淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

肖起

（洮南市軍用飲食供應(yīng)站，吉林 洮南 137100）

引言

電子檔案管理就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案上傳到事業(yè)單位云端儲(chǔ)存管理，這不但節(jié)約了空間同時(shí)也保護(hù)了環(huán)境，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案往往不局限于事業(yè)單位內(nèi)部人員的人事檔案，還包括事業(yè)單位所管理社會(huì)的檔案，這些檔案錯(cuò)綜復(fù)雜往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間修改和整理，國(guó)內(nèi)的所有事業(yè)單位都設(shè)立專業(yè)的檔案部門，專業(yè)的人專門負(fù)責(zé)檔案工作，目的讓所有檔案井井有條，處在信息化時(shí)代，事業(yè)單位的檔案管理部門也逐一實(shí)現(xiàn)了電子化，利用電子化管理事業(yè)單位的檔案可以提升效率，但是也存在安全的漏洞，本文從事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)進(jìn)行展開論述，提出相對(duì)應(yīng)促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)行更加順利舉措，為相關(guān)檔案管理人員提供思路借鑒。

一、事業(yè)單位利用電子檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)

（一）節(jié)約成本，可利用率高

在中國(guó)任何一家事業(yè)單位中都能找到一間專業(yè)為檔案室設(shè)置的巨大房間，這個(gè)房間彌漫著牛皮紙的味道，房間內(nèi)部設(shè)置與天花板齊高的檔案架，便于檔案的分層管理。一批檔案從整理到收集、擺設(shè)往往耗費(fèi)大量的時(shí)間，不但投入了人力物力，同時(shí)也花費(fèi)了更多的資源要素，而整理好的檔案數(shù)據(jù)查找起來也應(yīng)該對(duì)每一排檔案架逐層搜索，搜索的速度很慢，同時(shí)紙質(zhì)檔案特別容易受到環(huán)境以及房屋濕度的影響，而一些質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的紙張會(huì)隨著時(shí)間的推移腐爛、發(fā)霉，遮擋了重要信息，為事業(yè)單位的正常運(yùn)行造成了巨大的麻煩。而電子檔案是一種可以規(guī)避環(huán)境以及紙張因素的最好替代型方法，電子檔案的建立過程或許比較復(fù)雜，但是由于電子檔案龐大的解析力和運(yùn)算能力，很快就能將輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，保存的數(shù)量往往和檔案室采購(gòu)的云端服務(wù)器容量有關(guān)，無需考慮空間的因素。錄入的方式多種多樣，改變了傳統(tǒng)人工篩選紙質(zhì)版檔案的模式，可以通過語音錄入和拍照錄入以及打字錄入多元錄入方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版在整理完檔案袋時(shí)往往需要重新分類和空間上布局考慮，但是電子化后就不存在這些考慮因素，很多重要性檔案往往因?yàn)槟承r(shí)候工作人員的疏漏需要重新打印，不但浪費(fèi)了紙張，同時(shí)也需要對(duì)前后檔案文件的重新捋順，電子版檔案完全可以規(guī)避這個(gè)情況的發(fā)生，所有的檔案文件隨用隨取，隨意插入，增加了可用效率，降低了事業(yè)單位在檔案袋和檔案打印耗材的花費(fèi)，節(jié)約成本開支。

（二）提高工作效率

事業(yè)單位對(duì)檔案負(fù)責(zé)人員的人數(shù)有嚴(yán)格的限制，在全國(guó)范圍內(nèi)，事業(yè)單位的檔案管理人員最多為三人，與浩如煙海的檔案數(shù)量形成鮮明的對(duì)比，往往在事業(yè)單位檔案產(chǎn)出高峰期時(shí)，很多事業(yè)單位人員只能挑燈夜戰(zhàn)，抓緊對(duì)檔案的整理，從某種意義上，巨大的工作量給所有的檔案工作人員帶來了巨大的心理負(fù)擔(dān)，同時(shí)個(gè)人的工作效率也會(huì)隨著工作時(shí)間而飛速下降。編排檔案并非簡(jiǎn)單工作，不但要將分散的檔案進(jìn)行裝袋，還需進(jìn)行檔案袋架設(shè)以及檔案空間布局，檔案袋需要標(biāo)號(hào)，而檔案架需要根據(jù)檔案號(hào)不斷更新，往往這個(gè)環(huán)節(jié)很容易出錯(cuò)，而一旦出錯(cuò)后，后面的工作全部要推倒重來，這極大地影響了正常工作的工作效率。事業(yè)單位檔案電子化的最大優(yōu)點(diǎn)就是提高工作效率，讓檔案負(fù)責(zé)人員在電腦及服務(wù)器面前就可以進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，為工作人員減輕工作負(fù)擔(dān)，尤其是在檔案歸類和檔案排序過程中，檔案人員由于年齡和計(jì)算能力的限制計(jì)算速度和準(zhǔn)確性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及電腦，所以事業(yè)單位檔案管理電子化不但提升了工作效率同時(shí)也降低了檔案負(fù)責(zé)人員的錯(cuò)誤率。

（三）儲(chǔ)存穩(wěn)定

過去采用紙質(zhì)版的檔案管理往往與外界的儲(chǔ)存環(huán)境息息相關(guān)，如果事業(yè)單位的檔案館的儲(chǔ)存環(huán)境潮濕就會(huì)導(dǎo)致檔案發(fā)霉、腐爛，不但散發(fā)異味同時(shí)影響了檔案的正常查找。事業(yè)單位的檔案并非長(zhǎng)期固定不動(dòng)，往往在查找文件過程中就會(huì)導(dǎo)致檔案的固有排列順序紊亂，往往每一次查找后，檔案管理人員都需要重新整理，而采用檔案電子化就可以極大程度避免了重新整理的過程，電子儲(chǔ)存檔案模式相對(duì)穩(wěn)定，不易改變，更改順序的權(quán)限只在檔案管理人員手中，其他人只擁有檔案查看和復(fù)制的權(quán)力，這從根本杜絕檔案重新弄亂。而隨著辦公環(huán)境質(zhì)量的不斷提升，一些事業(yè)單位面臨重新裝修改造以及搬家的任務(wù)，與桌椅相比，檔案的搬移工作是極其浩大的任務(wù)量，不但要保護(hù)數(shù)據(jù)的安全性同時(shí)也要關(guān)注檔案的順序性，可以說搬家的過程就是數(shù)據(jù)重新整理的過程，采用檔案電子化管理后，檔案搬移就相當(dāng)于是服務(wù)器和電腦的搬移，可以進(jìn)行任何時(shí)間任何地域的搬移，同時(shí)在新位置只需要進(jìn)行重新架線以及重新聯(lián)網(wǎng)工作即可，為檔案的儲(chǔ)存的安全性和穩(wěn)定性提供了必要的基礎(chǔ)和保障。事業(yè)單位的檔案存儲(chǔ)就需要更加穩(wěn)定的儲(chǔ)存條件，無論時(shí)代和負(fù)責(zé)人如何變幻，對(duì)數(shù)據(jù)的管理權(quán)限應(yīng)該始終交給檔案部門，而不是具體的某個(gè)人，只有政策和方法齊發(fā)力，才能讓檔案儲(chǔ)存更穩(wěn)定更安全。

二、事業(yè)單位電子檔案管理的缺陷和不足

（一）事業(yè)單位電子檔案管理過程存在的安全隱患

事業(yè)單位的電子檔案管理并非一個(gè)閉環(huán)管理的過程，國(guó)家對(duì)于事業(yè)單位的檔案電子化管理有著最為嚴(yán)格的政策約束，所有的事業(yè)單位應(yīng)該定期將檔案數(shù)據(jù)上傳到中央數(shù)據(jù)庫，由中央數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理和運(yùn)營(yíng)，中央數(shù)據(jù)庫是絕對(duì)安全的系統(tǒng)，但是各地方事業(yè)單位儲(chǔ)存過程以及在數(shù)據(jù)傳遞的進(jìn)程中就存在安全隱患，上傳一定需要以互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，但是儲(chǔ)存系統(tǒng)和上傳系統(tǒng)缺乏相對(duì)應(yīng)的防火墻以及病毒攔截系統(tǒng)，在傳遞過程中極有可能被非法分子攔截，而中央數(shù)據(jù)庫在終端依舊能接收正確的數(shù)據(jù)，只不過多了數(shù)據(jù)泄露的機(jī)會(huì)。以四年前比特幣勒索病毒侵入為例，當(dāng)時(shí)中國(guó)將近五十家三甲醫(yī)院和十七個(gè)省的重點(diǎn)學(xué)校的內(nèi)部檔案系統(tǒng)都遭受不同的破壞，這個(gè)病毒并非以竊取信息為主要目的，比特幣病毒的首要目的就是破壞正常檔案結(jié)構(gòu)，將正確的檔案數(shù)據(jù)隨意編寫，增加錯(cuò)誤率，導(dǎo)致系統(tǒng)檢索和病人病歷與事實(shí)不符，給醫(yī)院以及學(xué)校等事業(yè)單位造成管理混亂的局面，而檔案管理的電子化過程必不可少的設(shè)備就是云處理器和電腦主機(jī)，而這些主機(jī)和云端裝置有可能在設(shè)計(jì)和制造過程就已經(jīng)加入了自動(dòng)備份數(shù)據(jù)到制造商云端的功能，如果這種功能不加以限制，那么事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)猶如“裸奔”在不法分子面前，對(duì)整個(gè)社會(huì)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及事業(yè)單位人員的信息安全造成不良影響，干擾了社會(huì)穩(wěn)定運(yùn)行也影響了工作人員安心工作的心情。

（二）事業(yè)單位對(duì)電子檔案的管理及監(jiān)督力度不足

很多事業(yè)單位的電子檔案管理人員并非是在校期間以學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)的畢業(yè)生，這些人員往往沒有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)以及電子檔案操作能力，每天上班對(duì)檔案管理工作都是草草了事，沒有將檔案管理的重要性放在首位。一部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的要求不嚴(yán)格，對(duì)檔案管理人員開綠燈，一些檔案管理人員經(jīng)常打著以參觀學(xué)習(xí)的名號(hào)逃避上班，一些單位也缺少對(duì)檔案負(fù)責(zé)人員能力的考察，往往實(shí)行終身聘任的制度，一些人員在現(xiàn)行的終身聘任制度的現(xiàn)狀下就會(huì)喪失主動(dòng)工作的積極性，由于電子檔案管理過程不但需要熟練掌握電腦中的快捷鍵以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)算公式，同時(shí)也要精通電子檔案管理程序，如果不經(jīng)常操作練習(xí)就會(huì)讓工作人員遺忘，影響了危急關(guān)頭查找數(shù)據(jù)的效率性，很多事業(yè)單位檔案管理人員熱衷于老方法，或許從剛?cè)肼氶_始到退休過程使用電子化查找的方法利用次數(shù)都是有限的，雖然這種方法能讓自己熟練查找，但是這種方法終究被淘汰，電腦的運(yùn)算速度往往比經(jīng)驗(yàn)查找更快更準(zhǔn)確。

三、事業(yè)單位提升電子檔案管理能力的措施

（一）加強(qiáng)系統(tǒng)安全性建設(shè)

安全永遠(yuǎn)是事業(yè)單位檔案電子化管理的基石，而加強(qiáng)整個(gè)系統(tǒng)安全性的建設(shè)絕對(duì)不是一蹴而就的過程，這需要國(guó)內(nèi)的科技公司和政府研發(fā)部門共同努力，將事業(yè)單位的檔案電子化管理水平提高到全新的高度。想要加強(qiáng)系統(tǒng)安全性就是要求所有事業(yè)單位的檔案管理電腦用中國(guó)人自主研發(fā)的系統(tǒng)和自主研發(fā)的云端數(shù)據(jù)庫，避免使用微軟系統(tǒng)以及服務(wù)器終端在海外的數(shù)據(jù)服務(wù)器，事業(yè)單位應(yīng)該定期檢測(cè)數(shù)據(jù)傳輸路徑上潛在的障礙和病毒，增強(qiáng)防護(hù)能力以及病毒預(yù)警能力，定期掃描系統(tǒng)存在的漏洞，保障系統(tǒng)內(nèi)部安全平穩(wěn)運(yùn)行是整個(gè)系統(tǒng)安全性的首要要求。

（二）實(shí)施優(yōu)秀人才引進(jìn)戰(zhàn)略

人才是事業(yè)單位電子化管理檔案的重要保證，事業(yè)單位之所以能夠互相協(xié)作處理各種社會(huì)事項(xiàng)和政府任務(wù)，就是因?yàn)槿说拇嬖?。如今中?guó)已經(jīng)進(jìn)入了新時(shí)代，在新時(shí)代的全新發(fā)展格局的要求下，所有事業(yè)單位在招聘過程已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了以成績(jī)論名次高低的構(gòu)想，社會(huì)變得更加公平公正，優(yōu)秀的專業(yè)性人才可以進(jìn)入事業(yè)單位為祖國(guó)效力，適當(dāng)提高事業(yè)單位檔案管理人員的招聘門檻，縮進(jìn)學(xué)歷限制，招攬的人才應(yīng)從局限于檔案學(xué)專業(yè)放寬至檔案學(xué)、情報(bào)學(xué)、公共安全專業(yè)，在同等專業(yè)下可以提供給碩士生及博士生更高的待遇標(biāo)準(zhǔn)，鼓勵(lì)大學(xué)生回鄉(xiāng)就業(yè)，建立高素質(zhì)檔案管理人才庫，為事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍不斷注入素質(zhì)高、品德好、思想覺悟強(qiáng)的新時(shí)代人才。

（三）完善電子檔案管理制度

所有的事業(yè)單位都應(yīng)該接受檔案管理電子化的進(jìn)程，這個(gè)進(jìn)程實(shí)施是國(guó)家戰(zhàn)略也是歷史的必然選擇，國(guó)有國(guó)法、家有家規(guī)，而一種方法的普及往往需要制度做保障，國(guó)內(nèi)對(duì)事業(yè)單位電子化檔案管理的法律已經(jīng)提交審議，預(yù)計(jì)到最終審議和施行還需兩至三年的時(shí)間，雖然距國(guó)家法律推出還存在一段時(shí)間，但相關(guān)事業(yè)單位可以自行制定電子檔案管理制度，同時(shí)將電子檔案管理制度上傳到網(wǎng)上，讓專業(yè)人士指正和其他擁有政府職能的事業(yè)單位借鑒，提高工作人員的思想覺悟意識(shí)，將人的行動(dòng)局限在制度的法網(wǎng)下，用規(guī)范約束，制度管理的方法規(guī)范檔案存取的流程，保護(hù)檔案的安全同時(shí)更好地服務(wù)社會(huì)和群眾。

（四）定期對(duì)檔案管理人員考核

與企業(yè)單位相比，事業(yè)單位的檔案管理人員往往存在對(duì)工作懈怠的情況，從某種意義上講不利于事業(yè)單位處理業(yè)務(wù)效率的提升，所以事業(yè)單位管理層應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員實(shí)行考核，考核成績(jī)與績(jī)效工資相互掛鉤，事業(yè)單位也可以定期派遣檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流，往往國(guó)內(nèi)的一線城市在智慧政府建設(shè)中擁有更先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)可供借鑒，檔案管理人員可以在一線城市可以學(xué)習(xí)到更加先進(jìn)的工作方法以及更加豐富的檔案管理方式，這不但是對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理的個(gè)人的提升，同時(shí)也增加了單位處理事項(xiàng)的效率，在黨中央號(hào)召的服務(wù)型政府和高效性政府的戰(zhàn)略下，對(duì)檔案人員進(jìn)行考核就是促進(jìn)事業(yè)單位中的各項(xiàng)管理考核制度向政府管理方式看齊，不斷提升事業(yè)單位綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位的檔案管理是工程量巨大、重要性極強(qiáng)的工作，我國(guó)從2016 年起已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案紙質(zhì)化轉(zhuǎn)向檔案電子化的過渡，與傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案相比，電子檔案技術(shù)的實(shí)施是事業(yè)單位辦公自動(dòng)化的基本要求，但是在電子檔案管理過程中依然存在電子檔案安全性無法保障以及相關(guān)制度規(guī)范缺乏等問題，對(duì)此，定期進(jìn)行檔案人員管理考核、完善電子檔案管理制度等舉措是解決問題的根本方法，事業(yè)單位只有逐一解決阻擋檔案?jìng)鬏敽褪占＿M(jìn)行的難題才能將電子化管理的作用發(fā)揮最大。