如何做好園林綠化檔案管理工作

沈萍

（岳陽市城市綠化管理中心，湖南 岳陽 414000）

隨著我國城鎮(zhèn)化水平的提高，城市用地越來越密集，寸土寸金，人們對用地的需求越來越高，所以，為了滿足人們的用地需求，越來越多的建筑出現(xiàn)了。但是隨著建筑逐漸增多，也常常伴隨一些問題，比如城市建起來了，到處是鋼筋水泥，那么這勢必會對環(huán)境造成威脅，而園林植物可以美化環(huán)境，清新空氣，能夠迎合人們的環(huán)境需求感，故此對于城市園林的檔案規(guī)劃建設也越發(fā)受到重視，而所謂的城市園林綠化檔案也就是主要記錄在園林綠化中，有保存和利用價值最為真實的記錄過程。對促進城市園林綠化的建設和發(fā)展有著極為重要的作用。

一、園林綠化檔案管理的重要性

要知道，在現(xiàn)代整個城市的運作和發(fā)展的過程中，城市的園林綠化檔案管理方式發(fā)揮著巨大的作用，因為其主旨便是主要記錄在園林綠化中，有保存和利用價值最為真實的記錄過程。一切以提升城市的經濟效益為主，從而最終實現(xiàn)社會和經濟上的利益最大化，以此來提升城市的資源價值。

除此之外，城市的園林綠化檔案管理方式是日常城市管理工作最主要的形成部分，同時也是對生產成本的合理控制和制約的重要條件，在進行城市管理工作時，首先要明確自身，清楚自己的定位，自身資源進行明確的歸類和劃分，然后再進行管理分配，使得他達到經濟最大化，只有這樣一點一滴的積累發(fā)展，才能夠提升這種經濟管理模式的存在價值。

而從當前社會城市的園林綠化檔案管理方式來看，城市的園林綠化檔案管理方式經過多個發(fā)展階段，不論是哪一個階段而言，都有自己獨具特色的一面，每一次改革創(chuàng)新都是無數先輩經過實踐摸索出來的道路，以前的園林綠化檔案管理方式相對來說較為簡陋，其城市主要是以國家劃分的城市員工為主，相關的人員流動、園林綠化負責方面也相對來說較少，出現(xiàn)問題也大多是由城市來負責處理，直到隨著園林發(fā)展越發(fā)可觀，園林綠化檔案管理也逐漸被大家重視，各種各樣的相關理論也逐漸冒頭。

故此，即便到了第二個園林綠化發(fā)展階段，這種管理方式逐步發(fā)展成了以經營管理的目標和原則為基礎，連通城市經濟與相關流程的發(fā)展線，形成一個較為簡單的發(fā)展環(huán)節(jié)，在整個發(fā)展管理的過程中，主要以市場作為經濟導向，將市場作為整個經濟發(fā)展環(huán)節(jié)的動力，使得城市的生產過程與園林綠化檔案管理經營方式結合在一起，對城市經濟的發(fā)展進行調整改善，再結合城市自身的經營理念以及經營管理方式，使得通過園林綠化檔案管理方式來實現(xiàn)經濟的高效發(fā)展。

這是城市管理水平的綜合體現(xiàn)，一份合格的園林綠化檔案管理資料，不僅詳細記載了園林綠化各個流程、人員信息、綠化預算等關鍵信息，更將這些關鍵信息進行結構化的整理，十分方便園林綠化管理人員的記錄和保存。這在城市園林綠化管理方面是非常大的進步，城市園林綠化管理人員可以根據這份檔案資料精確地進行人員調動、項目調整、及時地獲取園林信息。進一步，城市園林綠化管理水平的提升也會帶來城市園林綠化核心競爭力的提高，這對城市的發(fā)展來說是至關重要的。園林綠化檔案管理資料的存在為城市園林綠化管理水平的提升打下了基礎，使城市獲得了長足的發(fā)展。

二、目前城市園林綠化檔案管理模式存在的問題

從目前的我國的城市經濟形勢來看，這種園林綠化檔案管理方式起步較晚，雖然在不斷發(fā)展的前提下，并不會有太大的影響，但若是長此以往地發(fā)展下去，積少成多，所損失的資源卻是極為龐大的，此外，近些年來我國的綠化發(fā)展方式遭受到其他國家的高度影響，倘若再一味的在綠化模式上照搬照抄，長此以往，我國的城市園林綠化檔案管理模式將失去其獨有的特殊性，從此淪為平庸，園林綠化方面的發(fā)展更是會大受其他國家的影響，故此，我們應當加強城市綠化管理方式的創(chuàng)新性，規(guī)范布局經濟管理方式的應用，從以下幾個方面來進行改變，使我們國家的園林綠化管理不再受制于人。

（一）管理制度上的不完善

要知道城市園林綠化檔案管理是一個城市保證長期發(fā)展的重要基礎，但因為是從傳統(tǒng)的經營管理方式作為基礎轉變而來，并沒有較大的改變，所以當前很多城市的園林綠化檔案管理模式都多多少少存在著一定的漏洞，制約能力不強，以至于導致檔案管理人員上班態(tài)度散漫，消極怠工的情緒影響到了城市園林綠化的整體發(fā)展，園林綠化檔案作為園林計劃實施和技術交流最為主要的手段，在制定之初沒有做好較為完善的多方思考進行匯總和制約，故此在真正的實施過程中，領導人員也沒有多加關注和重視，從而使得城市園林綠化管理制度的設立并沒有真實有效的幫助到城市園林綠化的發(fā)展。

（二）缺乏相關的專業(yè)人員管理

要知道，一個好的園林綠化檔案管理對于城市發(fā)展而言，可以說具有極其重大的幫助，而人力資源管理工作又作為城市管理重心所在，再加上一般園林檔案管理人員大多都是不相干專業(yè)的人來做兼職，相關專業(yè)的人士較少，必然要加以重視，可一般對于城市園林綠化整體發(fā)展產生影響的一定是城市園林綠化的領導人員，而城市園林綠化的發(fā)展中正是因為缺乏專業(yè)人員的管理，才使得領導人員無法準確地把控適應當前人力資源的調配工作，更有甚者在實際工作中會出現(xiàn)感情用事的現(xiàn)象，以至于導致園林經濟發(fā)展不升反降，對于人力資源的工作管理更是產生了極大的限制，很不利于城市園林綠化的長久發(fā)展，從城市園林綠化檔案管理模式上來看，其不完善的制度弱點較為突出，城市園林綠化工作的內部循環(huán)無法進行有效連接，以至于城市園林綠化在發(fā)展的過程中也十分容易遭受到外界的沖擊，進而需要不斷地提高自己的防護能力，但如果有專業(yè)人員管理綠化的話，自然也就不會出現(xiàn)這種情況，同時也可以看到，人力資源工作的調配對于一個城市園林綠化來說所占據的重要地位。

（三）城市園林綠化檔案管理意識落后

就目前的城市園林綠化發(fā)展形勢而言，在園林綠化開展的過程當中忽視了城市園林綠化檔案管理模式的落后，以至于我國市場經濟發(fā)展的時間和綠化發(fā)展程度都存在著一定的滯后性，從而不知不覺中拉低了城市園林綠化整體競爭力，只較為片面的關注城市園林綠化利潤的增長，只知道閉門造車，一味的關注追求增長的經濟效益，要知道，不論是哪個城市園林綠化的組織結構都與市場經濟的發(fā)展掛鉤，兩者間存在著極為密切的聯(lián)系，故此，城市園林綠化的組織工作還有待加強自身的靈活變通性，不能因為已經有了一定的園林綠化檔案管理，就忽視了外來的先進精華，從自己的眼前擦肩而過，錯失進一步發(fā)展的可能，同時，沒有對自身有一個較為精準的定位，沒有結合自身發(fā)展情況對城市園林綠化檔案管理模式進行創(chuàng)新，故此，我們應該切實的采取積極有效的辦法，結合自身實際，從而促進城市園林綠化未來的長久發(fā)展。

（四）檔案檢索效率相對較低

一般工作中，有關于城市園林綠化檔案的查詢主要就是依靠人工查詢和計算機查詢兩種方式，較為傳統(tǒng)的手工查詢占據很大一部分，當然其中也也很容易出現(xiàn)問題，比如說文檔標號不標準或者是檔案的標題不規(guī)范等問題，而且在手動查詢的時候會發(fā)現(xiàn)，很多案卷都缺少案卷的目錄頁面，而且組卷方面還較為混亂，故此，城市園林綠化部門在手工查詢的過程中浪費的時間也較多，很難以提 升城市園林綠化檔案的服務質量問題。

三、加強城市園林綠化檔案資料的管理對策

（一）規(guī)范城市園林綠化技術資料的管理

在城市園林綠化檔案資料管理中，技術資料的管理是核心。城市園林綠化檔案資料管理中詳細記載了實施的每個部分在綠化工作過程中所用到的技術、在這個部分的想法以及最終的實現(xiàn)效果。這些技術資料是城市園林綠化發(fā)展的關鍵，是設計師在一次次的嘗試中總結出來的智慧。通過城市園林綠化檔案資料的建立，工作人員更方便對這些技術資料進行總結、分析，研發(fā)出新的設計方案或者規(guī)避掉不必要的風險。所以，檔案管理人員應該加強規(guī)范城市園林綠化技術資料的管理，對于園林綠化技術資料進行結構化、分類化的整理，便于工作人員的查找和改進。此外，要及時做好技術資料的記錄和收集工作，對于市面上出現(xiàn)的新技術，要及時進行整理收集，讓城市管理人員組織工作人員進行集體學習，確保新的技術能夠合適的應用在工作的實施中，讓工作完成地更好更快。

（二）保證各種城市園林綠化技術資料真實性和有效性

城市園林綠化技術資料的重要性不言而喻，它是工作人員學習總結的基礎。檔案管理人員一定要保證各種城市園林綠化技術資料的真實性和有效性。城市園林綠化檔案資料中的技術資料一部分來源于工作人員自身多年的實踐總結，這方面的真實性和有效性非?？煽?，但是也要注意實踐檢驗，杜絕危險的發(fā)生。另一方面來源于市場，它們是城市園林綠化管理人員對于市場上出現(xiàn)的新技術進行收集整理，城市對于園林綠化這方面的技術資料一定要慎重，派遣核心工作人員進行多次檢驗，對技術資料進行多方面的求證，一定要保證技術的安全性。城市園林綠化技術檔案資料是工作人員和客戶人身安全的保障，相關的工作人員一定要進行多次實踐，在確保安全的前提下進行技術革新。此外，還需要提高城市園林綠化技術檔案資料的利用率。在實施的過程中，試錯的成本是有限的，不能把所有的技術都實踐一遍，城市園林綠化管理人員和工作人員要對實施項目所需的技術進行認真的分析，選出較為可靠的技術多次實踐，提高園林綠化資料的利用率，也保障實施項目的安全性。

（三）加強檔案管理人員的素質建設

城市園林綠化檔案資料管理可以有效提升城市的運行效率，方便管理人員的管理工作。就建立檔案資料這一方面來說，非常地依賴檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員不僅要保證數據的真實性、有效性，還要保證工作人員在使用時的效率。這需要檔案管理人員有非常強的專業(yè)素養(yǎng)和道德素質。城市要定期地進行檔案管理人員的素質培訓，提升檔案管理人員的素質。此外，檔案管理人員也要進行自主學習，熟練地掌握計算機軟件，更高效地進行城市園林綠化檔案資料的建立和管理。

（四）建立數字檔案管理

隨著現(xiàn)代網絡技術的不斷發(fā)展，城市園林綠化檔案管理逐步應用電子數據化進行管理，建立相應的電子檔案數據管理中心，將所有的電子文件集中管理于數據管理中心，并在上面提供一定的查詢服務，當然僅限于一些沒有限制的電子檔案查詢，從而進一步實現(xiàn)電子信息資源的共享，借助專門的數據管理系統(tǒng)在錄入文件進行傳輸時，能夠自動判別其中的冗余數據，不僅僅能夠節(jié)約電子文件中的存儲空間，更能夠促進系統(tǒng)檢測和查詢文件的效率。

四、結束語

現(xiàn)代城市園林綠化檔案資料管理是一個園林綠化工作項目實施的基礎，整個工作項目都是靠它才能發(fā)揮作用。要加強對城市園林綠化檔案資料管理的對策研究，就要保證技術資料的真實性和有效性、要加強相關人員的素質建設、讓檔案管理更加的規(guī)范，只有這樣，城市才能有長足的發(fā)展。