基建工程檔案管理中的問題及策略研究

尚汶茜

（中央廣播電視總臺魯古辦公區(qū)建設(shè)管理辦公室，北京 100040）

引言

基建工程檔案是現(xiàn)當(dāng)代基礎(chǔ)工程建設(shè)的關(guān)鍵組成部分之一，能直接反映出一個(gè)工程項(xiàng)目的施工質(zhì)量。因此對基建工程檔案進(jìn)行有效地、科學(xué)地管理，確?；üこ虣n案的安全性和完整性，對基礎(chǔ)工程建設(shè)而言意義重大。系統(tǒng)化、合理化地管理基建工程檔案，能夠在很大程度上提升工程施工質(zhì)量，而這需要包括設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理在內(nèi)的各方施工參與人員的努力與配合。

一、基建工程檔案管理內(nèi)涵及重要性

基建工程檔案的主要內(nèi)容包括有效記錄并保存整個(gè)基建工程項(xiàng)目中所涉及的每一個(gè)建設(shè)內(nèi)容以及所處階段，其目的是日后對項(xiàng)目進(jìn)行復(fù)盤、檢修或重建時(shí)，方便追溯原始信息與數(shù)據(jù)[1]?；诖?，工程檔案管理人員所構(gòu)建出的基建工程檔案必須具備足夠的系統(tǒng)性與完整性?；üこ虣n案通常通過圖像、文字以及數(shù)據(jù)的形式對施工過程中產(chǎn)生的種種信息資料進(jìn)行記錄，并通過膠片、紙質(zhì)文件或數(shù)碼光盤等載體對這些檔案進(jìn)行妥善保存。出于項(xiàng)目遭受戰(zhàn)亂后恢復(fù)重建，以及現(xiàn)代城市預(yù)防自然災(zāi)害、抵御災(zāi)害、減輕災(zāi)害損失等方面的考量，基建工程檔案存在的意義無可取代[2]。

隨著中國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的長期高速發(fā)展以及城鎮(zhèn)化建設(shè)的不斷推進(jìn)，基建工程項(xiàng)目的數(shù)量可謂與日俱增。在這一時(shí)代背景之下，正確認(rèn)知基建工程檔案的意義，提高對這項(xiàng)工作的重視程度，同時(shí)提升對基建工程檔案進(jìn)行管理操作的能力，可以在一定程度上促進(jìn)中國基建工程行業(yè)整體向好向上地發(fā)展。首先，在日常的項(xiàng)目建設(shè)中基建項(xiàng)目檔案管理有著重要的作用。項(xiàng)目建設(shè)中的檔案建設(shè)主要包括對項(xiàng)目立項(xiàng)、記錄計(jì)劃方案、登記和核實(shí)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等多方面的內(nèi)容，同時(shí)隨著基建工程的發(fā)展，為了穩(wěn)步推進(jìn)施工工作開展，還會(huì)制定相關(guān)的質(zhì)量評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)并對工程建設(shè)的材料使用等進(jìn)行記錄。通過檔案管理，工作人員能夠?qū)n案信息的真實(shí)性、信息性等進(jìn)行記錄和反映，并為實(shí)際的建設(shè)工作提供相關(guān)依據(jù)。其次，在項(xiàng)目管理方面基建檔案建設(shè)也發(fā)揮著重要的作用?；n案是工程建設(shè)中保留的最原始信息材料，在遵守不同信息的有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，管理人員依照檔案信息開展管理工作，能夠有效檢驗(yàn)項(xiàng)目工程的建設(shè)進(jìn)度，同時(shí)通過多次的利用檔案信息數(shù)據(jù)能夠提高管理效率和項(xiàng)目施工的科學(xué)性和安全性，有效規(guī)避財(cái)務(wù)危機(jī)，避免安全事故發(fā)生。

二、基建工程檔案管理的問題

目前，根據(jù)市場實(shí)際情況來看，中國建筑工程領(lǐng)域的檔案管理仍存在著一些問題。筆者根據(jù)問題嚴(yán)重程度以及普遍程度在本文進(jìn)行討論，分別是：檔案的編制和使用不夠規(guī)范，檔案管理制度亟待完善，檔案管理人員水平有待提高和檔案管理的質(zhì)量不高。

（一）檔案的編制和使用不夠規(guī)范

當(dāng)充分記錄一項(xiàng)工程建設(shè)在施工過程中所涉及的方方面面。然而，由于檔案管理人員以及工程施工人員對基建工程檔案的重視程度略微存在欠缺，以及他們的專業(yè)技能有待提升，從而導(dǎo)致了基建工程檔案喪失了一部分完整性，部分工程檔案資料可能存在收集不到位的問題。除此之外，基建工程檔案可能在管理過程中存在編制不夠規(guī)范的問題?？傊陨蟽牲c(diǎn)意味著基建工程檔案的完整性與系統(tǒng)規(guī)范性無法得到充分的保障，進(jìn)而導(dǎo)致基建工程檔案無法充分反映一項(xiàng)建筑工程信息的真實(shí)性和全面性。如此一來，施工相關(guān)人員對工程檔案的利用率將大幅下降，工程檔案將在一定程度上喪失其本質(zhì)功效。

（二）檔案管理制度亟待完善

當(dāng)前基礎(chǔ)建設(shè)領(lǐng)域存在一部分基建工程項(xiàng)目的施工單位為達(dá)到節(jié)約項(xiàng)目施工成本的目的，忽視對基建工程檔案管理部門的規(guī)劃與設(shè)立，甚至不計(jì)劃聘用具備專業(yè)基礎(chǔ)的基建工程檔案管理從業(yè)者對基建工程檔案進(jìn)行專業(yè)的管理。除此之外，基建工程檔案管理工作中還存在相關(guān)設(shè)施配置較為落后的問題，從而無法高效地滿足管理需求。例如在保存重要資料時(shí)，因?yàn)槲茨芎侠硎褂脤Ｓ檬占幸约皺n案袋，從而致使文件資料雜亂無章，甚至丟失。

（三）檔案管理人員水平有待提高

在管理基建工程檔案這一過程中，具體負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的相關(guān)管理人員往往存在業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，專業(yè)理論儲(chǔ)備不足，實(shí)際上手操作經(jīng)驗(yàn)不豐富等問題。造成以上種種問題的原因正如前文所述，基建工程項(xiàng)目施工單位為節(jié)約成本而未聘請專業(yè)的檔案管理人員。然而，當(dāng)今社會(huì)各行各業(yè)都在向高度信息化、數(shù)字化和科技化大步邁進(jìn)。在這一時(shí)代背景之下，基建工程項(xiàng)目檔案管理工作人員仍然沿用傳統(tǒng)的人工操作方式對基建工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理，不提高能夠熟練操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，且具備科學(xué)管理基建工程項(xiàng)目檔案專業(yè)知識的從業(yè)人員比例。這一現(xiàn)狀勢必將造成基建工程項(xiàng)目檔案管理工作效率低下，大大增加后期查閱并利用項(xiàng)目檔案時(shí)的不方便程度。

（四）檔案管理的質(zhì)量不高

在基建工程項(xiàng)目檔案管理工作中，由于相關(guān)管理人員業(yè)務(wù)水平不高、專業(yè)素養(yǎng)不足而造成的損失是一系列的。受工作人員自身能力的限制，有一定機(jī)率造成對基建工程項(xiàng)目檔案的收集不夠完整，缺失一部分重要的資料和信息；還有可能導(dǎo)致一些隱蔽的工程資料未能被全面記錄，從而不利于在后期對工程檔案進(jìn)行應(yīng)用[3]。盡管在國家層面針對基建工程項(xiàng)目檔案管理工作已經(jīng)出臺了一系列相關(guān)規(guī)定，然而在基建工程施工單位對其進(jìn)行實(shí)際執(zhí)行的過程中，往往忽略掉對這些制度、要求的研習(xí)，未能對規(guī)章進(jìn)行嚴(yán)格地執(zhí)行，從而導(dǎo)致了基建工程項(xiàng)目檔案管理工作不到位。

（五）基建檔案的整理存在問題

在實(shí)踐中存在著基建檔案材料不完善，整理不科學(xué)不到位的問題。由于基建檔案的材料涉及的內(nèi)容非常復(fù)雜，同時(shí)在具體的整理、使用和存儲(chǔ)的過程中也容易出現(xiàn)各種問題，常常因?yàn)榇娣诺姆椒ú豢茖W(xué)而出現(xiàn)損毀。此外，基建檔案還涉及非常多的圖紙內(nèi)容和數(shù)據(jù)信息等，這也給檔案整理帶去了一定的挑戰(zhàn)。

三、基建工程檔案管理的策略

為解決以上提到的基建工程檔案管理中頻頻出現(xiàn)，且對檔案管理工作造成較大負(fù)面影響的四點(diǎn)問題，筆者提出六條解決方案以供業(yè)內(nèi)人士參考，分別是：正確認(rèn)識基建工程檔案管理的重要性，明確檔案管理人員的工作職能，科學(xué)整合工程檔案信息資源，健全管理體制，工作合理化，以及促進(jìn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享。

（一）正確認(rèn)識基建工程檔案管理的重要性

基建工程檔案管理是項(xiàng)目施工過程中的重要一環(huán)，因此施工單位從上至下都應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理工作的不可替代性與重要性，提高在檔案管理方面的預(yù)算，增加在物力、財(cái)力以及人力三方面的投入。除此之外，根據(jù)施工項(xiàng)目的特點(diǎn)及時(shí)并合理地配備相應(yīng)設(shè)施，建設(shè)數(shù)字化、先進(jìn)化、自動(dòng)化的基建工程檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率。

（二）明確檔案管理人員的工作職能

與檔案管理相關(guān)的工作人員團(tuán)隊(duì)往往是檔案管理工作的直接參與者以及執(zhí)行者，檔案管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)水平和工作能力通常決定了檔案管理的效率與質(zhì)量。因此，檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的重要性不言而喻。為了促使檔案管理工作順利開展，就要對檔案管理人員積極地進(jìn)行專業(yè)的崗前培訓(xùn)，將他們所掌握的理論知識與實(shí)際工作中的檔案管理經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合。與此同時(shí)，工作過程中，檔案管理人員也要不間斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)，緊跟市場潮流，對所學(xué)理論與技能及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代。此外還要明確檔案管理人員的工作職能，增強(qiáng)其責(zé)任心，提高綜合管理水平。

（三）科學(xué)整合工程檔案信息資源

對工程檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)且系統(tǒng)的整合?；üこ淌┕ね嬖谥芷陂L、涉及面廣的特點(diǎn)，檔案管理人員可以將較長的施工周期以年、季度、月為單位，劃分成若干較短周期，并根據(jù)影音、數(shù)據(jù)、文字等不同的信息體現(xiàn)形式將檔案分門別類，進(jìn)行歸納與整理，以便日后查閱、利用。這種科學(xué)的整合方式往往可以在很大程度上提高工程檔案的利用效率，使建設(shè)施工工作更加順利、高效地開展。

（四）健全管理體制

健全的工程檔案管理體制是工程檔案管理科學(xué)有效推進(jìn)的重要保障。施工方應(yīng)當(dāng)在嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身施工特點(diǎn)完善檔案管理機(jī)制。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)范科學(xué)的管理機(jī)制體制，認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作，確保在搜集、整理、歸納、存檔、查詢等各個(gè)環(huán)節(jié)及時(shí)有效地進(jìn)行規(guī)范操作，進(jìn)而保障后續(xù)工程施工建設(shè)的順利開展。

（五）工作合理化

為了使基建工程檔案管理工作能夠與工程施工建設(shè)保持同步并有效開展，在項(xiàng)目伊始便要要求檔案管理工作人員對相關(guān)數(shù)據(jù)、影音、文字資料進(jìn)行收集、歸納、分類與審核。在進(jìn)行施工的過程中，檔案管理人員要積極且及時(shí)地參與到與其他各個(gè)相關(guān)單位部門聯(lián)動(dòng)的工作中去，如移交材料、進(jìn)行匯報(bào)等。與此同時(shí)，在施工任務(wù)竣工交工時(shí)，相對應(yīng)的檔案管理也要同步完成并交接。

（六）促進(jìn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享

為了方便對工程檔案進(jìn)行共享，可以根據(jù)施工建設(shè)的具體情況搭建資源網(wǎng)絡(luò)。為達(dá)到此目的，首先需要運(yùn)用新的工作思路和方法，將檔案信息資料進(jìn)行電子數(shù)據(jù)化[2]。這種方式縮小了工程檔案的體積，使儲(chǔ)存空間得到了充分有效地利用，進(jìn)而大大增加了工程檔案的存儲(chǔ)量，使工程檔案的儲(chǔ)存工作變得更加便利與高效。在將工程管理資料電子數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)上，可以通過搭建數(shù)據(jù)庫的方式，達(dá)到方便調(diào)取查閱電子檔案的目的。除此之外，檔案管理人員可以將所需材料通過網(wǎng)絡(luò)遞交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或同事，進(jìn)行在線審批或?yàn)g覽，提高了施工單位各級各部門之間的工作效率[5]。

（七）加強(qiáng)對檔案管理工作的投入

在認(rèn)識到基建檔案建設(shè)和管理工作的重要性的基礎(chǔ)上，還要加大投入，以提供更多資金保障。檔案管理是基建管理的重要組成部分，對此，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)的工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)制定科學(xué)嚴(yán)密的管理制度，同時(shí)設(shè)立和完善檔案管理部門及其人員構(gòu)成，同時(shí)還要明確具體的管理人員和責(zé)任人員，采購更多檔案管理的設(shè)備和材料，以保證檔案管理工作順利開展。初次之外，還要加強(qiáng)對人員職責(zé)的劃分，明確各人的工作內(nèi)容和工作職責(zé)，最后對工作進(jìn)行積極的匯總，從而建設(shè)高效的管理體系，提高企業(yè)基建檔案管理的效率。

結(jié)論

為了與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展步伐保持一致，滿足中國當(dāng)前城鎮(zhèn)化建設(shè)的需求，基建工程檔案管理工作亟需向科學(xué)化、規(guī)范化推進(jìn)。在此過程中，需要各個(gè)工程建設(shè)企業(yè)加強(qiáng)對工程檔案管理工作的認(rèn)知，加大財(cái)力、物力、人力在這一領(lǐng)域的投入，最大程度地發(fā)揮工程檔案管理工作對項(xiàng)目施工及后續(xù)管理的推進(jìn)作用。