“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新探討

王輝

（濰坊市婦幼保健院，山東 濰坊 261011）

互聯(lián)網(wǎng)使得時(shí)代信息化特征更明顯，互聯(lián)網(wǎng)對(duì)各行業(yè)的沖擊也更明顯，檔案管理也不例外。對(duì)于醫(yī)院檔案管理而言，必須基于互聯(lián)網(wǎng)變革的時(shí)代訴求，從大局出發(fā)，走數(shù)字化檔案管理之路。發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，建立檔案電子資源庫(kù)，以提升檔案管理實(shí)效，更好地服務(wù)于醫(yī)院管理，推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理的主要特征

（一）檔案信息查詢更加快速便捷

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用能夠使以往大量而又零碎的信息全部匯總到電腦當(dāng)中，并通過(guò)不同類型的文件形式進(jìn)行存儲(chǔ)，在各個(gè)部門以及科室之間實(shí)現(xiàn)共享，同時(shí)在醫(yī)院內(nèi)部建立一個(gè)共同的搜索窗口，便于各部門查找自己需要的檔案。例如，醫(yī)院對(duì)患者進(jìn)行看診時(shí)可以通過(guò)系統(tǒng)快速查詢到患者以往的就診記錄，從而掌握患者具體情況，在一定程度上降低患者就診的繁瑣性，為患者節(jié)省時(shí)間，并提高就診質(zhì)量。在”互聯(lián)網(wǎng)+“背景下，醫(yī)院管理模式更加高效。這在一定程度上提升了醫(yī)護(hù)工作人員的工作效率，也促進(jìn)了醫(yī)院整體水平的優(yōu)化。

（二）拓展檔案收集范圍

醫(yī)院檔案與企業(yè)檔案有所不同，其中可能出現(xiàn)各種不同類型與內(nèi)容，這樣在管理人員收集檔案信息時(shí)難度較大，不僅需要在醫(yī)院各個(gè)部門之中收集所有信息，還需要在完成信息收集后統(tǒng)一對(duì)其展開全面排查、分析、整理以及歸檔，這就意味著檔案管理工作量較大，所以部分醫(yī)院開始縮小檔案管理對(duì)于檔案信息的收集范圍，但這樣又會(huì)導(dǎo)致大量有益信息的丟失。這時(shí)如果醫(yī)院能夠?qū)ⅰ盎ヂ?lián)網(wǎng)+”落實(shí)到檔案管理工作，便可幫助管理人員環(huán)節(jié)工作壓力，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，這樣醫(yī)院就無(wú)需縮小檔案信息的收集范圍，甚至還能在原有基礎(chǔ)上繼續(xù)拓展檔案收集范圍。

（三）滿足保管期限

檔案的保管期限是依據(jù)檔案管理?xiàng)l例中的相關(guān)要求執(zhí)行，醫(yī)院檔案管理有別于其他行業(yè)的檔案管理工作，因?yàn)閺幕颊叩牡谝淮尉歪t(yī)到最后一次就醫(yī)往往跨度年限十分長(zhǎng)，這就使得檔案管理工作量十分巨大。在手工錄入病歷檔案時(shí)，由于醫(yī)院就診患者眾多，難以按照患者每一次就醫(yī)時(shí)間為節(jié)點(diǎn)進(jìn)行存檔。醫(yī)院病歷檔案管理信息化實(shí)施以來(lái)，這一困境得到了有效改善，每一位就醫(yī)患者的身份證號(hào)碼是唯一不變的，檔案管理人員在接收到患者檔案后，可以通過(guò)患者的身份證號(hào)碼查詢到患者上一次就診時(shí)間，便于將患者連續(xù)就醫(yī)的檔案資料進(jìn)行存檔，也給醫(yī)生對(duì)就診患者下一步醫(yī)療指導(dǎo)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，尤其是同一病種不同患者的診療情況數(shù)據(jù)分析更是醫(yī)療科學(xué)研究的好幫手。

二、醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式的缺陷

（一）管理模式單一化

隨著醫(yī)院檔案管理體系的不斷深化改革，相比較最初的管理模式，發(fā)展到今天已經(jīng)很完善了?，F(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理遵從一套完整的流程，該流程的實(shí)施必須是一步一步按部就班地進(jìn)行，如果中途出現(xiàn)了問(wèn)題，那么就會(huì)造成很大的損失，這是傳統(tǒng)檔案管理中的存在的一個(gè)普遍的問(wèn)題，也是急需要解決的問(wèn)題。原因是檔案管理這種模式的行程是社會(huì)發(fā)展中前輩們通過(guò)不斷地摸索自發(fā)形成的，沒(méi)有引進(jìn)很專業(yè)化、先進(jìn)化的管理理念以及標(biāo)準(zhǔn)。所有的一切看似是在有條不紊地進(jìn)行著，但是里面卻有很多矛盾的點(diǎn)，而且有些內(nèi)容是相互沖突的。且醫(yī)院進(jìn)行檔案管理時(shí)，主要受到重視的版塊是一些常見的事件，對(duì)于一些特殊事件，以及一些突發(fā)的事件采取的態(tài)度很隨意，在現(xiàn)有的管理模式下要想解決這類問(wèn)題能夠采取的措施只有一種，那就是強(qiáng)制要求，別無(wú)他法。對(duì)于各種細(xì)節(jié)性的東西，目前依舊是一籌莫展的，一時(shí)半會(huì)很難找到應(yīng)對(duì)的措施，但是這些問(wèn)題如果不及時(shí)解決，那么終將會(huì)是一個(gè)隱患。

（二）檔案管理人員水平不高

目前，我國(guó)的醫(yī)院很少有專門從事檔案管理的工作人員，都是采用兼職的方式處理，因?yàn)槭羌媛殭n案員，導(dǎo)致工作一直在不停地變動(dòng)，對(duì)收集整理檔案的要求和歸檔的方法等認(rèn)識(shí)不清楚，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。檔案管理人員學(xué)歷不高，專業(yè)素質(zhì)低下，沒(méi)有進(jìn)行學(xué)術(shù)研究，這些都無(wú)法促進(jìn)新形勢(shì)醫(yī)院的改革。

（三）網(wǎng)絡(luò)設(shè)備缺乏完善性

通常來(lái)說(shuō)，電子產(chǎn)品在使用過(guò)程中必須得到高質(zhì)量網(wǎng)絡(luò)設(shè)備資源的支持，特別是對(duì)于醫(yī)院的電子檔案管理工作而言，在設(shè)備資源上具有更高的要求。當(dāng)前很多醫(yī)院還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，堅(jiān)信自己的管理方式更加有利于醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展，因此不認(rèn)可在工作中使用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。這一理念嚴(yán)重限制了醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)行，使醫(yī)院檔案管理工作脫離了時(shí)代的發(fā)展，并形成醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的不足，無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子檔案的完整儲(chǔ)存以及醫(yī)院檔案信息的快速查詢，更不利于分析工作的開展，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的開展，同時(shí)加大了醫(yī)護(hù)工作人員以及檔案管理人員在檔案存儲(chǔ)以及查詢上的工作量，使其工作效率大打折扣。如今，人們?cè)谛畔①Y源方面所提出的要求不再像以往那么簡(jiǎn)單了，采用傳統(tǒng)的檔案管理資源并無(wú)法滿足醫(yī)院在日常管理以及運(yùn)行上的需求，久而久之會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院發(fā)展受阻。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理的新舉措

（一）以創(chuàng)新意識(shí)帶動(dòng)檔案管理的優(yōu)化

基于互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代背景，醫(yī)院檔案管理人員要樹立創(chuàng)新意識(shí)，在檔案管理中自覺地推陳出新，順應(yīng)時(shí)代潮流，跟上時(shí)代步伐，自覺學(xué)習(xí)檔案管理的新知識(shí)，實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的醫(yī)院檔案管理的調(diào)整與優(yōu)化。具體來(lái)說(shuō)，要拓展醫(yī)院檔案管理的工作視野，變被動(dòng)管理為主動(dòng)管理，自覺地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等進(jìn)行檔案的優(yōu)化管理，自覺按照“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理的新要求，基于醫(yī)院檔案管理的實(shí)際，做好檔案資源類型的劃分、量的梳理，積極配備信息化設(shè)備，做好檔案資源的高效整理與深度開發(fā)工作。重視檔案管理的創(chuàng)新，做好技術(shù)的推陳出新，為醫(yī)院檔案管理增添“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代技術(shù)創(chuàng)新的活力。

（二）提高檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍的能力和素質(zhì)極大地影響著醫(yī)院檔案管理的水平?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，為了幫助檔案管理人員建立互聯(lián)網(wǎng)思維，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，醫(yī)院需要對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，必須對(duì)其基本技能進(jìn)行理論和實(shí)踐方面的培訓(xùn)，幫助其掌握多媒體技術(shù)和新的信息技術(shù)。醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的思想政治教育、專業(yè)素質(zhì)教育，培養(yǎng)檔案管理隊(duì)伍對(duì)工作的熱愛，提高其政治意識(shí)，激發(fā)其責(zé)任感。此外，還應(yīng)招聘優(yōu)秀的檔案管理人才，提高招聘標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行公開、公正地考核，可以與高等院校簽訂人才培訓(xùn)合同，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，不斷提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案安全性的管理

因?yàn)樵撃Ｊ街饕劳械木褪恰盎ヂ?lián)網(wǎng)+”，而在當(dāng)今的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息變得越來(lái)越透明化，個(gè)人信息泄露的現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，醫(yī)院中留存的信息一旦泄露有可能會(huì)危及生命安全。因此，醫(yī)院一定要重視患者的個(gè)人信息的保護(hù)，確?；颊邫n案的安全性，加強(qiáng)對(duì)檔案安全性的重視?？梢圆扇〉拇胧┦菫槊课换颊咴O(shè)定特有的密碼編號(hào)，該密碼只能有一位工作人員知曉，并設(shè)置檔案訪問(wèn)權(quán)限，以此來(lái)降低患者的信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，聘請(qǐng)一名精通計(jì)算機(jī)的專業(yè)人員來(lái)為每臺(tái)電腦裝配高性能的防火墻，以防信息遭到不明的非法攻擊。

（四）加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用

在實(shí)際的檔案管理工作中，管理人員要堅(jiān)持以服務(wù)為核心，在實(shí)踐中擴(kuò)大資源信息來(lái)源，從而進(jìn)一步開發(fā)信息資源，以此提高醫(yī)院的整體經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院還可以通過(guò)組織一些相關(guān)的編研活動(dòng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行更深入的研究和開發(fā)，實(shí)現(xiàn)信息的多樣化和立體化，為檔案信息的再利用提供更加便捷的服務(wù)。

（五）對(duì)檔案資料進(jìn)行不斷的完善

伴隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，醫(yī)療事業(yè)得到了快速的發(fā)展，這也促進(jìn)了醫(yī)療組織在發(fā)展中發(fā)現(xiàn)了以往沒(méi)有發(fā)現(xiàn)的疾病，從而更新了疾病譜的相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)新疾病的發(fā)現(xiàn)，在極大程度上促進(jìn)了我國(guó)醫(yī)療新技術(shù)以及項(xiàng)目的發(fā)展以及創(chuàng)新，這對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，而檔案管理人員在實(shí)際的工作過(guò)中，應(yīng)該對(duì)不同的手術(shù)名稱進(jìn)行編碼，再將這些代碼輸入到計(jì)算機(jī)軟件中，這樣就能夠通過(guò)這些代碼對(duì)手術(shù)的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行查找，并分析這些手術(shù)的功能，詳細(xì)記錄不同手術(shù)具有哪些功效，并將整理出來(lái)的相關(guān)信息發(fā)送到各臨床部門局域網(wǎng)（LAN）進(jìn)行反饋，這樣能夠在極大程度上促進(jìn)醫(yī)療人員進(jìn)行相關(guān)手術(shù)的研究，發(fā)表相應(yīng)的研究成果。除此以外，檔案管理人員在計(jì)算機(jī)中對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行整理以及處理之后，再反饋給各個(gè)部門，有利于不同部門之間的交流、幫助各個(gè)部門總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題改正問(wèn)題等，從而有效提升醫(yī)護(hù)人員的工作水平，促進(jìn)整個(gè)醫(yī)院的醫(yī)療水平發(fā)展。

（六）制定健全的醫(yī)院檔案管理工作制度

醫(yī)院必須要成立一個(gè)專門的檔案管理小分隊(duì)，選派業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合能力高的人擔(dān)任領(lǐng)頭人。領(lǐng)頭人主要是要監(jiān)督組員在檔案管理工作中的不良行為，隨時(shí)監(jiān)督檔案分類歸檔，采取集中管理模式，做到歸檔、保管、保存、保密等環(huán)節(jié)要規(guī)范化、制度化。

結(jié)語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院檔案管理環(huán)境、工作方式和工作條件等發(fā)生了不同程度的改變?；谶@樣的時(shí)代背景，作為檔案管理人員必須創(chuàng)新思路和方法，積極去適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的變革要求，以創(chuàng)新意識(shí)和責(zé)任心做好醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的高效化，也借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的即時(shí)共享，提升醫(yī)院檔案的使用效率，更好地推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。