試論信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

文/鐘議容

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，使人們生活和工作變得十分便捷，而傳統(tǒng)的檔案管理工作模式陳舊，已不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。要想讓檔案管理工作發(fā)揮自身的價(jià)值和作用，可以利用信息化技術(shù)改善傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問(wèn)題。信息化技術(shù)的應(yīng)用能在一定程度上提高企事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平，使檔案信息的整理和存取更加方便，極大地促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

一、信息化技術(shù)在檔案管理中的重要性

我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷發(fā)展并廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域。利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，充分發(fā)揮了信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作方法的改革產(chǎn)生了很大影響。

第一，強(qiáng)化檔案存儲(chǔ)的安全性。在新的社會(huì)背景下，對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越高，檔案的保存是一個(gè)周期較長(zhǎng)的過(guò)程，必須保證檔案信息數(shù)據(jù)的保密性，保證儲(chǔ)存環(huán)境干燥，避免因檔案受潮以及火災(zāi)等問(wèn)題導(dǎo)致檔案信息缺失。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)多次查閱后磨損嚴(yán)重，既無(wú)法有效保證檔案的存放和安全，又增加了檔案管理工作的難度，而利用信息化技術(shù)來(lái)管理檔案可以顯著解決上述問(wèn)題，信息化技術(shù)讓檔案以電子檔案的形式進(jìn)行保存，在整理或查閱時(shí)只需通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行，極大地提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在信息化技術(shù)的應(yīng)用下，檔案管理的現(xiàn)代化觀念與新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)相適應(yīng)，從而改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，提高了檔案管理的效率。

第二，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要。檔案管理信息化發(fā)展體現(xiàn)了企事業(yè)單位信息化建設(shè)的水平和質(zhì)量，在新時(shí)代背景下，科學(xué)、合理地使用信息化技術(shù)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中是企事業(yè)單位信息化建設(shè)任務(wù)，信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理工作方法更加規(guī)范化，保證了檔案管理工作的透明度，提高了檔案管理工作的效率，促進(jìn)了檔案管理事業(yè)發(fā)展。

二、目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.缺乏檔案管理系統(tǒng)。一些單位的檔案管理工作流程還沒(méi)有形成完整的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理和倉(cāng)儲(chǔ)管理缺乏現(xiàn)代化進(jìn)程，檔案管理的真正價(jià)值尚未釋放。在實(shí)際檔案管理工作中，企事業(yè)單位缺乏相應(yīng)的策略目標(biāo)和指導(dǎo)方針，對(duì)一些存放時(shí)間較長(zhǎng)的檔案沒(méi)有進(jìn)行有效的整理，導(dǎo)致檔案管理問(wèn)題增多，不僅增大了工作的難度，而且大大降低了檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和理解。工作人員在更新存放檔案時(shí)，往往在首次歸檔后就置之不理，沒(méi)有對(duì)其實(shí)施有效管理。隨著檔案管理的頻次相對(duì)較少，降低了檔案管理工作人員的工作積極性與管理水平。一些檔案管理員對(duì)檔案管理的信息化認(rèn)識(shí)不足，極大地限制了檔案管理工作信息化的推廣，主要有兩個(gè)原因：第一，大量的存檔數(shù)據(jù)當(dāng)前都是通過(guò)人工輸入，耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，偶爾會(huì)存在數(shù)據(jù)錄入不準(zhǔn)確，沒(méi)有及時(shí)存檔與備份等問(wèn)題；第二，不能熟練使用計(jì)算機(jī)是檔案管理的一大缺陷。大部分檔案管理人員年齡較大，他們不太熟悉網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)[1]。

3.檔案管理設(shè)施滯后。在信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理往往缺乏良好的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，其存放設(shè)施陳舊落后。通常來(lái)說(shuō)，檔案需要單獨(dú)存放，但在個(gè)別企事業(yè)單位中，檔案大多存放在辦公室，這不利于檔案管理，也不利于正常的辦公環(huán)境，容易造成檔案丟失、損壞或人為破壞，影響檔案的存放質(zhì)量，增添了檔案管理工作難度[2]。

4.缺乏先進(jìn)的檔案管理工作理念。大部分企事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)理念較為落后，跟不上時(shí)代的發(fā)展。在信息時(shí)代，檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)企事業(yè)單位的信息化建設(shè)，摒棄傳統(tǒng)的工作觀念。不同的單位主體，應(yīng)結(jié)合自身的發(fā)展情況，接納創(chuàng)新的技術(shù)和理念，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在促進(jìn)檔案一體化管理中的作用，同時(shí)一些檔案管理人員缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，這不但影響到檔案管理工作的質(zhì)量和效率，而且影響到單位事業(yè)的全面發(fā)展。

三、信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用價(jià)值

1.提高檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存放方法容易使文件損壞，導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失，并且當(dāng)檔案積累到一定程度時(shí)，很難查找。而利用信息技術(shù)管理檔案，只需將有限的檔案信息存入無(wú)限的網(wǎng)絡(luò)空間中。借助智能技術(shù)，檔案管理將構(gòu)成一套完善的智能系統(tǒng)，不僅可以避免對(duì)檔案的破壞，而且便于查找，有效解決紙質(zhì)檔案存放、查找等各種問(wèn)題，提高檔案處理的存放安全性和存儲(chǔ)容量。

2.提高檔案管理的效率。在檔案管理中，傳統(tǒng)的方法會(huì)使用大量的人力進(jìn)行收集和整理，這不僅增加了人力成本，而且浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，使檔案管理工作效率低下，員工的積極性也不高。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，僅需在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，而無(wú)須人工手動(dòng)進(jìn)行特定分類和存儲(chǔ)，從而有效提高了檔案管理效率，減少人力成本。

3.提高檔案利用率。傳統(tǒng)檔案管理利用水平很低，檔案管理的工作大多流于形式，這就是傳統(tǒng)檔案管理不能發(fā)揮其真正價(jià)值的原因，導(dǎo)致檔案信息沒(méi)有得到有效利用。在將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作的情況下，通過(guò)一臺(tái)計(jì)算機(jī)可以更加高效地記錄檔案管理信息數(shù)據(jù)。不僅讓工作更加便捷，也讓檔案的查閱更加方便。檔案內(nèi)容可以在統(tǒng)一的文檔中進(jìn)行制作，它極大地提高了檔案管理的效率，很大程度上發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

4.檔案管理資源共享。信息技術(shù)在很大程度上滿足了當(dāng)前社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)了不同行業(yè)的資源共享。信息化檔案管理平臺(tái)大多數(shù)是企事業(yè)單位自己的系統(tǒng)平臺(tái)，可以與他人交互和共享信息，如果需要外部文件簽名和檔案信息時(shí)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)直接操作，使檔案管理更加透明。實(shí)現(xiàn)信息公開(kāi)透明，將資源合理共享，能有效促進(jìn)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展。

四、信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用措施

在檔案管理工作中，由于檔案數(shù)量過(guò)多以及檔案的存儲(chǔ)條件差、檢索利用率低、檔案管理知識(shí)缺乏等問(wèn)題，使檔案管理面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，解決這些問(wèn)題的最佳途徑是實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須從裝備標(biāo)準(zhǔn)化管理、建立標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制、提高綜合素質(zhì)等方面入手。

（一）為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高裝備水平是建立數(shù)據(jù)庫(kù)、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提

利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)編目和檢索、全文自動(dòng)存儲(chǔ)和檢索、檔案業(yè)務(wù)管理、計(jì)算機(jī)輔助檔案自動(dòng)化、檔案編目、檔案綜合管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、計(jì)算機(jī)化的檔案綜合覆蓋，才能為檔案管理提供硬件保障。隨著企事業(yè)單位檔案數(shù)量的增加，檔案管理面臨著存儲(chǔ)空間有限、易受潮老化等問(wèn)題。通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)、光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)困難、人為損壞等問(wèn)題。充分利用大容量的存儲(chǔ)載體，能減輕檔案管理的工作量，還能有效提高檔案管理的效率。

在檔案管理信息化的執(zhí)行過(guò)程中，首先要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是對(duì)收集的檔案信息進(jìn)行收集和檢索的基礎(chǔ)。在建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)根據(jù)實(shí)際需求可以分為目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)。

1.目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)主要分為以下幾方面的建設(shè)：①檔案檢索；②專題目錄；③全文數(shù)據(jù)庫(kù)。在對(duì)目錄進(jìn)行分類時(shí)要根據(jù)實(shí)際需求來(lái)確定目錄種類，并在建設(shè)時(shí)附屬檢索等多種實(shí)用性功能。為了能更好地對(duì)檔案進(jìn)行有序編目，通過(guò)設(shè)立相關(guān)的檔案工作制度詳細(xì)闡述目錄的分類標(biāo)準(zhǔn)，可以通過(guò)收錄的實(shí)質(zhì)內(nèi)容細(xì)分為文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)類檔案和實(shí)物檔案等，并對(duì)每個(gè)目錄范圍進(jìn)行具體分類。目錄建立完成后還應(yīng)結(jié)合國(guó)家目錄標(biāo)準(zhǔn)對(duì)目錄的字段進(jìn)行詳細(xì)比對(duì)和簡(jiǎn)化，從而方便后續(xù)使用時(shí)能更快速準(zhǔn)確地進(jìn)行檢索。

2.檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)是各單位通過(guò)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)對(duì)每日的工作數(shù)據(jù)進(jìn)行采集等內(nèi)容，這些檔案資源普遍采用紙質(zhì)化辦公。檔案管理信息化建設(shè)，關(guān)鍵在于如何將數(shù)據(jù)從紙質(zhì)化轉(zhuǎn)向電子檔案，在此過(guò)程中則要以紙質(zhì)化為基礎(chǔ)，通過(guò)掃描等方式將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，便于信息的?chǔ)存與管理。但大部分在轉(zhuǎn)換過(guò)程中普遍存在轉(zhuǎn)換不完全的問(wèn)題，主要原因有以下幾個(gè)方面：第一，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，其檔案資源日益增多，因此需要錄入系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)也逐步增加，這就需要花費(fèi)大量的人力物力成本，并且在轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)儲(chǔ)量較大，如果維護(hù)不及時(shí)很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失等情況出現(xiàn)；第二，對(duì)檔案資源的重要性沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)；第三，為了避免不必要的資源浪費(fèi)，就需要檔案的實(shí)際使用者對(duì)需要轉(zhuǎn)化的檔案資源進(jìn)行評(píng)估分類。結(jié)合檔案資源的具體情況，將必不可少的檔案資源信息化。例如，文書(shū)檔案必須進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化。文書(shū)檔案包含了日常的制度和政府的相關(guān)政策合同等重要文件，鑒于其特殊性和重要性，文書(shū)檔案等紙質(zhì)文件必須全部掃描轉(zhuǎn)化成電子信息。

另外，在對(duì)紙質(zhì)化檔案數(shù)據(jù)掃描后要對(duì)其掃描的范圍進(jìn)行審核。例如，在對(duì)圖紙檔案進(jìn)行掃描時(shí)，由于圖紙涉及后續(xù)施工校驗(yàn)等問(wèn)題，所以對(duì)其掃描的清晰度和精確性要求較高。因此，在對(duì)圖紙檔案進(jìn)行掃描時(shí)就要安排專業(yè)的人員對(duì)圖紙檔案掃描后的文件進(jìn)行校驗(yàn)，通過(guò)后再納入檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。

在檔案錄入檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)后要對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，結(jié)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的具體分類將錄入的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到各個(gè)目錄下。在數(shù)據(jù)分類存儲(chǔ)完成后，整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也基本建成，但還需要對(duì)收錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行最后的驗(yàn)收。驗(yàn)收的內(nèi)容主要包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的檢驗(yàn)和檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量等內(nèi)容。通過(guò)建立完善的電子檔案數(shù)據(jù)收錄流程，極大地提高了檔案數(shù)據(jù)的收錄效率。

（二）建立規(guī)范的檔案管理機(jī)制，確保檔案信息化的安全運(yùn)行，必須建立規(guī)范的檔案管理機(jī)制

按照《電子檔案管理辦法》的要求，建立適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理體系：一是完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完善電子檔案工作的環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是保障電子檔案安全、完整的基礎(chǔ)，同時(shí)也是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等是衡量工作效率的一種手段[3]。如果檔案管理不符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立自己的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案信息網(wǎng)絡(luò)資源共享難以順利實(shí)現(xiàn)。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在信息化時(shí)代，為實(shí)現(xiàn)與檔案管理工作的同步發(fā)展，必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，更好地將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中。加強(qiáng)檔案管理辦公室計(jì)算機(jī)系統(tǒng)培訓(xùn)與實(shí)踐，讓檔案管理人員能有效地體驗(yàn)到信息化技術(shù)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)檔案管理的主要缺點(diǎn)是手工操作、管理效率低、查閱速度慢、檔案存儲(chǔ)空間有限。掌握了信息化技術(shù)，能夠讓檔案的登記與管理更加便捷，有效提高工作效率。

檔案管理工作人員作為檔案管理流程的核心，無(wú)論是在檔案管理信息化的過(guò)程中還是信息化的檔案管理系統(tǒng)使用中都起著重要作用。檔案管理的信息化是順應(yīng)時(shí)代需求的必然發(fā)展趨勢(shì)，是進(jìn)步的體現(xiàn)。只有通過(guò)改革，不斷加強(qiáng)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，才能在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中占據(jù)一席之地。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也要緊隨時(shí)代步伐，運(yùn)用最新的技術(shù)，并在工作中不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能為提供更好的基礎(chǔ)保障和信息資源。而檔案管理的創(chuàng)新往往需要不斷總結(jié)和實(shí)踐，因此就需要檔案管理工作人員不斷地通過(guò)學(xué)習(xí)更先進(jìn)的檔案管理工作模式，并通過(guò)實(shí)踐不斷完善，這樣不僅可以改善原有的重復(fù)性工作模式，員工還能在學(xué)習(xí)過(guò)程中不斷地接觸新技術(shù)、新方法激發(fā)工作興趣，充分利用互聯(lián)網(wǎng)提供的便利條件接觸新知識(shí)，從而為檔案管理工作的創(chuàng)新貢獻(xiàn)自己的力量。

在提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)方面，可以通過(guò)以下幾種方式：第一，要積極組織檔案管理工作人員參與相關(guān)培訓(xùn)，保證每一個(gè)檔案管理工作人員都能有過(guò)硬的專業(yè)知識(shí)，通過(guò)培訓(xùn)促使原專職檔案管理人員發(fā)展成全方位人才，使其參與到各種檔案相關(guān)的管理工作中。還可以通過(guò)與具有更高信息化水平和技術(shù)的公司合作，組織人員進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，組織相關(guān)的講座，為參觀人員分享經(jīng)驗(yàn)并提供參考，通過(guò)學(xué)習(xí)更先進(jìn)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為自身檔案管理工作提供幫助；第二，由于檔案管理方面專業(yè)人員相對(duì)較少，而且現(xiàn)有員工年齡也在不斷增加，很容易出現(xiàn)人才短缺。就需要做好檔案管理人才的儲(chǔ)備。在進(jìn)行檔案管理人才招聘時(shí)，要著重考慮有計(jì)算機(jī)和檔案管理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的人才，并對(duì)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行知識(shí)考察。這樣不僅可以讓新員工更容易接受檔案管理信息化的改革，而且還能為檔案管理信息化提供新鮮活力，提供更具創(chuàng)新性的意見(jiàn)；第三，要為檔案管理工作人員提供信息技術(shù)、管理學(xué)等深造的機(jī)會(huì)，積極鼓勵(lì)員工參與學(xué)習(xí)，并對(duì)那些為企業(yè)帶來(lái)管理效益的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，例如：休假福利、資金獎(jiǎng)勵(lì)等，這樣不僅能增加員工的工作熱情，還能激發(fā)他們參與檔案管理事業(yè)建設(shè)的投入力度。

將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。為有效推進(jìn)這一工作，企事業(yè)單位必須增強(qiáng)檔案管理觀念、加大信息化管理設(shè)備的投入、建立健全規(guī)范化檔案管理機(jī)制、培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，通過(guò)采取這些措施，能提高單位檔案管理的工作效率，更好地促進(jìn)企事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展超越。