信息化背景下高職院校干部人事檔案建設(shè)的探索

文/王 喆

規(guī)范干部人事檔案管理是推進干部隊伍管理的重要著力點，隨著高職院校治理能力現(xiàn)代化進程的加快，各院校應(yīng)積極加強對人事檔案信息化建設(shè)，以助力高職院校發(fā)展。本文以作者所在高校為例，在對干部人事檔案管理的現(xiàn)狀進行分析的基礎(chǔ)上，論述加強干部人事檔案信息化建設(shè)的必要性，并以信息化為背景探究高職院校人事檔案建設(shè)的有效實施路徑，以期為高職院校人事檔案信息化建設(shè)提供參考

高職院校干部人事檔案是學(xué)校黨委和組織人事部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，能反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料，對其進行科學(xué)化、規(guī)范化管理是管理干部隊伍的一個重要載體，也是從嚴管理干部的一個重要抓手。當前，隨著高職院校各項事業(yè)信息化的不斷發(fā)展，教師隊伍的教育培養(yǎng)、干部隊伍的提拔任用、干部的監(jiān)督管理和評鑒方式等都發(fā)生著革命性的變革，這對干部人事檔案管理提出了更高的要求。新《干部人事檔案工作條例》也就檔案信息化建設(shè)和信息資源開發(fā)提出了明確要求，各高職院校應(yīng)以此為標桿，積極加快干部人事檔案信息化建設(shè)，從根本上改變傳統(tǒng)干部人事檔案管理，進而不斷完善高職院校現(xiàn)代化治理體系。本文在分析現(xiàn)階段干部人事檔案管理存在的問題的基礎(chǔ)上，闡明加強高職院校人事檔案信息化建設(shè)的必要性，進一步探索干部人事檔案建設(shè)工作緊跟時代加強信息化建設(shè)的路徑，為高職院校干部人事檔案信息化建設(shè)提供參考。

一、現(xiàn)階段干部人事檔案管理存在的主要問題

（一）檔案案卷質(zhì)量較低。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理主要以手工收錄為主，導(dǎo)致案卷質(zhì)量較低。1.干部人事檔案收集、整理過程中相關(guān)資料不完整，如干部任免審批表、個人履歷等表格中家庭主要社會關(guān)系填寫不完整；入黨、入團等相關(guān)材料缺失等。2.干部人事檔案未能做到及時更新，如年度考核表、干部任免審批表、個人獎懲、職稱評審等資料因涉及人員較多、工作較繁瑣等原因?qū)е虏荒茏龅郊皶r歸檔，致使個人檔案材料不全。3.干部人事檔案的鑒別未做到位。如部分檔案材料真實性差，在進行歸檔時未嚴格審核，存在學(xué)歷造假或者黨員身份存在疑問等問題。對未歸檔材料不能及時做到“轉(zhuǎn)、退、留、毀”等工作。以筆者所在院校干部人事檔案專審工作為例，發(fā)現(xiàn)被審核干部人事檔案中有35.5%左右的檔案存在資料不完善，存在記載不一致的現(xiàn)象，占審核總數(shù)的21.7%。

（二）干部人事檔案利用率較低?！蛾P(guān)于防止干部“帶病提拔”的意見》中就明確提出干部檔案“凡提必審”。但實際工作中，審核檔案仍不能作為提拔干部的一項核心程序。1.高職院校干部人事檔案查閱程序復(fù)雜、使用制度還不夠健全、檔案案卷管理不規(guī)范等原因，導(dǎo)致組織人事部門工作人員的積極性和主動性都無法提高。2.檔案記載內(nèi)容無法客觀準確地反映干部實際情況。體現(xiàn)在部分干部人事檔案從材料的形式到內(nèi)容，都存在雷同的情況，許多考核、鑒定、評價材料等都是一些客套話，這些因素導(dǎo)致干部人事檔案無法從本質(zhì)上真實反映個人在德能勤績廉等方面的表現(xiàn)。3.在沒有進行信息化管理之前，紙質(zhì)檔案的查閱無法高效能發(fā)揮其在干部選拔任用中的監(jiān)督作用。同時，紙質(zhì)檔案降低了對不同人員檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)的對比分析作用，這導(dǎo)致無法以檔案的基礎(chǔ)對兩個相關(guān)干部進行更優(yōu)的提拔任用。

（三）干部人事檔案信息化管理重視程度不足。干部人事檔案對于人事管理雖具有重要的意義，但大部分高職院校對人事檔案信息化管理工作的頂層設(shè)計還不到位。1.現(xiàn)有的干部人事檔案對于干部管理和選拔任用還未最大化發(fā)揮出應(yīng)有的作用，致使相配套的管理經(jīng)費、管理制度、信息化建設(shè)進程等都處在初步階段。2.干部人事檔案管理工作的人員工作動力不足。各高職院校檔案管理工作主要在人事、組織或圖書館等部門，因工作人員不足及專業(yè)程度不高等原因，容易造成管理手段落后、管理人員工作缺乏主動性、檔案管理工作效率低下等。3.干部個人缺乏檔案意識，對于檔案工作不重視，在提交個人思想、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、政審等相關(guān)資料時，未按要求使用規(guī)定紙質(zhì)、規(guī)定用筆等進行書寫，甚至部分干部在填寫個人材料時，出現(xiàn)涂改、弄虛作假的情況，導(dǎo)致材料失真。

二、高職院校加強干部人事檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）高水平院校建設(shè)對高水平的人才隊伍建設(shè)的需求。隨著“雙高計劃”建設(shè)的實施，高職院校各類人才隊伍的建設(shè)對提升高職院校自身的管理水平和核心競爭力有著重要的意義。高職院校人才隊伍主要包括專任教師及管理干部兩類人員，他們均具有干部身份，對其加強人事檔案建設(shè)對教師隊伍的晉級晉升、干部隊伍的選拔任用均具有重要的實踐意義。高職院校的快速發(fā)展依賴于教師隊伍不斷創(chuàng)新、領(lǐng)導(dǎo)干部領(lǐng)導(dǎo)能力的不斷提升，這些變化都要求以干部人事檔案為依托，同時也要求檔案管理部門及時更新干部人事檔案的相關(guān)資料。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理不僅耗費人力物力，也無法為人才隊伍建設(shè)提供高效能的數(shù)據(jù)支撐。而干部人事檔案信息化建設(shè)則能更讓收集資料變得更為簡便、數(shù)據(jù)對比分析變得更為高效，為組織人事部門提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐。

（二）高職院校快速的發(fā)展同落實的管理體制之間的矛盾日益凸顯?，F(xiàn)階段高職院校干部人事檔案管理還存在體制機制不夠健全，檔案管理觀念較薄弱；人事檔案保存形式單一、內(nèi)容陳舊；檔案管理人員跟不上信息化時代的潮流，缺乏信息化能力和大數(shù)據(jù)思維；信息化建設(shè)資金投入不足；高職院校人事檔案信息化建設(shè)方面普遍缺乏等問題。而高職院校高質(zhì)量高水平發(fā)展則要求對干部的人事檔案管理更科學(xué)、高效。所以，對傳統(tǒng)人事檔案的管理進行改革有利于高職院校人事制度的改革與發(fā)展。同時，人事檔案信息化建設(shè)有利于提高高校人事檔案管理的工作效率和作用。

（三）各項政策要求高職院校要進一步推進干部人事檔案信息化建設(shè)。從中央下發(fā)的《干部人事檔案工作條例》，到中共中央組織部《關(guān)于深入開展干部人事檔案專項審核工作的通知》、中共陜西省委組織部《關(guān)于開展干部人事檔案專項審核全覆蓋和數(shù)字化工作的通知》的文件，均可以看出中省對干部人事檔案信息化建設(shè)提出了更高的要求，從工作標準、體系等都提出了具體操作規(guī)范。這倒逼各高職院校要積極作為，不斷推進干部人事檔案制度化、信息化建設(shè)，從而為從嚴管理干部提供有力保障。

三、高職院校完善干部人事檔案管理的有效途徑

隨著“雙高計劃”的啟動，各建設(shè)院校更要緊抓提升信息化建設(shè)這一機遇，針對干部人事檔案管理的薄弱區(qū)域，從“加強干部人事檔案管理意識、構(gòu)建干部人事檔案信息化數(shù)據(jù)平臺、強化監(jiān)督管理”等三方面提出如何加強高職院校干部人事檔案信息化建設(shè)，以期讓干部人事檔案在高職院校干部管理中發(fā)揮其應(yīng)用的作用。

（一）強化干部人事檔案信息化管理意識，可從校級層面、管理群體到干部本人等三方面著手。1.學(xué)校層面要將干部人事檔案管理的要求與院校自身人事檔案信息化建設(shè)情況相結(jié)合，結(jié)合學(xué)校整體信息化建設(shè)系統(tǒng)而全面地規(guī)劃全校人事檔案信息化建設(shè)工作，制定出切實可行的工作方案，給予相應(yīng)的資金、人力支持，提升院校的人事檔案信息化管理水平，最終實現(xiàn)人事數(shù)據(jù)與人事檔案信息的相融合。并制定合理的體制機制以促進干部人事檔案信息化建設(shè)。2.干部人事檔案管理部門在信息化實施過程中，通過制定相應(yīng)的獎懲政策、安排定期參加專業(yè)學(xué)習(xí)等措施來提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和工作積極性，加速信息化建設(shè)水平。在這一過程中要注意檔案的信息化建設(shè)要與學(xué)?，F(xiàn)有人事、黨建等系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)融合，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的融合以建立智慧檔案管理系統(tǒng)；組織人事部門通過相關(guān)制度來充分發(fā)揮信息化人事檔案在教職工的晉級晉升中的作用，實現(xiàn)檔案的高效利用。3.對干部個人而言要加強干部檔案相關(guān)政策、要求的宣講力度，進一步提升干部自身的檔案意識。

（二）新時期，高職院校構(gòu)建干部人事檔案信息化數(shù)據(jù)平臺需從人事檔案文本的歸檔、加快信息化建設(shè)、加強制度建設(shè)等方面加強過程管理。

1.每年在固定時間進行干部人事檔案內(nèi)容的更新，如學(xué)歷信息、年度考核、期滿考核、職稱晉升、干部任免審批表、校級以上獎勵處分等。在歸檔時要做好如入黨時間、工作時間、家庭成員等材料的認定審核工作，做到檔案前后記載一致。該過程可根據(jù)《檔案著錄標準》及各院校實際情況制定出相關(guān)制度，以完善干部檔案的形成和匯總工作。

2.進一步加快干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)工作。我校按照智慧化校園建設(shè)要求，建立了人事管理系統(tǒng)，以此系統(tǒng)為平臺，對學(xué)校所有干部人事檔案信息進行了數(shù)據(jù)采集，采集工作主要包括檔案錄入、檔案掃描、原始圖像制作、高清圖像制作，實體檔案的數(shù)字化。針對檔案的管理和利用，以物聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術(shù)為核心，構(gòu)建智能管理、多元化管控平臺，搭建出了具有強大的檔案信息處理和服務(wù)能力的信息化管理系統(tǒng)。從而實現(xiàn)了以干部個人檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為根本、以提升檔案管理的利用效率為原則，建立了干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建出了基于網(wǎng)絡(luò)的干部人事檔案管理信息系統(tǒng)。我校在檔案信息化建設(shè)工作中，分了兩個批次對干部檔案做了數(shù)字化建設(shè)。其后，人事部門與信息化中心協(xié)同，搭建了干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了人事各類數(shù)據(jù)的相融合，這一系統(tǒng)的應(yīng)用能夠發(fā)揮人事檔案在干部選拔任用、各部門之間信息融合等方面應(yīng)有的作用。同時，也為組織人事部門從嚴管理干部提供了科學(xué)的依據(jù)。

3.高職院校要加強人事檔案應(yīng)用管理的制度建設(shè)，制定出人事檔案管理的相關(guān)配套制度，來進一步提高各部門對信息化的人事檔案的利用率，如人員協(xié)同、信息共享、儲備干部的培養(yǎng)等，以此促進人事檔案的科學(xué)、規(guī)范、可循環(huán)管理。

（三）完善干部人事檔案的監(jiān)督體系。在高職院校貫徹落實好“全面從嚴治黨”的要求中，干部人事檔案已經(jīng)成為培養(yǎng)、選拔、任用、評價、監(jiān)督和管理干部的重要依據(jù)。在檔案構(gòu)建過程中，建立檔案作業(yè)過程審核的有效機制與監(jiān)督制度，對檔案材料收集、鑒定、檢查核對、轉(zhuǎn)遞及信息化建設(shè)等工作制定或修訂相關(guān)制度，進一步發(fā)揮監(jiān)督審核作用。同時，建立高職院校檔案審核工作常態(tài)化機制。隨著高校快速發(fā)展，檔案材料缺失、涂改造假、信息不完善等問題頻繁發(fā)生，應(yīng)加強干部人事檔案審核的常態(tài)化機制，以更好地以審促改、以審促建，有效發(fā)揮干部人事檔案在干部履職中的作用。

上述分析研究表明，隨著中省對高職院校各項信息化建設(shè)的要求以及各院校在其發(fā)展過程中不斷加速的信息化建設(shè)，加強對干部人事檔案信息化建設(shè)已成為近期建設(shè)的重點工作。通過此項工作可實現(xiàn)運用科學(xué)的數(shù)據(jù)提高干部人事檔案的管理及信息化利用水平，充分發(fā)揮干部人事檔案對高職院校人事管理的優(yōu)化配置的作用，從而提升整體的干部管理水平。