基建工程檔案管理中的問題及策略研究

尚汶茜

（中央廣播電視總臺(tái)魯古辦公區(qū)建設(shè)管理辦公室，北京 100040）

引言

基建工程檔案是現(xiàn)當(dāng)代基礎(chǔ)工程建設(shè)的關(guān)鍵組成部分之一，能直接反映出一個(gè)工程項(xiàng)目的施工質(zhì)量。因此對(duì)基建工程檔案進(jìn)行有效地、科學(xué)地管理，確?；üこ虣n案的安全性和完整性，對(duì)基礎(chǔ)工程建設(shè)而言意義重大。系統(tǒng)化、合理化地管理基建工程檔案，能夠在很大程度上提升工程施工質(zhì)量，而這需要包括設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理在內(nèi)的各方施工參與人員的努力與配合。

一、基建工程檔案管理內(nèi)涵及重要性

基建工程檔案的主要內(nèi)容包括有效記錄并保存整個(gè)基建工程項(xiàng)目中所涉及的每一個(gè)建設(shè)內(nèi)容以及所處階段，其目的是日后對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行復(fù)盤、檢修或重建時(shí)，方便追溯原始信息與數(shù)據(jù)[1]。基于此，工程檔案管理人員所構(gòu)建出的基建工程檔案必須具備足夠的系統(tǒng)性與完整性?；üこ虣n案通常通過圖像、文字以及數(shù)據(jù)的形式對(duì)施工過程中產(chǎn)生的種種信息資料進(jìn)行記錄，并通過膠片、紙質(zhì)文件或數(shù)碼光盤等載體對(duì)這些檔案進(jìn)行妥善保存。出于項(xiàng)目遭受戰(zhàn)亂后恢復(fù)重建，以及現(xiàn)代城市預(yù)防自然災(zāi)害、抵御災(zāi)害、減輕災(zāi)害損失等方面的考量，基建工程檔案存在的意義無可取代[2]。

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的長(zhǎng)期高速發(fā)展以及城鎮(zhèn)化建設(shè)的不斷推進(jìn)，基建工程項(xiàng)目的數(shù)量可謂與日俱增。在這一時(shí)代背景之下，正確認(rèn)知基建工程檔案的意義，提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，同時(shí)提升對(duì)基建工程檔案進(jìn)行管理操作的能力，可以在一定程度上促進(jìn)中國(guó)基建工程行業(yè)整體向好向上地發(fā)展。首先，在日常的項(xiàng)目建設(shè)中基建項(xiàng)目檔案管理有著重要的作用。項(xiàng)目建設(shè)中的檔案建設(shè)主要包括對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)、記錄計(jì)劃方案、登記和核實(shí)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等多方面的內(nèi)容，同時(shí)隨著基建工程的發(fā)展，為了穩(wěn)步推進(jìn)施工工作開展，還會(huì)制定相關(guān)的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)并對(duì)工程建設(shè)的材料使用等進(jìn)行記錄。通過檔案管理，工作人員能夠?qū)n案信息的真實(shí)性、信息性等進(jìn)行記錄和反映，并為實(shí)際的建設(shè)工作提供相關(guān)依據(jù)。其次，在項(xiàng)目管理方面基建檔案建設(shè)也發(fā)揮著重要的作用。基建檔案是工程建設(shè)中保留的最原始信息材料，在遵守不同信息的有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，管理人員依照檔案信息開展管理工作，能夠有效檢驗(yàn)項(xiàng)目工程的建設(shè)進(jìn)度，同時(shí)通過多次的利用檔案信息數(shù)據(jù)能夠提高管理效率和項(xiàng)目施工的科學(xué)性和安全性，有效規(guī)避財(cái)務(wù)危機(jī)，避免安全事故發(fā)生。

二、基建工程檔案管理的問題

目前，根據(jù)市場(chǎng)實(shí)際情況來看，中國(guó)建筑工程領(lǐng)域的檔案管理仍存在著一些問題。筆者根據(jù)問題嚴(yán)重程度以及普遍程度在本文進(jìn)行討論，分別是：檔案的編制和使用不夠規(guī)范，檔案管理制度亟待完善，檔案管理人員水平有待提高和檔案管理的質(zhì)量不高。

（一）檔案的編制和使用不夠規(guī)范

當(dāng)充分記錄一項(xiàng)工程建設(shè)在施工過程中所涉及的方方面面。然而，由于檔案管理人員以及工程施工人員對(duì)基建工程檔案的重視程度略微存在欠缺，以及他們的專業(yè)技能有待提升，從而導(dǎo)致了基建工程檔案喪失了一部分完整性，部分工程檔案資料可能存在收集不到位的問題。除此之外，基建工程檔案可能在管理過程中存在編制不夠規(guī)范的問題。總之，以上兩點(diǎn)意味著基建工程檔案的完整性與系統(tǒng)規(guī)范性無法得到充分的保障，進(jìn)而導(dǎo)致基建工程檔案無法充分反映一項(xiàng)建筑工程信息的真實(shí)性和全面性。如此一來，施工相關(guān)人員對(duì)工程檔案的利用率將大幅下降，工程檔案將在一定程度上喪失其本質(zhì)功效。

（二）檔案管理制度亟待完善

當(dāng)前基礎(chǔ)建設(shè)領(lǐng)域存在一部分基建工程項(xiàng)目的施工單位為達(dá)到節(jié)約項(xiàng)目施工成本的目的，忽視對(duì)基建工程檔案管理部門的規(guī)劃與設(shè)立，甚至不計(jì)劃聘用具備專業(yè)基礎(chǔ)的基建工程檔案管理從業(yè)者對(duì)基建工程檔案進(jìn)行專業(yè)的管理。除此之外，基建工程檔案管理工作中還存在相關(guān)設(shè)施配置較為落后的問題，從而無法高效地滿足管理需求。例如在保存重要資料時(shí)，因?yàn)槲茨芎侠硎褂脤Ｓ檬占幸约皺n案袋，從而致使文件資料雜亂無章，甚至丟失。

（三）檔案管理人員水平有待提高

在管理基建工程檔案這一過程中，具體負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的相關(guān)管理人員往往存在業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，專業(yè)理論儲(chǔ)備不足，實(shí)際上手操作經(jīng)驗(yàn)不豐富等問題。造成以上種種問題的原因正如前文所述，基建工程項(xiàng)目施工單位為節(jié)約成本而未聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員。然而，當(dāng)今社會(huì)各行各業(yè)都在向高度信息化、數(shù)字化和科技化大步邁進(jìn)。在這一時(shí)代背景之下，基建工程項(xiàng)目檔案管理工作人員仍然沿用傳統(tǒng)的人工操作方式對(duì)基建工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理，不提高能夠熟練操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，且具備科學(xué)管理基建工程項(xiàng)目檔案專業(yè)知識(shí)的從業(yè)人員比例。這一現(xiàn)狀勢(shì)必將造成基建工程項(xiàng)目檔案管理工作效率低下，大大增加后期查閱并利用項(xiàng)目檔案時(shí)的不方便程度。

（四）檔案管理的質(zhì)量不高

在基建工程項(xiàng)目檔案管理工作中，由于相關(guān)管理人員業(yè)務(wù)水平不高、專業(yè)素養(yǎng)不足而造成的損失是一系列的。受工作人員自身能力的限制，有一定機(jī)率造成對(duì)基建工程項(xiàng)目檔案的收集不夠完整，缺失一部分重要的資料和信息；還有可能導(dǎo)致一些隱蔽的工程資料未能被全面記錄，從而不利于在后期對(duì)工程檔案進(jìn)行應(yīng)用[3]。盡管在國(guó)家層面針對(duì)基建工程項(xiàng)目檔案管理工作已經(jīng)出臺(tái)了一系列相關(guān)規(guī)定，然而在基建工程施工單位對(duì)其進(jìn)行實(shí)際執(zhí)行的過程中，往往忽略掉對(duì)這些制度、要求的研習(xí)，未能對(duì)規(guī)章進(jìn)行嚴(yán)格地執(zhí)行，從而導(dǎo)致了基建工程項(xiàng)目檔案管理工作不到位。

（五）基建檔案的整理存在問題

在實(shí)踐中存在著基建檔案材料不完善，整理不科學(xué)不到位的問題。由于基建檔案的材料涉及的內(nèi)容非常復(fù)雜，同時(shí)在具體的整理、使用和存儲(chǔ)的過程中也容易出現(xiàn)各種問題，常常因?yàn)榇娣诺姆椒ú豢茖W(xué)而出現(xiàn)損毀。此外，基建檔案還涉及非常多的圖紙內(nèi)容和數(shù)據(jù)信息等，這也給檔案整理帶去了一定的挑戰(zhàn)。

三、基建工程檔案管理的策略

為解決以上提到的基建工程檔案管理中頻頻出現(xiàn)，且對(duì)檔案管理工作造成較大負(fù)面影響的四點(diǎn)問題，筆者提出六條解決方案以供業(yè)內(nèi)人士參考，分別是：正確認(rèn)識(shí)基建工程檔案管理的重要性，明確檔案管理人員的工作職能，科學(xué)整合工程檔案信息資源，健全管理體制，工作合理化，以及促進(jìn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享。

（一）正確認(rèn)識(shí)基建工程檔案管理的重要性

基建工程檔案管理是項(xiàng)目施工過程中的重要一環(huán)，因此施工單位從上至下都應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的不可替代性與重要性，提高在檔案管理方面的預(yù)算，增加在物力、財(cái)力以及人力三方面的投入。除此之外，根據(jù)施工項(xiàng)目的特點(diǎn)及時(shí)并合理地配備相應(yīng)設(shè)施，建設(shè)數(shù)字化、先進(jìn)化、自動(dòng)化的基建工程檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率。

（二）明確檔案管理人員的工作職能

與檔案管理相關(guān)的工作人員團(tuán)隊(duì)往往是檔案管理工作的直接參與者以及執(zhí)行者，檔案管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)水平和工作能力通常決定了檔案管理的效率與質(zhì)量。因此，檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的重要性不言而喻。為了促使檔案管理工作順利開展，就要對(duì)檔案管理人員積極地進(jìn)行專業(yè)的崗前培訓(xùn)，將他們所掌握的理論知識(shí)與實(shí)際工作中的檔案管理經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合。與此同時(shí)，工作過程中，檔案管理人員也要不間斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)，緊跟市場(chǎng)潮流，對(duì)所學(xué)理論與技能及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代。此外還要明確檔案管理人員的工作職能，增強(qiáng)其責(zé)任心，提高綜合管理水平。

（三）科學(xué)整合工程檔案信息資源

對(duì)工程檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)且系統(tǒng)的整合?；üこ淌┕ね嬖谥芷陂L(zhǎng)、涉及面廣的特點(diǎn)，檔案管理人員可以將較長(zhǎng)的施工周期以年、季度、月為單位，劃分成若干較短周期，并根據(jù)影音、數(shù)據(jù)、文字等不同的信息體現(xiàn)形式將檔案分門別類，進(jìn)行歸納與整理，以便日后查閱、利用。這種科學(xué)的整合方式往往可以在很大程度上提高工程檔案的利用效率，使建設(shè)施工工作更加順利、高效地開展。

（四）健全管理體制

健全的工程檔案管理體制是工程檔案管理科學(xué)有效推進(jìn)的重要保障。施工方應(yīng)當(dāng)在嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身施工特點(diǎn)完善檔案管理機(jī)制。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)范科學(xué)的管理機(jī)制體制，認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作，確保在搜集、整理、歸納、存檔、查詢等各個(gè)環(huán)節(jié)及時(shí)有效地進(jìn)行規(guī)范操作，進(jìn)而保障后續(xù)工程施工建設(shè)的順利開展。

（五）工作合理化

為了使基建工程檔案管理工作能夠與工程施工建設(shè)保持同步并有效開展，在項(xiàng)目伊始便要要求檔案管理工作人員對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)、影音、文字資料進(jìn)行收集、歸納、分類與審核。在進(jìn)行施工的過程中，檔案管理人員要積極且及時(shí)地參與到與其他各個(gè)相關(guān)單位部門聯(lián)動(dòng)的工作中去，如移交材料、進(jìn)行匯報(bào)等。與此同時(shí)，在施工任務(wù)竣工交工時(shí)，相對(duì)應(yīng)的檔案管理也要同步完成并交接。

（六）促進(jìn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享

為了方便對(duì)工程檔案進(jìn)行共享，可以根據(jù)施工建設(shè)的具體情況搭建資源網(wǎng)絡(luò)。為達(dá)到此目的，首先需要運(yùn)用新的工作思路和方法，將檔案信息資料進(jìn)行電子數(shù)據(jù)化[2]。這種方式縮小了工程檔案的體積，使儲(chǔ)存空間得到了充分有效地利用，進(jìn)而大大增加了工程檔案的存儲(chǔ)量，使工程檔案的儲(chǔ)存工作變得更加便利與高效。在將工程管理資料電子數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)上，可以通過搭建數(shù)據(jù)庫(kù)的方式，達(dá)到方便調(diào)取查閱電子檔案的目的。除此之外，檔案管理人員可以將所需材料通過網(wǎng)絡(luò)遞交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或同事，進(jìn)行在線審批或?yàn)g覽，提高了施工單位各級(jí)各部門之間的工作效率[5]。

（七）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的投入

在認(rèn)識(shí)到基建檔案建設(shè)和管理工作的重要性的基礎(chǔ)上，還要加大投入，以提供更多資金保障。檔案管理是基建管理的重要組成部分，對(duì)此，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)的工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)制定科學(xué)嚴(yán)密的管理制度，同時(shí)設(shè)立和完善檔案管理部門及其人員構(gòu)成，同時(shí)還要明確具體的管理人員和責(zé)任人員，采購(gòu)更多檔案管理的設(shè)備和材料，以保證檔案管理工作順利開展。初次之外，還要加強(qiáng)對(duì)人員職責(zé)的劃分，明確各人的工作內(nèi)容和工作職責(zé)，最后對(duì)工作進(jìn)行積極的匯總，從而建設(shè)高效的管理體系，提高企業(yè)基建檔案管理的效率。

結(jié)論

為了與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展步伐保持一致，滿足中國(guó)當(dāng)前城鎮(zhèn)化建設(shè)的需求，基建工程檔案管理工作亟需向科學(xué)化、規(guī)范化推進(jìn)。在此過程中，需要各個(gè)工程建設(shè)企業(yè)加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理工作的認(rèn)知，加大財(cái)力、物力、人力在這一領(lǐng)域的投入，最大程度地發(fā)揮工程檔案管理工作對(duì)項(xiàng)目施工及后續(xù)管理的推進(jìn)作用。