如何加強(qiáng)紙媒廣告業(yè)“應(yīng)收賬款”的管理

羅丹

（湖北日?qǐng)?bào)傳媒集團(tuán)，湖北 武漢 430000）

一、紙媒廣告業(yè)“應(yīng)收賬款”現(xiàn)狀及產(chǎn)生原因

紙媒廣告業(yè)是傳統(tǒng)的傳媒廣告業(yè)，主要載體報(bào)紙、雜志以及其他紙上廣告的投放，廣告收入是大部分紙媒廣告企業(yè)的只要收入來(lái)源。紙媒廣告業(yè)在傳媒市場(chǎng)的活躍的同時(shí)，企業(yè)廣告費(fèi)的“應(yīng)收賬款”的數(shù)字居高不下，成為各家紙媒廣告企業(yè)的“心病”。主要原因有。

（一）傳媒行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈，企業(yè)不得不松動(dòng)付款政策以挽留客戶

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，新興媒體的開(kāi)發(fā)，傳媒行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈。曾經(jīng)占據(jù)傳媒行業(yè)龍頭地位的紙媒行業(yè)生存環(huán)境越來(lái)越惡劣，受到電視媒體、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等的夾擊，市場(chǎng)份額早已不如從前，甚至已經(jīng)淪為弱勢(shì)媒體。在有限的廣告客戶中，紙媒企業(yè)不得不放下姿態(tài)搶攬廣告，在降低價(jià)格的同時(shí)改變付款政策，甚至同意刊后付款，在企業(yè)賬目中造成大量“應(yīng)收賬款”。

（二）紙媒企業(yè)內(nèi)部管理力度弱

紙媒廣告的業(yè)務(wù)量與日俱增，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)滿足不了業(yè)務(wù)流程復(fù)雜度的提高和信息的爆炸式增長(zhǎng)，難以真正適應(yīng)傳媒行業(yè)發(fā)展的需要。紙媒行業(yè)對(duì)廣告從預(yù)定到刊登的整個(gè)流程缺少實(shí)時(shí)有效的監(jiān)控，業(yè)務(wù)操作與后期財(cái)務(wù)核算發(fā)生脫節(jié)，廣告收入及“應(yīng)收賬款”的確認(rèn)難以準(zhǔn)確記錄，在與客戶對(duì)賬過(guò)程中存在提供全面準(zhǔn)確催款信息的難度，“應(yīng)收賬款”難以收回。在業(yè)務(wù)考核指標(biāo)的驅(qū)動(dòng)下，業(yè)務(wù)人員只關(guān)心如何承攬廣告，不考慮客戶的經(jīng)營(yíng)情況，對(duì)后期的催欠工作不重視，甚至把這當(dāng)作財(cái)務(wù)的責(zé)任，也是導(dǎo)致“應(yīng)收賬款”居高不下的一個(gè)重要原因。

二、紙媒廣告業(yè)轉(zhuǎn)制后“應(yīng)收賬款”的確認(rèn)

要實(shí)現(xiàn)“應(yīng)收賬款”科學(xué)的管理，首先面臨的難題是如何確認(rèn)“應(yīng)收賬款”。常用的方法是分賬齡建立應(yīng)收賬款專用臺(tái)賬，全面了解應(yīng)收賬款現(xiàn)狀。制作專用的“應(yīng)收賬款”臺(tái)賬，及時(shí)統(tǒng)計(jì)客戶欠款的總額及明細(xì)，同時(shí)可根據(jù)欠款日期長(zhǎng)短提取壞賬準(zhǔn)備。

當(dāng)前，采用“收付實(shí)現(xiàn)制”的會(huì)計(jì)核算制度時(shí)，“應(yīng)收賬款”就是簡(jiǎn)單的開(kāi)票未回款的數(shù)據(jù)。在專制后采用“權(quán)責(zé)發(fā)生制”的會(huì)計(jì)核算制度，“應(yīng)收賬款”的確認(rèn)就不是簡(jiǎn)單的開(kāi)票未回款的數(shù)據(jù)了，紙媒廣告業(yè)的“應(yīng)收賬款”如何確認(rèn)呢？權(quán)責(zé)發(fā)生制原則要求紙媒廣告業(yè)改變之前的應(yīng)收賬款確認(rèn)方式，從單一的根據(jù)開(kāi)票未回款數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)閺V告刊登、收款、銷賬等一系列復(fù)雜的流程。

首先是轉(zhuǎn)變意識(shí)，提高對(duì)“應(yīng)收賬款”的重視程度。事業(yè)單位轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)后，“應(yīng)收賬款”可作為非衍生的金融資產(chǎn)在銀行抵押貸款，為企業(yè)獲得現(xiàn)金流。而在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，現(xiàn)金即血液在人體中的作用，負(fù)責(zé)輸送營(yíng)養(yǎng)至各個(gè)地方，是企業(yè)生存的基本要求。

其次，是分步在廣告收款系統(tǒng)中確認(rèn)廣告收入，準(zhǔn)確確認(rèn)“應(yīng)收賬款”。

（一）收款開(kāi)票

開(kāi)具發(fā)票這個(gè)環(huán)節(jié)主要有借票及正常的回款開(kāi)票兩種情況。以借票確認(rèn)“應(yīng)收賬款”則與權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則相悖，因此在實(shí)際賬務(wù)處理中，“預(yù)收-待實(shí)現(xiàn)銷售”和“應(yīng)收賬款”這兩個(gè)科目被用于核算該部分金額。

（二）廣告核查

廣告經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否完成主要取決于廣告核查，核查專員負(fù)責(zé)核簽訂的合同細(xì)節(jié)是否真實(shí)。一般來(lái)說(shuō)，只有核查通過(guò)了，收入才會(huì)得到確認(rèn)。但是在當(dāng)下條件中，廣告的收入確認(rèn)并不依賴于核查環(huán)節(jié)，兩個(gè)關(guān)系并不大。

（三）賬務(wù)銷賬

在廣告回款之后，業(yè)務(wù)人員根據(jù)回款金額對(duì)應(yīng)的已發(fā)稿廣告進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)銷賬，這是收入確認(rèn)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，因此必須在發(fā)票已經(jīng)開(kāi)具、核查已經(jīng)通過(guò)、款項(xiàng)已經(jīng)收回的前提下。在權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則下，必須根據(jù)發(fā)稿實(shí)際情況，并加強(qiáng)核查的質(zhì)量和效率，同時(shí)還關(guān)系到收款工作人員，要求及時(shí)提供準(zhǔn)確的上板數(shù)據(jù)。銷賬人員按照核查專員提供的版面數(shù)據(jù)及時(shí)銷賬，如實(shí)反映應(yīng)收賬款的動(dòng)態(tài)信息。

從廣告收入確認(rèn)的過(guò)程來(lái)看，收付實(shí)現(xiàn)制轉(zhuǎn)為權(quán)責(zé)發(fā)生制后，“應(yīng)收賬款”的確認(rèn)容易出現(xiàn)以下兩種情況：一是廣告刊登后款項(xiàng)沒(méi)有收回來(lái)；二是廣告尚未刊登，發(fā)票已經(jīng)開(kāi)具，但款項(xiàng)未收回。具體分析如下。

[例1-1]2015年12月12日，某傳媒公司A和B公司簽訂合同，約定在A公司旗下某報(bào)紙上刊登B公司的廣告，期限為1年，付款方式約定為刊后付款。2016年7月份，B公司在A公司報(bào)紙上刊登了一系列的促銷廣告，價(jià)值為30萬(wàn)元。7月31日，A公司開(kāi)具了發(fā)票給B公司，但是B公司尚未支付廣告款，當(dāng)日A公司應(yīng)該做如下處理。

借：應(yīng)收賬款300000

貸：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入300000

[例1-2]如果7月份廣告沒(méi)有刊登，但是A公司同樣開(kāi)具了30萬(wàn)的發(fā)票給B公司，廣告款沒(méi)有收到，當(dāng)日A公司應(yīng)做如下處理。

借：應(yīng)收賬款300000

貸：待實(shí)現(xiàn)銷售282000

貸：應(yīng)交稅費(fèi)——銷項(xiàng)稅18000

由上述案例可以看出例1-2這種情況實(shí)際上不算是“應(yīng)收賬款”，但是在實(shí)際操作中，為了滿足客戶和稅務(wù)需要，賬務(wù)處理中只能對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已完成卻未收到錢款記入“應(yīng)收賬款”這個(gè)科目。所以我們核算的“應(yīng)收賬款”科目并未如實(shí)反映實(shí)際欠款狀況。那怎樣才能如實(shí)反映呢？

第一，在于開(kāi)票環(huán)節(jié)，需要嚴(yán)格審核，重點(diǎn)在于沒(méi)有回款就要開(kāi)具發(fā)票的借票，不管開(kāi)具的是專用發(fā)票還是普通發(fā)票，都要求業(yè)務(wù)員提供發(fā)布廣告的合同，只有約定好在本月發(fā)布的廣告才可以開(kāi)發(fā)票，如果時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，甚至是全年合同，開(kāi)票時(shí)還需提供本月發(fā)稿單，避免出現(xiàn)非本月刊登的廣告卻開(kāi)具發(fā)票并繳納稅款的情況。

第二，于所有環(huán)節(jié)都要定時(shí)定量，嚴(yán)格執(zhí)行考核制度。廣告業(yè)務(wù)員、核查專員、銷賬專員在內(nèi)的所有工作人員都應(yīng)該明確工作任務(wù)的目標(biāo)量和進(jìn)度，并將實(shí)際完成度體現(xiàn)在考核制度中。因?yàn)椤皯?yīng)收賬款”與實(shí)際發(fā)生不相符很大一部分原因在于工作人員的進(jìn)工作疏忽，其中就有情況是廣告刊登出去后，發(fā)票卻開(kāi)具了，且款項(xiàng)已經(jīng)打回，業(yè)務(wù)人員卻未在當(dāng)月銷賬。例如。

[例1-3]7月份廣告已刊登，A公司也已開(kāi)具30萬(wàn)元的發(fā)票并收到廣告費(fèi)，但由于業(yè)務(wù)人員工作疏忽，當(dāng)月沒(méi)有銷賬，那A公司將進(jìn)行如下處理。

借：銀行存款300000

貸：預(yù)收賬款300000

以上處理使“應(yīng)收賬款”和“預(yù)收賬款”同步虛增。當(dāng)天發(fā)稿出去的廣告，核查專員應(yīng)核實(shí)第二日的刊物，根據(jù)發(fā)稿情況進(jìn)行廣告核查工作；業(yè)務(wù)人員應(yīng)積極向?qū)Ψ酱叽龠€款，并對(duì)成功收回的款項(xiàng)及時(shí)銷賬，當(dāng)月刊登并在當(dāng)月回款的款項(xiàng)應(yīng)該在當(dāng)月及時(shí)銷賬；平賬人員應(yīng)按照銷賬單和回款單及時(shí)在廣告收款系統(tǒng)中處理平賬，當(dāng)月刊登并在當(dāng)月回款的款項(xiàng)應(yīng)該在當(dāng)月及時(shí)平賬。只要其中一環(huán)沒(méi)有保時(shí)保量地完成，“應(yīng)收賬款”是數(shù)據(jù)的真實(shí)性都會(huì)受到影響，都須在本月工資中給予扣款處理。

第三，核對(duì)環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)在每個(gè)月底在廣告收款系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)欠款的金額和具體明細(xì)，并與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中“應(yīng)收賬款”的科目仔細(xì)核對(duì)，如果存在差異，要專門登記并給出可行的解決辦法。對(duì)于當(dāng)月收回之前月份欠款金額，及時(shí)在臺(tái)賬中銷賬處理，并核對(duì)其余財(cái)務(wù)金額算系統(tǒng)數(shù)據(jù)異同。一致后列出“賬齡分析表”。

從賬齡分析表中我們可以準(zhǔn)確得知“應(yīng)收賬款”的變化趨勢(shì)。在實(shí)際操作中，紙媒廣告業(yè)一般設(shè)定的信用期限為90天，但是逾期未還的賬款金額往往比較大，客戶經(jīng)常欠款，此時(shí)單一賬齡分析表也無(wú)法反映具體明細(xì)。因此除了賬齡分析表，紙媒廣告公司還需采取ABC分析法把欠款的客戶分不同類別，我們可以看出先按全部客戶逾期欠款金額大小進(jìn)行分類，并計(jì)算出其在“應(yīng)收賬款”中所占的比重。

三、紙媒廣告業(yè)專制后“應(yīng)收賬款”的管理

在上文中，通過(guò)ABC分析法以及賬齡分析表等財(cái)務(wù)管理的方法和工具，我們已經(jīng)可以將其分類并分別計(jì)算比重，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)已經(jīng)基本完整且有效。接下來(lái)的問(wèn)題便是“應(yīng)收賬款”如何管理，如何催收企業(yè)欠款，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

（一）研究開(kāi)發(fā)真正適合紙媒廣告業(yè)的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)

在新的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中根據(jù)客戶欠款逾期期限直接采用ABC分類法將客戶進(jìn)行分類，系統(tǒng)自動(dòng)生成包含欠款時(shí)間、金額等要素的欠款客戶信息表。直連廣告收款系統(tǒng)，將“待實(shí)現(xiàn)銷售”從“應(yīng)收賬款”中分出來(lái)，使兩者數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，更能反映實(shí)際情況。

（二）制定欠款考核制度，將業(yè)務(wù)員工資與催欠工作緊密結(jié)合

對(duì)廣告業(yè)務(wù)部門制定考核制度，落實(shí)崗位責(zé)任到個(gè)人。廣告業(yè)務(wù)員不僅負(fù)責(zé)市場(chǎng)開(kāi)拓，業(yè)務(wù)量的拓展，同時(shí)還要對(duì)簽約的客戶負(fù)責(zé)到底，對(duì)欠款的督促收款同樣有直接的責(zé)任。制定客戶欠款處罰辦法，對(duì)于負(fù)責(zé)的客戶欠款預(yù)期時(shí)間超過(guò)90天的，業(yè)務(wù)員及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、甚至整個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)都需要被追責(zé)被罰款，真正將收款責(zé)任與業(yè)務(wù)員以及業(yè)務(wù)部門的工作緊密結(jié)合。雖然欠款考核制度十分重要，但是實(shí)際執(zhí)行并不理想，廣告欠款還是越積越多，時(shí)間久的摧回工作更是成為難題。因此在具體執(zhí)行中，要注意如下細(xì)節(jié)。

1．事前考察。在簽訂合約前，業(yè)務(wù)員接觸客戶時(shí)應(yīng)主動(dòng)了解其基本情況。對(duì)于一些資金雄厚，有信譽(yù)且保持長(zhǎng)期合作的大客戶，公司可放寬要求，接受刊后付款；而一些廣告金額較少、短期或者一次性的客戶，應(yīng)堅(jiān)持刊前付款的原則。在欠款考核制度中，將該項(xiàng)列入考核指標(biāo)，如果因業(yè)務(wù)員的判斷失誤給公司帶來(lái)?yè)p失，公司也應(yīng)對(duì)其予以扣款。

2．事中跟進(jìn)。廣告合同簽訂以后，業(yè)務(wù)員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)廣告內(nèi)容的合法性等審核，仔細(xì)核對(duì)刊登日期、規(guī)格、版面以及顏色，在刊登日前一天，主動(dòng)聯(lián)系客戶再次確認(rèn)信息無(wú)誤后上板、刊登?？呛?，業(yè)務(wù)員應(yīng)當(dāng)保留報(bào)樣，方便將來(lái)查閱。在欠款考核制度中，業(yè)務(wù)員是否準(zhǔn)確把握廣告信息、是否影響刊登后果等均列入考核指標(biāo)。

3．事后催款。主要針對(duì)刊后付款的客戶，業(yè)務(wù)員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與其的聯(lián)系，用合理、合法的方式向其催促欠款。在催欠過(guò)程中要注意保持與客戶之間的關(guān)系，尋機(jī)發(fā)展為公司的長(zhǎng)期客戶。但是如果由于業(yè)務(wù)員工作的懈怠或者工作失誤等，導(dǎo)致欠款長(zhǎng)期無(wú)法回收，甚至造成死賬壞賬，造成不良的影響。在欠款考核制度中，明確相應(yīng)的處罰力度。督促業(yè)務(wù)員在每個(gè)月的月底及時(shí)與財(cái)務(wù)部門聯(lián)系，核對(duì)自身負(fù)責(zé)客戶的欠款金額。

（三）根據(jù)客戶類別的不同，采用不同的收款手段

對(duì)于A類客戶，欠款日期較久，紙媒廣告公司可以派出專人催收，或者向其發(fā)送措辭較嚴(yán)厲的催款信件，或者委托一些代理收欠款機(jī)構(gòu)處理，金額較大的還可以通過(guò)法律途徑解決問(wèn)題；對(duì)于B類客戶，對(duì)發(fā)催收的信件，或者多打幾個(gè)催收電話；對(duì)于C類客戶，僅需發(fā)出信函通知其及時(shí)付款。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，紙媒廣告業(yè)應(yīng)通過(guò)以上方式加強(qiáng)自身“應(yīng)收賬款”的管理，了解自身財(cái)務(wù)情況，及時(shí)整合廣告收入，切實(shí)降低“應(yīng)收賬款”數(shù)額，優(yōu)化自身資金管理，滿足現(xiàn)代傳媒廣告業(yè)的發(fā)展需求。