ERP信息化在裝飾施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

王茹

（深圳市金鳳凰裝飾工程有限公司，廣東 深圳 518000）

ERP的應(yīng)用轉(zhuǎn)變了管理模式和理念，對(duì)于裝飾施工企業(yè)規(guī)范管理流程和提升管理水平的作用有目共睹，為此財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員迫切需要適應(yīng)環(huán)境的變化，及時(shí)把ERP具體應(yīng)用到財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)處理整個(gè)過程。本文打算從ERP信息化方面著手，重點(diǎn)對(duì)在裝飾施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的具體應(yīng)用進(jìn)行探討，主要以當(dāng)前裝飾施工企業(yè)的現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，特別是由ERP帶來的信息產(chǎn)業(yè)的變革，提出如何更加有效地在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中融入有關(guān)數(shù)據(jù)處理方案，從而為企業(yè)管理信息化問題的解決提供了新的思路。在裝飾施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理會(huì)計(jì)領(lǐng)域，由于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)模式的僵化，使得信息化數(shù)據(jù)處理開始與當(dāng)前的管理實(shí)際需要產(chǎn)生脫節(jié)，對(duì)市場(chǎng)靈敏度降低，并且其分析結(jié)果還會(huì)存在誤差，這就對(duì)最終的企業(yè)資本的管理造成了阻礙，因此借助于當(dāng)前由ERP時(shí)代來的信息產(chǎn)業(yè)的革命，并將其應(yīng)用于財(cái)務(wù)領(lǐng)域，以解決傳統(tǒng)模式的弊端是當(dāng)前行業(yè)的亟須解決問題，這也是研究ERP在裝飾施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理中具體應(yīng)用的意義與價(jià)值所在。

一、ERP信息化概述及ERP信息化在裝飾施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的必要性

（一）ERP信息化概述

ERP的理念最早起源于國外，同時(shí)以這一理念為核心產(chǎn)生了許多衍生物。由于ERP的應(yīng)用場(chǎng)景非常多，所以從不同角度和范疇對(duì)其定義的方式也非常多，從總體上來看可以分為兩大類。第一類就是基于計(jì)算機(jī)理論，這種理論對(duì)于ERP的闡述是：以客戶作為服務(wù)對(duì)象，以程序作為搜索工具，通過一定的算法將客戶的需求進(jìn)行分解，最終再把處理結(jié)果通過數(shù)據(jù)的方式呈現(xiàn)給客戶。第二類則是以資源為主導(dǎo)，通過對(duì)于資源多元化的有效調(diào)配，圍繞用戶的實(shí)際需求來開展系統(tǒng)分析。

（二）ERP信息化在裝飾施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的必要性

1.有利于提高日常財(cái)務(wù)管理的運(yùn)作效率

裝飾施工企業(yè)由于項(xiàng)目分散，施工周期短且結(jié)算周期長，地域跨度大等特點(diǎn)，導(dǎo)致內(nèi)部經(jīng)營管理信息傳遞所需的時(shí)間較長，企業(yè)管理者和企業(yè)職能部門不能及時(shí)地了解項(xiàng)目的情況。在裝飾施工企業(yè)運(yùn)用ERP信息化管理系統(tǒng)能夠及時(shí)詳細(xì)記錄每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，整合企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營數(shù)據(jù)，為企業(yè)管理者做出合理調(diào)配資源的決策提供數(shù)據(jù)支持。中標(biāo)后，項(xiàng)目管理人員未進(jìn)場(chǎng)開工之前，預(yù)結(jié)算部會(huì)同項(xiàng)目管理部、物資部、財(cái)務(wù)部等職能部門在溝通協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上做出項(xiàng)目預(yù)算，具體包括預(yù)算成本、預(yù)算費(fèi)用和預(yù)算利潤。

通過ERP信息化系統(tǒng)項(xiàng)目概況界面可實(shí)時(shí)了解到項(xiàng)目利潤偏差、項(xiàng)目現(xiàn)金流情況、項(xiàng)目的形象進(jìn)度情況、合同簽約的概況（如材料合同、分包合同、勞務(wù)合同等各簽約多少份，金額為多少）、材料采購的概況等；如導(dǎo)入項(xiàng)目預(yù)算材料成本與每一個(gè)采購項(xiàng)內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)能精準(zhǔn)比對(duì)采購預(yù)控結(jié)果。當(dāng)采購超額時(shí)，系統(tǒng)會(huì)做出預(yù)警提示；遇某類材料（人工費(fèi)）的價(jià)格上升或下降，與之對(duì)應(yīng)的材料（人工）成本就會(huì)上升或下降，從而影響項(xiàng)目利潤。相關(guān)人員通過ERP信息化系統(tǒng)，可實(shí)時(shí)分析實(shí)際利潤與預(yù)估利潤差異的具體原因，差異是人為可控差異，還是不可控差異，針對(duì)不同的情況采取措施。

項(xiàng)目完工后分析項(xiàng)目的利潤組成部分，總結(jié)材料費(fèi)、人工費(fèi)、間接費(fèi)等那些控制在預(yù)算內(nèi)，那些超預(yù)算。重點(diǎn)關(guān)注超預(yù)算成本費(fèi)用，是由于客戶增加工程量簽證引起的，還是在項(xiàng)目施工過程中由于項(xiàng)目部成本管理不善造成的。通過對(duì)項(xiàng)目施工前預(yù)算規(guī)劃、施工中的監(jiān)督、施工后的分析總結(jié)從而提高項(xiàng)目管理運(yùn)作效率和施工效果。

2.有利于提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力

現(xiàn)在已有不少裝飾施工企業(yè)依托ERP信息化構(gòu)建了數(shù)據(jù)整合平臺(tái)，在項(xiàng)目預(yù)算管理、資金管理、成本管理、投標(biāo)管理等方面積累知識(shí)和資源。例如，在投標(biāo)管理方面，負(fù)責(zé)投標(biāo)的部門分析每次未中標(biāo)產(chǎn)生的原因和總結(jié)每次投標(biāo)成功的經(jīng)驗(yàn)，分門別類地提煉出針對(duì)不同類別的項(xiàng)目有用的數(shù)據(jù)信息，如分類為酒店裝修項(xiàng)目類別、房地產(chǎn)批量精裝修項(xiàng)目類別、辦公室裝修項(xiàng)目類別、學(xué)校裝修項(xiàng)目類別等，下次投標(biāo)時(shí)按類別參考經(jīng)過總結(jié)的數(shù)據(jù)信息。這樣即可降低管理成本，增加了經(jīng)濟(jì)效益，還可更迅捷、更有效地為投標(biāo)項(xiàng)目提供更為真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)，提升公司的中標(biāo)率，從而提高企業(yè)在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力。

二、ERP信息化在裝飾施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用存在的主要問題

（一）高層領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠

高層領(lǐng)導(dǎo)的重視是開展ERP信息化應(yīng)用的重要前提條件。首先，實(shí)施ERP信息化不僅需要投入巨大的資金和人力。而且還肯定需要全公司各職能部門協(xié)調(diào)配合，特別是在實(shí)施ERP信息化的前期，各職能部門不僅要及時(shí)高標(biāo)準(zhǔn)地完成現(xiàn)有日常的工作，還要進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的提供和系統(tǒng)的多次測(cè)試，增加了職能部門工作量。這就需要高層領(lǐng)導(dǎo)從統(tǒng)籌角度考慮綜合平衡。

其次，高層領(lǐng)導(dǎo)需進(jìn)行多方考察對(duì)比與多輪溝通交流，并結(jié)合現(xiàn)階段的公司實(shí)際情況和以后的發(fā)展規(guī)劃，做好系統(tǒng)投入預(yù)算。從而決定購買市場(chǎng)現(xiàn)已開發(fā)運(yùn)用成熟的ERP系統(tǒng)軟件還是依據(jù)公司所處的行業(yè)、公司的規(guī)模、公司的特別需求開發(fā)專用的ERP系統(tǒng)，這兩方面決定了企業(yè)ERP信息化應(yīng)用的推進(jìn)和發(fā)展趨勢(shì)。

（二）ERP信息化管理制度不健全

裝飾施工企業(yè)上線實(shí)施ERP信息化的主要目的，是幫助企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管理的控制，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)控裝飾施工企業(yè)的在施項(xiàng)目整體情況，提高資金使用效率，降低資金風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目的利潤率。目前許多上線實(shí)施ERP信息化的裝飾施工企業(yè)并未建立健全ERP信息化的管理制度。部分裝飾施工企業(yè)雖建立建全了ERP信息化管理制度，但在具體編制管理制度時(shí)權(quán)利責(zé)任不分明，并未結(jié)合公司的具體情況全面考慮頂層設(shè)計(jì)、組織架構(gòu)的重組、財(cái)務(wù)組織的創(chuàng)新、流程再造等情況，導(dǎo)致實(shí)際工作中ERP信息化管理制度在公司范圍內(nèi)執(zhí)行不到位或沒辦法按制度嚴(yán)格執(zhí)行。

（三）人員素質(zhì)水平有待提高

ERP環(huán)境下，數(shù)據(jù)處理工作中的諸多環(huán)節(jié)都可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，這給企業(yè)全體員工計(jì)算機(jī)水平的掌握提出的更高要求，其工作難度無形中被加大。一方面，對(duì)于財(cái)務(wù)人員來說，不僅要學(xué)習(xí)不間斷更新財(cái)務(wù)方面的相關(guān)專業(yè)知識(shí)和提升計(jì)算機(jī)的操作能力，還要懂企業(yè)的主要經(jīng)營業(yè)務(wù)，了解公司的運(yùn)作狀況。比如裝飾施工企業(yè)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)裝飾施工項(xiàng)目工程形象進(jìn)度，結(jié)合項(xiàng)目的具體情況分析項(xiàng)目何時(shí)需要進(jìn)行大宗材料的采購付款，何時(shí)需人工費(fèi)的支付，項(xiàng)目回款時(shí)間等，以便更好地控制項(xiàng)目的現(xiàn)金流，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好的資源配置。另一方面，對(duì)于非財(cái)務(wù)人員來說，如要盡快掌握ERP信息化的日?；镜臉I(yè)務(wù)操作，有針對(duì)性的、系統(tǒng)的、不定時(shí)的培訓(xùn)是必不可少的，否則很容易導(dǎo)致ERP信息化在數(shù)據(jù)錄入時(shí)可能出現(xiàn)問題，數(shù)據(jù)錄入的及時(shí)性和準(zhǔn)確性根本就得不到保障，更談不上提升管理水平及在實(shí)踐中的廣泛應(yīng)用。

（四）ERP信息化上線做未好充分準(zhǔn)備

技術(shù)環(huán)節(jié)的問題對(duì)ERP信息化在企業(yè)財(cái)務(wù)管理的具體應(yīng)用影響卻是非常直接的，而對(duì)于企業(yè)來說，一方面，ERP信息化上線之前，并沒有完全考慮目前公司現(xiàn)階段的具體情況，只看到ERP信息化自身技術(shù)的先進(jìn)性和同行業(yè)的實(shí)施ERP信息化后工作效率的提高，盲目的上線實(shí)施ERP信息化可能會(huì)給企業(yè)帶來一種資源的浪費(fèi)，結(jié)果往往達(dá)不到提高工作效率，降低成本的效果和目的。

另一方面，ERP信息化是否有技術(shù)方面的強(qiáng)有力支持，譬如是否具備日常維護(hù)ERP信息化正常運(yùn)作的專業(yè)人才，是否有安全可靠穩(wěn)定的服務(wù)器，服務(wù)器是自己購置放在公司還是租用托管在外，日常ERP系統(tǒng)出現(xiàn)問題怎么解決？解決需要多少時(shí)間？以上問題都需要企業(yè)認(rèn)真來對(duì)待和考慮，否則很容易出現(xiàn)技術(shù)問題，造成ERP信息化應(yīng)用的停頓或滯后。

三、改善ERP信息化在裝飾施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的對(duì)策

（一）加強(qiáng)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視意識(shí)

裝飾施工企業(yè)特點(diǎn)具有項(xiàng)目分布全國各地，施工周期相對(duì)短，材料種類繁多，人工煩瑣，報(bào)銷付款次數(shù)頻繁等。當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模時(shí)，如何提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和提高外部市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，如何有效對(duì)經(jīng)營業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)進(jìn)行全面管理控制？在這種狀況下，高層領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到目前實(shí)施ERP信息化才能滿足公司的高速發(fā)展。

ERP信息化的實(shí)施是公司自上而下戰(zhàn)略性變革，加強(qiáng)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視意識(shí)，在高層領(lǐng)導(dǎo)的強(qiáng)有力推動(dòng)下ERP信息化才能順利實(shí)施。高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)向企業(yè)全體員工表明對(duì)上線ERP信息化的決策和期許，并強(qiáng)調(diào)下定決心推動(dòng)和大力全面的支持。中層領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)高層領(lǐng)導(dǎo)的決策規(guī)劃開展工作并向基層員工再次傳達(dá)公司高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于上線ERP信息化決心與期望。形成全體公司員工對(duì)于上線ERP信息化的共識(shí)，以避免未來很多不必要的問題和阻力的發(fā)生。

（二）建立健全ERP信息化管理制度

首先，制定ERP信息化管理制度時(shí)，要結(jié)合公司的具體情況，收集各部門的需求，設(shè)計(jì)并制定適合本公司管理制度。如一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)則開始要在管理制度中定好、不能輕易變更，為保證準(zhǔn)確性自動(dòng)生成或者由專門的人員錄入：比如員工編號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、往來單位的編號(hào)、合同編號(hào)，這些編號(hào)是后面獲取相關(guān)信息的唯一標(biāo)志。

其次，建立健全ERP信息化管理制度需規(guī)定相關(guān)人員的審批權(quán)限及審批時(shí)間。由于ERP信息化支持電腦、手機(jī)等移動(dòng)審批，具備待辦任務(wù)提醒、查看相關(guān)單據(jù)、審批、駁回、退回上一步等功能，實(shí)現(xiàn)了跨部門，跨區(qū)域隨時(shí)隨地的辦公，提高信息傳遞的效率。如公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核的內(nèi)容主要針對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)情況負(fù)責(zé)、預(yù)結(jié)算部審核的內(nèi)容主要是針對(duì)合同的付款條件與項(xiàng)目現(xiàn)金流情況、財(cái)務(wù)審核內(nèi)容主要是針對(duì)已經(jīng)通過領(lǐng)導(dǎo)審批過的單據(jù)進(jìn)行財(cái)務(wù)審查。如在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)未審核，則自動(dòng)順延到下一個(gè)審核人，超時(shí)未審核的人員對(duì)自動(dòng)通過的流程承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。如我們公司未實(shí)施ERP信息化前，異地報(bào)銷需紙質(zhì)票據(jù)和手工簽字，從經(jīng)辦人填寫、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批，財(cái)務(wù)的審核到出納付款，需要15天左右?？偛柯毮懿块T報(bào)銷從經(jīng)辦人填寫單據(jù)至出納付款需7天左右。在實(shí)施ERP信息化之后，異地報(bào)銷一般情況下從經(jīng)辦人在網(wǎng)簽提交電子版的單據(jù)并快遞紙質(zhì)單據(jù)至出納付款所需3天左右?？偛柯毮懿块T報(bào)銷從經(jīng)辦人填寫并提交網(wǎng)簽電子版的單據(jù)至出納付款24小時(shí)之內(nèi)完成。實(shí)施ERP信息化后，從經(jīng)辦人提單至出納付款所需時(shí)間縮短一半以上，無論是報(bào)銷員工還是審批人，均感受到工作效率大幅度的提高。

（三）強(qiáng)化培訓(xùn)力度，提高全體員工素質(zhì)

通過培訓(xùn)可以引進(jìn)新知識(shí)和新理念，提升員工和公司的競(jìng)爭(zhēng)力。由于ERP信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)流程的有機(jī)融合，整體架構(gòu)中具體包括項(xiàng)目管理、合同管理、采購管理、日常報(bào)銷管理、績效考核管理等，從而實(shí)施ERP信息化對(duì)裝飾施工企業(yè)全體員工提出更高的要求。一方面，作為財(cái)務(wù)管理人員來說進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，及時(shí)把握和適應(yīng)這一技術(shù)的廣泛運(yùn)用，使財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的活動(dòng)實(shí)行信息化。這樣不但有利于財(cái)務(wù)人員能夠及時(shí)從復(fù)雜煩瑣的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)中解脫出來，而且還能使他們有更多的時(shí)間以及精力投身到附加價(jià)值更高的財(cái)務(wù)指標(biāo)分析當(dāng)中。從而提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理的效率和水平，能更好地為企業(yè)運(yùn)營管理活動(dòng)的宏觀決策提供強(qiáng)有力的支撐。

另一方面，由于裝飾施工企業(yè)存在人事關(guān)系復(fù)雜，項(xiàng)目部人員的穩(wěn)定性差，部分項(xiàng)目部員工受教育水平不高素質(zhì)參差不齊現(xiàn)狀。通過對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)的ERP信息化的培訓(xùn)才能更好地保證錄入數(shù)據(jù)的一致性，以及工作內(nèi)容連續(xù)性和標(biāo)準(zhǔn)化。作為裝飾施工企業(yè)來說，需要對(duì)全體員工持續(xù)不間斷的培訓(xùn)。這就要求始終保持培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性，對(duì)不同階段、不同崗位所需要的知識(shí)與技能進(jìn)行分層次有效的培訓(xùn)，使得員工綜合素質(zhì)能夠有個(gè)質(zhì)的提高。經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)后的員工錄入的數(shù)據(jù)不但具有及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性等特征，而且充分保障ERP信息化應(yīng)用的效果和作用。

（四）ERP信息化上線做好充分準(zhǔn)備

一方面，在ERP系統(tǒng)上線之前，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展?fàn)顩r與資金情況對(duì)軟件供應(yīng)商提供的軟件產(chǎn)品進(jìn)行深入了解研究，經(jīng)過多方對(duì)比選擇合適本企業(yè)的ERP軟件并配備日常專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)人員。

另一方面，首先，在實(shí)施ERP信息化之前做好各部門的基礎(chǔ)信息收集工作。如公司各部門對(duì)于ERP信息化提供信息的要求不僅要簡單清晰明了，還要能體現(xiàn)關(guān)鍵的信息。其次，在上線之前需多次測(cè)試，積極反饋發(fā)現(xiàn)的流程、制度、系統(tǒng)存在的問題，總結(jié)存在的共性問題，形成規(guī)范性操作文件，以便在后續(xù)流程、制度、系統(tǒng)操作中的簡單實(shí)用。最后，做好系統(tǒng)操作手冊(cè)和宣傳貫徹工作，讓公司整體員工都能快速知道怎么操作，不同的表單如何填寫規(guī)范，填寫時(shí)需要注意什么，如何保存和提交表單，避免填寫隨意，給以后的管理和分析帶來困擾。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的持續(xù)推進(jìn)，ERP在財(cái)務(wù)管理應(yīng)用方式中所起到的作用越來越明顯。企業(yè)需要在健全有關(guān)會(huì)計(jì)管理制度的同時(shí)，持續(xù)強(qiáng)化運(yùn)營管理模式以及革新自身的財(cái)務(wù)管理處理方式。同樣對(duì)于裝飾施工企業(yè)發(fā)展到一定階段，實(shí)施ERP信息化進(jìn)行精細(xì)化管理是提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力不可或缺條件。本文從高層領(lǐng)導(dǎo)重視重視程度不夠、ERP信息化管理制度不健全以及ERP信息化上線做未好充分準(zhǔn)備等方面分析這些問題所在及其成因，并相應(yīng)地提出解決對(duì)策。在日常工作中要不斷地總結(jié)和更新優(yōu)化ERP，使ERP信息化更適合企業(yè)的實(shí)際情況，提高企業(yè)日常財(cái)務(wù)管理的運(yùn)作效率和競(jìng)爭(zhēng)力，確保企業(yè)或組織最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。