乳制品企業(yè)存貨管理存在的問題及對(duì)策

劉昊明

（天津市中芬乳品研究培訓(xùn)中心，天津 300131）

一、存貨管理概述

存貨管理就是對(duì)企業(yè)的存貨進(jìn)行合理有效的管理，主要表現(xiàn)為收集企業(yè)各方面的信息，利用存貨管理信息化平臺(tái)對(duì)這些信息進(jìn)行整合、分析、利用。分析結(jié)果對(duì)企業(yè)制定決策有一定的幫助，企業(yè)能據(jù)此合理地控制各種成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，這就是需要加強(qiáng)存貨管理的原因。由于乳制品的保質(zhì)期短、儲(chǔ)存條件高，所以乳制品企業(yè)要結(jié)合自身情況、當(dāng)前市場情況、生產(chǎn)情況，制定相應(yīng)的存貨管理制度。倉儲(chǔ)部門是存貨管理的執(zhí)行部門，接受財(cái)務(wù)部門和其他管理部門的監(jiān)督和檢查，是個(gè)承上啟下的部門，也是連接各個(gè)部門的紐帶。

二、乳制品企業(yè)存貨管理存在的問題

（一）沒有建立健全的采購體系，導(dǎo)致采購成本上升

企業(yè)沒有建立健全采購體系，采購階段未形成制度，主要體現(xiàn)為各部門之間缺少溝通，忽視了存貨管理，出現(xiàn)了存貨成本和資金占用率比較高的情況。采購部門一般根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)和原材物料當(dāng)時(shí)的價(jià)格制定采購計(jì)劃和預(yù)算，沒有和其他部門溝通、共同制定采購計(jì)劃，導(dǎo)致采購工作存在隨意性，容易給采購人員帶來徇私舞弊的機(jī)會(huì)。由于沒有相應(yīng)的數(shù)據(jù)作為采購數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)，原材物料很容易積壓，加大采購成本，導(dǎo)致存貨比例不合理，庫存居高不下。這不僅會(huì)增加存貨成本，還會(huì)導(dǎo)致資金周轉(zhuǎn)率降低，現(xiàn)金流受到影響，使企業(yè)資金大量占?jí)海瑥亩哟笃髽I(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。采購材料不足則會(huì)影響企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度，出現(xiàn)停工停產(chǎn)的情況，增加生產(chǎn)成本，影響銷售部門的交貨時(shí)間，使產(chǎn)品的市場占有率下降。企業(yè)沒有對(duì)采購部門建立相應(yīng)的監(jiān)督體制，主要體現(xiàn)為沒有審核人員對(duì)采購計(jì)劃、采購合同進(jìn)行審核確認(rèn)，采購人員的采購行為缺乏監(jiān)管，容易因?yàn)楸O(jiān)管不嚴(yán)發(fā)生舞弊事件。

（二）產(chǎn)品的出入庫制度不健全

企業(yè)對(duì)存貨出入庫管理雖然有一套嚴(yán)格的管理制度，但比較片面，沒有強(qiáng)調(diào)全面性，對(duì)存貨質(zhì)量缺乏嚴(yán)格監(jiān)督，經(jīng)常出現(xiàn)沒有原材料質(zhì)量檢驗(yàn)單和產(chǎn)品檢驗(yàn)合格單就出入庫的情況，很容易引發(fā)質(zhì)量事故，提高企業(yè)的生產(chǎn)成本和銷售成本，給企業(yè)的聲譽(yù)帶來影響。缺乏對(duì)存貨出入庫數(shù)據(jù)時(shí)效性的監(jiān)管，經(jīng)常由于倉儲(chǔ)人員的疏忽，出入庫存貨沒有及時(shí)記賬，或兩三天記賬一次，很容易出現(xiàn)賬實(shí)不符和倉儲(chǔ)人員舞弊的事件。

（三）存放環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)不合理

倉庫內(nèi)所有存貨必須按照存貨的品種、用途以及生產(chǎn)日期先后順序分別存放，必須符合產(chǎn)品存放位置標(biāo)準(zhǔn)，避免產(chǎn)品受損或被污染。但是在實(shí)際管理過程中，不符合存放位置標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象非常普遍，甚至存在很嚴(yán)重的存放問題。如低溫產(chǎn)品冷鏈儲(chǔ)存問題一直是存放環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)中最難解決的問題，有些單位為了節(jié)約成本，將冷鏈儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)一降再降，最后存放標(biāo)準(zhǔn)問題不能及時(shí)解決，導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量不合格而無法正常銷售，加大了企業(yè)的存貨成本。還有些單位對(duì)成品庫不合格品區(qū)的要求不嚴(yán)，很有可能導(dǎo)致不合格品與正常品同時(shí)發(fā)出，出現(xiàn)質(zhì)量事故，使企業(yè)蒙受損失。

（四）倉儲(chǔ)部門人員的執(zhí)行力不強(qiáng)

存貨管理部門人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高，在收貨、發(fā)貨工作方面缺乏嚴(yán)格的考核，沒有責(zé)任心，安全意識(shí)弱，工作效率低下，導(dǎo)致管理制度執(zhí)行不到位。以上人為因素很容易導(dǎo)致存貨成本與安全風(fēng)險(xiǎn)提升。

（五）新的信息化存貨管理體系沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用

大多數(shù)乳制品企業(yè)的倉儲(chǔ)部門都采用傳統(tǒng)的管理方法，有的企業(yè)還采用手工記賬、簡單的EXCEL表格記賬，沒有利用新的財(cái)務(wù)軟件落實(shí)進(jìn)銷存管理制度，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性不定，使信息不能及時(shí)反饋、庫存數(shù)目不清、賬實(shí)不符、信息傳遞不及時(shí)。有的企業(yè)雖然采用了信息化管理體系，但未發(fā)揮其應(yīng)有的作用，通常只注重形式上的管理，而未對(duì)實(shí)質(zhì)管理予以關(guān)注。這些制度往往形同虛設(shè)，未充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，導(dǎo)致企業(yè)資源大量浪費(fèi)。

（六）存貨管理工作缺乏有效的監(jiān)督

存貨盤點(diǎn)是倉儲(chǔ)部門每天需要開展的工作，盤點(diǎn)結(jié)束后需要登記庫存臺(tái)賬，確保存貨安全、賬實(shí)相符。倉儲(chǔ)人員在盤貨過程中，往往只盤查存貨數(shù)量，而對(duì)存貨質(zhì)量、生產(chǎn)日期等非數(shù)量因素關(guān)注不足。財(cái)務(wù)人員首先進(jìn)行存貨明細(xì)賬和庫存臺(tái)賬的賬賬核對(duì)，然后進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)，核對(duì)賬本上的存貨數(shù)量和倉庫實(shí)物數(shù)量是否一致，忽視了對(duì)存貨質(zhì)量的檢查，對(duì)存貨是否破損和保質(zhì)期是否將至等質(zhì)量問題不夠關(guān)注，導(dǎo)致存貨盤點(diǎn)質(zhì)量不高。

三、企業(yè)加強(qiáng)存貨管理的對(duì)策建議

（一）建立健全采購體系，制定有效的監(jiān)督機(jī)制

采購部門要根據(jù)經(jīng)濟(jì)訂貨批量（EOQ）和再訂貨點(diǎn)，結(jié)合各部門提供的計(jì)劃和數(shù)據(jù)以及采購市場當(dāng)時(shí)的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的存貨采購計(jì)劃，并對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行層層審批，全部審批通過后再進(jìn)行采購。要規(guī)范采購行為，提升采購?fù)该鞫??？梢詫?shí)行招標(biāo)制，由采購部門、財(cái)務(wù)部門和技術(shù)部門建立招標(biāo)組，對(duì)原材輔料的供應(yīng)商進(jìn)行招標(biāo)，選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)低、性價(jià)比高的供應(yīng)商。對(duì)于一些大宗或特大宗的采購計(jì)劃，在實(shí)施前要召開總經(jīng)理辦公會(huì)甚至董事會(huì)，通過審批后方能實(shí)施，并接受全程監(jiān)督。

（二）完善存貨出入庫環(huán)節(jié)的規(guī)章制度

在現(xiàn)有的存貨出入庫管理制度的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)存貨質(zhì)量的監(jiān)管，要求各部門協(xié)同合作。做到“貨不離單、單不離貨”，存貨出入庫時(shí)，必須附有此批存貨的檢驗(yàn)合格單，否則不予辦理相應(yīng)手續(xù)。生產(chǎn)部門的產(chǎn)品驗(yàn)收入庫時(shí)，需要附上技術(shù)部門出具的檢驗(yàn)單，不合格的產(chǎn)品退回生產(chǎn)部，等待技術(shù)部門再次檢測，待產(chǎn)品符合質(zhì)量合格標(biāo)準(zhǔn)后再辦理入庫。原材料運(yùn)到企業(yè)后，倉儲(chǔ)部門要根據(jù)技術(shù)部門出具的原材料檢驗(yàn)合格單、采購合同、入庫單等資料及時(shí)辦理入庫手續(xù)。有質(zhì)量問題的產(chǎn)品退回時(shí)，要和銷售部門、技術(shù)部門的人員一起進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，核對(duì)數(shù)量，并馬上把此批產(chǎn)品放到不合格區(qū)，通知相關(guān)人員及時(shí)解決，避免和正常產(chǎn)品混在一起出現(xiàn)二次發(fā)貨的情況。在原材料出庫環(huán)節(jié)，倉儲(chǔ)人員按照生產(chǎn)領(lǐng)用單和質(zhì)檢單等資料辦理出庫手續(xù)。產(chǎn)品銷售出庫需附上技術(shù)部門出具的質(zhì)檢單，原材料生產(chǎn)領(lǐng)用和產(chǎn)品銷售出庫應(yīng)實(shí)行“先進(jìn)先出法”。加強(qiáng)對(duì)存貨出入庫數(shù)據(jù)時(shí)效性的監(jiān)管，首先要實(shí)行不相容崗位或職務(wù)相分離。倉儲(chǔ)發(fā)貨人員和倉儲(chǔ)記賬人員的職責(zé)要分開，不能一人多崗，并且發(fā)貨人員的單據(jù)傳遞和記賬人員的單據(jù)錄入要及時(shí)。每天收發(fā)貨結(jié)束后，兩個(gè)工種的人員要盤點(diǎn)一次庫存，做好記錄，相互監(jiān)督，并將結(jié)果上交到財(cái)務(wù)部門備查。

（三）加強(qiáng)存放環(huán)境的建設(shè)和管理

存放環(huán)境直接關(guān)系到產(chǎn)品的質(zhì)量，尤其是乳品這種關(guān)乎民生的行業(yè)，存放環(huán)境要符合國家的食品衛(wèi)生要求。庫房的衛(wèi)生、通風(fēng)、溫度等方面都要符合國家的食品儲(chǔ)存管理規(guī)定，要根據(jù)規(guī)定，及時(shí)找出問題并解決。要加大對(duì)冷鏈儲(chǔ)存環(huán)境的建設(shè)力度和投入，建立不合格品區(qū)，這些對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量至關(guān)重要。不能存在僥幸心理，以免造成不可估量的損失。

（四）加強(qiáng)對(duì)存貨人員的考核和崗位培訓(xùn)

存貨管理部門應(yīng)有一套完善的倉儲(chǔ)人員管理制度，與人力資源部門合作制定倉儲(chǔ)部門人員績效考核機(jī)制與考核目標(biāo)，圍繞考核目標(biāo)對(duì)倉儲(chǔ)部門的所有人員進(jìn)行考評(píng)，并將考核結(jié)果與工資、獎(jiǎng)金掛鉤，以保障存貨管理制度的有效執(zhí)行。應(yīng)該對(duì)完成考核目標(biāo)、成績斐然的工作人員給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作完成情況較差的工作人員予以批評(píng)或警告，甚至罰款，這樣可以增強(qiáng)工作人員的執(zhí)行意識(shí)。定期組織人員集中培訓(xùn)，加深其對(duì)存貨管理理念的認(rèn)識(shí)，并對(duì)乳制品的特性進(jìn)行宣傳普及，提高工作人員的庫存管理水平，為后續(xù)工作的開展奠定基礎(chǔ)。

（五）學(xué)習(xí)運(yùn)用先進(jìn)的管理模式，實(shí)現(xiàn)存貨管理信息化的目標(biāo)

為了更好地提升存貨管理效率，可以依托網(wǎng)絡(luò)，利用庫存電算化管理軟件管理共享平臺(tái)，提升信息共享度，為銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)部門提供有效的信息。例如，建立ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）信息化管理系統(tǒng)，提高人員的工作效率，減少人為因素導(dǎo)致的錯(cuò)誤和舞弊行為，掌握存貨的進(jìn)銷存情況，使企業(yè)內(nèi)各部門隨時(shí)都能查閱有關(guān)庫存的最新信息，增加企業(yè)的邊際收益。

（六）對(duì)存貨管理部門進(jìn)行監(jiān)督

倉儲(chǔ)部門每天要進(jìn)行自查、自糾，為防止工作人員徇私舞弊，倉儲(chǔ)部門要配合財(cái)務(wù)部門和其他監(jiān)督部門進(jìn)行定期或不定期的檢查。監(jiān)督部門要明確監(jiān)督檢查的內(nèi)容和重點(diǎn)，可以從各部門抽調(diào)人員組成存貨清查小組，親臨現(xiàn)場進(jìn)行存貨檢查。首先要檢查存貨的品質(zhì)狀況及生產(chǎn)日期；其次要檢查存貨增減變動(dòng)的記錄是否完整、單據(jù)是否齊全、賬實(shí)是否相符，如不符合找出原因，及時(shí)解決問題，確保存貨安全和賬實(shí)相符，對(duì)存貨管理中不相容崗位或職務(wù)相分離的情況進(jìn)行監(jiān)督，避免企業(yè)蒙受損失。

四、結(jié)語

企業(yè)要降低成本，增強(qiáng)盈利能力，就要加強(qiáng)存貨管理。只有科學(xué)地開展存貨管理工作，正確運(yùn)用存貨管理方法，才能有效降低各類成本，提高存貨的周轉(zhuǎn)速度，最終提高企業(yè)的盈利能力。