陳曄
(赤峰市寧城縣中心醫(yī)院,內(nèi)蒙古 赤峰 024200)
在大多數(shù)人眼里,醫(yī)院是救死扶傷的地方,醫(yī)生是白衣天使,檔案管理與醫(yī)院顯得有些格格不入,殊不知如果沒有檔案管理,醫(yī)院的工作是無法開展穩(wěn)定運行的。醫(yī)院的檔案管理起到一個總領(lǐng)和儲存的作用,如果沒有將醫(yī)院的檔案進行儲存和管理,醫(yī)院將無法查看檔案的情況,醫(yī)患糾紛的事件也會大大增加。所以說檔案管理與檔案升級工作對于醫(yī)院的發(fā)展是相當重要的。目前由于國家不斷對醫(yī)院加強管理建設,檔案的管理工作越發(fā)得到關(guān)注。檔案的管理水平直接影響到醫(yī)院的管理建設。雖然醫(yī)院的檔案管理工作在近年來取得顯著的成就,但是仍然存在不少的問題需要解決。因此,需要針對存在的問題進行解決,完善檔案管理與升級工作,方能更好適應新時代對于檔案管理的要求,促進檔案管理的發(fā)展,有助于衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。
精細化管理理念的出現(xiàn)改變了醫(yī)院檔案管理模式,使得管理過程更加細致,為后續(xù)科研工作的開展打下了堅實的基礎。另外,精細化管理促進了醫(yī)療水平的提升,患者的就診信息以電子檔案的形式儲存,為患者疾病信息的分析創(chuàng)造了條件。理論與實踐的結(jié)合既提高了檔案管理的高效性,又改善了檔案管理的科學性,滿足了患者的就診需求。
一般來說,導致醫(yī)患矛盾的原因有很多,最主要的是醫(yī)療水平的不足和檔案管理的不規(guī)范。精細化管理的引入不僅解決了管理不規(guī)范問題,還在一定程度上強化了醫(yī)療水平,進而從本質(zhì)層面緩解了醫(yī)患矛盾。例如,精細檔案管理要求定期更新患者的檔案信息、要求管理人員根據(jù)規(guī)定實施檔案管理操作等,塑造了溫馨的醫(yī)療環(huán)境。
我國近年來展開了醫(yī)療行業(yè)的改革,使得人事信息復雜多樣,極大地加大了檔案管理的難度。另外,部分管理人員由于工作能力有限,檔案中出現(xiàn)了不少虛假信息,為醫(yī)院內(nèi)部的人事調(diào)動創(chuàng)造了壓力,無法切實實現(xiàn)公平正義。精細化管理理念提出了全新的管理要求,將醫(yī)院檔案分為多個類型,不同的類型由不同的人員管理,確保了人事檔案信息的精確性,為后續(xù)管理人員的晉升和選拔提供了依據(jù)。
目前,許多醫(yī)院管理往往只注重醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療設備和治療環(huán)境的改進和創(chuàng)新,沒有意識到加強醫(yī)院檔案管理非常重要。當醫(yī)院檔案的收集管理與自身利益相互矛盾時,往往選擇將醫(yī)院檔案自留自用,這嚴重制約了檔案收集的發(fā)展,極大地影響了醫(yī)院檔案資源能夠被人們所分享。而檔案管理領(lǐng)導人對檔案管理工作考核的疏忽,使管理工作只是一個表面形式,從而使得醫(yī)院檔案管理的發(fā)展停滯不前。
當前,管理制度的不全面、考核標準的規(guī)定不系統(tǒng)等問題,依然存在于我國大部分醫(yī)院的管理工作中,這都會導致檔案的收集和歸納方面存在很多問題,因此也就無法提高檔案管理的工作效率和工作水平。另外,醫(yī)院科室門類繁多,檔案管理復雜繁瑣,由于缺乏統(tǒng)一的管理標準,檔案管理的使用率也不高,甚至在使用或查閱檔案時存在檔案資料不足的問題。
大數(shù)據(jù)時代的到來,縮減了各種檔案信息的體積,讓檔案信息的收集、整理、傳輸以及共享等速率逐漸提升,在降低了醫(yī)院檔案管理工作人員的工作成本,也從一定程度上增加了醫(yī)院檔案信息的安全風險。在大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案信息管理的安全風險主要在于以下幾個層面。第一,部分工作人員自身的職業(yè)素養(yǎng),部分醫(yī)院職工在工作的過程中可能會受利益的影響,存在修改醫(yī)院檔案信息的可能,造成醫(yī)院檔案信息的失真。第二,部分工作人員工作行為的不規(guī)范,比如上班期間利用醫(yī)院檔案管理設備連接外網(wǎng),存在醫(yī)院檔案信息泄露和破壞的風險。第三,不法網(wǎng)站的侵擾,大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院的檔案管理工作與外部網(wǎng)絡環(huán)境相關(guān)聯(lián),各種篡改數(shù)據(jù)、盜取數(shù)據(jù)的軟件容易對醫(yī)院的檔案管理設備進行攻擊。
現(xiàn)階段,我國積極在醫(yī)院病歷檔案管理中,推行電子病歷,構(gòu)建相應的信息共享平臺,保證其數(shù)據(jù)信息利用率。然而,現(xiàn)代病歷標準未實現(xiàn)統(tǒng)一,其使用的系統(tǒng)模板不盡相同,由于當前醫(yī)院電子病歷不僅包含文本信息,而且涉及影像信息等,如何將此類信息在數(shù)據(jù)庫內(nèi)完成統(tǒng)一,是現(xiàn)代醫(yī)院病歷管理面臨瓶頸之一,所以建立完善的信息共享平臺難度較大。同時,醫(yī)院間接口存在一定的差異性,導致醫(yī)院信息在各自系統(tǒng)中獨立存在,難以實現(xiàn)信息共享,病歷檔案利用率無法提升。
管理人員沒有足夠的信息化管理意識,部分管理人員自身信息化水平不高,認識停滯導致醫(yī)院整體管理水平受限,沒有認識到電子文件的重要性,對信息安全無意識導致網(wǎng)絡風險頻發(fā)。醫(yī)院大部分管理人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓,也并非計算機管理專業(yè)人員。缺乏計算機安全管理經(jīng)驗,不了解計算機網(wǎng)絡信息的安全知識,致使網(wǎng)站遭受的攻擊造成信息受損。檔案管理人員沒有經(jīng)過具體的培訓,導致安全信息能力和工作要求之間的鴻溝越拉越大。傳統(tǒng)檔案管理人員雖有檔案管理經(jīng)驗,但是面對信息技術(shù)卻無能為力,導致工作效率低,而新的檔案管理人員沒有工作經(jīng)驗,只具備基礎知識,使得工作困難重重。
醫(yī)院檔案管理工作如果想要高效進行,離不開高素質(zhì)的檔案管理人才,醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率的高低與工作人員具有密切的關(guān)系。我國目前醫(yī)院在進行檔案管理的過程中,存在的主要問題就是醫(yī)院在招聘檔案管理工作人員的過程中,并沒有將專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理工作人員作為首要的招聘人員,一些醫(yī)院的檔案管理工作大多都分配給其他科室的工作人員兼職完成,所以導致醫(yī)院內(nèi)部進行檔案記錄或者管理檔案信息的過程中,存在著管理手段不科學的情況,阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的開展。
通過定期開展檔案文化培訓,通過檔案中蘊藏的美好文化精神,讓員工們真正意識到檔案管理的重要性,從而肩負起檔案管理的重任,提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。除此之外,還要重視管理人員創(chuàng)新和開拓技術(shù)能力的培養(yǎng),敢于探索檔案中蘊藏的醫(yī)院優(yōu)秀文化,并將其發(fā)揚光大。同時要讓管理者區(qū)分檔案的重要程度,涉及醫(yī)院內(nèi)部發(fā)展的重要信息檔案要嚴格保密。對于弘揚本院的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的經(jīng)典檔案,要積極宣傳發(fā)揚,提高醫(yī)院的知名度。這無論是對于員工內(nèi)在精神文化品質(zhì)的培養(yǎng)方面,還是對于醫(yī)院檔案的管理工作,都起著非常重要的作用,同時也就反過來積極促進了醫(yī)院文化的建設[1]。
醫(yī)院檔案的信息化建設,使用信息化系統(tǒng)做到病患信息的實時收集與儲存、診斷方案與工作流程的完整記錄、醫(yī)保報銷的聯(lián)網(wǎng)上報與記錄,全面提升醫(yī)院檔案記錄的全面性、可靠性。使用信息化系統(tǒng)進行檔案記錄,在掛號、用藥、檢查、住院、結(jié)算、報銷等各個流程的工作第一線對信息進行直接留存,有效提高了醫(yī)院檔案的時效性。及時且不易更改的檔案,極大提升了醫(yī)院檔案的真實性,可以有效降低檔案記錄中存在的篡改、編寫、錯位等問題,杜絕檔案留存過程中出現(xiàn)的失誤乃至腐敗問題。通過引入信息化的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng),提升對病患檔案的利用效率,可以極大地促進各個科室之間的配合,科學配置病人的檢查項目順序,根據(jù)科室壓力調(diào)整檢查項目的優(yōu)先度,從而做到有效分流,提高單位時間內(nèi)的診治效率。使用信息化的大數(shù)據(jù)分析工具,還可以有效將已經(jīng)歸檔的醫(yī)院檔案進行充分利用,總結(jié)以往診治過程中出現(xiàn)的問題,為醫(yī)療服務工作提出針對性的調(diào)整方案,保障醫(yī)療服務工作質(zhì)量的不斷提升。信息化的檔案收集與管理系統(tǒng)具有直觀且易操作的特性,通過推進醫(yī)院檔案信息化建設,利用專業(yè)的檔案管理信息化軟件,可以極大地提升醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性,保障檔案儲存與使用能夠更加高效、專業(yè)[2]。
近年來,行業(yè)之間競爭壓力的逐漸加大,對于我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展也提出了新的要求。要想促進自身蓬勃發(fā)展,首先要提高內(nèi)部人員檔案管理意識,其中電子圖片檔案管理對于自身發(fā)展來講有著一定的促進作用。而為了更好地促進檔案管理工作順利展開,只有提高人員管理意識,才能獲得令人滿意的工作效果,因此做一名優(yōu)秀的檔案管理人員,應樹立正確的檔案管理意識,并運用現(xiàn)代技術(shù)手段來展開管理。本身電子圖片檔案就是經(jīng)濟發(fā)展下的產(chǎn)物,其對醫(yī)院各項經(jīng)濟活動發(fā)展也有一定的促進作用,同時電子圖片檔案本身就具有很多的特點,如操作方便不易丟失,所以備受管理者所青睞。其次,管理者也要端正自身的工作態(tài)度,結(jié)合醫(yī)院當前實際狀況制定可行的方案,加強電子圖片檔案管理,既能夠為檔案管理工作的順利展開奠定堅實基礎,也可以滿足其各項業(yè)務活動發(fā)展需求[3]。
在當前新時代的發(fā)展過程中,信息技術(shù)作為新時代發(fā)展的主要產(chǎn)物在生活以及學習中已得到廣泛的運用,促進生活以及教學質(zhì)量的長遠發(fā)展。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)在檔案管理中是必不可少的一項內(nèi)容,安全可靠的數(shù)據(jù)管理可保證檔案資料的完整性,并為自身的利益發(fā)展奠定堅實的基礎。由此可見,各個單位應積極地運用信息技術(shù),加強對數(shù)據(jù)管理的有效創(chuàng)建,并應結(jié)合檔案管理的類型進行細致分類;此外,在創(chuàng)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)時,還應注重搜索引擎,進而提升檔案管理的效率。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的過程中還要保證系統(tǒng)的安全發(fā)展,如創(chuàng)建防火墻,安裝殺毒軟件等等,防止黑客的入侵以及惡意破壞,優(yōu)化檔案的信息化管理,避免遭到不應有的損失[4]。
綜上所述,雖然“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對于醫(yī)院檔案管理工作屬于一種全新挑戰(zhàn),但只要現(xiàn)代醫(yī)院能夠掌握“互聯(lián)網(wǎng)+”核心所在,便可加快檔案查詢效率,并在強化檔案管理水平的同時拓展檔案收集范圍。目前,大部分醫(yī)院在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下開展檔案管理工作時,基本都存在管理操作不夠靈活、基礎設備不夠普及以及功能探索不夠全面等狀況,對于這些狀況可以通過統(tǒng)一開展操作培訓、增加設備普及力度,以及全面開發(fā)各種功能等渠道進行創(chuàng)新,切實在檔案管理中融入“互聯(lián)網(wǎng)+”[5]。