加強(qiáng)高校合同類檔案管理實(shí)踐探索

■ 劉 穎/金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，眾多領(lǐng)域都已經(jīng)感受到了大數(shù)據(jù)、新思維帶來(lái)的巨大沖擊，如金融業(yè)就是運(yùn)用大數(shù)據(jù)的重點(diǎn)行業(yè)。當(dāng)前，越來(lái)越多的專家學(xué)者和實(shí)際部門工作者逐步認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)在教育行業(yè)中的重要性。檔案是對(duì)人類寶貴經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是人類歷史的延伸，展示著事物的發(fā)展規(guī)律，而高校檔案大數(shù)據(jù)凝聚了高校發(fā)展史、學(xué)校文化等，在教育大數(shù)據(jù)中占著舉足輕重的地位。如何轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)高校檔案管理模式，積極順應(yīng)檔案治理的新要求，高校檔案工作者應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校治理發(fā)展需求，進(jìn)行大膽的實(shí)踐探索。

在高校發(fā)展過(guò)程中，高校之間、高校與社會(huì)之間的聯(lián)動(dòng)隨著時(shí)代發(fā)展會(huì)不斷地加強(qiáng)，簽訂合同、協(xié)議是高校之間、高校與社會(huì)之間最常見(jiàn)的聯(lián)系方式，也是最為常見(jiàn)的互動(dòng)方式。高校之間、高校與社會(huì)之間簽訂的合同、協(xié)議種類豐富多樣，有經(jīng)濟(jì)合同、有辦學(xué)協(xié)議等；而高校在管理過(guò)程中，也會(huì)產(chǎn)生大量的校內(nèi)合同與協(xié)議，最常見(jiàn)的就是合同工的勞動(dòng)協(xié)議等。這些合同與協(xié)議已成為見(jiàn)證高校發(fā)展的重要憑證，是高校發(fā)展的直接記錄，也是明確高校之間、高校和社會(huì)之間權(quán)利與義務(wù)的重要憑證。本文以高校合同類檔案管理進(jìn)行探討。

1 加強(qiáng)高校合同類檔案管理的時(shí)代背景

2016年，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出“加快完善檔案治理體系、提升檔案治理能力”，并特別提出“到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建成小康社會(huì)相適應(yīng)、有效服務(wù)國(guó)家治理和‘五位一體’建設(shè)的檔案事業(yè)發(fā)展體系”，要求與時(shí)俱進(jìn)推進(jìn)檔案現(xiàn)代化治理。2018年8月，國(guó)家檔案局在北京召開(kāi)檔案治理專題研討經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，提出推進(jìn)開(kāi)展檔案治理工作，提升檔案治理法治化水平。

高校現(xiàn)代化治理水平的提升將推動(dòng)國(guó)家高等教育治理水平的提升，事關(guān)國(guó)家美好的未來(lái)。高校檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化是高校治理水平的體現(xiàn)，也是高校提升治理水平的重要推動(dòng)力量。高校檔案治理作為高校治理的重要組成部分，應(yīng)順應(yīng)新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展要求，與高校治理保持一致性，形成高校檔案治理體系，提升高校檔案治理現(xiàn)代化能力和水平，為提升高校治理水平作出貢獻(xiàn)。隨著辦公自動(dòng)化的不斷推進(jìn)和檔案數(shù)字化改革的不斷深化，高校產(chǎn)生了大量電子文檔。2021年新修訂《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱新修訂《檔案法》）明確：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有相同效力?！碑?dāng)前，合理保存利用這些電子文檔，解決傳統(tǒng)管理中存在的檔案遺失、檔案實(shí)體損壞等問(wèn)題，將大大提高高校檔案資源的利用水平與服務(wù)效率，提升高校檔案治理水平。

2 高校合同類檔案管理現(xiàn)狀

以筆者所在的金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，近年來(lái)學(xué)校發(fā)展較快，2019年獲首批中國(guó)特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)計(jì)劃建設(shè)A檔單位稱號(hào)（簡(jiǎn)稱“雙高”）。在進(jìn)行“雙高”建設(shè)和發(fā)展專業(yè)群的過(guò)程中，高校與政府部門、企業(yè)等單位或機(jī)構(gòu)的合作與日俱增，產(chǎn)生了大量有保存價(jià)值的合同類檔案。在當(dāng)前高?，F(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中，需要優(yōu)化合同檔案管理，確保合同檔案能夠得到高效利用，最大程度發(fā)揮學(xué)校合同檔案的價(jià)值，使得優(yōu)化管理后的合同檔案能夠?yàn)楦咝０l(fā)展和各項(xiàng)工作服務(wù)。

高校檔案記錄了高校的發(fā)展歷程，也是全校教職工的智慧結(jié)晶。隨著高校檔案工作不斷深入發(fā)展，高校教職工檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，高校越來(lái)越重視合同類檔案的管理。如，鼓勵(lì)檔案工作人員開(kāi)展檔案學(xué)術(shù)研究，探討如何進(jìn)一步提升合同類檔案管理的工作成效，人、財(cái)、物的供給也逐年增加；在檔案部門進(jìn)行年度歸檔時(shí)，各部門、二級(jí)學(xué)院不再有抵觸情緒，能夠配合檔案部門開(kāi)展合同文件的收集與移交歸檔；檔案部門根據(jù)高校實(shí)際工作情況制定了合同類文件的歸檔范圍，對(duì)各立卷部門進(jìn)行收集立卷指導(dǎo)，進(jìn)一步規(guī)范了高校合同類文件的收集歸檔。以紙質(zhì)合同類檔案為管理主體的高校合同類檔案工作穩(wěn)步推進(jìn)，工作環(huán)境越來(lái)越好，以傳統(tǒng)紙質(zhì)合同類檔案為主體的管理制度不斷健全。據(jù)統(tǒng)計(jì)，高校合同類檔案的利用率也在進(jìn)一步提升，合同類檔案在高校發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮的作用越來(lái)越大。

但傳統(tǒng)的高校合同類檔案管理也存在一些問(wèn)題，必須解決。具體而言，高校合同檔案管理普遍存在對(duì)合同類檔案重要性的認(rèn)知不夠、檔案意識(shí)薄弱、管理不到位、合同缺失等問(wèn)題，合同檔案的重要價(jià)值難以充分發(fā)揮。如，高校內(nèi)各部門和二級(jí)學(xué)院兼職檔案員收集積極性不高、工作責(zé)任心不強(qiáng)，平時(shí)輕視合同類文件管理，普遍存在“找得到就歸檔，找不到就算”的心理；高校檔案工作人員不可能完全了解高校內(nèi)所有部門和二級(jí)學(xué)院的工作內(nèi)容，難以掌握校內(nèi)各單位簽的每一份合同與協(xié)議的時(shí)間與內(nèi)容，因此開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)難以提供針對(duì)性強(qiáng)的指導(dǎo)。

如何實(shí)現(xiàn)深度管理以提高高校合同類檔案管理水平，最大程度地實(shí)現(xiàn)高校合同類檔案的價(jià)值，為高校發(fā)展和建設(shè)提供高質(zhì)量信息服務(wù)，是高校檔案工作者必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。

3 高校合同類檔案治理的策略探析

新修訂《檔案法》明確“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有相同效力”；并新增“檔案信息化建設(shè)”專章，為檔案信息化建設(shè)、檔案工作變革與轉(zhuǎn)型、檔案管理創(chuàng)新發(fā)展等提供了充分的法律保障。高校檔案部門應(yīng)依據(jù)新修訂《檔案法》相關(guān)要求，參照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等標(biāo)準(zhǔn)，變革傳統(tǒng)工作理念，認(rèn)識(shí)到未來(lái)紙質(zhì)檔案將會(huì)是以保存為主、利用為輔，甚至有電子檔案代替紙質(zhì)檔案的“單套制”管理趨勢(shì)，進(jìn)而注重電子檔案保存與利用。從新修訂《檔案法》中可以看出，檔案發(fā)展的趨勢(shì)必定是電子文件的重要性等同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，檔案的信息大數(shù)據(jù)必將在檔案的管理中發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。高校必須積極響應(yīng)新修訂《檔案法》的要求，加大加深高校數(shù)字檔案館建設(shè)，加快檔案信息化建設(shè)的步伐，有效提高高校檔案信息化管理水平，從傳統(tǒng)紙質(zhì)文件上和電子文件雙方面齊下功夫，才能真正管好用好高校合同類檔案，充分發(fā)揮高校合同類檔案在學(xué)校“雙高”建設(shè)中的作用。

3.1 完善合同類檔案管理工作制度

由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存、管理等都存在較大的局限性，實(shí)行檔案信息化建設(shè)已是大勢(shì)所趨。2017年《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范（DA/T 31—2017）》實(shí)施，其基本指導(dǎo)方針是“以存為主、存用并蓄”。隨著檔案數(shù)字化改革的不斷推進(jìn)，目前大多數(shù)高校檔案館已開(kāi)展了檔案數(shù)字化工作，形成了大量的檔案數(shù)字資源，有了檔案現(xiàn)代化管理和治理的基礎(chǔ)。具體到高校合同類檔案的管理，高校應(yīng)根據(jù)合同文件產(chǎn)生的具體現(xiàn)有情況，制定新的適宜現(xiàn)狀的工作規(guī)章制度，變革傳統(tǒng)的等待相關(guān)部門兼職檔案員收集歸檔的立卷歸檔方式，制定合同類電子文件管理設(shè)備使用、數(shù)據(jù)傳遞和維護(hù)、保密等方面的制度，實(shí)現(xiàn)電子檔案規(guī)范化管理，從而將高校合同類檔案管理的狀態(tài)由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，將檔案數(shù)據(jù)的主動(dòng)權(quán)抓在手中。以筆者所在的金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，檔案部門調(diào)研了校內(nèi)合同類檔案產(chǎn)生的主要部門，聯(lián)合制定了新的合同類檔案管理辦法 ，管理辦法中規(guī)定了紙質(zhì)合同類檔案的歸檔內(nèi)容、時(shí)間和部門立卷細(xì)節(jié)，還特別提到了合同類檔案必須在學(xué)校OA系統(tǒng)走流程，每一個(gè)流程必須留痕，從而確保了合同類電子文件上的時(shí)效性和完整性。

3.2 建立合同類檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)

為確保合同類文件收集和歸檔工作的順利進(jìn)行，需建立高校合同類檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。以金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，學(xué)校建立了合理高效的合同類檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。具體來(lái)說(shuō)，校內(nèi)各部門、二級(jí)學(xué)院均設(shè)有1名分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和1名相對(duì)固定的兼職檔案員，專門負(fù)責(zé)本部門或本學(xué)院形成的合同類文件的收集管理，并向檔案館定期移交。檔案館經(jīng)常與各部門、二級(jí)學(xué)院分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)溝通，提供合同類文件的歸檔范圍和合同類檔案保管期限等業(yè)務(wù)材料，多次強(qiáng)調(diào)合同類檔案對(duì)于學(xué)校“雙高”發(fā)展的作用，提高校內(nèi)各單位加強(qiáng)合同類文件管理與歸檔的意識(shí)，盡可能保證合同類文件應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。為了保證學(xué)校合同類檔案的電子文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，學(xué)校檔案部門還取得了校信息管理中心的大力支持，確保校內(nèi)和單位合同類文件收集的主動(dòng)權(quán)。校內(nèi)各單位只要有合同類的文件產(chǎn)生，檔案部門就能通過(guò)接口及時(shí)掌握合同的每一個(gè)內(nèi)容和環(huán)節(jié)，從而保證了合同類電子文件的完整性，也掌握了合同類紙質(zhì)文件歸檔指導(dǎo)的主動(dòng)權(quán)。學(xué)校檔案部門還不定期對(duì)校內(nèi)各單位兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不斷提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)能力，確保合同類文件歸檔的質(zhì)量。

3.3 打造優(yōu)質(zhì)安全的數(shù)據(jù)平臺(tái)

實(shí)現(xiàn)高校檔案電子文檔管理需要構(gòu)建大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái)。檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái)總體架構(gòu)按照高校電子文件實(shí)際應(yīng)用的流程進(jìn)行建設(shè)，包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、信息利用三個(gè)子模塊。從高校現(xiàn)有的狀況來(lái)看，高校合同類電子文檔數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)，可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)和OA的對(duì)接來(lái)實(shí)現(xiàn)較為合理和現(xiàn)實(shí)。

4 利用大數(shù)據(jù)推動(dòng)合同類檔案治理

當(dāng)前，高校應(yīng)當(dāng)認(rèn)真思考如何利用大數(shù)據(jù)和現(xiàn)代檔案管理辦法，加強(qiáng)高校合同類檔案管理，進(jìn)而推進(jìn)高校檔案治理，確保高校檔案價(jià)值得到充分發(fā)揮，充分保障學(xué)校權(quán)益。筆者以金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，基于學(xué)校工作實(shí)際，對(duì)合同類檔案大數(shù)據(jù)的采集、管理和利用進(jìn)行思考，推動(dòng)高校合同類檔案實(shí)現(xiàn)“雙套制”管理，并逐漸走向“單套制”管理，不斷提升高校檔案治理成效。

4.1 共享與歸集

當(dāng)前高校內(nèi)部使用的信息管理系統(tǒng)不盡相同，這些管理系統(tǒng)往往來(lái)自不同的供應(yīng)商，因此數(shù)據(jù)源、版塊、操作模式等往往也不同，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)的訪問(wèn)方式等差別較大，難以實(shí)現(xiàn)各部門之間的信息資源共享。以合同類檔案管理為例，高校各部門、二級(jí)學(xué)院使用不同的信息管理系統(tǒng)產(chǎn)生的合同類文件難以共享。對(duì)此，可由高校信息網(wǎng)絡(luò)管理部門對(duì)系統(tǒng)的接口進(jìn)行統(tǒng)一，利用集成系統(tǒng)或數(shù)字化校園系統(tǒng)把各系統(tǒng)的共享數(shù)據(jù)抽取到數(shù)據(jù)庫(kù)中心，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

如，金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案部門得到校信息管理中心支持主動(dòng)作為，將全校各部門、二級(jí)學(xué)院形成的合同類電子文件整合到OA系統(tǒng)中，這樣合同類電子文件就有了暫時(shí)的存儲(chǔ)地點(diǎn)；在此之后，檔案部門還可以通過(guò)OA和檔案信息管理系統(tǒng)的接口，將有效的合同類文件信息數(shù)據(jù)歸集到檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，全校的合同類信息歸集和共享得以實(shí)現(xiàn)。此舉還大大方便了校檔案館及時(shí)掌握合同類電子文件的形成情況，檔案人員通過(guò)系統(tǒng)可以了解全校各部門、二級(jí)學(xué)院形成了哪些合同類文件材料、內(nèi)容是否齊全完整且規(guī)范等，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不齊全不完整等問(wèn)題，即要求形成者進(jìn)行整改。由此高校檔案管理者的角色也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，從被動(dòng)的收集、保管人員轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)的監(jiān)管、指導(dǎo)人員，這樣就為后續(xù)的歸檔打好基礎(chǔ)。

4.2 歸檔

高校合同類電子文件的歸檔，可通過(guò)聯(lián)機(jī)傳輸?shù)姆绞綄?shí)現(xiàn)。金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院采取的具體方式是：開(kāi)發(fā)一個(gè)通用數(shù)據(jù)接口，將現(xiàn)有的OA和檔案信息管理系統(tǒng)這兩套獨(dú)立的系統(tǒng)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)OA和檔案管理兩套系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，合同類電子文件數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接寫入檔案管理系統(tǒng)。接口程序整合在OA系統(tǒng)上，被賦予權(quán)限的檔案管理員只要點(diǎn)擊“歸檔”按鈕，選中單條或多條電子文件，即可逐條或批量將選中的合同類電子文件歸檔到檔案管理系統(tǒng)。所選的電子文件歸檔之后，文件狀態(tài)會(huì)出現(xiàn)“已歸檔”字樣，其余未操作的則顯示“未歸檔”。在數(shù)據(jù)的傳輸過(guò)程中，需要確保兩個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全，從而確保電子文件的完整性和真實(shí)性。在合同類電子文件全部歸檔后，檔案館可根據(jù)電子文件歸檔信息指導(dǎo)相關(guān)部門或二級(jí)學(xué)院進(jìn)行相應(yīng)紙質(zhì)文件的歸檔，做到合同類檔案應(yīng)收盡收，避免合同類檔案遺失的問(wèn)題。

4.3 利用

檔案只有方便師生利用，師生對(duì)檔案治理的認(rèn)知才會(huì)提升，檔案共同治理的積極性才會(huì)加強(qiáng)，高校檔案共建共享共治的良好新局面才能真正實(shí)現(xiàn)。

高校檔案館可采用校園局域網(wǎng)等高校信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)檔案信息共享，實(shí)現(xiàn)高校檔案館“少來(lái)人”甚至“不來(lái)人”的服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)利用合同類檔案“一次不用跑”。如金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院申請(qǐng)利用合同類電子檔案可通過(guò)OA申請(qǐng)，在申請(qǐng)時(shí)說(shuō)明需要查閱的具體內(nèi)容，在檔案部門審核確認(rèn)有查檔的資格后，檔案部門通過(guò)OA郵件將部門需要查閱的電子文件發(fā)至相關(guān)查閱人的校內(nèi)郵箱，從而實(shí)現(xiàn)查閱合同類電子檔案“一次不用跑”，也確保了合同類電子文件利用時(shí)的安全。

在確保檔案絕對(duì)安全的情況下，高校合同類的電子文檔的共享在簡(jiǎn)化操作流程、縮短查閱時(shí)間等方面體現(xiàn)了較大優(yōu)勢(shì)，有效改變了以往查閱需要耗費(fèi)大量時(shí)間及人力的狀況。電子文檔實(shí)現(xiàn)高效利用，不僅體現(xiàn)在對(duì)高校合同類檔案的便捷查閱利用上，還體現(xiàn)在對(duì)檔案資源進(jìn)行有目的和高效的數(shù)據(jù)分析上，為高校科學(xué)地利用檔案提供便利，為高校發(fā)展和治理提供助力。

綜上，在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展、浙江推進(jìn)檔案數(shù)字化改革的背景下，高校應(yīng)努力提升檔案治理的能力與水平，通過(guò)高校合同類檔案現(xiàn)代化治理的探索和實(shí)踐，嘗試推進(jìn)公開(kāi)檔案遠(yuǎn)程查閱，實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)現(xiàn)代化，提高高校檔案治理現(xiàn)代化水平。