企業(yè)合同檔案全流程管理方法與質(zhì)量控制創(chuàng)新實(shí)踐

文/孫慶楠

本文作者憑借以往的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)分析某單位合同檔案管理情況，結(jié)合日常工作中遇到的問(wèn)題，從合同管理業(yè)務(wù)全流程角度全面闡述合同檔案管理問(wèn)題，嘗試提出企業(yè)檔案管理科學(xué)化、合理化的質(zhì)量控制管理方案與實(shí)踐模式，以及利用信息化手段在電子合同管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)集成后，紙質(zhì)和電子合同檔案的收集、歸檔、分類(lèi)、利用工作的體會(huì)與經(jīng)驗(yàn)

企業(yè)合同檔案全流程管理方法與質(zhì)量管控，是一個(gè)重要的課題。通過(guò)分析與研究，進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)踐，無(wú)疑會(huì)對(duì)企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展起到很大的助推作用。下面筆者進(jìn)行論證與闡述。

一、企業(yè)合同檔案全流程管理內(nèi)涵

1.企業(yè)合同檔案全流程管理方法的提出

黨的十八大以來(lái)國(guó)家推進(jìn)全面依法治國(guó)，隨著管理類(lèi)檔案概念的提出，合同辦理業(yè)務(wù)全流程產(chǎn)生的檔案是企業(yè)管理活動(dòng)的原始憑證和憑證越來(lái)越得到重視，逐漸成為企業(yè)被審計(jì)的重點(diǎn)對(duì)象。企業(yè)合同檔案全流程管理是指對(duì)合同辦理業(yè)務(wù)全過(guò)程各個(gè)工作節(jié)點(diǎn)下產(chǎn)生的各類(lèi)文件的管理，是對(duì)合同全流程各類(lèi)檔案的收集整理歸檔的整體把控。

2.企業(yè)合同檔案質(zhì)量?jī)?nèi)涵

合同檔案的質(zhì)量是合同全流程管理的目標(biāo)和管理要求，是指合同檔案資源的有效性、完整性和準(zhǔn)確性。有效性是指合同檔案需為原件，且簽署、用印完備。完整性是指合同辦理全流程節(jié)點(diǎn)下的文件的收集歸檔完整程度，包括立項(xiàng)文件、審批文件、附件、合同交付物等。準(zhǔn)確性是指合同檔案是否真實(shí)準(zhǔn)確反映合同管理活動(dòng)。

二、企業(yè)合同檔案管理的現(xiàn)狀

合同檔案全流程管理概念提出前，企業(yè)合同檔案管理混亂、管理方法不科學(xué)，從而倒逼合同管理方法的改進(jìn)。

1.對(duì)合同檔案重視不夠

企業(yè)對(duì)合同檔案管理工作缺乏重視，歸檔意識(shí)淡薄，不同類(lèi)型的合同檔案收集不齊全，并且未從合同文件形成源頭把控合同檔案質(zhì)量，忽視了合同檔案的憑證作用，導(dǎo)致企業(yè)被審計(jì)時(shí)出現(xiàn)重大問(wèn)題。

2.管理機(jī)構(gòu)未統(tǒng)一歸口

合同檔案管理工作在組織機(jī)構(gòu)上未得到統(tǒng)一集中歸口管理，按照合同辦理業(yè)務(wù)流程的不同階段分散在不同部門(mén)和不同人員手中，從而造成合同相關(guān)文檔不完整、不成套，合同檔案資源缺失嚴(yán)重、利用困難。

3.檔案資源不完整、結(jié)構(gòu)不科學(xué)

合同文本在簽訂初期普遍存在合同條款中未納入檔案專業(yè)意見(jiàn)的情況，導(dǎo)致移交歸檔的合同文件不完整不規(guī)范，合同檔案質(zhì)量不過(guò)關(guān)。合同檔案在整理過(guò)程中的分類(lèi)不夠科學(xué)和明確，造成合同檔案資源頻繁出現(xiàn)重復(fù)組卷、分類(lèi)混亂的情況。

三、企業(yè)合同檔案全流程管理方法實(shí)踐應(yīng)用

針對(duì)上述合同檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題，筆者結(jié)合實(shí)際工作，從合同文件形成階段、合同檔案收集移交歸檔階段、合同檔案整理階段以及保管利用階段詳細(xì)闡述合同檔案全流程管理方法的具體實(shí)踐應(yīng)用。

1.合同文件形成階段做好全流程管理前端控制

首先，合同檔案歸口管理部門(mén)應(yīng)首先在全公司范圍內(nèi)啟動(dòng)公司層面的合同檔案歸檔工作，提高企業(yè)全員的合同歸檔意識(shí)。

其次，檔案管理者應(yīng)主動(dòng)參加法務(wù)部門(mén)培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)合同管理相關(guān)制度及業(yè)務(wù)流程，了解合同業(yè)務(wù)的界面劃分，全面掌握同一事項(xiàng)的合同文件分散在不同部門(mén)的情況，明確合同業(yè)務(wù)全流程形成的檔案具體內(nèi)容，并會(huì)同法務(wù)部門(mén)，共同規(guī)范合同檔案的歸檔要求、歸檔范圍、歸檔時(shí)間等。

再次，結(jié)合法務(wù)部門(mén)合同號(hào)編制規(guī)則，科學(xué)制定合同檔號(hào)編制原則。熟悉企業(yè)合同電子管理系統(tǒng)，梳理業(yè)務(wù)流程應(yīng)歸檔節(jié)點(diǎn)，明確不同流程不同節(jié)點(diǎn)下應(yīng)歸檔的電子合同檔案。

2.收集、移交歸檔階段完整規(guī)范把控合同檔案質(zhì)量

（1）合同檔案收集內(nèi)容

通過(guò)前期工作，逐步確定合同全流程需收集的文件大致為：文件移交歸檔清單、合同訂立記錄單、立項(xiàng)及審批文件、采購(gòu)方式審批單、供應(yīng)商選擇審批表、報(bào)價(jià)單、廉潔承諾書(shū)、保密協(xié)議、合同文本、合同執(zhí)行記錄單、合同交付物相關(guān)文件、合同變更文件、合同約定需提交資料等。

（2）合同檔案的移交歸檔

合同簽訂完成后，結(jié)合合同訂立記錄單（記錄合同訂立情況）、文件移交歸檔清單，實(shí)時(shí)歸檔合同簽訂階段所有合同檔案；合同執(zhí)行完畢后，連同合同執(zhí)行記錄單（記錄合同執(zhí)行情況）、文件移交歸檔清單，歸檔合同執(zhí)行完畢階段所有的合同檔案（包括合同交付物）；若合同跨年度執(zhí)行未結(jié)束，則在每年1月15日做年度歸檔，移交當(dāng)年產(chǎn)生的該合同相關(guān)檔案，合同執(zhí)行完畢后，再做封閉歸檔。

檔案管理者注重合同交付物、合同立項(xiàng)審批等合同全流程文件的移交審核檢查，確保合同全流程合同檔案資源的完整性。

（3）電子管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用

企業(yè)采用電子合同管理系統(tǒng)后，將合同業(yè)務(wù)流程固化在電子合同管理系統(tǒng)中，從而強(qiáng)制歸檔流程節(jié)點(diǎn)下的合同相關(guān)文件。并且保證線上原生電子合同文件歸檔保存，電子合同檔案和傳統(tǒng)載體數(shù)字化后的電子合同檔案成套管理，從而實(shí)現(xiàn)合同檔案的雙軌制管理。

例如，在合同簽訂一個(gè)月內(nèi)，線上用印申請(qǐng)啟動(dòng)后一個(gè)月內(nèi)歸檔相關(guān)文件，否則觸發(fā)系統(tǒng)報(bào)警。在合同簽訂前編制技術(shù)條件階段，設(shè)置流程檔案審批角色，對(duì)合同文件歸檔范圍、質(zhì)量等要求納入相關(guān)合同條款。設(shè)備儀器轉(zhuǎn)固提交流程需有檔案管理者審批確認(rèn)相關(guān)檔案歸檔。

3.整理階段科學(xué)合理整合合同檔案資源

（1）兩種企業(yè)合同檔案整理方法對(duì)比

第一種是將合同文本、招投標(biāo)采購(gòu)文件等單獨(dú)分類(lèi)收集整理。這種整理方法分類(lèi)清晰，檔案利用率高，但是破壞了科技檔案的成套性原則，將同一事項(xiàng)的不同階段合同檔案割裂管理。

第二種是本文討論的合同及相關(guān)全流程文件成套立卷整理方法，保證了科技檔案的成套性、完整性，但合同檔案會(huì)分散在不同類(lèi)型檔案中，很容易造成重復(fù)組卷的現(xiàn)象。

（2）分類(lèi)整理與虛擬組卷

在整理過(guò)程中項(xiàng)目合同檔案、設(shè)備儀器合同檔案、供應(yīng)鏈合同檔案三類(lèi)檔案虛擬組卷，合同原件與本類(lèi)型檔案放在一起，其他類(lèi)型合同檔案則作為合同類(lèi)檔案統(tǒng)一單獨(dú)管理，確保合同檔案資源結(jié)構(gòu)科學(xué)合理。

設(shè)備儀器合同檔案和招投標(biāo)及其他采購(gòu)方式檔案資料、立項(xiàng)資料、設(shè)備儀器隨機(jī)資料、設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收資料、轉(zhuǎn)固資料等放在一起；項(xiàng)目檔案和項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程文件放在一起；產(chǎn)品合同檔案和供應(yīng)鏈合同檔案和相關(guān)談判記錄、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料放在一起；變更合同要與原合同放在一起，合同交付物和原合同放在一起。

（3）合同檔案的檔號(hào)

編制合同檔號(hào)過(guò)程中，HT為合同檔案的一級(jí)類(lèi)目，二級(jí)類(lèi)目為年度，三級(jí)類(lèi)目為法務(wù)部門(mén)給定的具有唯一性的大流水號(hào)，例如HT2019-002。同一事項(xiàng)相關(guān)所有文件放在一卷整理，一卷為一個(gè)合同檔號(hào)，卷內(nèi)文件按形成先后順序排列。

（4）利用信息化手段整理合同檔案

將紙質(zhì)合同檔案數(shù)字化后，形成符合要求的電子文件，在電子檔案管理系統(tǒng)文件庫(kù)著錄完成后，單條條目信息下掛接一份單獨(dú)的電子合同文件，然后進(jìn)入案卷庫(kù)將同一卷的文件虛擬立卷。

已實(shí)現(xiàn)線上管理的合同相關(guān)流程，則需要集成電子檔案管理系統(tǒng)和電子合同管理系統(tǒng)，將合同立項(xiàng)、審批等流程設(shè)置歸檔節(jié)點(diǎn)，完成原生電子檔案與數(shù)字化后的合同檔案在電子檔案管理系統(tǒng)中成套歸檔，實(shí)現(xiàn)線上線下合同檔案資源完整整合。

4.保管利用階段提升合同檔案安全利用率

按合同檔案的涉密程度，制定不同密集、不同載體合同檔案的借閱審批流程，檔案人員參與到電子借閱系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)中提出相關(guān)需求，保證合同檔案的利用安全可控性。

四、加強(qiáng)企業(yè)合同檔案全流程管理的思考

做好企業(yè)合同檔案全流程管理，加強(qiáng)合同檔案質(zhì)量控制，總結(jié)歸納有以下幾個(gè)方面：

1.構(gòu)建制度體系

檔案管理部門(mén)應(yīng)梳理分析合同管理業(yè)務(wù)流程，持續(xù)完善合同檔案管理制度體系，規(guī)范合同檔案工作流程和業(yè)務(wù)要求，明確哪些文件需要?dú)w檔，在流程下哪個(gè)節(jié)點(diǎn)歸檔，由哪個(gè)人員進(jìn)行處理，并由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)審核，以及檔案管理者如何介入等問(wèn)題。

2.加強(qiáng)歸檔意識(shí)

檔案管理者需形成立足審計(jì)及內(nèi)控角度下的合同檔案管理思維，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和全員工歸檔意識(shí)，在合同檔案形成移交過(guò)程中做到不重不漏，應(yīng)歸盡歸。

3.利用信息化手段提高合同檔案質(zhì)量

檔案管理者應(yīng)參與電子檔案管理系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)，做好和合同相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程集成，利用信息化技術(shù)提高合同檔案歸檔率、利用率，完善合同檔案資源，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)。

4.檔案人員角色轉(zhuǎn)變

在合同檔案的收集移交歸檔階段，檔案管理者需提升自身專業(yè)素質(zhì)，由傳統(tǒng)管理者變?yōu)閷?duì)歸檔資料質(zhì)量的審計(jì)者，為合同全流程檔案的形成、收集歸檔、整理、保管利用提供專業(yè)性、指導(dǎo)性的意見(jiàn)，對(duì)移交歸檔的合同檔案資源需進(jìn)行完整性、合理性質(zhì)量把控，以及對(duì)是否為原件、簽署完備等問(wèn)題進(jìn)行檢查，檢查無(wú)誤后辦理移交手續(xù)。

通過(guò)上述分析顯而易見(jiàn)，合同檔案全流程管理方法的提出，大大改善了企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀，提高了合同檔案資源的質(zhì)量和合同檔案管理工作的效率，使企業(yè)管理合法合規(guī)，避免了審計(jì)過(guò)程中很多問(wèn)題的出現(xiàn)。凡此，無(wú)不彰顯合同檔案全流程管理方法的實(shí)用性與有效性，確實(shí)為企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，提供了良好的服務(wù)與有力支撐。