煤礦數(shù)字檔案室建設淺析

文/劉 莎

黨的十九屆五中全會通過的《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和二O三五年遠景目標的建議》為全國煤炭行業(yè)建設智慧化礦井提供了新動能，加快了煤礦建設數(shù)字化?？陀^實踐告訴我們，要使這些珍貴的技術(shù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為企業(yè)發(fā)展、運營服務，煤炭企業(yè)就必須實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，使電子檔案管理信息系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、各類業(yè)務系統(tǒng)相互銜接。要使檔案管理系統(tǒng)收集的電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，煤礦數(shù)字檔案室加快建設實屬必然

煤礦數(shù)字檔案室的建設，是煤礦行業(yè)檔案管理信息化建設的一項重要工作。只有領(lǐng)導重視，多措并舉，加快建設，強化檔案信息化管理，方能為促進煤炭行業(yè)發(fā)展提供有力支撐。本文通過分析，提出建設煤礦數(shù)字檔案室的相應對策，借以和大家交流，相互學習借鑒。

一、背景分析

近年來，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過的新《檔案法》已開始正式施行，新修訂的《檔案法》增設了檔案信息化建設的內(nèi)容。國家檔案局下發(fā)了一系列有關(guān)數(shù)字化檔案室建設的標準規(guī)范，例如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《數(shù)字檔案館建設指南》等等，所以我國各行各業(yè)在檔案歸檔的過程中都實行了紙質(zhì)檔案與電子文件共同歸檔的雙套制管理模式。有些大型煤礦已經(jīng)在電子文件單套制方面取得了很好的成績，例如：國家檔案局在山西潞安礦業(yè)（集團）有限責任公司做的會計核算系統(tǒng)、煤炭營銷管理信息系統(tǒng)、安全生產(chǎn)調(diào)度指揮系統(tǒng)（煤炭監(jiān)管信息平臺）、企業(yè)電子商務平臺形成的電子文件歸檔全過程試點已通過驗收。山西潞安礦業(yè)（集團）有限責任公司的成功經(jīng)驗，為我們煤炭企業(yè)實行電子檔案管理系統(tǒng)建設帶了一個好頭。

目前，涌鑫礦業(yè)公司數(shù)字礦山建設的各項工作正逐步推進，其中：OA系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、礦山安全監(jiān)測系統(tǒng)、生產(chǎn)調(diào)度系統(tǒng)等已經(jīng)建成運行，并產(chǎn)生了大量珍貴的數(shù)字信息，數(shù)字礦山其他各子系統(tǒng)也正在建設。要使這些業(yè)務系統(tǒng)在運行過程中產(chǎn)生的具有保存價值的電子文件及其元數(shù)據(jù)，經(jīng)系統(tǒng)整理移交到電子文件檔案管理系統(tǒng)，從而使這些珍貴的電子文件順利歸檔，使這些文件信息在涌鑫礦業(yè)公司生產(chǎn)運營過程中起到作用，為公司建設“煤炭生產(chǎn)建設現(xiàn)代化、煤炭生產(chǎn)隊伍專業(yè)化、煤炭運營管理精益化、公司各級領(lǐng)導決策智能化、煤炭生產(chǎn)標準化”的一流數(shù)字化礦井建設及運營中起到作用。我們檔案管理人員的工作重點就必須從傳統(tǒng)檔案的收集、整理和利用盡快向電子文件的收集、整理、鑒定、利用方面轉(zhuǎn)變。由此可見，如何解決涌鑫礦業(yè)公司數(shù)字化煤礦建設中建立的各業(yè)務系統(tǒng)，與檔案管理信息系統(tǒng)相互銜接的問題，成為我們檔案工作者需要研究的目標和現(xiàn)實問題，而數(shù)字檔案室的建設已經(jīng)成為必須使然。

二、目前公司檔案數(shù)字化管理存在的問題

目前，我公司的檔案類型主要包括科技檔案、文書檔案、會計檔案，公司檔案基本實行了傳統(tǒng)檔案與電子檔案雙套制管理模式。科技檔案電子文件基本上采用的是對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化的形式獲??；視頻、音頻、多媒體等種類的科技電子文件只有電子文件沒有紙質(zhì)文件，出現(xiàn)了“雙套制”管理中傳統(tǒng)檔案收集不完整的情況。文書檔案、會計檔案采取的紙質(zhì)文件和電子文件共存的方式，導致業(yè)務人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進行重復辦理，紙質(zhì)文件和電子文件同步隨業(yè)務流程運轉(zhuǎn)，辦理結(jié)束后雙套歸檔，給人力物力都帶來了浪費，而且電子文件由于在四性檢測方面存在問題，所以電子文件的憑證作用又略顯不足。隨著公司數(shù)字礦山建設的推進，各業(yè)務系統(tǒng)建成運行并產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，海量的數(shù)據(jù)隱藏著重要的生產(chǎn)經(jīng)營信息，但是業(yè)務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)如何進行全面、高效、系統(tǒng)的收集整合及對數(shù)據(jù)進行挖掘分析也是目前數(shù)字化檔案工作存在的一個急需解決的問題。以上問題的存在嚴重影響了檔案的利用效果及檔案工作的服務質(zhì)量，如何解決以上問題是當前擺在我公司檔案人員面前的最大課題。

三、解決對策

針對上述問題，解決的對策主要在于：

一是做好宣傳，力爭公司領(lǐng)導及相關(guān)部門支持。

首先要得到公司領(lǐng)導和相關(guān)部門的支持及配合，這就需要檔案室大力宣傳有效的電子文件歸檔利用的好處和優(yōu)點，讓領(lǐng)導及員工明白檔案數(shù)字化后在檔案利用方面可以超越時間、空間的約束，檔案能夠?qū)崿F(xiàn)24小時全天候為公司領(lǐng)導及員工服務，所有員工都能在自己的權(quán)限內(nèi)，坐在電腦前通過文件目錄和全文檢索，查詢到自己所需要的數(shù)據(jù)；明白有效電子文件的線上直接歸檔，能夠確保檔案的完整性和真實性；明白通過檔案信息的數(shù)字化，不但能使公司檔案管理工作邁上一個新臺階，還能使檔案更好地為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和設備運行、安全生產(chǎn)提供服務；還能提高檔案人員工作效率，避免人力物力的浪費，達到降低檔案運行成本、提高檔案服務水平的目的，從而得到領(lǐng)導的支持和相關(guān)部門的配合。

二是借助外力合作開展檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)挖掘。

根據(jù)目前公司檔案人員的配置及公司檔案數(shù)字化的實際情況，要想做好檔案工作數(shù)字化及數(shù)據(jù)挖掘，保證各業(yè)務系統(tǒng)及OA系統(tǒng)中形成的具有保存價值的電子文件，從產(chǎn)生到數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲及永久保存或銷毀的整個生命周期全程管理，徹底解決業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)嚴重異構(gòu)問題，解決電子檔案“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，解決“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”的問題應該借助社會上檔案科技軟件公司的力量，把專業(yè)的事情交給專業(yè)的人員來干，從而使公司的數(shù)字化檔案進程取得更好的效果。

三是建立電子檔案管理制度，使電子檔案的產(chǎn)生、收集、歸檔、分類有據(jù)可依。

沒有規(guī)矩不成方圓，要做好數(shù)字化礦山的數(shù)字化檔案工作，還必須以國家檔案局發(fā)布的相關(guān)標準為依據(jù)，結(jié)合涌鑫礦業(yè)公司的實際情況量身定制相關(guān)的制度和標準，保證電子文件管理流程、元數(shù)據(jù)采集、電子簽名、四性檢測等程序按規(guī)定進行；從制度上保障電子檔案“真實完整、安全可靠、長期可用”的要求；使收集的電子文件達到“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求；使歸檔的電子檔案“可以以電子形式作為憑證使用”。

四是檔案人員首先要轉(zhuǎn)變觀念，提高業(yè)務素質(zhì)。

作為檔案工作者首先要從傳統(tǒng)的分散的紙質(zhì)檔案管理方式向全程的電子文件管理方式轉(zhuǎn)變。首先，要從年度歸檔、階段歸檔、事后歸檔等方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡S辦隨歸，及時收集各業(yè)務系統(tǒng)及OA系統(tǒng)形成的新檔案數(shù)據(jù)，樹立數(shù)據(jù)越多公司財富越多、數(shù)據(jù)就是財富的觀念；其次，檔案人員要認真學習電子檔案管理流程，學會在系統(tǒng)中進行文件生成與流轉(zhuǎn)提升管理能力；再次，檔案人員要認真學習國家發(fā)布的關(guān)于電子文件形成及歸檔的規(guī)范、標準、制度，把思想轉(zhuǎn)變和制度及國家的規(guī)范、標準結(jié)合起來，才能確保電子文件的真實性、有效性、可靠性，才能真正做好公司檔案數(shù)字化工作。

五是采取有力措施保證檔案信息安全。

在電子信息化建設過程中檔案人員要增強檔案信息安全意識，對于已經(jīng)通過掃描實現(xiàn)數(shù)字化的傳統(tǒng)文件，應繼續(xù)按照紙質(zhì)檔案保護的規(guī)定做好原件保管工作。對于數(shù)據(jù)應用、物理環(huán)境方面、網(wǎng)絡方面、利用權(quán)限方面、終端安全和移動介質(zhì)方面的安全防護，我們要向檔案管理系統(tǒng)軟件公司提出明確要求，通過軟件公司的技術(shù)處理保障電子檔案信息安全。對于安全管理方面，我們要通過完善安全管理制度，加強管理人員的安全管理，強化安全運維管理，落實商密保護的方式進行保護。另外要做好電子文件的備份體系，執(zhí)行“一套封存保管、一套異地保管、一套提供利用”的多備份異地存放制度，并定期檢查備份數(shù)據(jù)。

客觀實踐表明，企業(yè)數(shù)字檔案室的建立是對傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)和管理方式的全面革新和歷史飛越，是數(shù)據(jù)價值與檔案價值的有機統(tǒng)一。因此只有在整個公司，從領(lǐng)導到檔案人員直至普通工作人員都要樹立起“數(shù)據(jù)等于檔案、檔案等于企業(yè)財富”的觀念，才能把數(shù)字化檔案工作做好，才能使檔案為企業(yè)可靠的運行和決策搞好服務、提供保障。