關(guān)于物業(yè)公司內(nèi)部控制及風(fēng)險規(guī)避的措施研究

楊小茹

（北京中亞遠恒物業(yè)管理有限公司，北京 100101）

面對公司發(fā)展過程中各種潛在的風(fēng)險，應(yīng)加強內(nèi)部控制，全面監(jiān)督物業(yè)公司各項活動，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險隱患并解決。然而，在物業(yè)公司內(nèi)部控制落實中，內(nèi)部控制仍存在一些問題，影響了物業(yè)公司的健康運行，風(fēng)險規(guī)避效果難以保障?；诖?，本文探討了內(nèi)部控制的意義，概述了內(nèi)部控制的特點，闡述了內(nèi)部控制中存在的問題，以及其帶來的各項風(fēng)險，最后，有針對性地探討風(fēng)險規(guī)避措施，以期全面推動物業(yè)公司的健康長遠發(fā)展。

2020年，物業(yè)公司經(jīng)歷了嚴(yán)峻的考驗，為小區(qū)業(yè)主的健康筑起了第一道防線，贏得了政府及廣大業(yè)主的好評，同時北京市物業(yè)管理條例的發(fā)布，更加規(guī)范了物業(yè)管理服務(wù)活動，發(fā)展前景非常好。但是，面對物業(yè)公司經(jīng)營發(fā)展過程中的各種潛在風(fēng)險，物業(yè)公司應(yīng)尤為加強自身的內(nèi)部控制，有效規(guī)避各項經(jīng)營風(fēng)險，保障公司經(jīng)濟效益，同時為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，推動物業(yè)公司的健康運行。

一、公司內(nèi)部控制的意義

內(nèi)部控制，是一種有效的控制手段，其以內(nèi)部管理為主體，通過相互監(jiān)督、相互制約機制與高效的內(nèi)控措施，提高資金的安全性，規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，確保財務(wù)信息真實性、可靠性與完整性，預(yù)防違法亂紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生[1]?？梢哉f，內(nèi)部控制作為一種管控手段，在企業(yè)經(jīng)營管理中，發(fā)揮著重要作用，保障了企業(yè)正常運轉(zhuǎn)，為風(fēng)險規(guī)避提供了幫助。

在物業(yè)公司發(fā)展中，為保障公司經(jīng)營管理活動的有序進行，對公司的人、財、物等展開一系列監(jiān)管活動，即為內(nèi)部控制。在實施內(nèi)部控制中，應(yīng)按照“三標(biāo)一體”構(gòu)建科學(xué)的監(jiān)督機制，最大限度地預(yù)防風(fēng)險，降低企業(yè)經(jīng)營損失，增強企業(yè)經(jīng)營效率。落實內(nèi)部控制，提高管理水平，化解經(jīng)營風(fēng)險，逐步推動企業(yè)健康、穩(wěn)定、長效發(fā)展。

二、物業(yè)公司內(nèi)部控制的特點

物業(yè)公司想要落實內(nèi)部控制，規(guī)避風(fēng)險隱患，必須掌握內(nèi)部控制的特點，為內(nèi)部控制的作用發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。

（一）安全管理始終放在第一位

在物業(yè)公司日常運行中，物業(yè)公司不僅要保障日常運行的安全性，還要保障商業(yè)承租戶、小區(qū)業(yè)主的財產(chǎn)安全、生命安全[2]。若出現(xiàn)安全問題，將直接影響公司的服務(wù)質(zhì)量和社會形象，繼而影響公司盈利與健康發(fā)展。對此，在公司經(jīng)營管理中，應(yīng)始終將安全管理放在第一位。須知，物業(yè)公司的主要工作為：商業(yè)辦公樓、小區(qū)居民樓等的物業(yè)服務(wù)，而在物業(yè)公司經(jīng)營管理中，各項任務(wù)都與人員息息相關(guān)，若不能控制安全風(fēng)險，極易威脅人們的財產(chǎn)與生命安全，為物業(yè)公司帶來巨大打擊。

（二）加強資產(chǎn)管理風(fēng)險

物業(yè)公司主要工作是為租戶、業(yè)主服務(wù)，并負責(zé)諸多固定資產(chǎn)管理，因此，應(yīng)全面監(jiān)控公司負責(zé)范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)，若固定資產(chǎn)出現(xiàn)損失，則表示資產(chǎn)管理風(fēng)險已經(jīng)發(fā)生，管理職責(zé)未能有效落實到位。在資產(chǎn)管理上落實內(nèi)部控制，才能有效保障固定資產(chǎn)的完整性、準(zhǔn)確性，推動公司各項業(yè)務(wù)順利進行。對此，在內(nèi)部控制中，應(yīng)掌握資產(chǎn)管理風(fēng)險較大這一特點，強化資產(chǎn)保管，發(fā)揮內(nèi)部控制作用，推動物業(yè)企業(yè)有效運營。

（三）做好內(nèi)外信息溝通

物業(yè)公司與其他行業(yè)公司不同，作為一個對終端客戶廣大業(yè)主、租戶提供服務(wù)的企業(yè)，在信息溝通過程中，不僅需要對內(nèi)溝通，還要對外進行信息溝通[3]。在內(nèi)部控制工作中，積極與企業(yè)內(nèi)部進行溝通，才能保障各個部門良好運行，發(fā)揮企業(yè)服務(wù)效果；及時與業(yè)主、租戶進行信息溝通，才能增大其對企業(yè)的信任值，保障業(yè)主、租戶及時繳費，為物業(yè)公司的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

三、物業(yè)企業(yè)常見風(fēng)險隱患

（一）決策風(fēng)險

物業(yè)公司作為傳統(tǒng)的服務(wù)行業(yè)，一方面利潤率低，為了更好地生存下去，必須開發(fā)新的項目（比如面對小區(qū)養(yǎng)老問題，構(gòu)建智慧社區(qū)等），發(fā)展增值服務(wù)項目，另一方面可以憑借其穩(wěn)定的現(xiàn)金流，廣闊的發(fā)展空間及無顯著的周期性、持續(xù)的擴容器獲得資本市場青睞。近年來物業(yè)公司紛紛上市，截至目前，累計有13家物業(yè)企業(yè)在港上市，1家A股上市（南都物業(yè)），另外還有更多企業(yè)走在上市的路上。面對機遇，企業(yè)必須結(jié)合市場與本企業(yè)實際情況，制定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，否則極易出現(xiàn)戰(zhàn)略決策失誤現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)遭遇風(fēng)險，為企業(yè)帶來較大經(jīng)濟損失，甚至導(dǎo)致企業(yè)被市場淘汰。在物業(yè)公司發(fā)展決策中，若對市場情況應(yīng)對不足，或者對自身評估誤差，都可能導(dǎo)致決策風(fēng)險，為物業(yè)公司帶來大量人才和資源的損失。對此，物業(yè)公司在制定發(fā)展戰(zhàn)略時，應(yīng)重視內(nèi)部控制，全面監(jiān)控企業(yè)自身情況與市場變化，針對性制定戰(zhàn)略決策，積極聽取各部門的意見，避免出現(xiàn)決策失誤現(xiàn)象，有效規(guī)避決策風(fēng)險[4]。

（二）經(jīng)營風(fēng)險

目前，老舊居民住宅小區(qū)物業(yè)價格普遍較低，商業(yè)辦公及新小區(qū)物業(yè)價格相對趨于合理，所以老舊居民住宅物業(yè)小區(qū)的經(jīng)營風(fēng)險相對較大，需要付出的管理成本更大。面對新、老舊居民小區(qū)和商業(yè)辦公區(qū)，物業(yè)公司在提高管理水平的同時，應(yīng)加強內(nèi)部控制，減少經(jīng)營風(fēng)險。在日常經(jīng)營管理過程常見的風(fēng)險因素：1．客戶管理類：法律訴訟（包括與業(yè)主、供方等發(fā)生法律訴訟）；行政部門（與基層業(yè)委會、物業(yè)主管部門）；信息傳遞（信息傳遞不及時引發(fā)相關(guān)事件升級的問題或者故意瞞報、謊報、漏報重大事件）；印章管理（盜用、失竊）；社區(qū)文化（活動過程中出現(xiàn)人身傷亡及意外事件）；保險（因未購買公共責(zé)任險、停車場責(zé)任險、機損險、高空拋物險等帶來經(jīng)營風(fēng)險）；重要資料存儲（因突發(fā)事件導(dǎo)致資料丟失）。2．人力資源類：證件核查（電梯、消防、電工、給排水等）；勞動合同；離職手續(xù)等。3．財務(wù)管理類：工商、稅務(wù)等部門查處而引發(fā)的問題；員工舞弊行為；備用金的管理（部門備用金存入個人賬戶等）。

（三）合同簽訂與履行風(fēng)險

物業(yè)公司在承接物業(yè)管理相應(yīng)業(yè)務(wù)前，大多會與業(yè)主之間訂立服務(wù)合同，以此約束雙方嚴(yán)格依照合同執(zhí)行各自的權(quán)利與義務(wù)[5]。但是，很多業(yè)主不與物業(yè)公司簽訂合同，往往按照已接受服務(wù)的事實被動履約，一旦遇到問題，全部推卸給物業(yè)公司，而且會以各種理由拖欠物業(yè)費（房屋漏水、落地窗戶飄雨、供暖溫度不夠等等），對此，必須加強雙方合同約定與簽訂，必須加強合同內(nèi)容的嚴(yán)謹性。對合同管理進行內(nèi)部控制，有效杜絕合同履行風(fēng)險。

四、物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問題

目前是物業(yè)公司發(fā)展的黃金時期，一是法律法規(guī)的健全。2020年3月27日北京市第十五屆人民代表大會常務(wù)委員會第二十次會議通過了《北京市物業(yè)管理條例》，該條例自2020年5月1日起施行。二是人們逐漸改變了過去對物業(yè)公司的偏見，使物業(yè)公司的工作有利于開展。但是，物業(yè)公司在實施內(nèi)控管理過程中，仍存在一定的問題。下文對此展開探討。

（一）物業(yè)公司內(nèi)部控制體系并不完善

1．審批簽字環(huán)節(jié)

經(jīng)辦人根據(jù)實際業(yè)務(wù)申請簽字；部門經(jīng)理審核真實性，必要性、合理性；財務(wù)負責(zé)人要了解業(yè)務(wù)的實際情況，對資金支出的合法、合規(guī)性進行審核，并對合理性負責(zé)監(jiān)督。分管領(lǐng)導(dǎo)再審核簽字，總經(jīng)理對結(jié)果負責(zé)審批簽字。但是，遇到緊急采購，經(jīng)辦人直接找總經(jīng)理簽字辦理付款，導(dǎo)致部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)不知情，容易致使不合理及舞弊發(fā)生。另外，在對項目專項審查過程中發(fā)現(xiàn)一筆業(yè)務(wù)填多張報銷單，僅簽至部門經(jīng)理，不經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批簽字支出。越權(quán)審批報銷，逃避公司領(lǐng)導(dǎo)審批，這兩種行為，都起不到內(nèi)控監(jiān)督的作用。

2．重要證件、用章的保管和使用環(huán)節(jié)

有些公司在管理過程中，任人唯親，公司重要的證件、用章全部由一人保管，既影響了公司的正常運轉(zhuǎn)，又背離不相容崗位分離的原則，增加了經(jīng)營風(fēng)險。

（二）企業(yè)內(nèi)部控制人員專業(yè)能力不足

在企業(yè)構(gòu)建內(nèi)部控制機制時，內(nèi)控人員的專業(yè)水平與大局觀念直接關(guān)系著內(nèi)控作用的發(fā)揮，影響著物業(yè)公司對風(fēng)險的規(guī)避作用。然而，物業(yè)公司人員整體素質(zhì)和規(guī)模相對較低，內(nèi)控機制的構(gòu)建仍不完善，加之，公司管理者對內(nèi)部控制的重視度不足，對內(nèi)控人員要求不高，未對內(nèi)控人員開展系統(tǒng)、全面的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致內(nèi)控人員專業(yè)性不強，缺乏對大局的把握，缺乏統(tǒng)籌管理能力。如此，在對物業(yè)公司管理中，內(nèi)控人員的專業(yè)性欠缺，影響了內(nèi)控作用的發(fā)揮，無法有效進行風(fēng)險預(yù)警與規(guī)避，增大了物業(yè)企業(yè)風(fēng)險發(fā)生幾率。

（三）各項目部、職能部門缺乏有效溝通協(xié)調(diào)

在公司實際運營過程中，各項目部、職能部門有時發(fā)生重大合約事件，認為請示總經(jīng)理同意就可直接辦理，根本不通知財務(wù)人員，缺少財務(wù)內(nèi)控一環(huán)，對涉稅風(fēng)險（業(yè)務(wù)如何分項，是否選擇正確的稅率，發(fā)票的約定、是否含稅與不含稅價格）以及資金支付風(fēng)險（收、付款方式、是否收取押金或者保證金等）根本不加考慮，導(dǎo)致公司事后在履行合同中處于被動不利地位，給公司造成損失。

（四）審計監(jiān)督體系不健全

在實際內(nèi)控中，多數(shù)物業(yè)公司缺乏審計監(jiān)督體系。為了精簡人員，審計監(jiān)督部門往往由財務(wù)人員兼任，并且在內(nèi)部控制執(zhí)行中，缺乏獎懲機制，影響了內(nèi)部控制的有效落實，導(dǎo)致內(nèi)部控制流于形式。物業(yè)管理服務(wù)小區(qū)往往分布在不同區(qū)域，監(jiān)管力度不強、監(jiān)管周期較長，導(dǎo)致出現(xiàn)問題審查不清，容易給公司造成一定損失。

五、基于內(nèi)部控制的風(fēng)險規(guī)避措施

在物業(yè)公司管理服務(wù)過程中，商業(yè)辦公區(qū)與居民住宅小區(qū)的管理是不一樣的，相對來說，居民住宅小區(qū)的風(fēng)險因素較多，導(dǎo)致的風(fēng)險也較多，在公司日常運行中，居民住宅小區(qū)的公共管理比較復(fù)雜，處理不當(dāng)或不及時，影響公司形象，制約公司正常運轉(zhuǎn)。對此，要積極落實內(nèi)部控制，采取切實的措施，針對性解決內(nèi)部控制中存在的各種問題，全面發(fā)揮內(nèi)部控制的作用，有效規(guī)避各類風(fēng)險隱患。

（一）物業(yè)公司應(yīng)建立健全內(nèi)控體系，有效規(guī)避各類風(fēng)險

在多數(shù)物業(yè)公司中，內(nèi)控體系建設(shè)并不完善，存在諸多地方需要改進，對此，物業(yè)公司應(yīng)積極轉(zhuǎn)變企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)現(xiàn)狀，以現(xiàn)行法律、政策為基礎(chǔ)，科學(xué)制定內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，促進物業(yè)公司的可持續(xù)發(fā)展[6]。具體來講，首先，做好內(nèi)控組織工作，由公司管理層負責(zé)，引入專業(yè)的內(nèi)控人員，做好內(nèi)控建設(shè)與實施工作，并設(shè)置審計部門，提升內(nèi)部控制管理水平。其次，按照國家“三標(biāo)一體”做好內(nèi)部環(huán)境的診斷和完善，控制業(yè)務(wù)活動的設(shè)計和運行，促使控制活動和內(nèi)部環(huán)境匹配，推動控制活動順暢進行。最后，制定動態(tài)風(fēng)險評估機制，圍繞內(nèi)控目標(biāo)，準(zhǔn)確判斷影響目標(biāo)實現(xiàn)的因素，以此判斷風(fēng)險。同時，對風(fēng)險大小、可能帶來的損失等進行評估，針對性展開風(fēng)險防范工作，有效規(guī)避風(fēng)險，推動物業(yè)公司各項業(yè)務(wù)的順利進行。

（二）提高內(nèi)部控制人員專業(yè)知識結(jié)構(gòu)和綜合素質(zhì)

財務(wù)人員專業(yè)知識結(jié)構(gòu)和綜合素質(zhì)的提高對內(nèi)控的工作質(zhì)量起到重要保障，人才的多寡也直接關(guān)系著企業(yè)發(fā)展，所以建立一支高效、專業(yè)、優(yōu)秀的財務(wù)人員隊伍，對全面落實內(nèi)部控制，有效規(guī)避各類風(fēng)險，顯得尤為重要。財務(wù)人員的培養(yǎng)可從以下幾方面進行：首先，企業(yè)在選人用人方面加強思想政治培養(yǎng)，黨員領(lǐng)先，分管領(lǐng)導(dǎo)和部門經(jīng)理要率先垂范；二是定期開展培訓(xùn)，包括專業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)。財務(wù)人員是內(nèi)部控制管理中制定與執(zhí)行好壞的關(guān)鍵因素，所以既要組織財務(wù)人員進行內(nèi)部學(xué)習(xí)文件，又有定期參加外部的專業(yè)培訓(xùn)；三是加強風(fēng)險識別與控制能力培養(yǎng)，提高內(nèi)控人員的風(fēng)險防范意識，以此將內(nèi)部控制全面落實到風(fēng)險控制中，降低企業(yè)風(fēng)險，減少因此而帶來的損失。

（三）加強各部門、項目部之間及全員的溝通協(xié)調(diào)

內(nèi)控制度覆蓋公司全業(yè)務(wù)，全部門，需要公司全體崗位人員參加和重視，才能有效執(zhí)行。每個崗位的職責(zé)、每項業(yè)務(wù)的作業(yè)流程和銜接，在哪個環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)舞弊和漏洞，在哪個環(huán)節(jié)需要有其他部門的支持和配合，各個崗位的具體負責(zé)人最為熟悉。所以，必須調(diào)動各部門、項目部及相關(guān)人員積極討論，建言獻策，完善與力行內(nèi)控制度。

（四）加強內(nèi)控體系的信息化程度

信息化技術(shù)的普遍應(yīng)用，提高了物業(yè)公司的工作效率，實現(xiàn)了信息資源共享，為公司各層級進行事前、事中、事后的分析與反饋提供了及時、有效的信息和數(shù)據(jù)，同時，更要加強信息化系統(tǒng)的安全性。

在建立內(nèi)控信息化過程中，利用POWER BI構(gòu)建企業(yè)內(nèi)控數(shù)據(jù)指標(biāo)模型，快速將內(nèi)控數(shù)據(jù)匯集成完整信息，建立表和數(shù)據(jù)一對多的關(guān)系，從單一視圖中就能查看從概要到各等級詳細信息的所有數(shù)據(jù)，在建立好可視化輸出的維度和展示方式之后，每個月只需要將原始表格放到原有的文件夾下，刷新數(shù)據(jù)，即可實現(xiàn)實時更新數(shù)據(jù)，有效的信息化工具，提高內(nèi)部控制的工作效率。

（五）制定完善的內(nèi)部審計監(jiān)督體系

在內(nèi)部控制具體實施過程中，多數(shù)物業(yè)公司存在審計監(jiān)督體系不全問題，制約了內(nèi)部控制的有效落實。物業(yè)公司應(yīng)該依照自身特點，完善內(nèi)部審計監(jiān)督體系，構(gòu)建風(fēng)險評估框架，對各項潛在風(fēng)險進行預(yù)判，并制定項目應(yīng)急方案。公司各部門之間，以及獨立的內(nèi)審部門對公司各業(yè)務(wù)流程應(yīng)該進行定期不定期的內(nèi)部審計監(jiān)督，保證公司資產(chǎn)、資金的安全，其中有效的內(nèi)控考核機制，是有效執(zhí)行內(nèi)控的動力。

六、結(jié)束語

總而言之，隨著社會化服務(wù)管理體系的完善，相關(guān)物業(yè)法律法規(guī)的健全，物業(yè)公司的發(fā)展日趨融入居民辦公、生活環(huán)境的方方面面，為了長效發(fā)展，必須發(fā)揮物業(yè)公司每個部門，每個崗位、每個人在內(nèi)控中的作用，完善對突發(fā)情況下的應(yīng)急內(nèi)部控制，開展一系列的內(nèi)控防范措施，形成一種企業(yè)內(nèi)控文化，才能使公司立足長久、健康、持續(xù)地發(fā)展。