突發(fā)事件檔案管理機(jī)制建設(shè)研究——基于新修訂《檔案法》解讀與思考

■ 向立文/韓山師范學(xué)院歷史文化學(xué)院

■ 楊 楠/湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院

突發(fā)事件檔案是指在突發(fā)事件應(yīng)急管理過(guò)程中直接形成的、保存?zhèn)洳榈脑加涗?，包括文字、圖表、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。突發(fā)事件應(yīng)急管理過(guò)程中形成的各種記錄材料，真實(shí)記錄與反映了突發(fā)事件的發(fā)生發(fā)展以及整個(gè)應(yīng)對(duì)過(guò)程，對(duì)突發(fā)事件檔案進(jìn)行積極收集、有效管理與開(kāi)發(fā)利用，可以為日后相關(guān)突發(fā)事件應(yīng)急管理活動(dòng)的開(kāi)展提供文獻(xiàn)參考和決策支持，服務(wù)突發(fā)事件應(yīng)急管理活動(dòng)。

新修訂《檔案法》第二十六條明確規(guī)定：“國(guó)家檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立健全突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案收集、整理、保護(hù)、利用工作機(jī)制。檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的研究整理和開(kāi)發(fā)利用，為突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)提供文獻(xiàn)參考和決策支持。”這是我國(guó)檔案界首次在《檔案法》中專門(mén)針對(duì)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中的相關(guān)檔案管理做出明確規(guī)定，明確了突發(fā)事件檔案管理的法律地位，并要求建立健全突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案管理機(jī)制，提高突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案管理與利用水平，為社會(huì)各類突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)提供文獻(xiàn)參考與決策支持。本文對(duì)新修訂《檔案法》第二十六條進(jìn)行學(xué)習(xí)，分析其法律支撐及現(xiàn)實(shí)意義，并對(duì)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案管理機(jī)制的構(gòu)建進(jìn)行思考。

1 法律支撐

1.1 推進(jìn)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)建檔

新修訂《檔案法》第二十六條明確提出要建立健全突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案工作機(jī)制，彰顯了支持突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)建檔的思想，為突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案管理工作提供了法律保障，對(duì)于相關(guān)檔案管理工作具有重要的引領(lǐng)與導(dǎo)向作用。依據(jù)新修訂《檔案法》的規(guī)定，各級(jí)各類檔案部門(mén)要建立突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案工作機(jī)制，特別是突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案收集、整理、保護(hù)、利用工作機(jī)制，應(yīng)當(dāng)明確責(zé)任分工、落實(shí)責(zé)任到人，堅(jiān)決做好突發(fā)事件檔案的收管用。新修訂《檔案法》的頒布，從法律層面肯定了突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案管理的法律地位。

1.2 規(guī)定各級(jí)各類檔案部門(mén)的任務(wù)要求

新修訂《檔案法》第二十六條明確要求加強(qiáng)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案管理，并規(guī)定了各級(jí)檔案主管部門(mén)與檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的任務(wù)要求，這為各級(jí)各類檔案部門(mén)開(kāi)展突發(fā)事件檔案管理工作提供了法律依據(jù)、指明了發(fā)展方向。對(duì)檔案主管部門(mén)而言，新修訂《檔案法》明確要求檔案主管部門(mén)建立健全突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案收集、整理、保護(hù)、利用工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)突發(fā)事件檔案的長(zhǎng)效管理。對(duì)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)而言，新修訂《檔案法》明確要求檔案館加強(qiáng)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的研究整理與開(kāi)發(fā)利用等工作，確保突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中形成的各種珍貴檔案材料得到有效收管用。

1.3 明確突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案管理的目的

新修訂《檔案法》第二十六條明確指出加強(qiáng)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案管理的目的是“為突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)提供文獻(xiàn)參考和決策支持”。不管是檔案主管部門(mén)建立相關(guān)檔案管理機(jī)制，還是檔案業(yè)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)相關(guān)檔案的研究整理與開(kāi)發(fā)利用，其目的都是“為突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)提供文獻(xiàn)參考和決策支持”。這是我國(guó)檔案界首次在新修訂《檔案法》中專門(mén)針對(duì)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中的相關(guān)檔案管理作出明確規(guī)定，旨在肯定突發(fā)事件檔案管理的法律地位和社會(huì)價(jià)值，明確突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案管理的目的。因此，檔案部門(mén)需要高度重視突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的管理工作，明確目標(biāo)與方向，從珍貴的突發(fā)事件檔案資源中挖掘可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)與智慧，為今后突發(fā)事件應(yīng)急管理工作的開(kāi)展提供全方位信息服務(wù)。

2 現(xiàn)實(shí)意義

新修訂《檔案法》第二十六條的制定與實(shí)施，是檔案部門(mén)服務(wù)國(guó)家和社會(huì)的重要舉措，不僅可以為突發(fā)事件應(yīng)急管理活動(dòng)賦能，也有利于促進(jìn)突發(fā)事件檔案管理水平的提升以及“四個(gè)體系”的建設(shè)。

2.1 有利于進(jìn)一步提升突發(fā)事件應(yīng)急管理效能

突發(fā)事件帶來(lái)的一次次慘痛教訓(xùn)讓人們意識(shí)到未雨綢繆的重要性，災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)的突發(fā)性使得人們不得不加強(qiáng)預(yù)防和應(yīng)對(duì)能力，需要從以往發(fā)生過(guò)的突發(fā)事件中總結(jié)并借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)，為應(yīng)對(duì)下一次突發(fā)事件做準(zhǔn)備?，F(xiàn)實(shí)中，某些類型的突發(fā)事件在特定區(qū)域有可能會(huì)多次發(fā)生，形成的檔案材料可以為不同類型的突發(fā)事件提供文獻(xiàn)參考。如四川省地處板塊交界處，地質(zhì)災(zāi)害較多，境內(nèi)多發(fā)地震，2008年5·12汶川特大地震中形成的檔案材料，為2013年雅安地震和2017年九寨溝地震的救援活動(dòng)和重建工作提供了有效參考。2019年末，武漢暴發(fā)新型冠狀病毒肺炎疫情，雷神山醫(yī)院建設(shè)團(tuán)隊(duì)查閱了軍運(yùn)會(huì)專題檔案中相關(guān)供電路徑圖，在短短3天內(nèi)完成了電網(wǎng)建設(shè)[1]；在此期間，中國(guó)建筑公司所屬中建一局向承建武漢火神山醫(yī)院的中建三局火速提供了2003年北京小湯山醫(yī)院建設(shè)施工圖紙檔案，為中建三局10天建成火神山醫(yī)院發(fā)揮了至關(guān)重要的作用[2]。

可見(jiàn)，檔案部門(mén)發(fā)揮自身資源優(yōu)勢(shì)，及時(shí)收集與突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)的各種檔案材料，并通過(guò)加強(qiáng)整理、保管與開(kāi)發(fā)利用，可以為突發(fā)事件應(yīng)急管理提供文獻(xiàn)參考與決策支持，從而提升突發(fā)事件應(yīng)急管理能力與水平。

2.2 有利于進(jìn)一步提升突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案管理水平

突發(fā)事件應(yīng)急管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料，是突發(fā)事件應(yīng)急管理活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)的積累與智慧的結(jié)晶，是突發(fā)事件應(yīng)急管理活動(dòng)的歷史見(jiàn)證。諸多應(yīng)急管理實(shí)踐表明，突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中形成的各種文件材料，不僅對(duì)于當(dāng)前突發(fā)事件應(yīng)急管理活動(dòng)的開(kāi)展具有重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義，而且對(duì)于未來(lái)突發(fā)事件應(yīng)急管理活動(dòng)的開(kāi)展同樣具有重要的借鑒與參考價(jià)值，不僅能提高突發(fā)事件預(yù)測(cè)預(yù)防的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，還能夠有力提升緊急處置與善后處理的有效性。

新修訂《檔案法》第二十六條規(guī)定的制定，說(shuō)明檔案界已經(jīng)充分意識(shí)到當(dāng)今世界的高風(fēng)險(xiǎn)性以及突發(fā)事件應(yīng)急管理活動(dòng)的常態(tài)性，體現(xiàn)出檔案立法工作的前瞻性，也體現(xiàn)出檔案界強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)以及與時(shí)俱進(jìn)的服務(wù)意識(shí)。檔案部門(mén)以高度責(zé)任心主動(dòng)為黨和國(guó)家的工作大局服務(wù)、為人民群眾服務(wù)，將有力提升突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案管理水平，為檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展注入活力。

2.3 有利于進(jìn)一步完善檔案事業(yè)的“四個(gè)體系”建設(shè)

“四個(gè)體系”建設(shè)作為當(dāng)前和今后我國(guó)檔案工作的主要內(nèi)容和努力方向，是推進(jìn)中國(guó)特色檔案事業(yè)全面發(fā)展的有力抓手。加強(qiáng)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案管理，將有利于進(jìn)一步完善檔案事業(yè)的“四個(gè)體系”建設(shè)。

加強(qiáng)覆蓋人民群眾的檔案資源體系建設(shè)，需要整合各種檔案資源，包括突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中的檔案資源，切實(shí)夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。新修訂《檔案法》第二十六條的制定，為突發(fā)事件檔案資源體系建設(shè)提供了法律依據(jù)，將有利于增強(qiáng)“大檔案”意識(shí)，從而有利于建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系。加強(qiáng)方便社會(huì)利用的檔案利用體系建設(shè)，是檔案工作永葆活力的法寶。突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中形成的檔案，與突發(fā)事件應(yīng)急管理直接相關(guān)，也與有關(guān)部門(mén)及人員密切相關(guān)。在突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中，以往的突發(fā)事件應(yīng)急管理檔案發(fā)揮著重要的經(jīng)驗(yàn)借鑒與參考價(jià)值，相關(guān)部門(mén)及人員利用突發(fā)事件應(yīng)急管理檔案，可以有效提升事件應(yīng)對(duì)的能力與水平。新修訂《檔案法》第二十六條的制定，意味著檔案部門(mén)要進(jìn)一步加強(qiáng)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中檔案材料的收管用，從而為突發(fā)事件應(yīng)急管理提供數(shù)據(jù)共享與決策支持服務(wù)。對(duì)于檔案安全體系建設(shè)來(lái)說(shuō)，新修訂《檔案法》第二十六條的制定，同樣具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，如果沒(méi)有法律的約束與要求，突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中所形成的相關(guān)材料該歸檔的不歸檔，該管理的沒(méi)有管理，檔案安全管理工作不受重視，那么檔案的利用將無(wú)從談起，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看也不利于檔案資源體系建設(shè)與突發(fā)事件應(yīng)急管理工作開(kāi)展。對(duì)于檔案治理體系來(lái)說(shuō)，不僅正常情況下的檔案及檔案工作需要治理，緊急狀態(tài)下的檔案及檔案工作也需要治理，因?yàn)樗且环N全面的治理模式。新修訂《檔案法》第二十六條的制定，填補(bǔ)了緊急狀態(tài)下突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中檔案治理的法律空白。

3 幾點(diǎn)思考

突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案管理機(jī)制是指人們?cè)趹?yīng)對(duì)突發(fā)事件過(guò)程中建立的各種制度與措施，包括突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的收集機(jī)制、整理機(jī)制、保護(hù)機(jī)制、利用機(jī)制等。各級(jí)各類檔案部門(mén)要貫徹落實(shí)新修訂《檔案法》第二十六條的內(nèi)容要求，基于突發(fā)事件相關(guān)檔案的特點(diǎn)，建立健全突發(fā)事件檔案管理機(jī)制，明確突發(fā)事件檔案管理工作的職責(zé)要求，切實(shí)提升突發(fā)事件檔案管理工作的能力，有效助力突發(fā)事件應(yīng)急管理。

3.1 建立健全突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的收集機(jī)制

突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中形成的檔案在來(lái)源、內(nèi)容、載體等方面具有廣泛性、多元性特點(diǎn)。檔案部門(mén)沒(méi)有太多時(shí)間去制定選題和征集計(jì)劃，需以突發(fā)事件應(yīng)對(duì)部門(mén)（應(yīng)急管理部門(mén)、救援隊(duì)伍等）為中心，以突發(fā)事件的應(yīng)急管理處置工作為半徑，酌情開(kāi)展相關(guān)檔案的收集工作[3]。為了做好突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中的檔案收集工作，各級(jí)各類檔案部門(mén)應(yīng)按照新修訂《檔案法》第二十六條的規(guī)定，建立健全突發(fā)事件檔案收集機(jī)制，本著“應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸”的要求，通過(guò)接收、征集、購(gòu)買(mǎi)、接受捐贈(zèng)等方式及時(shí)全面收集，切實(shí)加強(qiáng)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案資源建設(shè)。

為了切實(shí)加強(qiáng)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的收集工作，需要在突發(fā)事件應(yīng)對(duì)過(guò)程中明確收集的主體、基本要求、收集范圍以及收集方式等。首先，明確收集的主體?！吨卮蠡顒?dòng)與突發(fā)事件檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“《辦法》”）第九條規(guī)定突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的收集工作應(yīng)由突發(fā)事件的“辦理部門(mén)、應(yīng)對(duì)部門(mén)或?qū)ｉT(mén)設(shè)立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)”負(fù)責(zé)。各種突發(fā)事件的“辦理部門(mén)、應(yīng)對(duì)部門(mén)或?qū)ｉT(mén)設(shè)立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)”要加強(qiáng)突發(fā)事件檔案收集，并按規(guī)定及時(shí)向檔案館移交。其次，明確收集要求。其目的是為了保證突發(fā)事件相關(guān)檔案的完整與質(zhì)量，突發(fā)事件相關(guān)檔案的收集應(yīng)遵循“時(shí)機(jī)宜早不宜遲、類別宜多不宜少、范圍宜寬不宜窄、分工宜統(tǒng)不宜散”的原則。從突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的特點(diǎn)出發(fā)，全方位多途徑收集形成各種形式的檔案，將其中對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案納入國(guó)家檔案資源體系中。再次，明確收集范圍。突發(fā)事件檔案內(nèi)容比較特殊，數(shù)量多、涉及面廣，需要明確其收集范圍。新修訂《檔案法》第二十六條沒(méi)有規(guī)定突發(fā)事件檔案的收集范圍，但《辦法》第十六條對(duì)突發(fā)事件檔案的收集范圍進(jìn)行了明確規(guī)定，各責(zé)任部門(mén)需要嚴(yán)格執(zhí)行，并根據(jù)需要制定符合本部門(mén)實(shí)際的歸檔范圍與保管期限表，確保收集歸檔工作科學(xué)有序進(jìn)行。最后，明確收集方式。為了保證檔案的完整性，除了傳統(tǒng)的接收方式以外，檔案館還需要積極運(yùn)用征集方式，向全社會(huì)征集與突發(fā)事件有關(guān)的各種典型的有保存價(jià)值的檔案材料。如，江蘇省在抗擊新型冠狀病毒肺炎疫情的戰(zhàn)斗中，在全國(guó)率先開(kāi)展戰(zhàn)疫檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，創(chuàng)建“云上檔案征集”新模式，征集到了大量江蘇援鄂戰(zhàn)疫檔案[4]。鑒于新聞媒體在突發(fā)事件信息采集的內(nèi)容與效率上相比檔案部門(mén)更具優(yōu)勢(shì)，江蘇省檔案館尋求新華報(bào)業(yè)傳媒集團(tuán)的配合，征集到《記yi2020》大型沉浸式融媒體專題檔案，充實(shí)了戰(zhàn)疫檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)[5]?？傊话l(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的收集，需要建立健全相關(guān)機(jī)制，才能確保相關(guān)檔案從分散走向集中。

3.2 建立健全突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的整理機(jī)制

建立健全整理機(jī)制，按照一定的方法與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各類突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行分類與加工整理，使突發(fā)事件檔案處于一種系統(tǒng)有序的狀態(tài)，便于日后的保管與利用，真正有助于突發(fā)事件應(yīng)急管理活動(dòng)的開(kāi)展。《辦法》指出責(zé)任部門(mén)應(yīng)“按整理規(guī)則對(duì)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)材料進(jìn)行組卷、分類、排序、編號(hào)和編目”。在整理過(guò)程中，各責(zé)任部門(mén)要考慮到突發(fā)事件相關(guān)檔案的特點(diǎn)，結(jié)合《辦法》進(jìn)行具體操作。不管是按專題進(jìn)行整理，還是按原有的整理規(guī)則進(jìn)行整理，都需要建立起相應(yīng)的制度體系，對(duì)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中形成的相關(guān)檔案進(jìn)行科學(xué)加工處理。在這一過(guò)程中，各級(jí)檔案館要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，與各責(zé)任部門(mén)協(xié)調(diào)配合、協(xié)同合作，從而保證進(jìn)館檔案的全面完整性、系統(tǒng)有序性。

針對(duì)突發(fā)事件相關(guān)檔案權(quán)屬的多元性、內(nèi)容的豐富性以及載體的多樣性等特點(diǎn)，建立突發(fā)事件專題檔案目錄，便于保管、查找與利用。構(gòu)建國(guó)家統(tǒng)一的突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，開(kāi)展國(guó)家突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案記憶項(xiàng)目，科學(xué)規(guī)劃專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，是突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案整理機(jī)制的重要工作。各級(jí)檔案館和突發(fā)事件應(yīng)對(duì)部門(mén)應(yīng)針對(duì)分管范圍的突發(fā)事件普遍開(kāi)展專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，聯(lián)合編制檢索系統(tǒng)，建立檔案信息共享平臺(tái)[6]。其中，突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容按突發(fā)事件的類型大致可分為自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全和事故災(zāi)難等專題，每一樁突發(fā)事件可再細(xì)分為事前預(yù)測(cè)檔案、事中救援活動(dòng)檔案以及事后恢復(fù)與重建檔案等[7]。突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建成之后還應(yīng)保證數(shù)據(jù)庫(kù)定期更新，按季度或年度定時(shí)補(bǔ)充增量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)庫(kù)。

3.3 建立健全突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的保護(hù)機(jī)制

突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案保護(hù)機(jī)制指突發(fā)事件發(fā)生后，對(duì)匯集在各類檔案管理部門(mén)中的相關(guān)材料和數(shù)據(jù)及時(shí)采取有效措施，確保其安全的工作機(jī)制。各種突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中形成的相關(guān)材料，載體與類型多樣，且有些不一定符合歸檔要求，但這些都是突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，見(jiàn)證了突發(fā)事件發(fā)生及其應(yīng)對(duì)的全過(guò)程，是珍貴的文獻(xiàn)遺產(chǎn)，理應(yīng)得到妥善保管與安全保護(hù)，這樣才能有備無(wú)患，才能為將來(lái)的突發(fā)事件應(yīng)急管理活動(dòng)提供文獻(xiàn)參考與智力支持。

檔案部門(mén)務(wù)必重視突發(fā)事件檔案保護(hù)機(jī)制建設(shè)，積極運(yùn)用新技術(shù)手段，改善檔案保管的條件，營(yíng)造一個(gè)有利于檔案長(zhǎng)久保管與安全保護(hù)的良好環(huán)境。特別是在當(dāng)今“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，突發(fā)事件相關(guān)檔案管理的手段和設(shè)備都隨著社會(huì)的發(fā)展不斷變化，檔案所處的機(jī)構(gòu)環(huán)境、自然環(huán)境和社會(huì)環(huán)境都有可能影響到檔案的安全。突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案保護(hù)機(jī)制需要構(gòu)筑起“人防+物防+技防”三位一體的防控機(jī)制。其中，人防機(jī)制即注重檔案工作人員的教育與培訓(xùn)，將檔案安全責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，增強(qiáng)檔案工作人員的安全意識(shí)與安全管理技能。物防機(jī)制是指從物質(zhì)方面加強(qiáng)投入，為突發(fā)事件相關(guān)檔案的安全保障做準(zhǔn)備，包括資金的投入、設(shè)備的更新、物資的準(zhǔn)備等。技防機(jī)制是指運(yùn)用各種信息安全技術(shù)，防止病毒攻擊與非法竊取，確保突發(fā)事件檔案實(shí)體安全與信息安全。

3.4 建立健全突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的利用機(jī)制

突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)中保存的相關(guān)檔案材料，可以為日后的突發(fā)事件應(yīng)對(duì)提供信息支撐與經(jīng)驗(yàn)借鑒，提高突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)的效能。這就需要檔案部門(mén)拓展思路，建立健全利用機(jī)制，優(yōu)化館（室）藏突發(fā)事件檔案資源利用的方式與方法，運(yùn)用各種技術(shù)手段，借助各種方式與途徑，盡可能充分發(fā)揮其應(yīng)有作用。首先，利用方式要多元?；谕话l(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的特點(diǎn)以及突發(fā)事件相關(guān)檔案利用者的需求，其利用方式應(yīng)走向多元，如開(kāi)展檔案編研、提供檔案咨詢服務(wù)、構(gòu)建突發(fā)事件專題目錄、舉辦展覽與講座等。其次，利用技術(shù)手段要多元。檔案部門(mén)應(yīng)正視傳統(tǒng)手段的不足，積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，創(chuàng)新利用服務(wù)手段，開(kāi)辟線上查閱利用窗口，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的在線化、實(shí)時(shí)化、智能化。最后，利用內(nèi)容要多元。信息需求的多元化要求檔案部門(mén)不僅能提供檔案原件服務(wù)，還要能夠?yàn)橛嘘P(guān)部門(mén)及人員提供專題信息等編研成品，從而滿足不同的信息需求，實(shí)現(xiàn)高效精準(zhǔn)的應(yīng)急信息服務(wù)。

突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)的順利開(kāi)展離不開(kāi)應(yīng)急信息的支持與協(xié)同。檔案部門(mén)需要推動(dòng)館際聯(lián)動(dòng)機(jī)制以及合作機(jī)制的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源的共建共享。館際聯(lián)動(dòng)機(jī)制主要是檔案系統(tǒng)內(nèi)部的合作，檔案管理部門(mén)和各類檔案館進(jìn)行優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、開(kāi)展檔案異地備份、實(shí)現(xiàn)資源整合共享，一方面對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行聯(lián)合預(yù)警和應(yīng)對(duì)處置，推進(jìn)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理；另一方面服務(wù)社會(huì)突發(fā)事件應(yīng)急管理工作，有利于多方檔案部門(mén)共同參與突發(fā)事件應(yīng)對(duì)檔案資源建設(shè)，形成突發(fā)事件檔案專題“聯(lián)動(dòng)檔案館”。為了提高館際聯(lián)動(dòng)效能，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館與各類型檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)實(shí)現(xiàn)制度聯(lián)動(dòng)、平臺(tái)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)和信息服務(wù)聯(lián)動(dòng)[8]。突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案館際聯(lián)動(dòng)需分級(jí)分層分步推進(jìn)：第一步，需加大全國(guó)范圍內(nèi)各級(jí)各類檔案部門(mén)數(shù)字化建設(shè)，縮小各地信息化建設(shè)水平存在的差距；第二步，積極建立跨館聯(lián)動(dòng)檔案管理機(jī)制，大致可劃分為四個(gè)階段逐步推進(jìn)，即地市級(jí)、區(qū)縣級(jí)跨館聯(lián)動(dòng)—省內(nèi)跨館聯(lián)動(dòng)—與省外跨館聯(lián)動(dòng)—全國(guó)跨館聯(lián)動(dòng)，從基層檔案機(jī)構(gòu)抓起，逐步提高突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案治理能力和公共服務(wù)能力[9]。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，隨著檔案部門(mén)不斷深入開(kāi)展對(duì)系統(tǒng)內(nèi)檔案資源的整合工作，對(duì)外聯(lián)動(dòng)協(xié)作也逐漸成為現(xiàn)實(shí)的社會(huì)需求。檔案部門(mén)和參與突發(fā)事件應(yīng)急處置的眾多部門(mén)可以嘗試共同開(kāi)發(fā)突發(fā)事件相關(guān)檔案資源，打破檔案部門(mén)與社會(huì)組織機(jī)構(gòu)之間的壁壘，加強(qiáng)與地質(zhì)部門(mén)、氣象部門(mén)、公共衛(wèi)生部門(mén)、應(yīng)急管理部門(mén)、水文水資源勘測(cè)等部門(mén)跨界協(xié)作，及時(shí)掌握突發(fā)事件相關(guān)信息，建立突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案利用調(diào)度機(jī)制，進(jìn)一步推進(jìn)突發(fā)事件相關(guān)檔案資源跨級(jí)、跨領(lǐng)域、跨地區(qū)共享，推動(dòng)全國(guó)突發(fā)事件檔案共享平臺(tái)一體化發(fā)展，打破“信息孤島”，全面實(shí)現(xiàn)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案信息資源聯(lián)動(dòng)開(kāi)發(fā)、互通共享，建立檔案部門(mén)與社會(huì)組織機(jī)構(gòu)之間的長(zhǎng)效聯(lián)動(dòng)工作機(jī)制，這也是突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案開(kāi)發(fā)利用工作能夠健康有序進(jìn)行的未來(lái)之路。