提升檔案管理水平的一些思考

戚祥沛

（菏澤市定陶區(qū)衛(wèi)生健康執(zhí)法大隊(duì)，山東 菏澤 274000）

前言

現(xiàn)代中國(guó)企業(yè)信息管理的重要性和實(shí)踐證明,科學(xué)的正確企業(yè)管理決策和有效企業(yè)管理機(jī)制必然離不開(kāi)大量企業(yè)信息。檔案包含的各種人類(lèi)生物信息電子技術(shù)數(shù)據(jù)是指在我國(guó)人類(lèi)文明繁榮發(fā)展進(jìn)步發(fā)展史漫長(zhǎng)歷程中所形成的非常重要的各種人類(lèi)生物信息電子技術(shù)數(shù)據(jù)資源,在所有信息電子數(shù)據(jù)資源中,檔案所承載的各種人類(lèi)信息材料必須是具有歷史研究真實(shí)性、憑證性的，其所代表的是在歷史研究中最具權(quán)威的一個(gè)記錄材料，檔案在人類(lèi)社會(huì)發(fā)展的歷史進(jìn)程中是具有一定的推動(dòng)作用，并且是其中最為重要的一個(gè)因素，扮演著越來(lái)越重要的作用。所以,必須高度重視并切實(shí)加強(qiáng)其在我國(guó)從事檔案管理的相關(guān)工作,積極探索出能夠直接提升其在我國(guó)從事檔案管理水平的多科學(xué)的有效途徑。

一、檔案及檔案管理

檔案是指對(duì)有關(guān)人們?cè)谑占F(xiàn)實(shí)鮮活生產(chǎn)中和生活過(guò)程中的各種基本信息所需要做的原始記錄資料,是對(duì)有關(guān)人們以前從事實(shí)踐工作活動(dòng)的真實(shí)資料記錄[1]。檔案管理工作的根本主要目的不僅在于合理利用,在于通過(guò)認(rèn)真調(diào)查收集整理保存好第一手檔案資料,根據(jù)許多現(xiàn)代中國(guó)檔案工作學(xué)者的研究觀(guān)點(diǎn),檔案的基本內(nèi)涵主要是廣泛指反映社會(huì)主義個(gè)體、社會(huì)公益組織、國(guó)家有關(guān)機(jī)構(gòu)在各種社會(huì)活動(dòng)中所已經(jīng)形成的不同表現(xiàn)形式的有價(jià)值的社會(huì)歷史記錄。檔案不僅儲(chǔ)存了現(xiàn)代人類(lèi)社會(huì)發(fā)展簡(jiǎn)史歷程的寶貴知識(shí)量和財(cái)富，可以很好再現(xiàn)現(xiàn)代人類(lèi)歷史文化,在可以維系現(xiàn)代人類(lèi)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可連續(xù)性發(fā)展方面卻也具有一種不可可以替代的重要作用,可以準(zhǔn)確說(shuō)檔案是人類(lèi)歷史的秘密糧倉(cāng),為現(xiàn)代人們深入研究人類(lèi)歷史、總結(jié)人類(lèi)經(jīng)驗(yàn)成果提供了非?？煽康臍v史材料檔案管理是指檔案管理工作人員對(duì)檔案中的信息以及其他檔案中的實(shí)體信息進(jìn)行直接的管理、利用，并對(duì)其給予全面管理維護(hù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作。主要管理包括兩個(gè)主要方面的管理內(nèi)容：第一就是對(duì)整個(gè)檔案所有資源的收集管理,第二就是對(duì)整個(gè)檔案中所有的包含相關(guān)信息的收集管理。

二、做好檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，變被動(dòng)的資料管理為主動(dòng)服務(wù)

如今,很多大型企事業(yè)用人單位基本沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的企業(yè)檔案管理專(zhuān)業(yè)部門(mén),也往往缺少一批檔案管理專(zhuān)業(yè)人才,這一尷尬狀況主要表現(xiàn)是因?yàn)楦髦鞴懿块T(mén)并沒(méi)有充分給予這類(lèi)檔案管理人才應(yīng)有的高度重視,不能充分認(rèn)識(shí)到管理檔案所應(yīng)具有的獨(dú)特性和價(jià)值。所以我們應(yīng)該不斷加大對(duì)企業(yè)檔案管理的知識(shí)宣傳教育力度,明確宣傳對(duì)象,按照不同的需求制定不同宣傳的內(nèi)容及宣傳形式。

在當(dāng)前社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下,有些事業(yè)單位還將檔案管理機(jī)構(gòu)和其他檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行合并,檔案管理從業(yè)人員很少,認(rèn)為這些檔案管理從業(yè)人員工作比較清閑,薪資福利待遇也比較差。在上述的各種困難面前,檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)積極大膽探索創(chuàng)新,而不是僅僅消極的把各級(jí)檔案管理部門(mén)的主要職能重心定位放在管理檔案資料上。不能把檔案工作僅僅理解為收集、鑒定、整理、分類(lèi)、編目、利用等基本環(huán)節(jié),否則肯定會(huì)大大影響檔案管理水平。檔案管理部門(mén)人員應(yīng)該積極主動(dòng)圍繞本單位的主要業(yè)務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)以及決策、科研等，主動(dòng)需求提供高效、快捷的檔案服務(wù),這也是確保檔案管理部門(mén)在單位中能夠得以長(zhǎng)久存在的主要價(jià)值依托和核心價(jià)值基礎(chǔ)所在[2]。

在各類(lèi)的企事業(yè)用人單位,檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人員都應(yīng)該積極主動(dòng)適應(yīng)新發(fā)展時(shí)期的管理要求,改變傳統(tǒng)“無(wú)所作為”“守庫(kù)待查”的管理觀(guān)念轉(zhuǎn)變?yōu)椤案愫瞄_(kāi)發(fā)、利用給單位和社會(huì)創(chuàng)造效益”的服務(wù)觀(guān)念,變被動(dòng)檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理服務(wù)。

（二）加強(qiáng)宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視

領(lǐng)導(dǎo)的高度重視也是一個(gè)單位的檔案管理各項(xiàng)工作能夠得以真正順利進(jìn)行的重要前提與基本保障,只有單位領(lǐng)導(dǎo)足夠重視了,檔案工作機(jī)構(gòu)的合理建立、檔案管理工作人員的嚴(yán)格編制、各樣檔案經(jīng)費(fèi)的合理劃撥等等才能真正得到有效保障,實(shí)際檔案工作中所可能遇到的各種問(wèn)題等也才能及時(shí)高效的得到解決,使得單位檔案管理各項(xiàng)工作真正得以能夠順利進(jìn)行。所以檔案管理工作人員必須主動(dòng)組織做好檔案管理的學(xué)習(xí)宣傳教育工作,不斷提高管理工作者對(duì)檔案管理工作的高度熱情。當(dāng)今社會(huì)給我國(guó)檔案管理相關(guān)部門(mén)工作提供了很好的檔案宣傳材料,檔案管理工作人員不僅應(yīng)該緊緊抓住每一次發(fā)展機(jī)遇點(diǎn)并積極主動(dòng)組織加大檔案宣傳工作力度,有一定條件的還應(yīng)該可以通過(guò)利用本單位的期刊報(bào)紙等各類(lèi)刊物，以及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)廣播等多種形式把我國(guó)檔案管理的重要?dú)v史意義及其重要價(jià)值意義充分宣傳出去。讓整個(gè)職能部門(mén)管理人員徹底了解檔案管理到底是用來(lái)做什么的、檔案室里到底有什么、檔案與整個(gè)日常經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)和各部門(mén)人員的基本切身利益之間有什么關(guān)系、需要時(shí)怎么利用等等。

（三）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)和培訓(xùn)力度

檔案管理專(zhuān)業(yè)工作水平的各個(gè)高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于企業(yè)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。在切實(shí)加強(qiáng)黨的思想文化教育和黨員職業(yè)道德素質(zhì)教育的重要同時(shí),還必須嚴(yán)格要求廣大檔案員,真正牢固樹(shù)立“業(yè)務(wù)精通,愛(ài)檔如珍,維護(hù)歷史,兢兢業(yè)業(yè),服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的檔案管理理念。加強(qiáng)檔案管理相關(guān)工作,完善內(nèi)部檔案管理工作相關(guān)的規(guī)章制度,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作的制度規(guī)范化、制度化,充分體現(xiàn)出檔案“見(jiàn)證歷史”的特點(diǎn)。隨著新時(shí)代的快速發(fā)展,必須定期進(jìn)行企業(yè)相應(yīng)的檔案管理意識(shí)強(qiáng)化培訓(xùn)。培訓(xùn)時(shí)必須要根據(jù)檔案管理工作者所需要負(fù)責(zé)的具體檔案工作及實(shí)際的工作能力情況開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn),讓每一次的培訓(xùn)活動(dòng)更加的科學(xué)系統(tǒng)，具有一定的針對(duì)性，另外還要具有一定的專(zhuān)業(yè)性。培訓(xùn)必須一定要突出重點(diǎn)、抓好典范,通過(guò)培訓(xùn)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)能力學(xué)習(xí)、技能能力培養(yǎng),讓我國(guó)檔案管理工作人員能夠真正適應(yīng)檔案管理工作專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化的發(fā)展要求。通過(guò)相關(guān)的培訓(xùn),讓廣大檔案管理工作人員不僅能夠熟練的掌握最新的檔案法規(guī)規(guī)章制度,還能夠熟練的學(xué)習(xí)掌握最新的檔案業(yè)務(wù)工作管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)[3]。

第一,檔案管理工作人員應(yīng)該必須具有正確的社會(huì)價(jià)值觀(guān),具備無(wú)私奉獻(xiàn)、踏實(shí)勤奮的優(yōu)良精神品質(zhì),具備高度的政治組織性、紀(jì)律性,能夠自覺(jué)嚴(yán)格遵守規(guī)章制度,堅(jiān)決努力杜絕檔案失密、泄密盜竊現(xiàn)象的異常發(fā)生。第二,應(yīng)積極加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作人員相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn),在業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程內(nèi)容的具體安排上,除加強(qiáng)檔案相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)理論知識(shí)基礎(chǔ)學(xué)習(xí)之外,還要適應(yīng)不斷要求加大檔案計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的理論學(xué)習(xí),注重開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)檔案知識(shí)宣傳教育,以更好的適應(yīng)新歷史時(shí)期我國(guó)檔案管理人員工作的發(fā)展需要。在參加培訓(xùn)時(shí)學(xué)員應(yīng)預(yù)先制定短期學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)管理技能的學(xué)習(xí)計(jì)劃,明確學(xué)習(xí)方向。依據(jù)課程計(jì)劃、分級(jí)和類(lèi)別逐步組織實(shí)施,確保課程學(xué)習(xí)內(nèi)容系統(tǒng)、扎實(shí)、深入,避免盲目與技術(shù)空洞。

（四）抓好檢查環(huán)節(jié)，列為年終績(jī)效考核內(nèi)容

為了切實(shí)敦促檔案管理工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好檔案管理各項(xiàng)工作,相關(guān)部門(mén)應(yīng)充分考慮將該單位工作情況列為年終工作績(jī)效考核的重要組成內(nèi)容,定期對(duì)檔案資料立卷整理歸檔、檔案儲(chǔ)存保管等工作情況，及時(shí)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查監(jiān)督考核,對(duì)存在違反檔案管理規(guī)定的違法行為等還要限時(shí)予以糾正,并將每次考核結(jié)果匯總作為對(duì)負(fù)責(zé)人績(jī)效考核的重要指標(biāo)。

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展,各種信息科技正逐步應(yīng)用到各行各業(yè),檔案管理工作也開(kāi)始受到較大的的影響,面臨著新的發(fā)展機(jī)遇與創(chuàng)新挑戰(zhàn)，過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能很好的滿(mǎn)足如今的需要，所以針對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提升，已經(jīng)迫在眉睫[4]。

(五)掌握計(jì)算機(jī)操作的技能，建立信息網(wǎng)絡(luò)

在當(dāng)今的新信息時(shí)代,檔案管理的技術(shù)現(xiàn)代化已發(fā)展成為中國(guó)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì),作為新信息時(shí)代的中國(guó)檔案管理者,在政治思想意識(shí)上必須要超前,不僅必須要熟練掌握目前計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用的檔案基本知識(shí),還要深刻學(xué)會(huì)研究建立各類(lèi)大型檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù),提高利用計(jì)算機(jī)對(duì)各類(lèi)檔案相關(guān)信息的實(shí)時(shí)采集、檢索、傳輸以及檔案服務(wù)的管理工作力度。將一個(gè)檔案的主要內(nèi)容材料分門(mén)別類(lèi)地輸入移動(dòng)計(jì)算機(jī),這樣才能方便快捷、高效容易查詢(xún),使用戶(hù)在試題檔案中查尋不到的材料可從在幾分鐘內(nèi)便捷即可輕松解決的實(shí)際問(wèn)題,而且還可以使相關(guān)的檔案資料具有直觀(guān)的、多樣性、真實(shí)感強(qiáng)的立體展示效果。同時(shí),還認(rèn)為可以充分借助于視頻播放機(jī)、監(jiān)視器、多媒體電腦處理技術(shù)等多種手段,使各類(lèi)檔案相關(guān)信息在各種現(xiàn)代化檔案機(jī)器設(shè)備中快捷、準(zhǔn)確、方便地進(jìn)行再現(xiàn),使各類(lèi)檔案相關(guān)信息的收集處理、傳輸工作獲得前所未有的積極生動(dòng)效果。檔案管理技術(shù)手段的逐步現(xiàn)代化已經(jīng)成為促進(jìn)檔案管理體系現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的有力技術(shù)支柱。

結(jié)論

綜上所述,檔案管理工作人員也一定要積極爭(zhēng)取與時(shí)俱進(jìn),不斷探索學(xué)習(xí)新管理知識(shí)、新管理手段、新管理技術(shù),不斷提升自身檔案管理工作人員的綜合業(yè)務(wù)能力,以逐步提高自身檔案綜合管理素質(zhì)。