如何加強汽車銷售企業(yè)的財務內(nèi)控管理制度

祁建忠

（焦作鵬龍得佳汽車銷售有限公司，河南 焦作 454000）

一、引言

企業(yè)內(nèi)控管理與控制，始終是企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的有效保障，防范企業(yè)內(nèi)部風險，避免出現(xiàn)各種資金、財產(chǎn)的損失，出現(xiàn)法律、稅務、人員等方面的風險，始終是財務管理人員的重要職責，不斷研究本行業(yè)財務內(nèi)控方面出現(xiàn)的新問題，予以有效防范，是我們不斷努力的方向。

二、內(nèi)控制度對企業(yè)管理的重要性

（一）企業(yè)內(nèi)部控制概述

內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工共同實施的旨在實現(xiàn)控制目標的過程。確保企業(yè)經(jīng)營管理合規(guī)合法、資產(chǎn)安全、財務報表及相關信息真實完整，提高經(jīng)濟效益是內(nèi)部控制的目標。企業(yè)建立一套科學規(guī)范、契合自身實際情況的內(nèi)部控制制度體系，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平，加強風險防范能力。

（二）財務內(nèi)控管理制度的建立

1.財務內(nèi)控管理制度建立原則

企業(yè)財務內(nèi)控管理制度的建立，應遵循全面性、重要性、制衡性、適應性、成本效益五個原則。建立一套符合企業(yè)自身的財務內(nèi)控制度，必須根據(jù)企業(yè)實際經(jīng)營業(yè)態(tài)，具體問題具體分析，既要達到對企業(yè)經(jīng)營管理全方位、全過程的監(jiān)督監(jiān)控，又要有的放矢，按照業(yè)務事項性質(zhì)和涉及金額，產(chǎn)生舞弊帶來的損失大小，劃分業(yè)務風險等級。例如，發(fā)票管理要求指定專人購買保管，建立發(fā)票領用存臺賬，但是，發(fā)票管理已由稅務局發(fā)票稅控系統(tǒng)進行全面反映，可作為一般監(jiān)控事項。財務內(nèi)控管理制度的建立，應考慮成本效益原則，規(guī)模較小的企業(yè)，可不設置專門的審計機構，抽調(diào)各部門人員組成內(nèi)審小組，進行內(nèi)部審計。

2.財務內(nèi)控管理制度建立方法

建立財務內(nèi)控管理制度，首先根據(jù)企業(yè)具體情況，劃分控制對象模塊，例如，汽車銷售企業(yè)可分為整車銷售、售后維修、二手車、行政事務、財務管理等大類模塊，大類模塊下再劃分具體業(yè)務線條。其次，對各業(yè)務線條列出風險點，對風險情況進行描述，列出關鍵控制事項，制定正確的控制流程標準，例如，企業(yè)采購原材料、商品付款，審核需“合同、發(fā)票、資金”三流一致。另外，對關鍵控制事項，業(yè)務執(zhí)行人、責任人予以明確，把責任落實到具體崗位。最后，列出風險級別等級，達到既符合全面性原則，又突出對重點事項的重點關注，防微杜漸，不留死角。

3.內(nèi)控制度對加強財務管理的重要性

加強企業(yè)內(nèi)控管理制度，對經(jīng)營活動全過程、全方位規(guī)范監(jiān)督，不僅可以提高會計信息質(zhì)量，而且可以有效地防范財務風險。更好的發(fā)揮財務部門在把控資金風險，確保企業(yè)資產(chǎn)安全方面的作用；更好的發(fā)揮財務部門經(jīng)營監(jiān)督分析職能，為企業(yè)經(jīng)營過程中可能發(fā)生的風險提前預警；更好的發(fā)揮財務部門在執(zhí)行國家法律法規(guī)稅法方面的監(jiān)督執(zhí)行作用，合規(guī)合法經(jīng)營防范稅務等方面的法律風險，創(chuàng)造一個良好穩(wěn)定的外部環(huán)境。

三、汽車銷售企業(yè)財務內(nèi)控存在問題剖析

（一）財務內(nèi)控制度體系建立不完善

汽車銷售企業(yè)流動資金規(guī)模較大，流動資產(chǎn)占比較高，建立一套財務內(nèi)控制度非常必要。目前汽車銷售企業(yè)管理水平有高有低，個別企業(yè)存在重銷售經(jīng)營、輕內(nèi)部財務管理的傾向，一般的財務核算流程基本建立，但是，財務內(nèi)控制度體系并不完善，財務監(jiān)督的深度、廣度有待挖掘提升，財務管理在企業(yè)整體管理中發(fā)揮的作用不夠充分。有的汽車銷售企業(yè)由于財務內(nèi)控制度的不完善，甚至發(fā)生極個別人員徇私舞弊現(xiàn)象，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。例如，晉江市遠通汽車銷售服務有限公司銷售顧問何某，負責與客戶簽訂汽車銷售合同、收取定金、購車款項等工作。2015年10月至2016年1月期間，何某利用職務之便，與客戶簽訂購車合同并收取款項后，多次截留多名客戶購車款項占為己有，共計人民幣1146800元。2016年1月26日，遠通公司發(fā)現(xiàn)何某存在侵占公司資金的事實，要求何某退還截留的購車款，何某歸還364000元后逃匿。家屬代其歸還50000元，最終造成遠通公司經(jīng)濟損失732800元。

（二）資金管理方面內(nèi)控問題剖析

前面提到汽車銷售企業(yè)運營中涉及資金流動量較大，資金的收付大致分為以下幾種情況：流動資金貸款的使用與歸還；新車、汽車配件等存貨款項的支付；工資、稅款的支付；日常經(jīng)營活動各項費用的支付；新車銷售、汽車維修及相關衍生業(yè)務款項的收??；客戶定金、客戶新車貸款等其他往來款項的收取。在以上資金收付過程中，容易產(chǎn)生問題，出現(xiàn)風險的環(huán)節(jié)有：流動資金沒有籌劃好，使得到期流動資金貸款或銀行承兌匯票不能按期歸還，產(chǎn)生逾期情況；應付汽車廠家新車和配件款未能在規(guī)定賬期內(nèi)支付，造成信用失信記錄；采取預付款項批售新車形式的，預付款項預存不足，影響新車批售進度；新車款項、維修款、衍生業(yè)務款項、客戶定金等銷售收入類款項，收款流程監(jiān)督不力，由業(yè)務人員代收，產(chǎn)生個別截留挪用現(xiàn)象，造成企業(yè)損失。

汽車銷售企業(yè)屬批發(fā)零售行業(yè)，日常經(jīng)營涉及資金的收付量很大，既有公對公轉(zhuǎn)賬收付，又涉及收取個人商品勞務款項，且支付方式形式多樣，企業(yè)如果沒有規(guī)范全面細致的資金管理內(nèi)控制度，很可能發(fā)生以上列舉的風險，給企業(yè)造成損失。

（三）資產(chǎn)管理方面內(nèi)控問題剖析

汽車銷售企業(yè)，除貨幣資金以外的流動資產(chǎn)和固定資產(chǎn)規(guī)模也不小，是財務內(nèi)控中重點關注的事項。具體包括：固定資產(chǎn)、庫存商品、原材料、應收賬款、其他應收款、預付賬款。還有暫時停留公司的客戶在修車輛。

以上資產(chǎn)在管理方面容易產(chǎn)生的問題有：固定資產(chǎn)沒有分區(qū)域管理責任到人，盤點不及時，發(fā)生損毀或丟失時很難追究直接責任人責任；新車盤點未明確盤點時間、盤點人、盤點依據(jù)、盤點范圍，未及時發(fā)現(xiàn)新車賬實不符情況，致使公司利益受損。例如，某汽車品牌經(jīng)銷商在所轄縣設立的分公司，其總經(jīng)理私收客戶新車款項，將新車交付客戶使用，循環(huán)用私收后邊客戶款項交到公司，給前邊客戶開票上牌，個人私收揮霍款項達140余萬元，直至無法向公司交款，客戶長期不能開票上牌，投訴至總公司案情予以暴露。案件反映出該公司新車盤點出現(xiàn)問題；應收款項，長期不與對方進行核對，跟蹤不及時，對方公司或經(jīng)辦人變更，致使款項要回困難；在修車和出門證管理有漏洞，致使公司利益受損。例如：實際在修車臺次，小于維修系統(tǒng)中顯示未完工車輛臺次，可能產(chǎn)生未結(jié)算收款，即出場車輛。實際在修車臺次，大于維修系統(tǒng)中顯示未完工車輛臺次，可能產(chǎn)生私自維修不收款的情況。兩種情況均會使公司利益受損。

四、汽車銷售企業(yè)財務內(nèi)控制度改進建議

（一）財務內(nèi)控制度體系建立改進建議

企業(yè)財務內(nèi)控管理制度體系的建立，從董事會、經(jīng)營管理層、企業(yè)職工應充分重視該項工作，從機構設置、制度建設、執(zhí)行標準、監(jiān)督監(jiān)控、績效考核、責任追究等方面，建立起一套內(nèi)控管理體系。

1.機構設置與制度建設。有條件的設立專門的內(nèi)部審計機構，否則，定期聘請第三方開展內(nèi)控審計。根據(jù)汽車銷售企業(yè)特點，結(jié)合本單位實際，編制內(nèi)控風險點防范措施條款，從業(yè)務流程各個環(huán)節(jié)進行把控，列出執(zhí)行標準，并落實到具體崗位的執(zhí)行人、負責人。

2.執(zhí)行標準與監(jiān)督監(jiān)控。按照控制主體分為系統(tǒng)控制和人工控制，需列明控制流程。需審批類事項，列明審批權限。通過系統(tǒng)和人工的控制，按照設計好的控制流程標準嚴格執(zhí)行，同時加強內(nèi)部監(jiān)督監(jiān)控，定期開展自查，確保企業(yè)資金、資產(chǎn)的安全。

（二）資金管理內(nèi)控改進建議

第一，建立銀行貸款或銀行承兌匯票登記臺賬，詳細記錄貸款金額、貸款日期、到期日等信息，在貸款到期日提前籌劃企業(yè)資金，辦理續(xù)貸手續(xù)，確保銀行貸款或銀行承兌匯票的正常使用。

第二，企業(yè)制定財務規(guī)定，財務部為企業(yè)收取各種營業(yè)款項的唯一部門，禁止任何非財務人員收取客戶款項，并將規(guī)定內(nèi)容予以公示，并留舉報電話，對私自收取客戶款項的人員進行嚴肅處理。

第三，對必須在規(guī)定賬期內(nèi)支付的廠家新車和配件款，形成在途物資時，提前由業(yè)務部門填寫計劃用款單，列明廠家收款信息、金額、用途、到期日，各級領導簽字后，交到財務部門，財務部可以提前做好資金規(guī)劃，資金不足時提前預警，采取措施增加新車銷售節(jié)奏，回籠資金，或提前做好貸款安排。

（三）資產(chǎn)管理內(nèi)控改進建議

第一，固定資產(chǎn)管理方面，嚴格購進審批流程，貨比三家。建立固定資產(chǎn)分區(qū)域卡片，資產(chǎn)細分到使用人，發(fā)生毀損丟失便于分清責任。對試乘試駕車、救援車、代步車、公務車，按照規(guī)定用途使用，加裝GPS 定位系統(tǒng)，監(jiān)督車輛行駛情況，每月查詢車輛交通違章情況，分清責任及時進行處理。每半年對固定資產(chǎn)進行全面盤點。

第二，對商品車、汽車配件、裝飾品等存貨，每年進行財產(chǎn)保險投保，分散風險。每月對商品車進行盤點，汽車配件、裝飾品等存貨每月抽盤，每季度全盤。制定存貨的出庫流程，出庫依據(jù)資料的建立審批和實物的流動，堅持不相容職務相分離。異地分公司存放的商品車，至少每周進行一次盤點。

五、結(jié)語

財務內(nèi)控管理制度，就像電腦的防火墻和殺毒軟件，保護著企業(yè)內(nèi)部有序健康的運轉(zhuǎn)，抵御著外部可能發(fā)生的風險。對維護股東、投資方、銀行金融機構的資產(chǎn)安全起著重要作用，同時對財務人員內(nèi)控管理水平提出了更高的要求，既要做好財務核算工作，又要做好監(jiān)督監(jiān)控工作，起到風險防范作用。