)變自身檔案管理職能的情況，檔案信息資源保管人員無法為機(jī)關(guān)單位應(yīng)用人員提供檔案知識(shí)，成為檔案知識(shí)的咨詢者，導(dǎo)致檔案管理人員的愿望無法得到實(shí)現(xiàn)。

（三）檢索手段落后

現(xiàn)在我國機(jī)關(guān)檔案管理單位的檔案信息資源檢索手段仍舊非常落后，部分檔案管理單位雖然已經(jīng)應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是使用的檔案信息資源檢索方式仍舊是手工檢索的方式，沒有應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)軟件和檔案數(shù)據(jù)庫，能采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索的信息資源比例仍舊不足，導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位應(yīng)用人員無法準(zhǔn)確、快速的檢索出自己所需要的檔案信息資源。

（四）檔案利用和檔案保密兩者之間互相阻礙

我國機(jī)關(guān)檔案信息資源利用時(shí)，檔案保密和檔案利用之間仍舊存在很多問題，兩者之間存在著嚴(yán)重的不一致問題。檔案保密要求檔案信息資源只能為特定的對象提供服務(wù)，而檔案利用工作的開放性原則，要求檔案信息資源必須要毫無保留的開放。兩者之間存在一定的沖突性，現(xiàn)在我國的檔案信息資源存在著一定的保守傾向，限制了檔案信息的機(jī)關(guān)單位應(yīng)用人員，嚴(yán)重降低了機(jī)關(guān)單位應(yīng)用人員查詢檔案信息資源的積極性?，F(xiàn)在我國人們對檔案信息資源的認(rèn)識(shí)度仍舊不足，檔案保密和檔案開放之間仍舊存在一定的矛盾，導(dǎo)致檔案利用工作無法得到有效開展。

四、提高現(xiàn)時(shí)期機(jī)關(guān)檔案利用工作措施

（一）提高機(jī)關(guān)單位人員的檔案意識(shí)

機(jī)關(guān)檔案管理部門要想提升檔案管理工作的水平，就要?jiǎng)?chuàng)新檔案報(bào)道工作的形式，重視印刷宣傳資料工作，提升人們對檔案管理工作的認(rèn)知，以保障檔案工作的順利開展。在進(jìn)行檔案工作宣傳時(shí)，要豐富檔案宣傳工作的內(nèi)容，將檔案工作內(nèi)容和檔案工作的基本任務(wù)等放在檔案工作中，以提高人們對檔案利用工作的重視。在開展檔案宣傳教育工作，要讓人們了解檔案工作，熟悉檔案管理工作的內(nèi)容，幫助人們了解檔案館藏的內(nèi)容，增強(qiáng)檔案信息管理的針對性。

（二）是做好檔案整體開發(fā)規(guī)劃工作

在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案開發(fā)時(shí)，檔案管理人員要制定符合檔案信息資源利用具體情況的規(guī)劃，結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)的結(jié)構(gòu)，豐富檔案信息資源的載體，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息資源的管理范圍。除此之外，在開展檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員還要重視檔案信息資源的開發(fā)，拓寬檔案信息資源的收集渠道，規(guī)范檔案信息收集程序，以豐富檔案管理部門的館藏?，F(xiàn)在我國檔案信息資源的形式正在逐漸向著多元化發(fā)展，在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)時(shí)，檔案管理人員要做好檔案基礎(chǔ)管理工作，以提升機(jī)關(guān)檔案信息資源的利用價(jià)值。

（三）是做好檔案開放的時(shí)間

在開展檔案利用工作時(shí)，檔案管理人員要處理好檔案保密和檔案開放之間的關(guān)系，明確檔案資源的義務(wù)和權(quán)利，結(jié)合檔案發(fā)展的實(shí)際情況，完善檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)，保障檔用工作能得到順利開展。另外，在開展檔案管理工作時(shí)，相關(guān)人員要提升檔案開放時(shí)間設(shè)定的合理性，完善現(xiàn)有的檔案監(jiān)督制度，保障公民翻閱檔案信息資源的權(quán)利能得到實(shí)現(xiàn)，以便實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值。

（四）提高檔案工作信息化

在開展檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員要加大對計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用的重視，結(jié)合國內(nèi)外先進(jìn)的檔案工作開展經(jīng)驗(yàn)，開展檔案管理工作，更新檔案管理的理念，提升檔案信息開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)化和電子化水平，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)數(shù)字化，減少檔案翻閱時(shí)的時(shí)間限制和空間限制，充分發(fā)揮檔案信息資源的社會(huì)效益。應(yīng)用微機(jī)進(jìn)行管理是檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志，也是檔案利用現(xiàn)代化必備的條件。建立綜合檔案信息網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行檔案部門與利用部門之間網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是當(dāng)前開發(fā)檔案工作的方式，是提高檔案利用率的一項(xiàng)迫切要求。加強(qiáng)檔案部門之間的合作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享是廣大檔案工作者的迫切愿望，科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，為部門之間的合作提供了條件。

（五）提高檔案利用率

在開展檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)新檔案利用形式，根據(jù)有關(guān)部門的需求開展檔案利用工作，并且在這個(gè)過程中，還要征求檔案機(jī)關(guān)單位應(yīng)用人員的自身需求，以保障檔案的利用效果。在開展檔案利用工作時(shí)，檔案管理人員要做好檔案信息跟蹤反饋工作，充分發(fā)揮檔案信息資源的參考作用，以提升檔案信息資源的使用效率。一般檔案利用工作的形式主要為：檔案信息上網(wǎng)、上門服務(wù)等。

（六）加強(qiáng)檔案主動(dòng)服務(wù)工作

在開展檔案利用工作時(shí)，檔案管理人員可以采用主動(dòng)服務(wù)，以滿足社會(huì)對檔案信息資源的需求，拓展檔案信息服務(wù)的途徑，創(chuàng)新檔案服務(wù)的渠道，提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，了解社會(huì)的發(fā)展規(guī)律，以提高檔案信息資源的服務(wù)功能。在進(jìn)行檔案信息資源利用和開發(fā)時(shí)，檔案管理人員要豐富檔案服務(wù)的手段，重視檔案信息資源的配置和檔案網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化檔案信息資源服務(wù)體系，營造良好的檔案信息資源利用環(huán)境，以增強(qiáng)檔案的服務(wù)性能。

（七）提高檔案工作人員素質(zhì)

檔案信息資源管理過程中，檔案管理部門要定期組織檔案知識(shí)培訓(xùn)，更新檔案工作人員的思想，提升檔案工作人員對檔案開發(fā)的重視，認(rèn)識(shí)到檔案工作開展的意義，改變過去重視收藏輕視管理的錯(cuò)誤觀念，使檔案工作樹立正確的檔案管理觀。其次，加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要對檔案工作人員進(jìn)行檔案開發(fā)方面的業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)，豐富檔案工作人員在檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，使檔案工作人員能夠快速適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作，以便能為社會(huì)各方面提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（八）正確處理好檔案保密與管理利用的關(guān)系

對于保存在檔案館的文件，除了規(guī)定有嚴(yán)格的封閉期外，對于那些“與國家安全和社會(huì)秩序有關(guān)的文件”都是屬于保密的，不能對外開放和自由利用。保守國家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

五、總結(jié)

綜上所述，在開展檔案工作時(shí)，要充分發(fā)揮出檔案信息資源的自身價(jià)值，提升檔案信息資源的服務(wù)性能，提升檔案的信息化水平，處理好檔案管理開發(fā)工作和保密工作之間的關(guān)系，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以充分開發(fā)檔案信息資源的價(jià)值。