論航空企業(yè)檔案的數(shù)字化處理

王晨晨

（中國特種飛行器研究所，湖北 荊門 448000）

經(jīng)過一系列的調(diào)查和研究發(fā)現(xiàn)，目前我國的航空企業(yè)很多依舊采用紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行保存。這樣的一種保存形式，是不利于航空企業(yè)的長期健康發(fā)展，這意味著對航空企業(yè)的職檔案數(shù)字化處理是至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)。本文將重點分析和探討如何利用掃描儀等先進(jìn)的，對航空企業(yè)的紙檔案進(jìn)行科學(xué)合理的數(shù)字化處理，做到既快捷又高效，并且效果較為理想。

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理必需的硬件設(shè)備

（一）數(shù)碼復(fù)合機(jī)

從基本技術(shù)上來看,復(fù)合機(jī)主要可以劃分為模擬機(jī)和數(shù)碼兩大類:從實際應(yīng)用上來看,多功能機(jī)大致可以劃分為便攜式、繪圖型及普通辦公機(jī)三類。一般而言,鑒于考慮到文件的存儲容量、硬盤的容量、紙張輸入的容量以及文件掃描的速度、內(nèi)存容量、輸出托盤的容量以及分辨率等各種掃描特點和技術(shù)參數(shù),航空航空公司針對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描處理的主要裝置有:打印、復(fù)制和掃描,帶雙面自動文件進(jìn)紙器的標(biāo)準(zhǔn)彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)。

（二）成冊掃描儀

為了大大提高其工作效率并有利于減少設(shè)計師和技術(shù)人員在網(wǎng)上接收到用于手動簽頁的掃描文字以及進(jìn)行其他操作所需要花費的時間,航空公司甚至可以從國外引入極速成冊掃描儀,它是一種通過掃描器快速地裝訂所有書、文件、發(fā)票、文本以及其他各種文件的裝訂設(shè)備。在不進(jìn)行拆裝的條件下同時掃描左右頁的情況下,實際檢測的掃描率可以達(dá)到高至每分鐘60-80 頁。當(dāng)前的影像輸入設(shè)備的市場主要分為兩種形式:接觸和非接近?；诖蛴C(jī)和復(fù)印機(jī)上所采用的平板掃描和饋紙掃描,它們主要指通過一個互動或者是接觸式輸入的圖像。相對而言,傳統(tǒng)的接觸式掃描機(jī)無法很好地處理那些裝訂在圖書中的文字本子。它們不但掃描的工作速度慢(大概每分鐘6-8 頁),而且還很容易被人破碎和損壞,新的非接觸式掃描儀深刻地影響和改變了我們的掃描和工作模式,幾乎完全可以做到無人破碎,非常適宜快速地進(jìn)行掃描和儲藏。購買成冊速掃儀的主要目的是將大量儲藏和存檔的宣傳冊報告迅速進(jìn)行數(shù)字化,既避免了紙質(zhì)文件長期滯留導(dǎo)致的損壞和不可挽回的后果，又保留了原始圖像掃描的圖像，容易獲得法律效力和真實性，避免多人同時查看同一份文件的尷尬情況。文件管理人員的工作效率也得到了提高，無需掃描枯燥的文件，大大提高了工作效率。

（三）多功能一體機(jī)

這款擁有強(qiáng)大的圖像處理器和優(yōu)良的高性能多功能裝置,它就是提供了一種優(yōu)異的圖像處理和快速地對圖像進(jìn)行處理和掃描。由于各種內(nèi)部系統(tǒng)協(xié)調(diào)的設(shè)計,通常被航空企業(yè)選擇用來對紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)字化處理的一種多用途飛機(jī),其整體生產(chǎn)的效率甚至可以達(dá)到是其他同類產(chǎn)品的兩倍。此外,多功能機(jī)器處處都是經(jīng)過了一次次人性化的開發(fā)和設(shè)計,數(shù)據(jù)的兼容性高,支持pdf、tiff 等多種格式的文件輸出,獨有高效的網(wǎng)絡(luò)掃描功能,讀取a0 幅面的同類型圖紙76.2mm/s,在同一個產(chǎn)品或行業(yè)內(nèi)的各種同類型圖紙中一直都處于絕對領(lǐng)先地位,非常適合用來讀取大量的圖紙的數(shù)字化,為我們能夠節(jié)省更多的資料空間和有效地對圖紙和信息處理進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的設(shè)計。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的一般流程

（一）檔案交接

檔案交接指檔案在數(shù)字化的處理過程中，工作人員向負(fù)責(zé)人歸還已經(jīng)加工的檔案原件，接收尚未數(shù)字化處理的檔案原件，分為兩個環(huán)節(jié)：收檔和回檔，由專人完成。要求：檔案應(yīng)領(lǐng)取和歸還及時，無等待過程或文件堆積過多，保證數(shù)字化工作的正常流動；通常，圖像質(zhì)量檢查完成后，可以將裝訂完畢的檔案歸還給負(fù)責(zé)人，如果只剩下一天處理文件進(jìn)行鏈接和恢復(fù)，則必須向負(fù)責(zé)人請求下一批要處理的檔案。1.接收負(fù)責(zé)人送交的待加工檔案。（1）責(zé)任人必須提供必要的處理文件。（2）按型號、制造年份、檔案號的順序排列。（3）處理者和負(fù)責(zé)人共同確定接收檔案的數(shù)量。（4）如果接收的檔案數(shù)量正確無誤，必須填寫《檔案交接記錄表》，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，如有頁數(shù)和紙質(zhì)文件出現(xiàn)偏差的，必須根據(jù)實際的情況進(jìn)行填寫,并及時提交給上級相關(guān)部門處理。2.發(fā)回到經(jīng)過加工的檔案給項目負(fù)責(zé)人。（1）確定的檔案編號和需要返回的文件次數(shù),應(yīng)該與輸入信息相匹配。（2）把案卷依次按借閱的順序編號排列。（3）由加工人員和項目經(jīng)理共同組織現(xiàn)場盤點。（4）經(jīng)辦理雙方確認(rèn)后,返回倉庫填寫《檔案交接記錄表》,雙方共同簽字做出確認(rèn);若有特殊緊急情況的,必須根據(jù)實際情況完成,并向自己負(fù)責(zé)的上級部門報告和處理。

（二）檔案前處理

檔案前處理是指對一個檔案在按照需要進(jìn)行掃描和標(biāo)記之前,按照管理條件對其進(jìn)行適當(dāng)分類。要求:必須保持檔案資料的完整性,不破壞原來的檔案,準(zhǔn)確地統(tǒng)計各種文件和頁數(shù),不會有任何出錯。主要的工作內(nèi)容:1.明確檔案資料的數(shù)目和質(zhì)量。（1）依據(jù)文件資料,在"收據(jù)清單"中填寫自己相應(yīng)的項目:實際文件編號、實際張、頁數(shù)。（2）逐條統(tǒng)計問卷和結(jié)果頁數(shù)。（3）清點。在"收據(jù)表"中應(yīng)當(dāng)填寫相對應(yīng)項目:實際的張數(shù)、頁面號、不精確等。（4）清點工作進(jìn)行完畢后,由項目負(fù)責(zé)人簽字并予以確認(rèn)。2.掃描前預(yù)處理。（1）如果不需要去除所有裝訂材料,則在進(jìn)行掃描時應(yīng)當(dāng)去除干擾,而且在進(jìn)行掃描時應(yīng)當(dāng)將所有的裝訂材料都拆開,并在去除裝訂材料時保護(hù)文件不受損壞。（2）打開一個案卷并分別對檔案內(nèi)的文件逐一排查。內(nèi)容包括：文件對應(yīng)的情況、文件總數(shù)、紙張清潔度等。（3）整理文件，每份文件正面朝上。（4）如果文件紙有角或折痕，請輕輕展開、壓平。（5）對將要處理完成的檔案，必須小心地用夾子夾住，以免檔案散開。（6）損壞的原始文件可根據(jù)檔案系統(tǒng)的處理要求仔細(xì)修復(fù)。（7）此過程完成，在《領(lǐng)卷單》對應(yīng)欄輸入要掃描的案卷數(shù)量。

（三）檔案掃描

文件掃描是使用掃描儀將紙質(zhì)存檔文件掃描成電子圖像。這個過程是數(shù)字處理的重要組成部分。其他過程主要取決于紙張掃描工作過程中的質(zhì)量和速度,要求:在進(jìn)行掃描時所有紙張的類型都應(yīng)垂直地放置,傾斜角度控制在1°以內(nèi),超過1°應(yīng)重新進(jìn)行掃描;檔案編號輸入正確、規(guī)范、無任何差錯。確保掃描出來圖像內(nèi)容完整、清楚,圖片中存儲的格式正確;仔細(xì)檢查掃描出來的圖像批次數(shù)以降低錯過的掃描。1.在確認(rèn)案卷編號與《領(lǐng)卷單》編號相符后,開始對檔案進(jìn)行掃描。2.在掃描一些原稿不清楚的文字時,需要通過調(diào)整與對比度、亮度等有關(guān)的參數(shù),使得所需要掃描到的文字圖像盡可能清楚。3.對于不太適合進(jìn)行拆卷工作的檔案,使用成冊掃描儀器進(jìn)行掃描,避免文件受到損壞,減少掃描儀器對文件的傷害。4.掃描完畢后始終保持使用文件編號為圖像中文件名。5.在掃描文件過程中會發(fā)現(xiàn)一些預(yù)處理和匹配錯誤文件,應(yīng)記錄在收據(jù)清單的備注欄中，并返回相應(yīng)的預(yù)處理程序。6.完成本次操作后，掃描文件后，認(rèn)真填寫《領(lǐng)卷單》，登記掃描頁數(shù)，并核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與完成頁數(shù)是否相符。

（四）圖像處理

圖像處理是對計算機(jī)掃描后生成的圖像文件進(jìn)行高級處理，主要內(nèi)容包括：檢查圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量、去污、拼接圖像等。前提條件：確保任務(wù)列表中的文件編號與圖像文件匹配編號，檢查圖像質(zhì)量并確定所有錯過掃描和多次掃描的原因并修復(fù)它們。1.檢查掃描圖像的質(zhì)量。確保圖像質(zhì)量正確后，繼續(xù)處理。檢查圖像深度、銳度、失真、色彩模式等。2.圖像校正處理。圖像可以旋轉(zhuǎn)90°或180°，傾斜1°以上，然后再次掃描。可以校正原件本身的傾斜圖像。3.圖像去污處理。對掃描過程中出現(xiàn)的黑頭、黑線等污染物應(yīng)進(jìn)行去污處理。如果在修圖過程中針孔沒有被移除，應(yīng)該更正掃描過程中產(chǎn)生的邊角。

（五）檔案著錄

檔案著錄是指將檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)信息錄入到數(shù)據(jù)庫中。著錄的方式包括圖像描述和對物理文件的描述、單機(jī)描述和多機(jī)描述等,可以根據(jù)實際情況進(jìn)行選擇。進(jìn)行人工校對的目的是為了保證描述的完整性、規(guī)范和準(zhǔn)確性。先決條件:檢查索引欄、掛接欄和文件封面中的文檔編號,并保證要求一致;輸入案例文件和目錄以保證沒有任何錯別的字,如果在過程中遇到生僻的字,需要先尋找出案例的負(fù)責(zé)人再進(jìn)行輸入和確認(rèn),正確地填寫案例的頁數(shù)和其他字段;在多著錄的模式下,書目工作者必須親自完成描述。1.有幾個用自己的密碼進(jìn)入逐鹿軟件即多機(jī)著錄。2.打開檔案管理系統(tǒng),選擇需要著錄的檔案管理系統(tǒng)中的文件類型,例如“型號檔案”。3.選擇“著錄”選項。4.輸入案卷集級和文件級內(nèi)容。5.每當(dāng)著錄好一批次后，著錄的工作人員要進(jìn)行校正，如果有不一致，應(yīng)該找到物理文件來檢查，復(fù)核后，重復(fù)校對，直至校對完成。

（六）索引和圖像質(zhì)檢

在索引質(zhì)量檢查過程中，系統(tǒng)記錄會與圖像手動關(guān)聯(lián)，質(zhì)量審查員將會一一審核記錄中有沒有匹配于圖像。數(shù)字圖像質(zhì)量控制技術(shù)是進(jìn)行數(shù)字處理中最重要的步驟之一,這也就是掃描后數(shù)字圖像第二次質(zhì)量審查。工作內(nèi)容主要是通過檢查整體圖片的質(zhì)量并綜合評估每個環(huán)節(jié)的圖片質(zhì)量,要求:必須確保每一個過程中的信息唯一匹配;確保了掃描后圖像的精度;對于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時進(jìn)行反饋,如果無法明確確定這些工序是否存在質(zhì)量事故,及時與相關(guān)專人進(jìn)行溝通,追究責(zé)任,并嚴(yán)格落實到各個工序的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。1.進(jìn)行質(zhì)檢時,應(yīng)將《檔案管理》系統(tǒng)中的檔案編號與《領(lǐng)卷單》中的檔案編號進(jìn)行比對,確保一致,若出現(xiàn)任何問題,必須退回修改。2.逐頁地查看控制圖像,確保文件中的標(biāo)題頁、存儲介質(zhì)上的目錄、總頁數(shù)匹配。確保每頁都有圖像，并且沒有遺漏、不清楚或編號的頁面錯誤。如果它們不相符，應(yīng)該找出原因，返回并再次掃描錯誤的頁面。3.確保檔案管理系統(tǒng)中的檔案編號與封面上的檔案編號一致。4.此過程完成。如果在處理過程中對應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)字段和圖像有錯位、不準(zhǔn)確、不清楚或數(shù)量不準(zhǔn)確等問題，在《領(lǐng)卷單》中明確標(biāo)注問題。

（七）檔案歸檔

將文件數(shù)字化，員工必須使用特定的設(shè)備和系統(tǒng)，因此專業(yè)的文件管理人員仍然是文件數(shù)字化的首要工作。檔案管理人員應(yīng)通過持續(xù)的政治經(jīng)濟(jì)教育，提高政治理論素養(yǎng)、工作責(zé)任感和專業(yè)技能，積極、聰明、有效地收集整理紙質(zhì)檔案，具備一定的科研、關(guān)鍵問題領(lǐng)導(dǎo)意識、工作中的理論與實踐。合理創(chuàng)新和拓展數(shù)字檔案服務(wù)領(lǐng)域。檔案管理還應(yīng)為館員的繼續(xù)教育創(chuàng)造良好的條件，這不僅是檔案數(shù)字化的前提，也是檔案企業(yè)發(fā)展的前提。從手動控制到自動化，從物理文本到數(shù)字文本，管理和歸檔方法也必須適應(yīng)新的控制概念。這種轉(zhuǎn)變的一個重要特征是從存儲到使用的轉(zhuǎn)變，即從管理到維護(hù)，從維護(hù)圖書館檔案到積極收集和收集各級不同類型的檔案，使檔案的管理和使用更加便捷高效。

三、結(jié)語

綜上所述，在航空企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理的過程中，是離不開數(shù)字化系統(tǒng)以及對應(yīng)的硬件和軟件配置的?？紤]到高效率、高質(zhì)量和低成本的特點，航空企業(yè)在進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化的處理過程中就會采取一套工廠流程式的數(shù)字化制作模式。航空企業(yè)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是其檔案發(fā)展的必由之路，想要切實有效的提升航空企業(yè)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展，就需要提升紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整體水平，當(dāng)然在整體的數(shù)字化工作開展之前，需要首先對紙質(zhì)檔案進(jìn)行鑒定和信息維護(hù)，這樣才能夠保障在紙質(zhì)化進(jìn)行的過程中能夠更加的科學(xué)規(guī)范。同時還需要建立起一套匹配的檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和制度，讓整體的流程更加的完善與科學(xué)，同時也需要重視對應(yīng)的人才培養(yǎng)。