基層單位檔案管理辦法探析

李亞輝

（吉林省公主嶺市范家屯鎮(zhèn)人民政府綜合服務(wù)中心，吉林 公主嶺 136100）

基層單位傳統(tǒng)的檔案管理形式只是對(duì)資料進(jìn)行收集和保管，管理觀念陳舊、落后，已不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求。因此，應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，提升檔案管理水平，完善傳統(tǒng)檔案管理中的不足，使檔案管理工作切實(shí)發(fā)揮出應(yīng)有的功能?；鶎訖n案管理工作與每個(gè)人關(guān)系密切，一定要摒棄檔案管理只是個(gè)別檔案管理人員的職責(zé)的錯(cuò)誤觀念，基層單位各部門(mén)都要行動(dòng)起來(lái)，營(yíng)造單位內(nèi)部檔案管理的良好氛圍，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過(guò)程化、全員化，這樣，檔案管理工作才能更好地滲透到工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新視角，呈現(xiàn)檔案管理的新局面。

一、基層單位檔案管理工作的特點(diǎn)

基層單位的檔案管理工作擁有一個(gè)較為復(fù)雜的體系。檔案管理工作的內(nèi)容比較多樣，科技檔案、行政檔案、會(huì)議檔案和載體檔案等，都是基層單位檔案管理工作的工作內(nèi)容，這些檔案中包含文字、聲音、圖片及錄像，在保管的過(guò)程中一定要保障安全和準(zhǔn)確，以便人們進(jìn)行查找和翻閱。另外，在基層單位的檔案管理工作中，我們對(duì)檔案的保存有著極高的要求，這些內(nèi)容主要都以紙張的形式存在，并使用分類的方式進(jìn)行保管，這在一定程度上給基層單位檔案管理工作帶來(lái)難度。

二、基層檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）基層單位檔案管理觀念落后

在基層單位檔案管理工作中一直以來(lái)被簡(jiǎn)單地認(rèn)為是對(duì)歷史資料的收集、整理和保管，管理人員工作輕松無(wú)壓力，為此，很多單位的檔案管理人員都是兼職的，根本沒(méi)有專門(mén)的檔案管理人員，使檔案管理工作跟不上時(shí)代的發(fā)展變化，效率低下，不能有效體現(xiàn)出檔案信息資料的價(jià)值。

（二）檔案管理工作不規(guī)范

在基層單位的檔案管理過(guò)程中，從檔案的收集工作到檔案資料的存檔，以及檔案目錄、卷宗等都有明確的要求，按照規(guī)范進(jìn)行存檔是檔案管理人員的職責(zé)。不過(guò)，由于每一次檔案檢查，不同的上級(jí)單位對(duì)檔案整理的要求也不一樣，所以，檔案管理人員都得重新準(zhǔn)備相應(yīng)的資料，這給檔案工作人員帶來(lái)很大的難度，也使檔案管理不能按照規(guī)范的要求進(jìn)行。

（三）對(duì)檔案管理工作不重視

不僅基層單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，一些檔案管理人員也對(duì)檔案管理不重視，這樣的狀態(tài)也根本無(wú)法發(fā)揮積極主動(dòng)的管理意識(shí)。很多基層單位檔案管理工作幾十年如一日，遇到上級(jí)檢查檔案，就臨時(shí)準(zhǔn)備資料應(yīng)付檢查。平時(shí)對(duì)檔案管理工作不聞不問(wèn)，在檔案管理過(guò)程中也有人為的過(guò)失，導(dǎo)致檔案資料丟失的現(xiàn)象，因此，檔案管理工作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前的檔案發(fā)展要求。

三、做好基層單位檔案管理工作的措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念

目前，信息技術(shù)以其高效、便捷的特點(diǎn)已經(jīng)應(yīng)用于各行各業(yè)。因此，基層單位領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理的信息化。檔案管理人員還應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念，積極宣傳本單位檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)的效益，不斷增強(qiáng)自身檔案管理信息化意識(shí)，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

（二）轉(zhuǎn)變檔案工作重點(diǎn)，統(tǒng)一歸檔數(shù)據(jù)格式

為了全面貫徹檔案信息“快、寬、準(zhǔn)、準(zhǔn)”的理念，需要加強(qiáng)檔案管理的傳遞和處理。目前，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理是核心內(nèi)容。人們不需要進(jìn)入文件數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)查找數(shù)據(jù)，他們可以在不接觸原始數(shù)據(jù)的情況下獲得所需的信息。這樣，可以有效避免由于頻繁使用而對(duì)原始數(shù)據(jù)造成的損壞，并且可以維持文件的使用壽命。通過(guò)利用信息技術(shù)，可以滿足檔案數(shù)據(jù)集成處理的要求，有效提高檔案管理水平。信息技術(shù)的充分應(yīng)用也使檔案管理人員從傳統(tǒng)的保管者轉(zhuǎn)變?yōu)榻裉斓摹皩徍藛T”。通過(guò)多媒體技術(shù)的運(yùn)用，可以規(guī)范基層單位檔案的格式和字體，方便人們查閱。

（三）運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息電子化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，改變傳統(tǒng)的落后的依靠人工操作的管理模式，建立起信息技術(shù)下的檔案管理平臺(tái)體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息資源的共享奠定基礎(chǔ)。為此，基層單位要從職能部門(mén)內(nèi)部開(kāi)始，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)采集、分析、整理和存儲(chǔ)的智能化、現(xiàn)代化，經(jīng)過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的聯(lián)通，形成信息化的管理平臺(tái)。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理的安全性與可靠性，積極采用前沿技術(shù)如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算進(jìn)行管理等，以提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

（四）對(duì)管理工作的機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新

基層單位的檔案管理工作機(jī)制也要緊跟基層單位的發(fā)展步伐進(jìn)行創(chuàng)新，堅(jiān)持沒(méi)有創(chuàng)新就沒(méi)有發(fā)展的管理理念，在機(jī)制創(chuàng)新工作中敢于正視問(wèn)題，并用積極的態(tài)度解決問(wèn)題，完善管理工作機(jī)制?，F(xiàn)代的檔案管理工作不再是單純的資料管理工作，而是運(yùn)用一體化管理機(jī)制，通過(guò)信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的工作效率，使檔案管理工作人員可以充分發(fā)揮自己的聰明才智，在工作中勇于創(chuàng)新。我們要拓展資料收集的內(nèi)容，不僅要對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)進(jìn)行收集，還要對(duì)各種實(shí)物、影像、照片進(jìn)行收集，讓檔案管理工作變得更加全面立體，構(gòu)建更加科學(xué)的資源管理體系。

另外，我們可以采用檔案實(shí)體與檔案信息進(jìn)行分離的管理方法。這種方式可以讓檔案的信息與物質(zhì)載體進(jìn)行分離，使檔案信息化建設(shè)可以走向深化檢索的道路，同時(shí)也保障檔案實(shí)體的安全，有利于對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次加工與價(jià)值發(fā)掘，使檔案信息可以進(jìn)行網(wǎng)上傳輸，加快信息的流動(dòng)頻率，創(chuàng)造更多的資源。

（五）注重檔案管理安全性

由于基層單位檔案信息量巨大，信息技術(shù)的應(yīng)用雖然使檔案管理更加高效便捷，但也會(huì)帶來(lái)一些缺陷和問(wèn)題。例如，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案信息經(jīng)常發(fā)生丟失或泄露，或者信息版本更新不兼容、不可讀，載體容易損壞等。因此，檔案管理者需要注意其安全性，避免信息泄露和不可估量的損失。文件管理員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)加密技術(shù)和云計(jì)算存儲(chǔ)技術(shù)確保信息的安全，也可以通過(guò)一些保護(hù)軟件提高信息的安全性。

（六）提高檔案管理人員素質(zhì)

人才是根本。因此，為了適應(yīng)檔案管理的要求，檔案管理者需要不斷提高自身的信息技術(shù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化?；鶎右囵B(yǎng)綜合素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍。一是加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，如舉辦檔案信息技術(shù)交流會(huì)、檔案管理方法講座等，強(qiáng)化自身理論知識(shí)，學(xué)習(xí)更多檔案管理方法，提高綜合管理水平。第二，基層單位可以提高招聘門(mén)檻，這不僅要求應(yīng)聘者具備豐富的管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，還要求具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作水平，以支持高效的檔案管理。三是制定相應(yīng)的激勵(lì)制度，定期組織檔案管理培訓(xùn)會(huì)。檔案管理員可以結(jié)合工作實(shí)踐分享經(jīng)驗(yàn)和意見(jiàn)。單位可以根據(jù)檔案管理人員的工作業(yè)績(jī)給予獎(jiǎng)勵(lì)，有效調(diào)動(dòng)他們的學(xué)習(xí)和工作積極性。

（七）對(duì)檔案管理的服務(wù)職能進(jìn)行創(chuàng)新

檔案管理工作主要的內(nèi)容就是服務(wù)，這也是檔案管理工作存在的原因，因此，我們一定要對(duì)檔案管理工作的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。首先，要了解群眾對(duì)檔案管理工作的需求，在培訓(xùn)檔案管理工作人員時(shí)根據(jù)需求調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容，提高檔案管理工作服務(wù)的針對(duì)性和工作水平。其次，要定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，使他們可以在交流過(guò)程中交換工作經(jīng)驗(yàn)，讓他們的服務(wù)能力與水平可以快速提升?；鶎訂挝贿€要重視檔案管理工作人員的服務(wù)觀念更新工作，組織檔案管理工作人員進(jìn)行定期學(xué)習(xí)，使他們樹(shù)立正確的檔案服務(wù)意識(shí)，明確自身肩負(fù)的責(zé)任與使命，發(fā)掘內(nèi)在潛力，使他們可以對(duì)檔案管理部門(mén)創(chuàng)新發(fā)展提供良好助力。

同時(shí)，還要對(duì)檔案管理工作的服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行創(chuàng)新，讓檔案管理工作的服務(wù)可以滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，讓社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)中有檔案管理工作的身影。我們要利用信息化建設(shè)工作提高檔案信息服務(wù)的工作效率，有效利用互聯(lián)網(wǎng)的資源儲(chǔ)存與傳播功能，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理平臺(tái)，群眾的檔案信息需求可以借由互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)快速實(shí)現(xiàn)，提高基層單位檔案管理工作的服務(wù)能力，為社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出良好貢獻(xiàn)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基層單位的檔案管理工作對(duì)基層單位的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響，做好基層單位檔案管理模式的改革工作對(duì)基層單位的現(xiàn)代化改革和發(fā)展有著決定性影響。因此，我們要在檔案管理模式的改革工作中積極發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，正視這些問(wèn)題，通過(guò)科學(xué)有效的分析找到解決這些問(wèn)題的應(yīng)用方案，讓基層單位檔案的價(jià)值可以在基層單位改革發(fā)展過(guò)程中得到體現(xiàn)，使基層單位可以進(jìn)入一個(gè)全新的發(fā)展階段。