論航空企業(yè)檔案的數(shù)字化處理

王晨晨

（中國(guó)特種飛行器研究所，湖北 荊門 448000）

經(jīng)過一系列的調(diào)查和研究發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)的航空企業(yè)很多依舊采用紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行保存。這樣的一種保存形式，是不利于航空企業(yè)的長(zhǎng)期健康發(fā)展，這意味著對(duì)航空企業(yè)的職檔案數(shù)字化處理是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。本文將重點(diǎn)分析和探討如何利用掃描儀等先進(jìn)的，對(duì)航空企業(yè)的紙檔案進(jìn)行科學(xué)合理的數(shù)字化處理，做到既快捷又高效，并且效果較為理想。

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理必需的硬件設(shè)備

（一）數(shù)碼復(fù)合機(jī)

從基本技術(shù)上來看,復(fù)合機(jī)主要可以劃分為模擬機(jī)和數(shù)碼兩大類:從實(shí)際應(yīng)用上來看,多功能機(jī)大致可以劃分為便攜式、繪圖型及普通辦公機(jī)三類。一般而言,鑒于考慮到文件的存儲(chǔ)容量、硬盤的容量、紙張輸入的容量以及文件掃描的速度、內(nèi)存容量、輸出托盤的容量以及分辨率等各種掃描特點(diǎn)和技術(shù)參數(shù),航空航空公司針對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描處理的主要裝置有:打印、復(fù)制和掃描,帶雙面自動(dòng)文件進(jìn)紙器的標(biāo)準(zhǔn)彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)。

（二）成冊(cè)掃描儀

為了大大提高其工作效率并有利于減少設(shè)計(jì)師和技術(shù)人員在網(wǎng)上接收到用于手動(dòng)簽頁的掃描文字以及進(jìn)行其他操作所需要花費(fèi)的時(shí)間,航空公司甚至可以從國(guó)外引入極速成冊(cè)掃描儀,它是一種通過掃描器快速地裝訂所有書、文件、發(fā)票、文本以及其他各種文件的裝訂設(shè)備。在不進(jìn)行拆裝的條件下同時(shí)掃描左右頁的情況下,實(shí)際檢測(cè)的掃描率可以達(dá)到高至每分鐘60-80 頁。當(dāng)前的影像輸入設(shè)備的市場(chǎng)主要分為兩種形式:接觸和非接近?；诖蛴C(jī)和復(fù)印機(jī)上所采用的平板掃描和饋紙掃描,它們主要指通過一個(gè)互動(dòng)或者是接觸式輸入的圖像。相對(duì)而言,傳統(tǒng)的接觸式掃描機(jī)無法很好地處理那些裝訂在圖書中的文字本子。它們不但掃描的工作速度慢(大概每分鐘6-8 頁),而且還很容易被人破碎和損壞,新的非接觸式掃描儀深刻地影響和改變了我們的掃描和工作模式,幾乎完全可以做到無人破碎,非常適宜快速地進(jìn)行掃描和儲(chǔ)藏。購買成冊(cè)速掃儀的主要目的是將大量?jī)?chǔ)藏和存檔的宣傳冊(cè)報(bào)告迅速進(jìn)行數(shù)字化,既避免了紙質(zhì)文件長(zhǎng)期滯留導(dǎo)致的損壞和不可挽回的后果，又保留了原始圖像掃描的圖像，容易獲得法律效力和真實(shí)性，避免多人同時(shí)查看同一份文件的尷尬情況。文件管理人員的工作效率也得到了提高，無需掃描枯燥的文件，大大提高了工作效率。

（三）多功能一體機(jī)

這款擁有強(qiáng)大的圖像處理器和優(yōu)良的高性能多功能裝置,它就是提供了一種優(yōu)異的圖像處理和快速地對(duì)圖像進(jìn)行處理和掃描。由于各種內(nèi)部系統(tǒng)協(xié)調(diào)的設(shè)計(jì),通常被航空企業(yè)選擇用來對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)字化處理的一種多用途飛機(jī),其整體生產(chǎn)的效率甚至可以達(dá)到是其他同類產(chǎn)品的兩倍。此外,多功能機(jī)器處處都是經(jīng)過了一次次人性化的開發(fā)和設(shè)計(jì),數(shù)據(jù)的兼容性高,支持pdf、tiff 等多種格式的文件輸出,獨(dú)有高效的網(wǎng)絡(luò)掃描功能,讀取a0 幅面的同類型圖紙76.2mm/s,在同一個(gè)產(chǎn)品或行業(yè)內(nèi)的各種同類型圖紙中一直都處于絕對(duì)領(lǐng)先地位,非常適合用來讀取大量的圖紙的數(shù)字化,為我們能夠節(jié)省更多的資料空間和有效地對(duì)圖紙和信息處理進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的一般流程

（一）檔案交接

檔案交接指檔案在數(shù)字化的處理過程中，工作人員向負(fù)責(zé)人歸還已經(jīng)加工的檔案原件，接收尚未數(shù)字化處理的檔案原件，分為兩個(gè)環(huán)節(jié)：收檔和回檔，由專人完成。要求：檔案應(yīng)領(lǐng)取和歸還及時(shí)，無等待過程或文件堆積過多，保證數(shù)字化工作的正常流動(dòng)；通常，圖像質(zhì)量檢查完成后，可以將裝訂完畢的檔案歸還給負(fù)責(zé)人，如果只剩下一天處理文件進(jìn)行鏈接和恢復(fù)，則必須向負(fù)責(zé)人請(qǐng)求下一批要處理的檔案。1.接收負(fù)責(zé)人送交的待加工檔案。（1）責(zé)任人必須提供必要的處理文件。（2）按型號(hào)、制造年份、檔案號(hào)的順序排列。（3）處理者和負(fù)責(zé)人共同確定接收檔案的數(shù)量。（4）如果接收的檔案數(shù)量正確無誤，必須填寫《檔案交接記錄表》，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，如有頁數(shù)和紙質(zhì)文件出現(xiàn)偏差的，必須根據(jù)實(shí)際的情況進(jìn)行填寫,并及時(shí)提交給上級(jí)相關(guān)部門處理。2.發(fā)回到經(jīng)過加工的檔案給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。（1）確定的檔案編號(hào)和需要返回的文件次數(shù),應(yīng)該與輸入信息相匹配。（2）把案卷依次按借閱的順序編號(hào)排列。（3）由加工人員和項(xiàng)目經(jīng)理共同組織現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)。（4）經(jīng)辦理雙方確認(rèn)后,返回倉庫填寫《檔案交接記錄表》,雙方共同簽字做出確認(rèn);若有特殊緊急情況的,必須根據(jù)實(shí)際情況完成,并向自己負(fù)責(zé)的上級(jí)部門報(bào)告和處理。

（二）檔案前處理

檔案前處理是指對(duì)一個(gè)檔案在按照需要進(jìn)行掃描和標(biāo)記之前,按照管理?xiàng)l件對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)分類。要求:必須保持檔案資料的完整性,不破壞原來的檔案,準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)各種文件和頁數(shù),不會(huì)有任何出錯(cuò)。主要的工作內(nèi)容:1.明確檔案資料的數(shù)目和質(zhì)量。（1）依據(jù)文件資料,在"收據(jù)清單"中填寫自己相應(yīng)的項(xiàng)目:實(shí)際文件編號(hào)、實(shí)際張、頁數(shù)。（2）逐條統(tǒng)計(jì)問卷和結(jié)果頁數(shù)。（3）清點(diǎn)。在"收據(jù)表"中應(yīng)當(dāng)填寫相對(duì)應(yīng)項(xiàng)目:實(shí)際的張數(shù)、頁面號(hào)、不精確等。（4）清點(diǎn)工作進(jìn)行完畢后,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字并予以確認(rèn)。2.掃描前預(yù)處理。（1）如果不需要去除所有裝訂材料,則在進(jìn)行掃描時(shí)應(yīng)當(dāng)去除干擾,而且在進(jìn)行掃描時(shí)應(yīng)當(dāng)將所有的裝訂材料都拆開,并在去除裝訂材料時(shí)保護(hù)文件不受損壞。（2）打開一個(gè)案卷并分別對(duì)檔案內(nèi)的文件逐一排查。內(nèi)容包括：文件對(duì)應(yīng)的情況、文件總數(shù)、紙張清潔度等。（3）整理文件，每份文件正面朝上。（4）如果文件紙有角或折痕，請(qǐng)輕輕展開、壓平。（5）對(duì)將要處理完成的檔案，必須小心地用夾子夾住，以免檔案散開。（6）損壞的原始文件可根據(jù)檔案系統(tǒng)的處理要求仔細(xì)修復(fù)。（7）此過程完成，在《領(lǐng)卷單》對(duì)應(yīng)欄輸入要掃描的案卷數(shù)量。

（三）檔案掃描

文件掃描是使用掃描儀將紙質(zhì)存檔文件掃描成電子圖像。這個(gè)過程是數(shù)字處理的重要組成部分。其他過程主要取決于紙張掃描工作過程中的質(zhì)量和速度,要求:在進(jìn)行掃描時(shí)所有紙張的類型都應(yīng)垂直地放置,傾斜角度控制在1°以內(nèi),超過1°應(yīng)重新進(jìn)行掃描;檔案編號(hào)輸入正確、規(guī)范、無任何差錯(cuò)。確保掃描出來圖像內(nèi)容完整、清楚,圖片中存儲(chǔ)的格式正確;仔細(xì)檢查掃描出來的圖像批次數(shù)以降低錯(cuò)過的掃描。1.在確認(rèn)案卷編號(hào)與《領(lǐng)卷單》編號(hào)相符后,開始對(duì)檔案進(jìn)行掃描。2.在掃描一些原稿不清楚的文字時(shí),需要通過調(diào)整與對(duì)比度、亮度等有關(guān)的參數(shù),使得所需要掃描到的文字圖像盡可能清楚。3.對(duì)于不太適合進(jìn)行拆卷工作的檔案,使用成冊(cè)掃描儀器進(jìn)行掃描,避免文件受到損壞,減少掃描儀器對(duì)文件的傷害。4.掃描完畢后始終保持使用文件編號(hào)為圖像中文件名。5.在掃描文件過程中會(huì)發(fā)現(xiàn)一些預(yù)處理和匹配錯(cuò)誤文件,應(yīng)記錄在收據(jù)清單的備注欄中，并返回相應(yīng)的預(yù)處理程序。6.完成本次操作后，掃描文件后，認(rèn)真填寫《領(lǐng)卷單》，登記掃描頁數(shù)，并核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與完成頁數(shù)是否相符。

（四）圖像處理

圖像處理是對(duì)計(jì)算機(jī)掃描后生成的圖像文件進(jìn)行高級(jí)處理，主要內(nèi)容包括：檢查圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量、去污、拼接圖像等。前提條件：確保任務(wù)列表中的文件編號(hào)與圖像文件匹配編號(hào)，檢查圖像質(zhì)量并確定所有錯(cuò)過掃描和多次掃描的原因并修復(fù)它們。1.檢查掃描圖像的質(zhì)量。確保圖像質(zhì)量正確后，繼續(xù)處理。檢查圖像深度、銳度、失真、色彩模式等。2.圖像校正處理。圖像可以旋轉(zhuǎn)90°或180°，傾斜1°以上，然后再次掃描?？梢孕Ｕ旧淼膬A斜圖像。3.圖像去污處理。對(duì)掃描過程中出現(xiàn)的黑頭、黑線等污染物應(yīng)進(jìn)行去污處理。如果在修圖過程中針孔沒有被移除，應(yīng)該更正掃描過程中產(chǎn)生的邊角。

（五）檔案著錄

檔案著錄是指將檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)信息錄入到數(shù)據(jù)庫中。著錄的方式包括圖像描述和對(duì)物理文件的描述、單機(jī)描述和多機(jī)描述等,可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇。進(jìn)行人工校對(duì)的目的是為了保證描述的完整性、規(guī)范和準(zhǔn)確性。先決條件:檢查索引欄、掛接欄和文件封面中的文檔編號(hào),并保證要求一致;輸入案例文件和目錄以保證沒有任何錯(cuò)別的字,如果在過程中遇到生僻的字,需要先尋找出案例的負(fù)責(zé)人再進(jìn)行輸入和確認(rèn),正確地填寫案例的頁數(shù)和其他字段;在多著錄的模式下,書目工作者必須親自完成描述。1.有幾個(gè)用自己的密碼進(jìn)入逐鹿軟件即多機(jī)著錄。2.打開檔案管理系統(tǒng),選擇需要著錄的檔案管理系統(tǒng)中的文件類型,例如“型號(hào)檔案”。3.選擇“著錄”選項(xiàng)。4.輸入案卷集級(jí)和文件級(jí)內(nèi)容。5.每當(dāng)著錄好一批次后，著錄的工作人員要進(jìn)行校正，如果有不一致，應(yīng)該找到物理文件來檢查，復(fù)核后，重復(fù)校對(duì)，直至校對(duì)完成。

（六）索引和圖像質(zhì)檢

在索引質(zhì)量檢查過程中，系統(tǒng)記錄會(huì)與圖像手動(dòng)關(guān)聯(lián)，質(zhì)量審查員將會(huì)一一審核記錄中有沒有匹配于圖像。數(shù)字圖像質(zhì)量控制技術(shù)是進(jìn)行數(shù)字處理中最重要的步驟之一,這也就是掃描后數(shù)字圖像第二次質(zhì)量審查。工作內(nèi)容主要是通過檢查整體圖片的質(zhì)量并綜合評(píng)估每個(gè)環(huán)節(jié)的圖片質(zhì)量,要求:必須確保每一個(gè)過程中的信息唯一匹配;確保了掃描后圖像的精度;對(duì)于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時(shí)進(jìn)行反饋,如果無法明確確定這些工序是否存在質(zhì)量事故,及時(shí)與相關(guān)專人進(jìn)行溝通,追究責(zé)任,并嚴(yán)格落實(shí)到各個(gè)工序的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。1.進(jìn)行質(zhì)檢時(shí),應(yīng)將《檔案管理》系統(tǒng)中的檔案編號(hào)與《領(lǐng)卷單》中的檔案編號(hào)進(jìn)行比對(duì),確保一致,若出現(xiàn)任何問題,必須退回修改。2.逐頁地查看控制圖像,確保文件中的標(biāo)題頁、存儲(chǔ)介質(zhì)上的目錄、總頁數(shù)匹配。確保每頁都有圖像，并且沒有遺漏、不清楚或編號(hào)的頁面錯(cuò)誤。如果它們不相符，應(yīng)該找出原因，返回并再次掃描錯(cuò)誤的頁面。3.確保檔案管理系統(tǒng)中的檔案編號(hào)與封面上的檔案編號(hào)一致。4.此過程完成。如果在處理過程中對(duì)應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)字段和圖像有錯(cuò)位、不準(zhǔn)確、不清楚或數(shù)量不準(zhǔn)確等問題，在《領(lǐng)卷單》中明確標(biāo)注問題。

（七）檔案歸檔

將文件數(shù)字化，員工必須使用特定的設(shè)備和系統(tǒng)，因此專業(yè)的文件管理人員仍然是文件數(shù)字化的首要工作。檔案管理人員應(yīng)通過持續(xù)的政治經(jīng)濟(jì)教育，提高政治理論素養(yǎng)、工作責(zé)任感和專業(yè)技能，積極、聰明、有效地收集整理紙質(zhì)檔案，具備一定的科研、關(guān)鍵問題領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)、工作中的理論與實(shí)踐。合理創(chuàng)新和拓展數(shù)字檔案服務(wù)領(lǐng)域。檔案管理還應(yīng)為館員的繼續(xù)教育創(chuàng)造良好的條件，這不僅是檔案數(shù)字化的前提，也是檔案企業(yè)發(fā)展的前提。從手動(dòng)控制到自動(dòng)化，從物理文本到數(shù)字文本，管理和歸檔方法也必須適應(yīng)新的控制概念。這種轉(zhuǎn)變的一個(gè)重要特征是從存儲(chǔ)到使用的轉(zhuǎn)變，即從管理到維護(hù)，從維護(hù)圖書館檔案到積極收集和收集各級(jí)不同類型的檔案，使檔案的管理和使用更加便捷高效。

三、結(jié)語

綜上所述，在航空企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理的過程中，是離不開數(shù)字化系統(tǒng)以及對(duì)應(yīng)的硬件和軟件配置的?？紤]到高效率、高質(zhì)量和低成本的特點(diǎn)，航空企業(yè)在進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化的處理過程中就會(huì)采取一套工廠流程式的數(shù)字化制作模式。航空企業(yè)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是其檔案發(fā)展的必由之路，想要切實(shí)有效的提升航空企業(yè)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展，就需要提升紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整體水平，當(dāng)然在整體的數(shù)字化工作開展之前，需要首先對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行鑒定和信息維護(hù)，這樣才能夠保障在紙質(zhì)化進(jìn)行的過程中能夠更加的科學(xué)規(guī)范。同時(shí)還需要建立起一套匹配的檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和制度，讓整體的流程更加的完善與科學(xué)，同時(shí)也需要重視對(duì)應(yīng)的人才培養(yǎng)。