淺談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

尹光成

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)信息化建設(shè)和辦公自動(dòng)化的需求日益增加。本文重點(diǎn)分析和討論文書檔案在辦公自動(dòng)化應(yīng)用方面存在的問題和挑戰(zhàn)，并給出改進(jìn)文書檔案在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中應(yīng)用的建議和策略。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理;辦公;自動(dòng)化

引言

大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為辦公自動(dòng)化提供了可能，現(xiàn)如今的電子文書辦公檔案管理系統(tǒng)工作也逐步開始朝向辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向進(jìn)行發(fā)展。文書辦公檔案管理的辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用無疑可說是一項(xiàng)新的技術(shù)突破，辦公自動(dòng)化是集中整合、匯集統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的新型文書檔案管理模式。不論是企業(yè)還是事業(yè)單位，如果想要在新的發(fā)展形勢(shì)下提高自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，就要采取科學(xué)合理的措施加強(qiáng)內(nèi)部文書檔案管理工作，這也是逐步加強(qiáng)內(nèi)部控制水平的基礎(chǔ)。

一、辦公自動(dòng)化的應(yīng)用對(duì)文書檔案管理的影響

1.有助于提高文書檔案管理工作效率

如今，各種信息和數(shù)據(jù)在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的背景下呈爆炸式增長(zhǎng)。傳統(tǒng)的文檔文件管理是通過手動(dòng)數(shù)據(jù)整理、匯總和分析過程來完成的。這種工作流程適應(yīng)傳統(tǒng)的發(fā)展模式和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。然而，在當(dāng)今信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，各行業(yè)的交易形式、業(yè)務(wù)范圍和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)都在發(fā)生著巨大的變化。面對(duì)這些變化，現(xiàn)有的公文檔案管理方式存在工作效率低、程序復(fù)雜、易受人為因素影響等缺點(diǎn)，容易影響公文檔案信息的可靠性和可靠性。

在這種情況下，加強(qiáng)檔案管理信息化組織，有助于提高企業(yè)檔案管理的速度和質(zhì)量。通過公司引入企業(yè)人工智能和辦公自動(dòng)化企業(yè)應(yīng)用管理軟件，對(duì)企業(yè)海量辦公數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動(dòng)分類化和歸類，先進(jìn)的文檔管理人員，對(duì)各種業(yè)務(wù)和發(fā)展信息的深入檢查和分析，大大提高了文檔檔案管理的效率。

2.有助于拓展文書檔案管理空間

在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力越來越大的背景下，各個(gè)行業(yè)的發(fā)展更加依賴于內(nèi)部控制管理質(zhì)量。但現(xiàn)階段的文書檔案管理工作與傳統(tǒng)文書檔案管理工作有很大差異，現(xiàn)階段所需要的文書檔案管理工作不再是對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息的整理和歸納這么簡(jiǎn)單了，企業(yè)和單位更需要文書檔案工作人員根據(jù)發(fā)展經(jīng)營(yíng)信息深層次分析發(fā)展現(xiàn)狀，為企業(yè)和用人單位長(zhǎng)期實(shí)施戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃提供指引方向、提出建議。這再次代表著文書行政檔案管理部門工作機(jī)構(gòu)職能的重大變化，那傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸納、分析整理工作由誰來做呢·在企業(yè)和單位的信息化建設(shè)相對(duì)完善的情況下，這部分文書檔案管理工作是可以由相應(yīng)信息技術(shù)代替完成的。

3.提高辦公效率

在對(duì)文書檔案信息進(jìn)行處理時(shí)，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效的發(fā)揮出辦公自動(dòng)化所具有的管理功能，從而有效的提升辦公效率和對(duì)文書檔案的管理水平。在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式當(dāng)中，主要是以人工的方式來進(jìn)行相關(guān)的檔案操作，具體來說包括對(duì)檔案信息的收集、分類和整理，同時(shí)在分類時(shí)還需要對(duì)檔案信息是否存在錯(cuò)誤或者遺漏等問題進(jìn)行檢查，在記錄相關(guān)的檔案信息時(shí)，也主要是通過相關(guān)工作人員以手寫的方式來進(jìn)行完成。而在這一過程當(dāng)中，要求相關(guān)工作人員能夠做到字跡工整，嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行書寫。在統(tǒng)計(jì)檔案信息時(shí)也需要多次反復(fù)地進(jìn)行核實(shí)，從而保證檔案信息當(dāng)中不會(huì)存在相應(yīng)的錯(cuò)誤問題，因此采用傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間、精力上具有較大的耗費(fèi)，而且無法有效的保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性。目前，通過采用相關(guān)的信息管理軟件，以計(jì)算機(jī)技術(shù)來對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入和管理，能夠有效地完成檔案信息的收集、分類、管理、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案管理的辦公自動(dòng)化操作，其不僅更加的簡(jiǎn)單快捷，而且還能夠緩解工作人員的自身壓力，有效的提升檔案管理工作的效率。

4.有助于實(shí)現(xiàn)信息共享

在傳統(tǒng)文書檔案管理工作模式當(dāng)中，無法有效的進(jìn)行信息共享，這也導(dǎo)致相關(guān)的文書檔案無法充分的發(fā)揮出自身所具有的服務(wù)功能，也無法被充分的得到利用，進(jìn)而造成了相關(guān)檔案資源的浪費(fèi)現(xiàn)象。而通過在文書檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，并構(gòu)建出具體的文書檔案管理平臺(tái)，可以通過相關(guān)管理軟件來有效的開展檔案的分類工作，而且還能夠系統(tǒng)和規(guī)劃的對(duì)文書檔案進(jìn)行處理和整理，檔案目錄的管理模式切換為目錄與內(nèi)容的結(jié)合管理。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理載體與檔案信息的分離更好地體現(xiàn)了兼容性的特點(diǎn)，管理采用了縱橫相結(jié)合、史實(shí)相結(jié)合的管理方式。而在對(duì)信息資源進(jìn)行使用時(shí)，可以通過網(wǎng)絡(luò)授權(quán)管理系統(tǒng)對(duì)其歷史記錄進(jìn)行查閱，這樣一來，在管理檔案信息時(shí)能夠有效的突破時(shí)間和空間的限制，提升查閱的準(zhǔn)確性。

5.解決了文書檔案存儲(chǔ)空間有限的問題

在文書檔案管理工作當(dāng)中，對(duì)于文件的儲(chǔ)存空間往往是一項(xiàng)十分值得關(guān)注的內(nèi)容。在以往的傳統(tǒng)管理模式當(dāng)中，主要是通過紙張來對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行儲(chǔ)存，這需要更多的存儲(chǔ)空間，而辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用可以有效解決存儲(chǔ)空間問題。相關(guān)管理人員可以利用電子技術(shù)有效替代紙張，以電子文件的形式來進(jìn)行儲(chǔ)存，其對(duì)實(shí)際空間的占用量明顯變小，而且其實(shí)儲(chǔ)存空間也會(huì)更多，這樣一來可以有效的提升對(duì)文書檔案的管理效率，還能夠提高對(duì)其信息的存儲(chǔ)數(shù)量。

6.電子文件保存的穩(wěn)定性更強(qiáng)

在傳統(tǒng)管理模式當(dāng)中主要通過使用紙張來管理文書檔案，而由于紙張?jiān)诰唧w使用中，其纖維素會(huì)發(fā)生相應(yīng)的改變，進(jìn)而對(duì)其耐久性產(chǎn)生影響，容易造成文件檔案的損失問題。對(duì)此，通過應(yīng)用電子文件來開展相關(guān)的保存工作，可以有效的保證文書檔案的穩(wěn)定性和耐久性，相應(yīng)的管理人員可以根據(jù)實(shí)際情況合理選擇電子通訊服務(wù)商。這樣一來，外界環(huán)境因素對(duì)其所產(chǎn)生的影響也會(huì)有所降低，可以確保電子文件保存具有更強(qiáng)的穩(wěn)定性。

二、制約文書檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的相關(guān)因素

1.電子文件保密性受限制

由于電子檔案文件文檔易于反復(fù)修改，更改后基本不留任何痕跡，因此雖然有一些新的技術(shù)手段可以在一定大的程度上有效防止電子存檔文件的反復(fù)偽造和"手稿"的反復(fù)增刪和修改查，但這些更改的錯(cuò)誤可能性總是比一些紙質(zhì)文檔更大。人們可以根據(jù)需要打印各種字體和字體大小的電子文檔人們無法區(qū)分原件和筆跡，也無法直接在每個(gè)電子文檔上蓋章或簽名。因此，無法確定電子文檔是帶有印章的原件還是簽名的筆跡。以上所有問題都經(jīng)過了電子文檔保密性的嚴(yán)格測(cè)試。

2.對(duì)檔案綜合管理人員要求較高

電子資料文件的檔案管理、電子檔案文件的管理歸檔和文件歸檔后管理電子文件檔案的管理形成，不僅僅的是需要了解使用紙質(zhì)電子檔案管理的基本理論、原理、方法和操作技術(shù)，并具備電子計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)的管理者?；蛘撸瑪?shù)據(jù)庫和通信行業(yè)技術(shù)人員也許可以這樣做到。這對(duì)企業(yè)管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)管理水平建設(shè)提出了更高的基本要求。要真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息辦公自動(dòng)化，管理人員首先必須要求具有較高的科學(xué)知識(shí)專業(yè)水平和先進(jìn)的管理技術(shù)，不能完全滿足于一般的專業(yè)計(jì)算機(jī)檔案操作人員水平。但是，管理一般只是較注重臨床醫(yī)技專業(yè)人員素質(zhì)的不斷提高和職業(yè)繼續(xù)教育，檔案管理中對(duì)人員素質(zhì)的不斷提高沒有嚴(yán)格列入工作計(jì)劃和具體要求。他們受教育程度較低，通常是檔案管理人員。由于我們?nèi)狈M(jìn)一步深入研究的實(shí)踐機(jī)會(huì)，缺乏系統(tǒng)的企業(yè)檔案管理知識(shí)系統(tǒng)培訓(xùn)，很多企業(yè)檔案管理工作人員的企業(yè)綜合管理素質(zhì)和專業(yè)管理水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上市場(chǎng)形勢(shì)的不斷發(fā)展。雖然我國(guó)引進(jìn)了一批現(xiàn)代管理設(shè)備，但還沒有完全充分發(fā)揮作用，更多的談不上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的實(shí)時(shí)數(shù)字化。

3.系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)

在目前的信息技術(shù)發(fā)展過程中，文書應(yīng)用檔案管理提高工作效率應(yīng)用檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)技術(shù)提高檔案工作效率已是大勢(shì)所趨。大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、云計(jì)算在企業(yè)文書采集檔案管理業(yè)務(wù)工作中已經(jīng)應(yīng)用廣泛可以大大提升文書采集檔案信息、處理檔案信息的工作速度，但是，辦公自動(dòng)化建設(shè)最終依賴的是一臺(tái)計(jì)算機(jī)，各項(xiàng)工作也都受這臺(tái)計(jì)算機(jī)的控制，甚至可以說，在信息化建設(shè)的背景下，各項(xiàng)工作有序進(jìn)行的基礎(chǔ)和保障都是計(jì)算機(jī)及其控制系統(tǒng)的穩(wěn)定性。因此，文書檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障或者問題，整個(gè)文書檔案管理工作都會(huì)處于癱瘓和停滯狀態(tài)。不僅如此，辦公自動(dòng)化下的電子文書文件檔案管理器在工作控制體系中也是自然呈現(xiàn)出的網(wǎng)絡(luò)化管理分布的，各個(gè)文檔工作管理環(huán)節(jié)和各個(gè)工作部門相互沒有聯(lián)系，就算整個(gè)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)正常維護(hù)穩(wěn)定，但是一旦某個(gè)系統(tǒng)遠(yuǎn)程控制軟件啟動(dòng)出現(xiàn)系統(tǒng)故障，就會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部文書檔案管理工作整個(gè)系統(tǒng)的停滯，從而導(dǎo)致相關(guān)工作無法正常進(jìn)行，這也是文書檔案管理工作辦公自動(dòng)化的最大風(fēng)險(xiǎn)。

4.數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)也是文書檔案管理辦公自動(dòng)化的重要風(fēng)險(xiǎn)之一。辦公自動(dòng)化背景下，各項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理信息均以自動(dòng)電子化和自動(dòng)數(shù)據(jù)化的兩種形式進(jìn)行儲(chǔ)存。這種數(shù)據(jù)儲(chǔ)存管理方式首先容易被多次修改，且多次修改后的結(jié)果往往完全不留任何痕跡、很難通過檢查和嚴(yán)格監(jiān)管。這同時(shí)也是辦公自動(dòng)化背景下，文書檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)重要難題和典型特征。其次，電子化和數(shù)據(jù)化的檔案信息容易被盜取，企業(yè)和單位內(nèi)部對(duì)于自身文書檔案信息的重視程度極高，傳統(tǒng)模式的工作背景下，文書和檔案信息很難被泄露。但是在大數(shù)據(jù)背景下，如果自身的局域網(wǎng)和相關(guān)應(yīng)用軟件更新、維護(hù)不夠及時(shí)，那么辦公自動(dòng)化的文書檔案數(shù)據(jù)就很容易被盜取和泄露，這會(huì)對(duì)企業(yè)或單位的發(fā)展產(chǎn)生無法挽回的損失。最后，電子化和數(shù)據(jù)化的文檔信息還容易被覆蓋，儲(chǔ)存在磁盤或硬盤中的文書檔案信息在管理人員的使用、轉(zhuǎn)移過程中一旦被覆蓋或者刪除，就很難對(duì)其還原，這也會(huì)對(duì)文書檔案管理工作造成巨大的困難。

三、文書檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的對(duì)策

1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)隔離

在開展文書檔案管理的辦公自動(dòng)化時(shí)，首先需要確保相關(guān)檔案資料的安全性，對(duì)此管理人員可以采用物理方式來有效的隔離文書檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)，確保其網(wǎng)絡(luò)安全性，從而更好的保護(hù)相關(guān)的檔案信息，避免在具體的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行時(shí)，出現(xiàn)相關(guān)的檔案丟失問題。而現(xiàn)如今在文書檔案管理過程當(dāng)中，主要在于采用自動(dòng)防火墻技術(shù)來對(duì)內(nèi)外互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)隔離，在數(shù)據(jù)流入整個(gè)內(nèi)網(wǎng)的同時(shí)會(huì)將其中的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)過濾，從而更好的保護(hù)管理和監(jiān)控操作整個(gè)網(wǎng)絡(luò)及其訪問者的情況。而在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理時(shí)需要通過封堵防火墻來有效地阻止相關(guān)操作，作為文書檔案管理部門，在對(duì)文書檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)等過程時(shí)，需要加大重視并安排專門的負(fù)責(zé)人來及時(shí)的更新和備份相關(guān)的檔案信息，從而進(jìn)一步提高其安全性能。

2.組建復(fù)合型人才隊(duì)伍

如果想更好地將辦公自動(dòng)化應(yīng)用在文書檔案管理工作中，就要組建復(fù)合型人才隊(duì)伍，這也是文書檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用的重點(diǎn)和難點(diǎn)。在當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速進(jìn)步發(fā)展的時(shí)代背景下，面對(duì)從事文書登記檔案管理業(yè)務(wù)工作的現(xiàn)代信息化體系建設(shè)，一部分傳統(tǒng)文書檔案管理工作可以由新型的信息技術(shù)和應(yīng)用軟件代替完成，這使得企業(yè)和單位對(duì)相關(guān)工作人員的需求量減少，所以一部分文書檔案管理人員面臨著失業(yè)的危險(xiǎn)，傳統(tǒng)的工作結(jié)構(gòu)面臨轉(zhuǎn)型。在對(duì)企業(yè)相關(guān)崗位工作人員的公開招聘工作過程中，企業(yè)和用人單位就要應(yīng)當(dāng)建立健全一系列的相關(guān)招聘條件要求和相關(guān)招聘規(guī)章制度，如果想要構(gòu)建辦公自動(dòng)化工作體系，就要招聘具有文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技能的人才，因?yàn)樵谖磥淼奈臅鴻n案管理工作中，文書檔案管理工作更加傾向于信息技術(shù)處理下的管理型工作，許多目前傳統(tǒng)的文檔信息整理查詢工作都已經(jīng)可以被現(xiàn)代人工智能和數(shù)字信息處理技術(shù)等所代替，對(duì)于這些文檔信息的精細(xì)數(shù)據(jù)處理、深度數(shù)據(jù)分析才是國(guó)家文書館和檔案管理部門工作人員按照要求去做的基礎(chǔ)工作。

3.加強(qiáng)運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

當(dāng)今社會(huì)，經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展日新月異，文書檔案管理工作面對(duì)自身發(fā)展現(xiàn)狀也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，追隨時(shí)代發(fā)展的潮流，在運(yùn)營(yíng)管理問題的面前，我們應(yīng)該認(rèn)清現(xiàn)狀，多學(xué)習(xí)多交流，尤其是向在此方面建樹卓著的國(guó)家取經(jīng)，以此來為我們自己的標(biāo)準(zhǔn)化的信息建設(shè)和文書檔案管理工作注入新鮮的血液，同時(shí)先進(jìn)的理念和先進(jìn)的制度體系也會(huì)使得文書檔案辦公自動(dòng)化的建設(shè)如虎添翼。

4.構(gòu)建完善文書檔案管理信息系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，文書檔案管理工作想要發(fā)揮出更大的價(jià)值就必須要構(gòu)建和完善辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)。首先，文書檔案管理工作要基于大數(shù)據(jù)系統(tǒng)等進(jìn)行辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的構(gòu)建，通過辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、收集、分類、整理的過程，以及在具體的實(shí)踐過程中發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)漏洞并制定改進(jìn)目標(biāo)策略的過程。其次，面對(duì)海量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，文檔檔案管理首先要利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)這些類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾和識(shí)別，然后進(jìn)行非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)到結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，保證轉(zhuǎn)換。沒有丟失或丟失的數(shù)據(jù)，以確保管理流程文檔和文件的可靠性、可靠性和效率。最后，管理者要注意不要因?yàn)檗k公自動(dòng)化的建立而冒文檔文件信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。在軟硬件管理方面，需要為文檔檔案管理系統(tǒng)配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)人員，對(duì)文檔檔案信息進(jìn)行特殊的加密處理，同時(shí)處理好文檔檔案管理人員。相關(guān)信息和數(shù)據(jù)按照保密等級(jí)劃分為1級(jí)、2級(jí)、3級(jí)，一旦發(fā)生信息泄露，專業(yè)技術(shù)人員首先要保證1級(jí)數(shù)據(jù)的安全，恢復(fù)2級(jí)、3級(jí)數(shù)據(jù)。盡量減少辦公自動(dòng)化帶來的網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)束語

綜上所述，目前我國(guó)文檔檔案管理的辦公自動(dòng)化存在的問題，主要是由于領(lǐng)導(dǎo)、管理人員及相關(guān)管理人員的興趣不足，以及辦公自動(dòng)化信息建立的風(fēng)險(xiǎn)。與時(shí)俱進(jìn)，尋求新的管理方案，培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。最重要的是，提高管理員對(duì)文件管理和辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)，不斷提高文件管理質(zhì)量，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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