基層單位檔案管理辦法探析

李亞輝

（吉林省公主嶺市范家屯鎮(zhèn)人民政府綜合服務中心，吉林 公主嶺 136100）

基層單位傳統(tǒng)的檔案管理形式只是對資料進行收集和保管，管理觀念陳舊、落后，已不適應當前社會發(fā)展的需求。因此，應轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，提升檔案管理水平，完善傳統(tǒng)檔案管理中的不足，使檔案管理工作切實發(fā)揮出應有的功能?；鶎訖n案管理工作與每個人關(guān)系密切，一定要摒棄檔案管理只是個別檔案管理人員的職責的錯誤觀念，基層單位各部門都要行動起來，營造單位內(nèi)部檔案管理的良好氛圍，實現(xiàn)檔案管理工作的全過程化、全員化，這樣，檔案管理工作才能更好地滲透到工作的每一個環(huán)節(jié)，開創(chuàng)檔案管理工作的新視角，呈現(xiàn)檔案管理的新局面。

一、基層單位檔案管理工作的特點

基層單位的檔案管理工作擁有一個較為復雜的體系。檔案管理工作的內(nèi)容比較多樣，科技檔案、行政檔案、會議檔案和載體檔案等，都是基層單位檔案管理工作的工作內(nèi)容，這些檔案中包含文字、聲音、圖片及錄像，在保管的過程中一定要保障安全和準確，以便人們進行查找和翻閱。另外，在基層單位的檔案管理工作中，我們對檔案的保存有著極高的要求，這些內(nèi)容主要都以紙張的形式存在，并使用分類的方式進行保管，這在一定程度上給基層單位檔案管理工作帶來難度。

二、基層檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題

（一）基層單位檔案管理觀念落后

在基層單位檔案管理工作中一直以來被簡單地認為是對歷史資料的收集、整理和保管，管理人員工作輕松無壓力，為此，很多單位的檔案管理人員都是兼職的，根本沒有專門的檔案管理人員，使檔案管理工作跟不上時代的發(fā)展變化，效率低下，不能有效體現(xiàn)出檔案信息資料的價值。

（二）檔案管理工作不規(guī)范

在基層單位的檔案管理過程中，從檔案的收集工作到檔案資料的存檔，以及檔案目錄、卷宗等都有明確的要求，按照規(guī)范進行存檔是檔案管理人員的職責。不過，由于每一次檔案檢查，不同的上級單位對檔案整理的要求也不一樣，所以，檔案管理人員都得重新準備相應的資料，這給檔案工作人員帶來很大的難度，也使檔案管理不能按照規(guī)范的要求進行。

（三）對檔案管理工作不重視

不僅基層單位的領(lǐng)導不重視檔案管理工作，一些檔案管理人員也對檔案管理不重視，這樣的狀態(tài)也根本無法發(fā)揮積極主動的管理意識。很多基層單位檔案管理工作幾十年如一日，遇到上級檢查檔案，就臨時準備資料應付檢查。平時對檔案管理工作不聞不問，在檔案管理過程中也有人為的過失，導致檔案資料丟失的現(xiàn)象，因此，檔案管理工作已遠遠不能滿足當前的檔案發(fā)展要求。

三、做好基層單位檔案管理工作的措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念

目前，信息技術(shù)以其高效、便捷的特點已經(jīng)應用于各行各業(yè)。因此，基層單位領(lǐng)導需要重視檔案管理的信息化。檔案管理人員還應及時轉(zhuǎn)變管理觀念，積極宣傳本單位檔案管理應用信息技術(shù)的效益，不斷增強自身檔案管理信息化意識，推進檔案管理信息化建設(shè)。

（二）轉(zhuǎn)變檔案工作重點，統(tǒng)一歸檔數(shù)據(jù)格式

為了全面貫徹檔案信息“快、寬、準、準”的理念，需要加強檔案管理的傳遞和處理。目前，利用計算機進行檔案管理是核心內(nèi)容。人們不需要進入文件數(shù)據(jù)庫來查找數(shù)據(jù)，他們可以在不接觸原始數(shù)據(jù)的情況下獲得所需的信息。這樣，可以有效避免由于頻繁使用而對原始數(shù)據(jù)造成的損壞，并且可以維持文件的使用壽命。通過利用信息技術(shù)，可以滿足檔案數(shù)據(jù)集成處理的要求，有效提高檔案管理水平。信息技術(shù)的充分應用也使檔案管理人員從傳統(tǒng)的保管者轉(zhuǎn)變?yōu)榻裉斓摹皩徍藛T”。通過多媒體技術(shù)的運用，可以規(guī)范基層單位檔案的格式和字體，方便人們查閱。

（三）運用信息技術(shù)加強檔案管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息電子化是檔案發(fā)展的必然趨勢，改變傳統(tǒng)的落后的依靠人工操作的管理模式，建立起信息技術(shù)下的檔案管理平臺體系，實現(xiàn)檔案管理的標準化、規(guī)范化，為進一步實現(xiàn)信息資源的共享奠定基礎(chǔ)。為此，基層單位要從職能部門內(nèi)部開始，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)采集、分析、整理和存儲的智能化、現(xiàn)代化，經(jīng)過內(nèi)部局域網(wǎng)實現(xiàn)各部門之間的聯(lián)通，形成信息化的管理平臺。同時，要加強檔案管理的安全性與可靠性，積極采用前沿技術(shù)如大數(shù)據(jù)、云計算進行管理等，以提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

（四）對管理工作的機制進行創(chuàng)新

基層單位的檔案管理工作機制也要緊跟基層單位的發(fā)展步伐進行創(chuàng)新，堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的管理理念，在機制創(chuàng)新工作中敢于正視問題，并用積極的態(tài)度解決問題，完善管理工作機制?，F(xiàn)代的檔案管理工作不再是單純的資料管理工作，而是運用一體化管理機制，通過信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的工作效率，使檔案管理工作人員可以充分發(fā)揮自己的聰明才智，在工作中勇于創(chuàng)新。我們要拓展資料收集的內(nèi)容，不僅要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書進行收集，還要對各種實物、影像、照片進行收集，讓檔案管理工作變得更加全面立體，構(gòu)建更加科學的資源管理體系。

另外，我們可以采用檔案實體與檔案信息進行分離的管理方法。這種方式可以讓檔案的信息與物質(zhì)載體進行分離，使檔案信息化建設(shè)可以走向深化檢索的道路，同時也保障檔案實體的安全，有利于對檔案信息進行深層次加工與價值發(fā)掘，使檔案信息可以進行網(wǎng)上傳輸，加快信息的流動頻率，創(chuàng)造更多的資源。

（五）注重檔案管理安全性

由于基層單位檔案信息量巨大，信息技術(shù)的應用雖然使檔案管理更加高效便捷，但也會帶來一些缺陷和問題。例如，在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案信息經(jīng)常發(fā)生丟失或泄露，或者信息版本更新不兼容、不可讀，載體容易損壞等。因此，檔案管理者需要注意其安全性，避免信息泄露和不可估量的損失。文件管理員可以通過計算機加密技術(shù)和云計算存儲技術(shù)確保信息的安全，也可以通過一些保護軟件提高信息的安全性。

（六）提高檔案管理人員素質(zhì)

人才是根本。因此，為了適應檔案管理的要求，檔案管理者需要不斷提高自身的信息技術(shù)能力，實現(xiàn)檔案管理的高效化?；鶎右囵B(yǎng)綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍。一是加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，如舉辦檔案信息技術(shù)交流會、檔案管理方法講座等，強化自身理論知識，學習更多檔案管理方法，提高綜合管理水平。第二，基層單位可以提高招聘門檻，這不僅要求應聘者具備豐富的管理知識和經(jīng)驗，還要求具備較強的計算機操作水平，以支持高效的檔案管理。三是制定相應的激勵制度，定期組織檔案管理培訓會。檔案管理員可以結(jié)合工作實踐分享經(jīng)驗和意見。單位可以根據(jù)檔案管理人員的工作業(yè)績給予獎勵，有效調(diào)動他們的學習和工作積極性。

（七）對檔案管理的服務職能進行創(chuàng)新

檔案管理工作主要的內(nèi)容就是服務，這也是檔案管理工作存在的原因，因此，我們一定要對檔案管理工作的服務內(nèi)容進行創(chuàng)新。首先，要了解群眾對檔案管理工作的需求，在培訓檔案管理工作人員時根據(jù)需求調(diào)整培訓內(nèi)容，提高檔案管理工作服務的針對性和工作水平。其次，要定期組織檔案管理工作人員進行經(jīng)驗交流，使他們可以在交流過程中交換工作經(jīng)驗，讓他們的服務能力與水平可以快速提升?；鶎訂挝贿€要重視檔案管理工作人員的服務觀念更新工作，組織檔案管理工作人員進行定期學習，使他們樹立正確的檔案服務意識，明確自身肩負的責任與使命，發(fā)掘內(nèi)在潛力，使他們可以對檔案管理部門創(chuàng)新發(fā)展提供良好助力。

同時，還要對檔案管理工作的服務領(lǐng)域進行創(chuàng)新，讓檔案管理工作的服務可以滿足當前社會發(fā)展的需要，讓社會各項事業(yè)中有檔案管理工作的身影。我們要利用信息化建設(shè)工作提高檔案信息服務的工作效率，有效利用互聯(lián)網(wǎng)的資源儲存與傳播功能，建設(shè)網(wǎng)絡檔案信息管理平臺，群眾的檔案信息需求可以借由互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢快速實現(xiàn)，提高基層單位檔案管理工作的服務能力，為社會與經(jīng)濟的發(fā)展做出良好貢獻。

結(jié)語

綜上所述，基層單位的檔案管理工作對基層單位的發(fā)展有著深遠的影響，做好基層單位檔案管理模式的改革工作對基層單位的現(xiàn)代化改革和發(fā)展有著決定性影響。因此，我們要在檔案管理模式的改革工作中積極發(fā)現(xiàn)存在的問題，正視這些問題，通過科學有效的分析找到解決這些問題的應用方案，讓基層單位檔案的價值可以在基層單位改革發(fā)展過程中得到體現(xiàn)，使基層單位可以進入一個全新的發(fā)展階段。