內(nèi)部控制視角下合同生命周期管理研究

賴勤

（江西省煙草公司新余市公司，江西 新余 338000）

從本質(zhì)上來看，企業(yè)所開展的經(jīng)濟(jì)活動是合同履行的過程，合同的執(zhí)行也是業(yè)務(wù)核心的表達(dá)通道。從合同擬定到執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)，企業(yè)管理者都需要對其進(jìn)行深入分析，合同的履行過程也就是企業(yè)實(shí)現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)活動管控的過程。

一、合同全生命周期管理的概述

（一）合同全生命周期管理的基本概念

在企業(yè)開展經(jīng)濟(jì)活動時，合同是書面憑據(jù)，其中包含了企業(yè)擁有的權(quán)利、義務(wù)等各項(xiàng)條約，貫穿企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動開展的全過程。企業(yè)的日常經(jīng)營活動就是合同的履行過程，合同全生命周期包括起草、審核、簽署、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)。合同全生命周期管理就是對以上各環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)的、動態(tài)的閉環(huán)管理。

（二）合同生命周期的內(nèi)涵

合同機(jī)會階段：主要是企業(yè)尋找經(jīng)濟(jì)合作機(jī)會的階段，這是合同生命周期的重要保障，能夠?yàn)楹罄m(xù)各項(xiàng)工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，如果沒有此環(huán)節(jié)，后續(xù)工作也就無從開展；合同商談階段：參與經(jīng)濟(jì)活動的各個主體單位進(jìn)行業(yè)務(wù)談話，制定決策，該階段能夠?yàn)楹贤炗喆蛳禄A(chǔ)。在這個階段中，各個主體都需要考慮對方的社會地位、經(jīng)營狀況等；合同簽訂階段：在商談結(jié)束后就可以進(jìn)行簽約活動，參與合作的各方需要對合同中的條款進(jìn)行確認(rèn)，確保其法律效力，避免疏忽而導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)受損；合同履行階段：也就是合同執(zhí)行，當(dāng)事人需要嚴(yán)格按照合同中的各項(xiàng)規(guī)定，盡職盡責(zé)，完成自身的工作任務(wù)，最終得到一定的經(jīng)濟(jì)利潤。在對該階段進(jìn)行管理時，需要從整體的角度出發(fā)；合同結(jié)束階段：在規(guī)定時間內(nèi)，合同中的各項(xiàng)條約已經(jīng)完成，在到達(dá)時間期限后，合同終止，不再具備法律效應(yīng)，并開展評價工作，由此實(shí)現(xiàn)合同的全生命周期管理。

（三）合同全生命周期管理的意義

建立合同全生命周期管理體系有助于企業(yè)管理者理清管理思路，實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險的有效控制，對業(yè)務(wù)活動中存在的問題進(jìn)行深入分析和研究，設(shè)置控制點(diǎn)，使每個環(huán)節(jié)都能夠嚴(yán)格按照合同規(guī)定順利進(jìn)行。除此之外，合同全生命周期管理體系還能夠提升現(xiàn)有資源的利用率，避免出現(xiàn)合同管理混亂的問題。目前我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，信息技術(shù)在很多行業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用，ERP 系統(tǒng)或者信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對業(yè)務(wù)的有效控制和管理，雖然該方式提升了管理效率，但獨(dú)立性較強(qiáng)，不能夠形成互相制約的關(guān)系。但是合同全生命周期管理系統(tǒng)的應(yīng)用就能夠有效解決這一問題，各個環(huán)節(jié)都能夠聯(lián)系起來成為統(tǒng)一整體，避免出現(xiàn)“信息孤島”，完成數(shù)據(jù)共享。

二、合同全生命周期管理存在的問題

（一）合同協(xié)調(diào)配合性風(fēng)險

合同全生命周期管理應(yīng)該包括從合同起草到完成的各個環(huán)節(jié)，就目前情況來看，部分企業(yè)認(rèn)為合同起草、履行、審核等各環(huán)節(jié)是獨(dú)立的，沒有聯(lián)系的，這也就造成了合同管理混亂的局面。在審核過程中，由于參與審核的機(jī)構(gòu)來自不同企業(yè)，都會發(fā)表不同意見，有可能導(dǎo)致合同的可操作性不強(qiáng)，難以滿足各方要求。

（二）尚未構(gòu)建完善框架體系

合同管理是企業(yè)在開展經(jīng)濟(jì)活動中的重要依據(jù)，也是企業(yè)合法權(quán)益得到保障的關(guān)鍵，完善的制度體系能夠讓企業(yè)內(nèi)部管理、外部經(jīng)營更加具有效率，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。目前我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，很多企業(yè)都迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，但同時也面臨著更多發(fā)展壓力。就當(dāng)前情況來看，部分企業(yè)并未提升合同管理水平，在制度方面的建設(shè)還有所欠缺，難以應(yīng)對瞬息萬變的市場變化。

（三）缺乏對合同的重視

市場化進(jìn)程在我國起步較晚，在傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)體制的影響下，很多企業(yè)在發(fā)展過程中并沒有充分意識到合同管理的重要性，將以往的合同管理模式沿用至今，難以滿足當(dāng)下社會發(fā)展需求，尤其是在合同履行、條約調(diào)整方面的管理力度不強(qiáng)，都會為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的順利開展造成阻礙。

（四）合同管理理念不完善

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會講究的是合作共贏，在國內(nèi)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入到全新階段，經(jīng)濟(jì)全球化趨勢日益緊密的時代背景下，企業(yè)為了謀求更廣闊的發(fā)展前景，都會采用與其他企業(yè)合作的形式，在這個過程中，合同的重要性不言而喻。但部分企業(yè)管理者并不具備先進(jìn)的管理理念，在合同管理方面的能力、思想意識不夠先進(jìn)，為企業(yè)發(fā)展帶來較大問題。

（五）專業(yè)化管理人才不足

合同管理涉及的范圍十分廣泛，工作難度大，復(fù)雜程度高，常常和經(jīng)濟(jì)活動、法律、技術(shù)等有密切聯(lián)系，因此必然對合同管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求。就目前企業(yè)合同全生命周期管理的情況來看，專業(yè)化、復(fù)合型人才的確實(shí)，使該項(xiàng)工作的有效性得不到保障。

三、內(nèi)部控制視角下合同全生命周期管理的對策

（一）理清合同全生命周期內(nèi)控建設(shè)思路

在強(qiáng)化合同全生命周期管控力度時，需要從“合同擬制生命周期”和“合同履行生命周期”這兩個方面做起。合同擬制生命周期：主要是擴(kuò)大了傳統(tǒng)合同管理的范圍，要將合同模板、擬制、審批、歸檔等各個環(huán)節(jié)考慮在內(nèi)；合同履行生命周期：企業(yè)在發(fā)展過程中，要將財務(wù)和業(yè)務(wù)進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)合同的可視化管理，全面提升管理效率和質(zhì)量。

（二）構(gòu)建合同全生命周期內(nèi)控系統(tǒng)框架

想要讓管理活動得到順利開展，需要以完善的規(guī)章制度作為制約，企業(yè)要根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動開展的實(shí)際情況，設(shè)置智能管理平臺，能過及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動開展和合同中存在的異常情況，對企業(yè)運(yùn)營狀況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)督控制，內(nèi)控系統(tǒng)框架主要包括這幾個層面：事務(wù)操作層：在合同擬制的過程中，要嚴(yán)格注意模板創(chuàng)建、合同條約審批、對合同使用范圍進(jìn)行精確定義；除此之外，還包括合同中的各項(xiàng)信息是否全面，合同文本是否符合規(guī)范要求，合同創(chuàng)建是否得到各方批準(zhǔn)；在合同簽署完畢之后，需要做好歸檔和等級工作，同時也需要上傳至互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行備份；在合同履行過程中，要注意制定合同收付款計劃，對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行科學(xué)管控；不僅如此，如果對合同中各項(xiàng)條款存在疑問，則需要和各方商討后進(jìn)行修改；統(tǒng)計分析層：要從不同的角度對合同進(jìn)行全面分析，主要目的在于精確識別合同中存在的各種風(fēng)險，抓住合同的重點(diǎn)。分析的內(nèi)容主要包括合同模板的使用效率、簽訂情況，合同條約是否存在修訂和調(diào)整，對企業(yè)帶來的風(fēng)險等；風(fēng)險管理層。在前兩層工作完成后，需要對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動可能遭遇的風(fēng)險進(jìn)行定義和檢測，同時制定風(fēng)險防范措施，形成風(fēng)險閉環(huán)管理，從而實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管控的目標(biāo)。

（三）加強(qiáng)對合同管理的重視

在經(jīng)濟(jì)活動開展之前，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員需要組織工作會議，明確合同管理工作的意義和重要性，實(shí)現(xiàn)全過程管理，注重開拓合同機(jī)會，積極主動與其他單位建立良好的合作伙伴關(guān)系；現(xiàn)多層次的合同管理，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門之間的交流和聯(lián)系，安排專業(yè)的職能機(jī)構(gòu)開展相關(guān)工作。在合同簽訂之前的審查工作方面，要安排專業(yè)人員對其中各項(xiàng)條約進(jìn)行分析，由技術(shù)部門人員分析其中的業(yè)務(wù)情況，由法律部門員工審查合同中各項(xiàng)條款是否符合國家法律規(guī)定，財務(wù)部門負(fù)責(zé)合同中的收付條款，在各個部門交流溝通的基礎(chǔ)上，多層次的合同管理能夠全面提升合同全生命周期管控的規(guī)范性。

（四）完善合同管理理念

推廣并使用合同范本，對合同編制進(jìn)行規(guī)范化管理，充分考慮到企業(yè)業(yè)務(wù)開展的差異性原則，對采購、招標(biāo)、廣告服務(wù)等的合同進(jìn)行個性化編制，這種管理模式能夠全面提升合同管理質(zhì)量，也避免在經(jīng)濟(jì)活動開展過程中出現(xiàn)的風(fēng)險。與此同時，還需要強(qiáng)化對合同履行情況的管理，企業(yè)管理者需要密切關(guān)注合同動態(tài)，盡可能實(shí)現(xiàn)分類管理。在能夠正常履行的合同方面，不需要投入過多人力資源和資金；對部分重點(diǎn)合同而言，要對其中的關(guān)鍵條款進(jìn)行全面分析和評價，并做好提示工作，聯(lián)系各方共同參與解決問題，在必要的情況下，可以對其中的條約進(jìn)行修改。

（五）加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

在實(shí)際工作開展的過程中，需要復(fù)合型、專業(yè)化人才的加入，才能進(jìn)一步提升合同管理工作質(zhì)量。從這個角度來看，企業(yè)需要強(qiáng)化合同管理人員的教育和培訓(xùn)力度，提供專業(yè)性學(xué)習(xí)，邀請業(yè)界專家前來分享工作經(jīng)驗(yàn)，掌握市場發(fā)展規(guī)律。在對專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，企業(yè)管理人員不僅需要全面提升基層工作人員的工作能力，還需要讓其樹立先進(jìn)的合同管理意識，充分意識到該工作對企業(yè)發(fā)展的重要性。在績效考核過程中，確?？己藰?biāo)準(zhǔn)、考核流程、考核結(jié)果的公正公開，保持反饋渠道暢通，加強(qiáng)人文關(guān)懷，讓員工了解自身工作內(nèi)容，能夠正確對待合同管理工作的細(xì)節(jié)之處。一旦對績效考核或獎懲制度有所疑問，可以及時向上級反應(yīng)情況，良好的工作環(huán)境也能夠讓員工產(chǎn)生強(qiáng)烈的歸屬感和認(rèn)同感，從而在自身崗位上實(shí)現(xiàn)個人價值。

四、結(jié)語

合同全生命周期管控是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動順利開展的必要保障，也能夠減少風(fēng)險出現(xiàn)的可能性，在合同擬定、商談、簽約、履行、結(jié)束等各個環(huán)節(jié)，都需要加強(qiáng)監(jiān)督和管控力度。當(dāng)前社會是契約社會，企業(yè)需要具備契約精神，在保證合同管理工作高質(zhì)量開展的同時，要盡可能為企業(yè)帶來更多經(jīng)濟(jì)收益，發(fā)現(xiàn)合同中存在的問題及時解決，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好條件。