檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題與解決對策探究

文/安妮鴿

當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，信息資源顯得愈發(fā)重要。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和全面普及，豐富的信息資源和有效的信息管理與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)。數(shù)字化能有效整合和管理檔案，在節(jié)約企業(yè)人力成本的同時(shí)還能提高整體效率。本文著力分析檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題以及解決對策，為檔案服務(wù)于企事業(yè)單位乃至經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供支撐

2021年1月1日起施行的新修訂《中華人民共和國檔案法》增加了第五章《檔案信息化建設(shè)》，其中第三十五條提出：各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。因此，企事業(yè)單位應(yīng)該不斷加快和完善檔案數(shù)字化建設(shè)，努力解決存在的問題，使檔案更好地服務(wù)于企事業(yè)單位的發(fā)展。

一、檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

檔案是企事業(yè)單位開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企事業(yè)單位的核心信息資源和重要資產(chǎn)。檔案管理數(shù)字化有利于企事業(yè)單位適應(yīng)社會的發(fā)展趨勢，促進(jìn)自身發(fā)展，能為企事業(yè)單位的工作提供有效證明，并滿足社會各界對檔案利用的需求，其意義具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

其一，方便檔案整理和共享檔案信息

檔案管理數(shù)字化打破了檔案管理部門的封閉式管理和檔案利用的局限性。其職能也從保管和利用檔案轉(zhuǎn)向信息采集、信息管理和信息服務(wù)，更能科學(xué)管理、合理配置檔案信息資源，使檔案得到充分利用，為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。例如：一些部門要查看、借閱檔案，通常要經(jīng)過比較復(fù)雜的程序：部門審批、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、登記、查閱/借閱、按期歸還等。需要多次往返檔案管理部門，但如檔案實(shí)行信息化和數(shù)字化管理，通過局域網(wǎng)可實(shí)現(xiàn)檔案的共享，高效而又便捷。

其二，方便保存檔案原件

紙質(zhì)檔案的保管和利用過程中，不僅占用了大量的庫存空間，還因檔案本身材料、庫房環(huán)境、保管條件及各種人為因素等，加速了檔案的老化、磨損和損壞的情況。檔案數(shù)字化管理通過電子文件的形式對檔案進(jìn)行管理、分類和保存，能降低檔案原件丟失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)，提高了檔案管理的可靠度、安全度和便利度。檔案信息化為知識普及和科學(xué)研究提供了職能化服務(wù)，具有資源共享、遠(yuǎn)程服務(wù)、一次投入、多次產(chǎn)出的特點(diǎn)，能有效縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間。與以往的檔案管理模式相比，數(shù)字化管理模式只需要提供計(jì)算機(jī)完成相關(guān)的指令操作，能大大節(jié)省管理者的時(shí)間和精力，并減少管理過程中的差錯與失誤。

其三，網(wǎng)絡(luò)管理方便信息調(diào)取

為實(shí)現(xiàn)各區(qū)域部門資源共享，我國大部分企事業(yè)單位都已經(jīng)建立了適用于其內(nèi)部工作開展的局域網(wǎng)絡(luò)。工作人員將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后，各部門就能通過單位內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)和密碼驗(yàn)證，直接進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查閱和調(diào)取，不僅節(jié)約了檔案調(diào)取的時(shí)間，也減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，提高了各部門的工作效率。

二、檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

筆者以為，當(dāng)下檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題主要有三點(diǎn)：

問題一，缺乏數(shù)字化管理人才

檔案數(shù)字化管理不僅要求檔案管理人員具有專業(yè)的檔案知識和技能，還需要掌握一定的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。而如今社會復(fù)合型人才比較短缺，即使有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，核心技術(shù)往往也得不到有效的傳承，導(dǎo)致管理人員在管理工作中存在一定的局限性，不能有效地操作計(jì)算機(jī)完成信息錄入和維護(hù)工作。

問題二，數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善

實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化必須要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要包括檔案數(shù)字化設(shè)備和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、交換和傳輸，發(fā)揮檔案信息化整體效益有重要作用。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲、編目、檢索、借閱利用、編研發(fā)布等等。但是由于對檔案數(shù)字化建設(shè)沒有深刻的認(rèn)識，大部分企事業(yè)單位并不重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，嚴(yán)重影響了檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)度。

問題三，數(shù)字化檔案管理制度不完善

電子檔案建立后的管理，規(guī)范使用，如何實(shí)現(xiàn)資源共享以及管理人員需要注意的問題等方面仍然存在問題，因此需要建立和完善相關(guān)的制度和規(guī)范，以保證檔案數(shù)字化管理工作的順利進(jìn)行。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的對策

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的對策主要在于：

對策一，培養(yǎng)數(shù)字化管理專業(yè)人才。為保證檔案管理人員的工作質(zhì)量，企事業(yè)單位應(yīng)提升內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。企事業(yè)單位可以有針對性地培養(yǎng)專業(yè)人才，如為滿足檔案管理對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的需要，可組織相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，并定期考核。

對策二，配備完善基礎(chǔ)設(shè)施。型號、規(guī)格統(tǒng)一計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施和相關(guān)存儲設(shè)備，如：計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)、路由器、硬盤、光盤、防磁柜、掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等，是實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理信息化的硬件保障。軟件設(shè)施主要包括檔案室局域網(wǎng)和檔案管理軟件等。紙質(zhì)檔案數(shù)量逐年累積，增加了檔案部門庫房壓力、人為損害檔案和檔案自然老化等難題，而大容量的檔案存儲載體，即檔案數(shù)字化，不僅能減輕檔案管理人員的工作量、提高工作效率，還能避免對檔案原件的損害，方便查閱和保存。

對策三，創(chuàng)新和完善檔案管理制度。檔案管理數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范相當(dāng)于馬路上的“交通規(guī)則”，能有效確保網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和檔案信息的暢通和安全。檔案管理部門應(yīng)制定和完善檔案管理制度，主要內(nèi)容包括：完善檔案管理技術(shù)規(guī)范和相關(guān)業(yè)務(wù)流程，細(xì)化、具體化工作環(huán)節(jié)和步驟；統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定必要的安全網(wǎng)措施。若沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫信息資源便無法建立，檔案信息網(wǎng)絡(luò)無法運(yùn)轉(zhuǎn)暢通，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。

綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)是一份信息量大、難度大的工作，相關(guān)單位和部門需要建立統(tǒng)一的資源處理機(jī)構(gòu)對信息進(jìn)行整合、分類并進(jìn)行合理分配。這個機(jī)構(gòu)需要領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和一個有力的指揮部門，來保證管理工作的合理安排、平穩(wěn)運(yùn)行；需要各部門明確分工內(nèi)容，共同合作，提高網(wǎng)絡(luò)信息傳遞效率，以滿足人們對于檔案資源的需求。在建設(shè)過程中需要充分利用檔案資源，把握好工作方向，企事業(yè)單位要根據(jù)實(shí)際發(fā)展需要，重點(diǎn)開發(fā)和使用某方面信息，避免造成資源浪費(fèi)。由此可見穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)，實(shí)為檔案事業(yè)發(fā)展的所需與必然。