基于實(shí)例淺議如何提高高校行政管理工作成效

劉子賢

（上海健康醫(yī)學(xué)院 上海 201318）

隨著科技的進(jìn)步，高校的教科研水平、產(chǎn)學(xué)研水平和成果不斷提升。高校日益多元和更高的發(fā)展需求，給行政管理部門和工作人員提出了更嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，需要承擔(dān)起更多協(xié)調(diào)管理、統(tǒng)籌規(guī)劃的重?fù)?dān)。行政管理人員良好的工作能力是高校高效平穩(wěn)發(fā)展的重要保障。當(dāng)前，高校行政管理人員存在著工作能力不強(qiáng)、成效不高、滿意度較低的問題。本文通過總結(jié)合同管理工作經(jīng)驗(yàn)，提出了提高管理工作成效的方法和思路。

一、行政管理工作能力在實(shí)際工作中的重要作用

1.養(yǎng)成好習(xí)慣，提升工作效率

案例一：及時(shí)整理、錄入當(dāng)天合同信息是個(gè)重要習(xí)慣。

校企合作合同基本信息主要包括合同編號(hào)、名稱、委托企業(yè)、標(biāo)的、合同起止時(shí)間、企業(yè)注冊地、合同性質(zhì)、是否免稅等。由于高校教師工作時(shí)間的特殊性，寒暑假和學(xué)期末往往是合同簽訂高峰期，因此及時(shí)整理錄入的習(xí)慣很重要，可以有效避免在高峰期的工作擁堵。管理人員應(yīng)非常熟悉每個(gè)合同的基本信息，養(yǎng)成記憶信息的習(xí)慣，很多時(shí)候能起到很大的作用。

例如，有位老師來給合同入賬，發(fā)現(xiàn)無合同信息。這種情況有幾種原因：第一，老師記錯(cuò)了，沒交過合同；第二種，老師交了合同，尚未錄入合同信息；第三，合同信息錄入錯(cuò)誤；第四，合同弄丟了，等等。養(yǎng)成良好的及時(shí)錄入和核對(duì)、備份、整理的習(xí)慣，后面三種情況就可排除了。于是我保持冷靜，認(rèn)真回憶有關(guān)情況，耐心地向老師提出建議：首先，由于該項(xiàng)目屬實(shí)（網(wǎng)上合同管理系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程可以證明），合同入賬可以正常進(jìn)行，不耽誤項(xiàng)目運(yùn)行；然后請老師回去查找確認(rèn)合同是否遞交；最后向老師保證，如果是我弄丟了合同，我一定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任并配合處理問題。因此，老師情緒穩(wěn)定下來，經(jīng)過查找發(fā)現(xiàn)他忘了遞交合同，此事得到妥善解決。

此案例證明了平時(shí)養(yǎng)成良好工作習(xí)慣的必要性。良好的習(xí)慣建立于細(xì)致的觀察和總結(jié)。尤其對(duì)于過程性管理，各環(huán)節(jié)都可能發(fā)生問題；因此，管理人員可能會(huì)面臨不同類型的突發(fā)情況。只有在重要和必要的環(huán)節(jié)形成習(xí)慣動(dòng)作，才能建立自信，保持冷靜，并耐心地一步一步處理問題。

2.換位思考，溝通協(xié)調(diào)，有助于問題解決

案例二：有位老師需要加急辦理合同免稅，根據(jù)要求，學(xué)校向教委申請加急，教委反饋找不到這份合同。出現(xiàn)這種情況原因有兩種：一是教委暫時(shí)沒有查到合同或者丟失，一是在學(xué)校丟失的。我冷靜回憶報(bào)送合同的過程，清晰地記得為了區(qū)別合同與其附件，我單獨(dú)把附件裝在一個(gè)文件袋，且提醒過教委老師注意附件；因此，一定不是在學(xué)校這邊丟失的，最有可能的是教委一時(shí)沒有查到，很小可能是真的丟失了。于是我和負(fù)責(zé)老師充分溝通這個(gè)情況，又和教委相關(guān)人員多次溝通，請教委幫助進(jìn)一步查找。通過反復(fù)溝通，耐心解釋，老師的情緒及時(shí)得到安撫。最后，這份合同在教委找到，并順利地通過了認(rèn)定審批。

在此案例中，學(xué)校、教師、教委三方通過溝通，增加了對(duì)彼此工作的理解和信任。而建立良好的溝通，重要的一個(gè)基礎(chǔ)就是能換位思考，作為一名管理人員，既要能從教師的角度思考，也要從部門管理的角度思考。很多情況下，管理人員是一座橋梁，更是紐帶，是教師各種管理政策的解讀者；只有從理解和協(xié)調(diào)的角度出發(fā)去做好管理和服務(wù)工作，才能聚合教師和部門之間的力量，讓教師真正和學(xué)校一同發(fā)展成長。

3.提出建議，能事半功倍

案例三：技術(shù)合同由校企雙方根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制訂；因此，問題和錯(cuò)誤多種多樣。這導(dǎo)致合同需反復(fù)修改，審批效率低，教師意見大。為提高合同質(zhì)量，我重視審批環(huán)節(jié)，提供詳細(xì)完整的修改建議，尤其對(duì)于第一次制訂合同的老師，就合同每一條款，提供撰寫要求，指出常見問題。因?yàn)樾薷慕ㄗh針對(duì)性強(qiáng)，就項(xiàng)目特點(diǎn)提出有效建議，審批近一年后，合同質(zhì)量均有大幅提升，錯(cuò)誤率顯著降低。同時(shí)，我重視合同簽訂前的教師咨詢，會(huì)主動(dòng)詢問項(xiàng)目的特點(diǎn)、合同制訂的需求并提出建議，提醒教師注意避免合同簽訂的常見問題。這種前置性的建議，使合同撰寫正確率和審批效率進(jìn)一步提升，教師滿意度大幅提高。

此案例再次證明了“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”的道理。管理工作前期的充分準(zhǔn)備和計(jì)劃，以及過程中的及時(shí)糾錯(cuò)，可以顯著避免后期返工，有效節(jié)省時(shí)間、精力等隱形成本。反觀現(xiàn)在的行政管理工作，其中很多問題是因?yàn)楣芾砣藛T沒有充分解讀和宣傳文件要求，而把成倍的時(shí)間浪費(fèi)在了后期問題處理上。因此，給教師提供的建議應(yīng)前置，而且應(yīng)盡可能地完善、透徹，最好結(jié)合具體實(shí)例，引起教師重視，應(yīng)將被動(dòng)地解決問題轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)地消除問題，真正提高工作成效。

4.保持暢通的聯(lián)系方式，及時(shí)了解需求，可明顯提高工作效率

案例四：高校教師往往要在完成教學(xué)科研工作后，在下班、周末、寒暑假節(jié)日時(shí)間去對(duì)接企業(yè)，制訂合同。為了保持溝通暢通，我除了辦公電話外，和教師們建立了手機(jī)、微信聯(lián)系；既方便了教師咨詢，也使我更好地把握工作節(jié)奏。例如，教師假期需要辦理事務(wù)，我安排教師在各部門值班人員都在的時(shí)間到校辦理，這樣避免了教師多次來校找不同的部門辦理，我也可以更高效地完成工作。

此案例充分說明：利他就是利己。行政管理工作一個(gè)特點(diǎn)就是工作時(shí)間要適應(yīng)服務(wù)對(duì)象的節(jié)奏。因此，保持暢通的聯(lián)系，及時(shí)了解教師需求并提供建議，可以有效協(xié)調(diào)兩者工作時(shí)間，提高辦事效率。反觀現(xiàn)狀，有時(shí)教師辦理一件事，要在各部門之間來回跑動(dòng)，效率很低，教師的意見很大，這多是教師對(duì)各部門工作時(shí)間和人員安排不了解造成的。作為管理人員，盡自身責(zé)任，幫教師做好協(xié)調(diào)工作，協(xié)助其順利辦理，是基本的職業(yè)素質(zhì)，也是提高自身工作成效的重要途徑之一。

綜上，在高校從事行政管理工作，及時(shí)處理當(dāng)天事務(wù)，在重要的環(huán)節(jié)養(yǎng)成良好習(xí)慣，注意換位思考，將工作前置化、提前發(fā)現(xiàn)、消除問題，保持及時(shí)暢通的聯(lián)系、積極幫助他人制定合理高效的辦事流程，培養(yǎng)信任關(guān)系，這些對(duì)于提升工作成效非常重要。從教師的角度看，行政管理人員把握著更全面的信息，易于提供更有效的建議和辦法，協(xié)助教師順利辦事。從學(xué)校的角度說，管理人員是學(xué)校各類文件、規(guī)章、精神、通知的直接執(zhí)行者，應(yīng)為教師們答疑解惑，真正將學(xué)校政策執(zhí)行到位。從行政管理人員的角度說，作為學(xué)校的辦事窗口，代表著學(xué)校的形象，最了解教師的具體需求，只有堅(jiān)持公平、透明、高效的辦事原則，才能發(fā)揮出工作的價(jià)值和意義。

二、如何培養(yǎng)提升行政管理工作能力

1.堅(jiān)持學(xué)習(xí)，開闊視野、思路

行政管理工作不同于教學(xué)和科研工作，后者往往具有準(zhǔn)確的工作量要求，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也比較統(tǒng)一，教師們只要根據(jù)規(guī)定流程認(rèn)真執(zhí)行，即可較好地完成任務(wù)。而管理工作往往約定的是工作范圍，工作內(nèi)容會(huì)隨著單位需求的變化而調(diào)整，且工作產(chǎn)生成效的時(shí)間不同，難以形成統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，行政管理工作多是過程管理，各環(huán)節(jié)處理事務(wù)類型不同，面臨的問題多樣，解決的方法不同。例如，高校的科研項(xiàng)目申報(bào)，管理人員要根據(jù)當(dāng)年文件要求，制訂工作流程，收集整理申報(bào)材料；根據(jù)教師們不同的情況進(jìn)行資格審核、篩查、遴選，有疑問時(shí)要及時(shí)聯(lián)系，協(xié)助教師解決。在此過程中，內(nèi)容和形式每個(gè)細(xì)節(jié)都不能馬虎；否則可能導(dǎo)致管理上的漏洞，給部門和單位造成損失。這些特點(diǎn)，決定了行政管理人員必須具備較強(qiáng)的思考和變通能力，充分發(fā)揮主動(dòng)性，根據(jù)工作內(nèi)容的變化，安排好工作計(jì)劃和節(jié)奏，針對(duì)不同教師的需求和情況提供適合的服務(wù)；同時(shí)，在壓力面前能保持冷靜，積極處理。這種穩(wěn)定高效的工作能力，就如同水面上的冰山一角，穩(wěn)固的基礎(chǔ)是管理人員過硬的綜合素質(zhì)和豐富的實(shí)踐體悟。管理者如果具有較高的思想水平、開闊的思路、活躍的思維，就能賦予工作更多的內(nèi)涵和意義。

2.戒除拖沓和懶惰，關(guān)注細(xì)節(jié)，增進(jìn)對(duì)工作的了解和把握

實(shí)際工作中，一些行政管理人員會(huì)抱怨工作內(nèi)容重復(fù)無趣、難以獲得服務(wù)對(duì)象的滿意和認(rèn)可，工作的正向反饋和激勵(lì)較低，感覺自我價(jià)值難以在工作中體現(xiàn)。從外部大環(huán)境來看，有些單位的確對(duì)行政管理崗位重視和關(guān)心不夠，雖然意識(shí)到管理工作是高校發(fā)展的重要支撐因素，但由于教科研水平是高校實(shí)力的核心；因此，與培養(yǎng)和提升教科研水平相比，行政管理水平的提升就處在了一個(gè)比較容易被忽視的位置。這是導(dǎo)致管理人員工作積極性受損的重要原因之一。另外，從行政管理人員方面來看，很多工作人員的確存在著被動(dòng)接受任務(wù)、懶于思考、執(zhí)行力低、推脫責(zé)任的問題。工作態(tài)度不端正的原因很多，而懶惰、拖沓的行為習(xí)慣是重要因素之一。如果能夠養(yǎng)成今日事今日畢的習(xí)慣，凡事設(shè)定工作節(jié)點(diǎn)，嚴(yán)格按照計(jì)劃節(jié)點(diǎn)匯報(bào)和檢查工作，跟上工作節(jié)奏，才有更多精力去完善細(xì)節(jié)，做好做精。在效率和質(zhì)量都提升時(shí)，工作者才能真正成為把握工作節(jié)奏的主人，而不是工作任務(wù)的執(zhí)行者。這時(shí)候，工作就不再是負(fù)擔(dān)而是樂趣，工作人員自身的能力也會(huì)在工作、奉獻(xiàn)、服務(wù)社會(huì)的過程中獲得價(jià)值和意義。

3.注意與教師互動(dòng)，謙虛而和善的交流

古語云“上善若水”；《易經(jīng)》六十四卦中，唯有“謙卦”六爻皆吉，這都說明了謙虛的重要。這是君子為人處世的行為和心理準(zhǔn)則，也可以成為行政管理工作者溝通交流的最高準(zhǔn)則。行政管理工作中重要的一個(gè)任務(wù)就是上傳下達(dá)，與教師溝通協(xié)調(diào)，推動(dòng)工作落實(shí)。良好的溝通能力可以清晰地傳遞信息、建立信任、高質(zhì)量完成工作；而不良溝通則會(huì)造成誤解，破壞理解和信任，耽誤工作時(shí)效，有時(shí)甚至?xí)斐筛蟮膯栴}和損失。因此，在工作溝通中，堅(jiān)持謙虛的基本原則非常重要；只有充分尊重對(duì)方，才能贏得對(duì)方的尊重和理解。在現(xiàn)實(shí)工作中，由于謙遜善意的溝通化解矛盾的例子數(shù)不勝數(shù)。只有謙虛的人，才能放下自己既定的思路，真正傾聽和捕捉到對(duì)方的需求，進(jìn)而正確反饋消除對(duì)方疑慮，搭建起信任的橋梁，為建立良性工作互動(dòng)創(chuàng)造良好的開端。

4.注意選擇與自身價(jià)值觀一致的和諧高效的工作環(huán)境，是做好工作的必要因素

行政管理崗位的工作成效不僅和崗位人員的能力有關(guān)，而和所在部門及單位的行政大環(huán)境息息相關(guān)。從管理人員的角度看，當(dāng)單位與個(gè)體的發(fā)展目標(biāo)和價(jià)值觀一致時(shí)，更容易產(chǎn)生工作興趣，自然地激發(fā)起工作的主動(dòng)性，更自如地施展個(gè)人才能。反觀現(xiàn)實(shí)，很多行政工作人員在入職前僅了解崗位的工作范圍和基本技能要求，對(duì)所在部門和單位的發(fā)展定位和狀況并不清楚；入職后才發(fā)現(xiàn)無法完全認(rèn)同發(fā)展理念，并融入集體，就會(huì)導(dǎo)致在工作配合度、人際溝通、工作積極性等方面出現(xiàn)問題。如果工作人員不能迅速調(diào)整狀態(tài)，認(rèn)同單位的發(fā)展理念跟上節(jié)奏，那么工作中的問題會(huì)越來越多，最終無法滿足單位的發(fā)展需求，導(dǎo)致離職。從單位的角度看，很多單位并沒有健全的評(píng)估體系來衡量行政管理人員的工作能力，很少有單位重視從價(jià)值觀和長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)上與行政人員進(jìn)行徹底而深入的溝通，崗前培訓(xùn)也是少之又少；這導(dǎo)致行政人員從入職之初就缺乏強(qiáng)烈的集體歸屬感，沒有建立與集體共同發(fā)展的意識(shí)，也沒有專業(yè)過硬的職業(yè)素養(yǎng)，單位和管理人員彼此的認(rèn)可度都低，單位和個(gè)人之間沒有形成良性互動(dòng)，這些都是導(dǎo)致管理工作成效低的重要原因。

以上從行政管理人員自身和外部環(huán)境兩個(gè)角度，簡單地分析了影響行政工作成效的幾種因素。簡言之，工作人員自身綜合水平的提升是做好工作的必要條件；單位的發(fā)展目標(biāo)和行政管理大環(huán)境也極大影響著工作人員能力的塑造、培養(yǎng)和發(fā)揮。只有工作者個(gè)人能力和單位的行政管理水平協(xié)調(diào)發(fā)展、同時(shí)提升，才能真正打造一個(gè)和諧、高效的管理運(yùn)行體系，真正提升行政管理崗位的工作成效。