制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設計與運行問題研究
——以A企業(yè)為例

喬利曉

（安徽文香科技有限公司，北京 100176）

采購內(nèi)部控制流程設計是否合理、運行是否有效是企業(yè)供應鏈采購環(huán)節(jié)的核心樞紐。企業(yè)擁有合理且有效的采購內(nèi)部控制制度，相當于具備強大的造血功能。它既能保證企業(yè)生產(chǎn)運營正常運轉(zhuǎn)、井然有序，又能驗證采購業(yè)務的真實性，讓欺詐、舞弊、監(jiān)守自盜等行為無處可藏，同時還可以為企業(yè)降低經(jīng)營成本提供最直接、有效的路徑。采購業(yè)務是制造企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品并控制產(chǎn)品成本的重要環(huán)節(jié)，采購環(huán)節(jié)原材料成本的可控性決定著企業(yè)在市場競爭中能否占有優(yōu)勢地位。由此可見， 探討采購內(nèi)部控制流程設計是否合理、運行是否有效顯得尤為重要。

一、 制造企業(yè)采購內(nèi)控的理論簡述

（一）內(nèi)部控制的相關(guān)概念

所謂內(nèi)部控制，是指企業(yè)為了實現(xiàn)其經(jīng)營目標，保護資產(chǎn)的安全完整，保障會計信息資料的準確可靠，確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營活動的經(jīng)濟性、效率性和效果性而在企業(yè)內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。內(nèi)部控制的目標是：合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)；合理保證企業(yè)資產(chǎn)安全；合理保證企業(yè)財務報告及相關(guān)信息真實完整；提高經(jīng)營效率和效果；促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略；內(nèi)部控制包括五大要素：即內(nèi)部環(huán)境（包括員工自身的品質(zhì)、道德價值觀和工作能力，管理者的經(jīng)營理念和經(jīng)營風格，管理者確立權(quán)威性和責任、組織和開發(fā)員工的方法等）、風險評估（對相關(guān)的風險所進行的辨別與分析）、控制活動（為了確保實現(xiàn)管理者的目標而采取的政策和程序，包括審批、授權(quán)、驗證、確認等）信息與溝通（為了保證員工履行職責而必須識別、獲取的信息及其溝通）、監(jiān)控（對內(nèi)部控制實施質(zhì)量的評價，主要包括經(jīng)營過程中的持續(xù)監(jiān)控，即日常管理和監(jiān)督、員工履行職責的行動等，也包括個別評價，或者是兩者的結(jié)合）。

（二）制造企業(yè)采購內(nèi)控的重要性

內(nèi)部控制的五大要素之一即控制活動，是企業(yè)實施內(nèi)控制度的核心活動，而控制活動中的采購內(nèi)控，作為制造企業(yè)開展業(yè)務活動的起始業(yè)務，對制造企業(yè)供應鏈活動有著至關(guān)重要的作用，有效的采購內(nèi)部控制措施，可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供了有力的質(zhì)量保證，增強制造企業(yè)的產(chǎn)品競爭力和影響力，有力的鞏固企業(yè)的市場地位，間接地提高了企業(yè)的銷售業(yè)績的同時，增加了制造企業(yè)的營業(yè)利潤，因此采購內(nèi)控的流程設計是否合理、運行是否有效對企業(yè)至關(guān)重要，有效的內(nèi)控為財務會計信息的真實性、完整性提供了良好的環(huán)境基礎，在營業(yè)利潤增加的同時也為制造企業(yè)的長遠發(fā)展奠定了堅實的基礎。

二、 制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設計與運行中存在的問題

（一）物資請購存在不合理情況

物資請購環(huán)節(jié)是采購部門發(fā)生采購的依據(jù)，前端是需求部門或是庫房部門根據(jù)自身需求或市場需求填寫請購單，經(jīng)過部門主管的審批后，最終將請購單移交給采購部門進行采購，期間尤其是庫房根據(jù)市場需求和自身的庫存情況，申請采購的大量物資，如果對市場情況把握不精準、預算采購不合理，勢必會給企業(yè)造成資金上的浪費，進而影響企業(yè)的資金鏈，而資金相比于人類生存的血液，一旦出現(xiàn)問題，將給企業(yè)帶來非常大的資金風險。

（二）供應商管理不嚴格

一般企業(yè)在供應商準入方面管理比較松散，沒有確切合理的供應商準入制度，而且選擇合適的供應商也并不是簡單的事情，如果沒有合理的供應商準入制度這就比較容易導致人為主觀地確定供應商并發(fā)生采購行為。由于沒有對供應商進行相應的調(diào)查工作，比如供應商的產(chǎn)品質(zhì)量如何、信用等級如何、綜合實力的強弱、售后服務是否全面、資金是否充盈，而且對于重要原材料的供應商沒有實地考察并準確評估，這直接關(guān)系到采購的原材料的質(zhì)量好壞和是否給企業(yè)帶來稅務風險和資金風險，如預付款無法收回或供應商無法開出發(fā)票，增加企業(yè)的資金成本支出和稅務成本的風險。

（三）采購人員職責劃分不清

一般小型的制造企業(yè)，往往比較注重能為企業(yè)帶來直接經(jīng)濟利益的銷售和生產(chǎn)，而對職能類的部門不夠重視，有時會為了減少人員成本的支出，往往會精簡職能部門的費用支出，因此人員設置方面也不會充盈，會有一人負責多重崗位的現(xiàn)象，且負責的采購項目比較繁雜，一旦出現(xiàn)難以解決的問題時，一時難以找到直接的負責人，相當大的影響了采購工作的效率，當采購人員的工作進度趕不上產(chǎn)品生產(chǎn)進度時，嚴重影響了采購的時效性，進而影響生產(chǎn)進度。同時，采購人員的職責沒有按照采購類型劃分，采購內(nèi)部人員職責相互有交叉，也影響著進一步培養(yǎng)采購管理型人才，企業(yè)的全面發(fā)展除了需要高級領導人的帶領，還需要企業(yè)內(nèi)部高素質(zhì)人才的支持與跟隨。

（四）采購合同簽訂存在風險

簽訂采購合同時也有一定的風險需要注意，采購合同內(nèi)的產(chǎn)品名稱、數(shù)量要與庫房部門溝通清楚，否則可能會影響庫房的入庫管理，進而增加管理成本；采購價格的定價機制如果不合理，不了解采購物資的特性，造成采購成本的忽高忽低；對于產(chǎn)品參數(shù)和質(zhì)量的要求，合同里充分要體現(xiàn)出來，否則可能會采購到不符合企業(yè)要求的產(chǎn)品；采購物資的售后服務也同等重要，一旦發(fā)生質(zhì)量問題，企業(yè)可根據(jù)合同的要求進行售后或是退貨處理，進而節(jié)省企業(yè)的采購成本；最后合同簽訂要經(jīng)公司法務和財務的審查，避免有合同漏洞的出現(xiàn)，造成公司的采購損失。

（五）采購付款審批不嚴謹

采購業(yè)務付款審批流程形同虛設或設置不嚴謹，沒有形成相互監(jiān)督、相互制約的內(nèi)控制度，采購內(nèi)控的設置就沒有達到預期目的，采購部門將采購付款單遞交財務人員時，財務人員根據(jù)采購合同、發(fā)票、入庫單情況審核付款，此時財務人員的審批層級如果低于負責采購的高級領導時，財務審核環(huán)節(jié)審核的合同內(nèi)容條款、發(fā)票、入庫物資情況就無法做到獨立性，進而在財務與供應商核對往來賬款明細和余額時發(fā)現(xiàn)錯誤無法及時糾正，起不到財務監(jiān)督的作用，間接造成了公司資金上的損失。

（六）采購業(yè)務舞弊問題

采購部門中的采購人員大都屬于公司老板的關(guān)系戶，沒有經(jīng)過專業(yè)的采購培訓，整體素質(zhì)也都參差不齊，同時也自主決定對供應商的選擇，也容易與供應商之間達成某種協(xié)議，進而損失公司的利益，直接影響著公司產(chǎn)品成本的高低，增加公司的采購舞弊風險。

（七）產(chǎn)品驗收程序不合理

一般制造企業(yè)的驗收環(huán)節(jié)包括兩部分，即采購產(chǎn)品驗收入庫和生產(chǎn)產(chǎn)品驗收入庫，庫房人員根據(jù)采購訂單對到貨的產(chǎn)品進行驗收入庫，此時要嚴格核查采購訂單上的產(chǎn)品名稱、數(shù)量、型號和規(guī)格，如果因為驗收標準和驗收程序不合理，對已驗收入庫但實際不合格的產(chǎn)品，由于銷售不出去或退貨退回庫房，這些不合格產(chǎn)品容易對庫房造成庫存積壓、時間一長進而發(fā)生霉爛變質(zhì)的產(chǎn)品貶值風險。生產(chǎn)的產(chǎn)品入庫環(huán)節(jié)沒有驗收或驗收不合理，一旦有不合格產(chǎn)品銷售出去，影響了客戶的體驗效果或造成不良后果，也會給企業(yè)帶來客戶投訴及法律訴訟的風險。

三、制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設計與運行問題的改善策略

（一）完善采購業(yè)務請購環(huán)節(jié)的內(nèi)控制度

完善企業(yè)發(fā)生物資采購前的內(nèi)控制度，能有效從根源上解決資源上的浪費，即要有合理的、全面的采購計劃，采購計劃審批后，采購部門再根據(jù)采購計劃的內(nèi)容開展采購活動。采購計劃的制定，需要多部門配合才能完成，比如庫房部門及時有效的提供庫存余量、生產(chǎn)部門及時告知量化的生產(chǎn)能力、銷售部門根據(jù)市場銷售前景和目前的銷售情況合理預計銷售數(shù)量，建立一個單獨的計劃采購部，將多個部門提供的信息準確無誤的匯總一起制定采購計劃，確定采購計劃后，再由銷售部、庫房部、生產(chǎn)部審批確認后移交給采購部進行物資采購，這樣的物資采購避免了因采購計劃不合理導致庫存積壓、霉爛變質(zhì)而造成企業(yè)經(jīng)濟上的損失。

（二）完善供應商管理制度

建立完善的供應商準入制度。首先，應該制定一些規(guī)則來選擇合格的供應商，在選擇時，建立與企業(yè)長期戰(zhàn)略制度相匹配的供應商準入制度，比如供應商的生產(chǎn)資質(zhì)是否齊全、產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)品價格是否匹配、供貨周期是否及時準確、行業(yè)內(nèi)口碑及商業(yè)信譽是否良好、售后服務制度是否完善；其次，為合格的供應商建立一個長期的動態(tài)的供應商名錄，即對供應商做好日常的考核記錄，一般對于供應商的考核可以定期考核一次，比如每三個月對供應商的商業(yè)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨周期、售后服務進行打分制，對于排名最后的供應商名次第一次可以標記星號標志，以警示此供應商處于警告狀態(tài)，第二次考核時還是星號標志時，那就對這類供應商及時從名錄里清除，以免發(fā)生處理不及時造成公司的經(jīng)濟損失；最后，企業(yè)發(fā)生采購行為時按照采購制度的規(guī)定在這個動態(tài)的供應商名錄里進行招投標或選擇合適的供應商進行采購，對供應商優(yōu)中選優(yōu)，這樣，對制造企業(yè)采購的原材料有了質(zhì)量上的保證，為企業(yè)后面的生產(chǎn)活動提供了有力的質(zhì)量基礎。

（三） 完善人員職責劃分，防范舞弊風險

對于多條產(chǎn)品線的制造企業(yè)而言，采購部門擔負起整個的物資采購類型就比較繁雜，采購人員如果有清晰的職責劃分，即使采購類型繁多，也會亂中有序地進行。此時可以按照企業(yè)產(chǎn)品線和采購類型來劃分采購內(nèi)部人員的崗位職責，成品采購和原材料采購分開設置人員負責，有助于培養(yǎng)專業(yè)人才，這樣就實現(xiàn)了專人專崗，人與人之間也不會有交叉的工作，然后再在采購部門內(nèi)部定期實行輪崗制，防范采購舞弊的發(fā)生。

（四）加強采購合同的審查管理

建立采購合同定期審計制度，既要對簽訂采購合同的目的進行審計也要對合同條款定價原則進行審計。簽訂采購合同的目的即是否有完善的采購計劃及對應的審批流程，杜絕采購計劃和審批流程形同虛設，杜絕沒有計劃的采購行為，以免發(fā)生采購舞弊的風險；合同條款是否會給企業(yè)帶來風險，比如合同雙方權(quán)利與義務是否對等，審查合同是否執(zhí)行完畢，執(zhí)行的程度，以免發(fā)生在支付預付款后長期收不到供應商貨物和發(fā)票，造成企業(yè)的經(jīng)濟損失和增加企業(yè)的管理成本；合同價格定價是否是優(yōu)中選優(yōu)的價格，即使是中標的供應商，也要將中標的全過程納入審計程序中審查，避免采購人員與供應商發(fā)生舞弊風險。

（五）合理設置采購業(yè)務付款審批流程

建立完善的采購業(yè)務付款審批制度，采購付款前提是有審批后的采購合同，根據(jù)采購合同支付款項，然后再區(qū)分出是預付款合同還是貨到付款合同，付款方式不同，付款審批時附帶的附件單據(jù)不同。如：預付款合同，采購填寫付款單時需要附上采購合同，經(jīng)采購內(nèi)部審批后，轉(zhuǎn)交庫房審批，目的是讓庫房登記即將簽訂的采購物資，關(guān)注后期到貨情況，然后再轉(zhuǎn)交財務部審核，目的是財務根據(jù)采購合同審查預付款是否合理，并準確記賬并后續(xù)定期跟供應商對賬，經(jīng)采購部、庫房部、財務部審核后，預付款方可支出，并且?guī)旆亢拓攧斩ㄆ谝瞬椴少徍贤瑘?zhí)行情況；貨到付款方式，采購人員需要在填寫付款單時附上采購合同、到貨單、入庫單和對應的準確無誤的發(fā)票，經(jīng)采購部內(nèi)部審批后，再經(jīng)庫房部、財務部審核后，方可支付款項。采購付款審批流程不是一成不變的，需要根據(jù)企業(yè)自身的環(huán)境變化，隨時調(diào)整付款審批流程，使之符合企業(yè)的現(xiàn)行發(fā)展需要。

（六）完善采購業(yè)務監(jiān)督制度，避免發(fā)生舞弊行為

完善采購業(yè)務內(nèi)部控制監(jiān)督制度，管理人員要對采購業(yè)務時刻保持風險防控的狀態(tài)，避免發(fā)生采購業(yè)務舞弊行為。設立不相容崗位相分離制度，比如，申請人員與審批人員相分離，采購計劃的制作者要與審批崗位分離，供應商的選擇與確定審批要分離，合同的簽訂與合同審批崗位要分離，付款申請與付款審核崗位要分離，記錄供應商明細賬臺賬人員要與定期與供應商對賬人員相分離，有選擇的情況下，可以對采購部門內(nèi)人員實行輪崗制度，避免采購人員長時間的在相同崗位。

（七）完善物資驗收環(huán)節(jié)流程

建立完善的物資驗收環(huán)節(jié)流程，有助于企業(yè)對庫存產(chǎn)品的高質(zhì)量管理，避免多次發(fā)生供應商售后環(huán)節(jié)服務，增加企業(yè)的管理成本和倉儲壓力。首先，采購物資到達企業(yè)時，采購人員通知質(zhì)檢部對到貨情況進行質(zhì)量檢驗，對于合格的采購物資方可進行下一步的入庫流程，對于不合格的采購物資，及時退還供應商，避免發(fā)生相互扯皮風險，增加企業(yè)的管理成本。

四、結(jié)束語

隨著我國社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，制造企業(yè)間的行業(yè)競爭越來越激烈，然而制造企業(yè)的產(chǎn)品毛利一年不如一年，對產(chǎn)品成本的控制顯得尤為重要，加強對采購業(yè)務管理與控制，進而控制采購成本，直接關(guān)系著企業(yè)對產(chǎn)品來源價格的控制，堅決杜絕采購舞弊的發(fā)生，避免因舞弊而拉升了產(chǎn)品成本，影響了企業(yè)產(chǎn)品毛利，降低企業(yè)在市場的競爭力。因此，采購業(yè)務的內(nèi)控合理設計并有效運行，是制造企業(yè)進行產(chǎn)品成本管控的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品提升綜合競爭力的有力保證，因此，要對采購業(yè)務全過程進行控制，并對采購后進行持續(xù)監(jiān)督政策，保障企業(yè)的良性、健康、可持續(xù)的發(fā)展。