基于訪談的陜西部分綜合檔案館開放利用工作研究

文/楊 煜劉 娟鄧雅諾

檔案開放是檔案工作的重要內(nèi)容，也是拉近檔案館與公眾距離的重要途徑。新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”）增加了檔案館定期公布開放檔案目錄、完善利用規(guī)則、創(chuàng)新服務(wù)形式、將縣級(jí)以上各級(jí)檔案館的檔案向社會(huì)開放的期限從30年縮短至25年等方面的規(guī)定，進(jìn)一步為檔案開放和利用提供便利條件，這也促使各綜合檔案館積極進(jìn)行檔案開放，提高公共服務(wù)能力。本文通過與陜西省檔案館、西安市檔案館等綜合檔案館工作人員的訪談，了解陜西省部分綜合檔案館檔案開放情況，指出相關(guān)問題并提出建議，推動(dòng)檔案開放工作的進(jìn)行，滿足用戶多樣化的需求與利用。

一、陜西省綜合檔案館檔案開放概況

1.檔案開放利用的基本情況

“十三五”期間，陜西省檔案館共接待利用單位3000余家，利用者17000余人，接待數(shù)字化利用查閱2000余人。目前，陜西省檔案館已完成198個(gè)全宗的開放鑒定，初步將其作為鑒定樣板[1]。西安市檔案館在2018年開放約7萬多份檔案，至2020年累計(jì)開放8萬份左右新中國成立后檔案，其中民國期間開放檔案占民國檔案約70%，新中國成立后檔案占總館藏開放檔案約10%。

縱觀用戶利用需求主要為學(xué)術(shù)研究，其次是民生利用與工作查考，還有一部分是為了修史編志。具體來說，科研工作者利用的檔案以新中國成立前的檔案居多，特別是民國時(shí)期的檔案，機(jī)關(guān)單位利用新中國成立后的檔案較多，大多以卷為單位進(jìn)行查閱。通過西安市檔案館的數(shù)字檔案館平臺(tái)，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)查檔情況，2021年1月1日至3月24日，西安市檔案館共計(jì)服務(wù)735人次，利用檔案共計(jì)4086卷。

檔案開放是檔案利用的前提，是檔案館為社會(huì)服務(wù)的重要舉措。通過與陜西省檔案館、西安市檔案館等綜合檔案館工作人員的訪談，深切感到陜西省綜合檔案館檔案開放手段及制度、服務(wù)形式、開放意識(shí)等方面有較大進(jìn)步，但由于法律法規(guī)不完善、鑒定工作標(biāo)準(zhǔn)模糊、人才保障不足、服務(wù)形式有限等，制約了檔案開放的便利性和覆蓋面。因此，要繼續(xù)加大開放力度，加強(qiáng)專業(yè)人才保障，不斷拓寬開放利用新途徑，方能促使檔案資源更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展以及廣大平民百姓的需求

2.特色檔案開放情況

目前各綜合檔案館均有特色館藏檔案。陜西省檔案館保存了非典時(shí)期的檔案、陜西名人檔案和陜西方言檔案等，西安市檔案館保存的特色檔案——知青檔案，也在開放工作之列。這些特色檔案的利用率雖較民國時(shí)期檔案和新中國成立后檔案利用率低，但也是檔案館重要的組成部分，是檔案館開展特色服務(wù)的資源保障。部分區(qū)檔案館也存有特色檔案，如碑林區(qū)書畫檔案等。

檔案館積極向群眾征集檔案，征集范圍包括村史、清朝時(shí)期的地契等。面臨新冠疫情，陜西省檔案館及時(shí)征集防控新冠肺炎疫情檔案，征集的范圍包括抗擊疫情的感人事跡，在直播、采訪過程中形成的紀(jì)實(shí)性資料等。對(duì)捐贈(zèng)檔案資料者，陜西省檔案館注重保護(hù)捐贈(zèng)者的隱私，允許捐贈(zèng)者就檔案資料中不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用意見。

3.對(duì)開放檔案的保護(hù)措施

檔案館既注重對(duì)開放檔案實(shí)體的保護(hù)，也注意保護(hù)開放檔案的內(nèi)容。目前檔案館保障檔案實(shí)體安全的重要措施是將檔案限制在內(nèi)網(wǎng)之中，確保檔案所處網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。陜西省檔案館的重要的數(shù)字化檔案需要在中央檔案館進(jìn)行檔案?jìng)浞荩⒍ㄆ诔闃訖z查，確保檔案實(shí)體安全與信息安全。

對(duì)于開放檔案內(nèi)容的保護(hù)，檔案館要求開放過程中查檔調(diào)卷必須由正式編制人員進(jìn)行，查閱過程中有明確規(guī)定，如不允許拍照、外傳等。由于用戶查檔的需求更加多樣化，檔案館會(huì)遇到不少需要利用涉密檔案的情況，對(duì)于處于保密的檔案，需要立檔單位開具介紹信方可利用，如果是絕密檔案是禁止利用的，也不能引用絕密檔案中的內(nèi)容完成個(gè)人的著作。但是若要引用已開放的檔案中的內(nèi)容，須告知工作人員，經(jīng)許可方能引用。

二、檔案開放利用工作的亮點(diǎn)

1.檔案開放形式與服務(wù)多樣化

各綜合檔案館除了查檔大廳以外，還通過檔案展覽處進(jìn)行實(shí)物檔案的展覽，并且在“6·9國際檔案日”普及檔案知識(shí)，邀請(qǐng)廣大市民參觀。陜西省檔案館的展覽全年均有，在重大節(jié)日有更加大型的檔案展覽，同時(shí)其也會(huì)根據(jù)集體學(xué)習(xí)的需求，為相關(guān)單位隨時(shí)提供展覽。檔案館還積極與中小學(xué)進(jìn)行合作，組織展覽、征集繪畫作品等活動(dòng)。除傳統(tǒng)的到館查閱，各檔案館還積極進(jìn)行編研成果的撰寫，通過檔案網(wǎng)站展覽編研成果，并提供線上咨詢查詢服務(wù)。在網(wǎng)站上公布部分開放檔案的目錄，并且根據(jù)檔案工作鑒定小組審核后對(duì)開放檔案的目錄進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。由于檔案的特殊性，在網(wǎng)站上只公開了少部分檔案原文。陜西省檔案館定期查看局長信箱，對(duì)信箱中用戶提供的問題逐一回復(fù)。對(duì)于特定單位提供特定服務(wù)，設(shè)立單獨(dú)查閱通道，回應(yīng)更加快速便捷，若有特殊情況，在經(jīng)過手續(xù)辦理后，也可實(shí)現(xiàn)借閱實(shí)體檔案。查檔不便者可以填寫授權(quán)委托書，委托他人查檔。

館際互通為查檔者在館與館之間構(gòu)建了橋梁。目前檔案館已實(shí)現(xiàn)了館藏資源的互通，可以滿足異地查檔需求。陜西省檔案館與黃河流域九省合作，提供省際之間的民生檔案代查服務(wù)，若有相關(guān)的檔案利用需求，檔案館可以通過發(fā)機(jī)要文件、EMS郵件等方式進(jìn)行郵寄。

此外，檔案館還與高校進(jìn)行合作，面向高校和部分中學(xué)招募檔案展覽講解的志愿者，不僅增加了學(xué)生對(duì)檔案知識(shí)的了解，也充實(shí)了檔案館講解團(tuán)隊(duì)。

2.檔案開放制度更加完善

目前陜西省綜合檔案館檔案開放工作已經(jīng)走向制度化。查詢開放檔案須攜帶身份證件到查檔大廳進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查檔，并要按要求進(jìn)行登記等，對(duì)于復(fù)制、抄錄等相關(guān)要求在檔案查閱須知有明確說明。對(duì)于不開放的檔案，需要向檔案所對(duì)應(yīng)的全宗單位進(jìn)行申請(qǐng)，出具立檔單位介紹信方可查詢，并將身份證件登記在冊(cè)，查檔“留痕”確保未來出現(xiàn)問題有跡可查。

檔案館對(duì)于開放檔案的范圍嚴(yán)格遵循國家檔案局1991年制定發(fā)布的《各級(jí)國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》《各級(jí)國家檔案館開放檔案辦法》，并參考陜西省與西安市分別通過的《陜西省檔案條例》和《西安市檔案管理?xiàng)l例》，以及2016年實(shí)施的《歸檔文件整理規(guī)則》，并且遵循檔案館內(nèi)部制定的檔案鑒定開放辦法、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)讀本等，囊括城鄉(xiāng)建設(shè)檔案、科技工作檔案、精準(zhǔn)扶貧檔案等相關(guān)歸檔鑒定，對(duì)開放范圍與保密范圍進(jìn)行進(jìn)一步劃分，也對(duì)檔案信息與實(shí)體安全保護(hù)做出規(guī)定。

3.檔案工作人員開放意識(shí)增強(qiáng)

陜西省部分綜合檔案館的工作人員都有比較強(qiáng)的開放意識(shí)，認(rèn)為檔案開放是大勢(shì)所趨，是必要的并且要持續(xù)進(jìn)行的工作。檔案館還配備了意見反饋本，記錄查檔者的意見反饋，并對(duì)意見反饋及時(shí)處理，在檔案館年底總結(jié)工作中對(duì)檔案開放利用情況進(jìn)行總結(jié)。在疫情期間，陜西省檔案館提供電話、官方網(wǎng)站留言、微信公眾號(hào)三種途徑保證檔案開放利用工作的順利進(jìn)行。

4.檔案開放監(jiān)督考核機(jī)制完善

檔案館均按照《檔案法》中關(guān)于檔案監(jiān)督檢查的規(guī)定，明確監(jiān)督檢查事項(xiàng)，完善監(jiān)督檢查措施。西安市檔案館設(shè)立鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)檔案開放鑒定工作進(jìn)行監(jiān)督。在收集整理處進(jìn)行初步鑒定后，將結(jié)果上報(bào)鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審核，最后由館長審核后方可向公眾開放。通過層層審核，對(duì)檔案開放工作高度負(fù)責(zé)，并實(shí)施有效監(jiān)督。

5.檔案開放工作人員儲(chǔ)備充足，培訓(xùn)工作常態(tài)化

從事檔案開放利用工作的大多為編制人員，專業(yè)素質(zhì)較高，注重專業(yè)的對(duì)口性與人才的培養(yǎng)。在專業(yè)知識(shí)上，檔案館會(huì)定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，增加工作人員對(duì)檔案法律法規(guī)的了解。工作人員形成互助團(tuán)體，互相幫助解決業(yè)務(wù)工作、學(xué)習(xí)中遇到的問題，共同商討對(duì)策。在業(yè)務(wù)培訓(xùn)上，內(nèi)部定期組織學(xué)習(xí)，還有邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員或已經(jīng)退休的“老同志”進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)的分享，或者邀請(qǐng)高校檔案學(xué)專業(yè)的教師與檔案館工作人員進(jìn)行交流。

三、檔案開放利用工作中存在的問題

1.開放鑒定的法律法規(guī)缺失

由于檔案領(lǐng)域相關(guān)的法律法規(guī)并不多，綜合檔案館所能參考的法律法規(guī)總體來說只有《檔案法》和《〈檔案法〉實(shí)施辦法》。而提及鑒定標(biāo)準(zhǔn)、鑒定程序相關(guān)的法律法規(guī)更少，檔案鑒定規(guī)范時(shí)效性較低。國家層面檔案鑒定規(guī)則于1991年制定，制定時(shí)間較早，沒有隨著時(shí)代的發(fā)展制定適應(yīng)滿足當(dāng)下檔案鑒定需要的法律規(guī)范，沒有涉及當(dāng)下面臨的新的問題，具體的鑒定工作的進(jìn)行還要根據(jù)各檔案館制定的《檔案館劃控管理?xiàng)l例》。最新的《陜西省檔案條例》于2017年修訂通過的，并沒有根據(jù)新《檔案法》再次修訂更新，時(shí)效性還需要加強(qiáng)。

2.檔案開放鑒定標(biāo)準(zhǔn)模糊

現(xiàn)實(shí)工作中的檔案鑒定，需要工作人員依靠長期從事經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判斷，主觀性較強(qiáng)，部分檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力有限。檔案內(nèi)容不一，在鑒定中會(huì)遇到各種各樣的問題，有的檔案還存在過去公開，但現(xiàn)在不公開的復(fù)雜情況。這不僅直接影響了開放利用工作的進(jìn)行，也造成了不敢銷毀、鑒而不銷現(xiàn)象的出現(xiàn)[2]。

3.鑒定人員儲(chǔ)備不足

綜合檔案館還未形成具有一定規(guī)模的專業(yè)化的鑒定人才隊(duì)伍，導(dǎo)致鑒定工作發(fā)展緩慢。檔案鑒定工作大多是由經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案工作人員進(jìn)行，或者對(duì)退休人員進(jìn)行返聘。但是不管是經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員的數(shù)量，還是已經(jīng)退休的“老人”的數(shù)量，對(duì)于目前需要鑒定的數(shù)量龐大的檔案來說是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

此外，當(dāng)前鑒定工作再吸納人才還存在一定的矛盾。鑒定工作要求鑒定人員必須具備高專業(yè)素質(zhì)、高政治素質(zhì)、高業(yè)務(wù)素質(zhì)，但真正具備綜合素質(zhì)的人員數(shù)量很少。有些工作人員是學(xué)檔案學(xué)專業(yè)出身的，但工作經(jīng)驗(yàn)不足，沒有足夠的能力去承擔(dān)重要的鑒定責(zé)任。有的工作人員具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，但沒有一直從事檔案工作或者從事的是政治工作，這也造成其沒有足夠的專業(yè)素質(zhì)確保鑒定工作的順利進(jìn)行。

4.在線查檔服務(wù)有待提高

目前檔案館雖然已經(jīng)對(duì)大量的檔案數(shù)字化，但僅對(duì)檔案目錄進(jìn)行了公開，且檔案網(wǎng)站上查詢不到最新的數(shù)字化館藏目錄，還未涉及檔案原文的公開，對(duì)提供線上閱覽服務(wù)保持觀望的態(tài)度。用戶無法通過檔案網(wǎng)站直接對(duì)檔案的原文進(jìn)行瀏覽，主要原因有三點(diǎn)：

第一，在線查檔服務(wù)涉及館藏檔案的版權(quán)問題，檔案館對(duì)用戶對(duì)檔案原文進(jìn)行截圖、拍照等行為難以控制。

第二，由于檔案館網(wǎng)站的承載能力有限，而館藏?cái)?shù)量巨大且難以根據(jù)檔案內(nèi)容篩選出重要檔案，將數(shù)字化的成果上傳網(wǎng)站難以全部實(shí)現(xiàn)。

第三，目前關(guān)于在線查檔需求等方面的調(diào)研較少，檔案館不是很了解民眾、科研人員、學(xué)生等不同群體的檔案需求，不清楚什么檔案對(duì)于用戶是重要的并應(yīng)當(dāng)放在網(wǎng)站上，以便全文閱覽。

5.未實(shí)現(xiàn)用戶個(gè)性化統(tǒng)計(jì)

檔案館大多在重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行開放利用工作總結(jié)，如年終總結(jié)或是國家的一個(gè)規(guī)劃結(jié)束的時(shí)期，所以統(tǒng)計(jì)指標(biāo)是較為概括性的，大多為利用人次、利用類別，缺乏對(duì)個(gè)體用戶的分析和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

四、完善檔案開放利用工作的建議

1.完善相關(guān)法律法規(guī)

法律法規(guī)修訂的頻率可以間接地反映出一個(gè)領(lǐng)域發(fā)展速度，檔案館自身的規(guī)定的制定與完善，以及相關(guān)培訓(xùn)會(huì)次數(shù)的多少，均取決于法律法規(guī)修訂的頻率。在法律層面，應(yīng)當(dāng)完善以《檔案法》為核心的檔案法規(guī)體系[3]，特別是明確各機(jī)構(gòu)在檔案解密和開放過程中的責(zé)任和義務(wù)、細(xì)化檔案解密開放的基本程序。新《檔案法》和《政府信息公開條例》促進(jìn)了檔案開放利用工作，而《個(gè)人信息保護(hù)法（草案）》和《數(shù)據(jù)安全法（草案）》的出臺(tái)體現(xiàn)了對(duì)個(gè)人隱私保護(hù)的要求，為此檔案館可參考《澳大利亞聯(lián)邦檔案法》對(duì)有保存價(jià)值的私人檔案的收購和管理的相關(guān)規(guī)定。各省應(yīng)當(dāng)根據(jù)新《檔案法》及時(shí)修訂各省的檔案條例，包括明確檔案開放的時(shí)間和范圍、增加開放免責(zé)條款等。

2.形成以立檔單位為主體的鑒定模式

立檔單位是檔案的形成者，更加清楚檔案的價(jià)值。因此，立檔單位在向檔案館移交檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初步的鑒定，根據(jù)涉密或是不涉密、重要程度、保管期限等，對(duì)本單位形成的檔案進(jìn)行分類，在這之后，檔案館再根據(jù)專業(yè)知識(shí)進(jìn)行二次鑒定。對(duì)于機(jī)關(guān)單位形成的檔案，鑒定工作應(yīng)當(dāng)以機(jī)關(guān)單位為主，檔案館輔助鑒定，確保嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、劃控準(zhǔn)確、手續(xù)完備、臺(tái)賬清楚，這樣才能使鑒定工作更加快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行，有利于推動(dòng)檔案開放工作的進(jìn)展。

3.建立鑒定專業(yè)人才庫

檔案館可以與其他單位合作共同組建鑒定工作人才庫，有利于學(xué)習(xí)和借鑒其他單位在檔案鑒定方面制定和采用的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在緩解人才短缺方面的同時(shí)，與其他單位對(duì)于鑒定工作進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流。檔案館也可以與高校合作，聘請(qǐng)高校檔案專業(yè)教師參與到檔案的鑒定之中，為檔案鑒定提供專業(yè)支持。

4.完善在線檔案全文閱覽功能

大多數(shù)用戶對(duì)檔案的利用需求依舊為對(duì)檔案基礎(chǔ)價(jià)值的挖掘，停留在較為基礎(chǔ)的檔案原文信息層次上[4]，所以實(shí)現(xiàn)在線查檔的功能有利于查檔便利化。目前北京市、上海市、湖北省、江蘇省、浙江省、青島市均已經(jīng)實(shí)現(xiàn)大量檔案的在線全文閱覽功能，對(duì)于版權(quán)所有問題得以解決。北京市、上海市、江蘇省在電子原件上添加水印進(jìn)行標(biāo)識(shí)并明確規(guī)定禁止下載和打??；青島市進(jìn)行檔案史料匯編，推進(jìn)檔案資源轉(zhuǎn)化。通過這些方法，在明確版權(quán)的同時(shí)，也可以促進(jìn)在線查檔功能的實(shí)現(xiàn)。

5.開放服務(wù)的個(gè)性化

檔案館可以根據(jù)用戶的查檔頻率、行為軌跡、用戶需求、訪問數(shù)據(jù)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶偏好的定位，提供針對(duì)性的檔案信息服務(wù)。檔案信息服務(wù)部門利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、人工智能等諸多信息技術(shù)，對(duì)于登記在查檔平臺(tái)的用戶信息獲取并分析，提取用戶的背景、習(xí)慣、偏好和要求，從而為不同用戶提供充分滿足其個(gè)體信息需要的一種集成性服務(wù)[5]。只有實(shí)現(xiàn)了對(duì)用戶的個(gè)性化分析，檔案館才能更加清楚地了解用戶對(duì)哪些檔案的利用需求更加迫切，從而更好地促進(jìn)檔案開放利用工作的開展。

綜上訪談與分析研究可見，新《檔案法》的頒布實(shí)施推動(dòng)了陜西省綜合檔案館檔案開放利用工作的進(jìn)行，簡化利用手續(xù)，不斷為利用者解決實(shí)際問題。在檔案開放進(jìn)程中，人們對(duì)檔案的功能性與重要性有了進(jìn)一步的了解，在檔案館中獲取所需信息的意愿不斷增強(qiáng)。但由于檔案鑒定環(huán)節(jié)與開放環(huán)節(jié)密切相關(guān)，時(shí)下檔案鑒定環(huán)節(jié)的滯后，制約了檔案開放工作的進(jìn)行，如何進(jìn)一步提高鑒定工作的效率，實(shí)為需要盡快解決的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。總而言之，當(dāng)前通過完善制度法規(guī)、建立鑒定專業(yè)人才庫、實(shí)現(xiàn)服務(wù)個(gè)性化和多樣化等，使檔案館成為更有活力的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是檔案更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展與服務(wù)民生的最佳選擇。