淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

肖起

（洮南市軍用飲食供應(yīng)站，吉林 洮南 137100）

引言

電子檔案管理就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案上傳到事業(yè)單位云端儲(chǔ)存管理，這不但節(jié)約了空間同時(shí)也保護(hù)了環(huán)境，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案往往不局限于事業(yè)單位內(nèi)部人員的人事檔案，還包括事業(yè)單位所管理社會(huì)的檔案，這些檔案錯(cuò)綜復(fù)雜往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間修改和整理，國(guó)內(nèi)的所有事業(yè)單位都設(shè)立專業(yè)的檔案部門，專業(yè)的人專門負(fù)責(zé)檔案工作，目的讓所有檔案井井有條，處在信息化時(shí)代，事業(yè)單位的檔案管理部門也逐一實(shí)現(xiàn)了電子化，利用電子化管理事業(yè)單位的檔案可以提升效率，但是也存在安全的漏洞，本文從事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)進(jìn)行展開(kāi)論述，提出相對(duì)應(yīng)促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)行更加順利舉措，為相關(guān)檔案管理人員提供思路借鑒。

一、事業(yè)單位利用電子檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)

（一）節(jié)約成本，可利用率高

在中國(guó)任何一家事業(yè)單位中都能找到一間專業(yè)為檔案室設(shè)置的巨大房間，這個(gè)房間彌漫著牛皮紙的味道，房間內(nèi)部設(shè)置與天花板齊高的檔案架，便于檔案的分層管理。一批檔案從整理到收集、擺設(shè)往往耗費(fèi)大量的時(shí)間，不但投入了人力物力，同時(shí)也花費(fèi)了更多的資源要素，而整理好的檔案數(shù)據(jù)查找起來(lái)也應(yīng)該對(duì)每一排檔案架逐層搜索，搜索的速度很慢，同時(shí)紙質(zhì)檔案特別容易受到環(huán)境以及房屋濕度的影響，而一些質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的紙張會(huì)隨著時(shí)間的推移腐爛、發(fā)霉，遮擋了重要信息，為事業(yè)單位的正常運(yùn)行造成了巨大的麻煩。而電子檔案是一種可以規(guī)避環(huán)境以及紙張因素的最好替代型方法，電子檔案的建立過(guò)程或許比較復(fù)雜，但是由于電子檔案龐大的解析力和運(yùn)算能力，很快就能將輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，保存的數(shù)量往往和檔案室采購(gòu)的云端服務(wù)器容量有關(guān)，無(wú)需考慮空間的因素。錄入的方式多種多樣，改變了傳統(tǒng)人工篩選紙質(zhì)版檔案的模式，可以通過(guò)語(yǔ)音錄入和拍照錄入以及打字錄入多元錄入方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版在整理完檔案袋時(shí)往往需要重新分類和空間上布局考慮，但是電子化后就不存在這些考慮因素，很多重要性檔案往往因?yàn)槟承r(shí)候工作人員的疏漏需要重新打印，不但浪費(fèi)了紙張，同時(shí)也需要對(duì)前后檔案文件的重新捋順，電子版檔案完全可以規(guī)避這個(gè)情況的發(fā)生，所有的檔案文件隨用隨取，隨意插入，增加了可用效率，降低了事業(yè)單位在檔案袋和檔案打印耗材的花費(fèi)，節(jié)約成本開(kāi)支。

（二）提高工作效率

事業(yè)單位對(duì)檔案負(fù)責(zé)人員的人數(shù)有嚴(yán)格的限制，在全國(guó)范圍內(nèi)，事業(yè)單位的檔案管理人員最多為三人，與浩如煙海的檔案數(shù)量形成鮮明的對(duì)比，往往在事業(yè)單位檔案產(chǎn)出高峰期時(shí)，很多事業(yè)單位人員只能挑燈夜戰(zhàn)，抓緊對(duì)檔案的整理，從某種意義上，巨大的工作量給所有的檔案工作人員帶來(lái)了巨大的心理負(fù)擔(dān)，同時(shí)個(gè)人的工作效率也會(huì)隨著工作時(shí)間而飛速下降。編排檔案并非簡(jiǎn)單工作，不但要將分散的檔案進(jìn)行裝袋，還需進(jìn)行檔案袋架設(shè)以及檔案空間布局，檔案袋需要標(biāo)號(hào)，而檔案架需要根據(jù)檔案號(hào)不斷更新，往往這個(gè)環(huán)節(jié)很容易出錯(cuò)，而一旦出錯(cuò)后，后面的工作全部要推倒重來(lái)，這極大地影響了正常工作的工作效率。事業(yè)單位檔案電子化的最大優(yōu)點(diǎn)就是提高工作效率，讓檔案負(fù)責(zé)人員在電腦及服務(wù)器面前就可以進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，為工作人員減輕工作負(fù)擔(dān)，尤其是在檔案歸類和檔案排序過(guò)程中，檔案人員由于年齡和計(jì)算能力的限制計(jì)算速度和準(zhǔn)確性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及電腦，所以事業(yè)單位檔案管理電子化不但提升了工作效率同時(shí)也降低了檔案負(fù)責(zé)人員的錯(cuò)誤率。

（三）儲(chǔ)存穩(wěn)定

過(guò)去采用紙質(zhì)版的檔案管理往往與外界的儲(chǔ)存環(huán)境息息相關(guān)，如果事業(yè)單位的檔案館的儲(chǔ)存環(huán)境潮濕就會(huì)導(dǎo)致檔案發(fā)霉、腐爛，不但散發(fā)異味同時(shí)影響了檔案的正常查找。事業(yè)單位的檔案并非長(zhǎng)期固定不動(dòng)，往往在查找文件過(guò)程中就會(huì)導(dǎo)致檔案的固有排列順序紊亂，往往每一次查找后，檔案管理人員都需要重新整理，而采用檔案電子化就可以極大程度避免了重新整理的過(guò)程，電子儲(chǔ)存檔案模式相對(duì)穩(wěn)定，不易改變，更改順序的權(quán)限只在檔案管理人員手中，其他人只擁有檔案查看和復(fù)制的權(quán)力，這從根本杜絕檔案重新弄亂。而隨著辦公環(huán)境質(zhì)量的不斷提升，一些事業(yè)單位面臨重新裝修改造以及搬家的任務(wù)，與桌椅相比，檔案的搬移工作是極其浩大的任務(wù)量，不但要保護(hù)數(shù)據(jù)的安全性同時(shí)也要關(guān)注檔案的順序性，可以說(shuō)搬家的過(guò)程就是數(shù)據(jù)重新整理的過(guò)程，采用檔案電子化管理后，檔案搬移就相當(dāng)于是服務(wù)器和電腦的搬移，可以進(jìn)行任何時(shí)間任何地域的搬移，同時(shí)在新位置只需要進(jìn)行重新架線以及重新聯(lián)網(wǎng)工作即可，為檔案的儲(chǔ)存的安全性和穩(wěn)定性提供了必要的基礎(chǔ)和保障。事業(yè)單位的檔案存儲(chǔ)就需要更加穩(wěn)定的儲(chǔ)存條件，無(wú)論時(shí)代和負(fù)責(zé)人如何變幻，對(duì)數(shù)據(jù)的管理權(quán)限應(yīng)該始終交給檔案部門，而不是具體的某個(gè)人，只有政策和方法齊發(fā)力，才能讓檔案儲(chǔ)存更穩(wěn)定更安全。

二、事業(yè)單位電子檔案管理的缺陷和不足

（一）事業(yè)單位電子檔案管理過(guò)程存在的安全隱患

事業(yè)單位的電子檔案管理并非一個(gè)閉環(huán)管理的過(guò)程，國(guó)家對(duì)于事業(yè)單位的檔案電子化管理有著最為嚴(yán)格的政策約束，所有的事業(yè)單位應(yīng)該定期將檔案數(shù)據(jù)上傳到中央數(shù)據(jù)庫(kù)，由中央數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一管理和運(yùn)營(yíng)，中央數(shù)據(jù)庫(kù)是絕對(duì)安全的系統(tǒng)，但是各地方事業(yè)單位儲(chǔ)存過(guò)程以及在數(shù)據(jù)傳遞的進(jìn)程中就存在安全隱患，上傳一定需要以互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，但是儲(chǔ)存系統(tǒng)和上傳系統(tǒng)缺乏相對(duì)應(yīng)的防火墻以及病毒攔截系統(tǒng)，在傳遞過(guò)程中極有可能被非法分子攔截，而中央數(shù)據(jù)庫(kù)在終端依舊能接收正確的數(shù)據(jù)，只不過(guò)多了數(shù)據(jù)泄露的機(jī)會(huì)。以四年前比特幣勒索病毒侵入為例，當(dāng)時(shí)中國(guó)將近五十家三甲醫(yī)院和十七個(gè)省的重點(diǎn)學(xué)校的內(nèi)部檔案系統(tǒng)都遭受不同的破壞，這個(gè)病毒并非以竊取信息為主要目的，比特幣病毒的首要目的就是破壞正常檔案結(jié)構(gòu)，將正確的檔案數(shù)據(jù)隨意編寫，增加錯(cuò)誤率，導(dǎo)致系統(tǒng)檢索和病人病歷與事實(shí)不符，給醫(yī)院以及學(xué)校等事業(yè)單位造成管理混亂的局面，而檔案管理的電子化過(guò)程必不可少的設(shè)備就是云處理器和電腦主機(jī)，而這些主機(jī)和云端裝置有可能在設(shè)計(jì)和制造過(guò)程就已經(jīng)加入了自動(dòng)備份數(shù)據(jù)到制造商云端的功能，如果這種功能不加以限制，那么事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)猶如“裸奔”在不法分子面前，對(duì)整個(gè)社會(huì)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及事業(yè)單位人員的信息安全造成不良影響，干擾了社會(huì)穩(wěn)定運(yùn)行也影響了工作人員安心工作的心情。

（二）事業(yè)單位對(duì)電子檔案的管理及監(jiān)督力度不足

很多事業(yè)單位的電子檔案管理人員并非是在校期間以學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)的畢業(yè)生，這些人員往往沒(méi)有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)以及電子檔案操作能力，每天上班對(duì)檔案管理工作都是草草了事，沒(méi)有將檔案管理的重要性放在首位。一部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的要求不嚴(yán)格，對(duì)檔案管理人員開(kāi)綠燈，一些檔案管理人員經(jīng)常打著以參觀學(xué)習(xí)的名號(hào)逃避上班，一些單位也缺少對(duì)檔案負(fù)責(zé)人員能力的考察，往往實(shí)行終身聘任的制度，一些人員在現(xiàn)行的終身聘任制度的現(xiàn)狀下就會(huì)喪失主動(dòng)工作的積極性，由于電子檔案管理過(guò)程不但需要熟練掌握電腦中的快捷鍵以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)算公式，同時(shí)也要精通電子檔案管理程序，如果不經(jīng)常操作練習(xí)就會(huì)讓工作人員遺忘，影響了危急關(guān)頭查找數(shù)據(jù)的效率性，很多事業(yè)單位檔案管理人員熱衷于老方法，或許從剛?cè)肼氶_(kāi)始到退休過(guò)程使用電子化查找的方法利用次數(shù)都是有限的，雖然這種方法能讓自己熟練查找，但是這種方法終究被淘汰，電腦的運(yùn)算速度往往比經(jīng)驗(yàn)查找更快更準(zhǔn)確。

三、事業(yè)單位提升電子檔案管理能力的措施

（一）加強(qiáng)系統(tǒng)安全性建設(shè)

安全永遠(yuǎn)是事業(yè)單位檔案電子化管理的基石，而加強(qiáng)整個(gè)系統(tǒng)安全性的建設(shè)絕對(duì)不是一蹴而就的過(guò)程，這需要國(guó)內(nèi)的科技公司和政府研發(fā)部門共同努力，將事業(yè)單位的檔案電子化管理水平提高到全新的高度。想要加強(qiáng)系統(tǒng)安全性就是要求所有事業(yè)單位的檔案管理電腦用中國(guó)人自主研發(fā)的系統(tǒng)和自主研發(fā)的云端數(shù)據(jù)庫(kù)，避免使用微軟系統(tǒng)以及服務(wù)器終端在海外的數(shù)據(jù)服務(wù)器，事業(yè)單位應(yīng)該定期檢測(cè)數(shù)據(jù)傳輸路徑上潛在的障礙和病毒，增強(qiáng)防護(hù)能力以及病毒預(yù)警能力，定期掃描系統(tǒng)存在的漏洞，保障系統(tǒng)內(nèi)部安全平穩(wěn)運(yùn)行是整個(gè)系統(tǒng)安全性的首要要求。

（二）實(shí)施優(yōu)秀人才引進(jìn)戰(zhàn)略

人才是事業(yè)單位電子化管理檔案的重要保證，事業(yè)單位之所以能夠互相協(xié)作處理各種社會(huì)事項(xiàng)和政府任務(wù)，就是因?yàn)槿说拇嬖?。如今中?guó)已經(jīng)進(jìn)入了新時(shí)代，在新時(shí)代的全新發(fā)展格局的要求下，所有事業(yè)單位在招聘過(guò)程已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了以成績(jī)論名次高低的構(gòu)想，社會(huì)變得更加公平公正，優(yōu)秀的專業(yè)性人才可以進(jìn)入事業(yè)單位為祖國(guó)效力，適當(dāng)提高事業(yè)單位檔案管理人員的招聘門檻，縮進(jìn)學(xué)歷限制，招攬的人才應(yīng)從局限于檔案學(xué)專業(yè)放寬至檔案學(xué)、情報(bào)學(xué)、公共安全專業(yè)，在同等專業(yè)下可以提供給碩士生及博士生更高的待遇標(biāo)準(zhǔn)，鼓勵(lì)大學(xué)生回鄉(xiāng)就業(yè)，建立高素質(zhì)檔案管理人才庫(kù)，為事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍不斷注入素質(zhì)高、品德好、思想覺(jué)悟強(qiáng)的新時(shí)代人才。

（三）完善電子檔案管理制度

所有的事業(yè)單位都應(yīng)該接受檔案管理電子化的進(jìn)程，這個(gè)進(jìn)程實(shí)施是國(guó)家戰(zhàn)略也是歷史的必然選擇，國(guó)有國(guó)法、家有家規(guī)，而一種方法的普及往往需要制度做保障，國(guó)內(nèi)對(duì)事業(yè)單位電子化檔案管理的法律已經(jīng)提交審議，預(yù)計(jì)到最終審議和施行還需兩至三年的時(shí)間，雖然距國(guó)家法律推出還存在一段時(shí)間，但相關(guān)事業(yè)單位可以自行制定電子檔案管理制度，同時(shí)將電子檔案管理制度上傳到網(wǎng)上，讓專業(yè)人士指正和其他擁有政府職能的事業(yè)單位借鑒，提高工作人員的思想覺(jué)悟意識(shí)，將人的行動(dòng)局限在制度的法網(wǎng)下，用規(guī)范約束，制度管理的方法規(guī)范檔案存取的流程，保護(hù)檔案的安全同時(shí)更好地服務(wù)社會(huì)和群眾。

（四）定期對(duì)檔案管理人員考核

與企業(yè)單位相比，事業(yè)單位的檔案管理人員往往存在對(duì)工作懈怠的情況，從某種意義上講不利于事業(yè)單位處理業(yè)務(wù)效率的提升，所以事業(yè)單位管理層應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員實(shí)行考核，考核成績(jī)與績(jī)效工資相互掛鉤，事業(yè)單位也可以定期派遣檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流，往往國(guó)內(nèi)的一線城市在智慧政府建設(shè)中擁有更先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)可供借鑒，檔案管理人員可以在一線城市可以學(xué)習(xí)到更加先進(jìn)的工作方法以及更加豐富的檔案管理方式，這不但是對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理的個(gè)人的提升，同時(shí)也增加了單位處理事項(xiàng)的效率，在黨中央號(hào)召的服務(wù)型政府和高效性政府的戰(zhàn)略下，對(duì)檔案人員進(jìn)行考核就是促進(jìn)事業(yè)單位中的各項(xiàng)管理考核制度向政府管理方式看齊，不斷提升事業(yè)單位綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

四、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位的檔案管理是工程量巨大、重要性極強(qiáng)的工作，我國(guó)從2016 年起已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案紙質(zhì)化轉(zhuǎn)向檔案電子化的過(guò)渡，與傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案相比，電子檔案技術(shù)的實(shí)施是事業(yè)單位辦公自動(dòng)化的基本要求，但是在電子檔案管理過(guò)程中依然存在電子檔案安全性無(wú)法保障以及相關(guān)制度規(guī)范缺乏等問(wèn)題，對(duì)此，定期進(jìn)行檔案人員管理考核、完善電子檔案管理制度等舉措是解決問(wèn)題的根本方法，事業(yè)單位只有逐一解決阻擋檔案?jìng)鬏敽褪占＿M(jìn)行的難題才能將電子化管理的作用發(fā)揮最大。