對(duì)民辦高校固定資產(chǎn)信息化管理的探討

何梅

（浙江師范大學(xué)附屬東陽(yáng)花園外國(guó)語(yǔ)學(xué)校，浙江 金華 322121）

近幾年，隨著民辦高校教學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，固定資產(chǎn)數(shù)量隨之增加，并且學(xué)校在固定資產(chǎn)使用和管理上將會(huì)暴露一些問(wèn)題，需要學(xué)校管理人員高度重視，以保證學(xué)校固定資產(chǎn)的合理應(yīng)用，朝著現(xiàn)代化趨勢(shì)發(fā)展。在信息時(shí)代下，信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的出現(xiàn)，給民辦高校固定資產(chǎn)管理工作開(kāi)展提供支持，通過(guò)調(diào)查得知，大部分學(xué)校已經(jīng)把信息技術(shù)運(yùn)用在固定資產(chǎn)管理中，有效提高資產(chǎn)管理水平。但是有的學(xué)校在固定資產(chǎn)信息化系統(tǒng)建設(shè)上，缺少全面性，沒(méi)有將信息化管理價(jià)值全面發(fā)揮，影響固定資產(chǎn)管理效果。

一、民辦高校加強(qiáng)固定資產(chǎn)信息化管理的意義

對(duì)于民辦高校來(lái)說(shuō)，高校學(xué)科多樣化及生源地增加，使得學(xué)校教學(xué)設(shè)備投放力度加大，固定資產(chǎn)數(shù)量快速增長(zhǎng)，特別是以醫(yī)學(xué)為重點(diǎn)的民辦高校，在專業(yè)器材和設(shè)備資金投放上相對(duì)較高，學(xué)校固定資產(chǎn)數(shù)量龐大且分布在各個(gè)位置，這給學(xué)校固定資產(chǎn)管理工作開(kāi)展增添難度。而把信息技術(shù)運(yùn)用在固定資產(chǎn)管理中，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息化管理，可以促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部數(shù)據(jù)資源的傳遞和共享，減少固定資產(chǎn)核算工作量，并且也促進(jìn)數(shù)據(jù)高效傳遞，可以給學(xué)校管理人員提供真實(shí)、精準(zhǔn)的信息。便于學(xué)校制定科學(xué)的管理決策，提高民辦高校固定資產(chǎn)管理水平[1]。

二、民辦高校固定資產(chǎn)信息化管理存在的問(wèn)題

（一）資產(chǎn)賬實(shí)不符

首先，因?yàn)槊褶k高?，F(xiàn)有的資產(chǎn)管理體系不完善，學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)不科學(xué)，資產(chǎn)使用方式不合理，使得固定資產(chǎn)管理比較混亂。其次，合并和搬遷過(guò)程中，沒(méi)有及時(shí)對(duì)固定資產(chǎn)數(shù)量核查，排查不徹底。在合并部分資產(chǎn)時(shí)，只是簡(jiǎn)單財(cái)務(wù)核算。再次，在交接中，管理人員沒(méi)能第一時(shí)間對(duì)固定資產(chǎn)排查和處理，使得會(huì)計(jì)記錄信息與實(shí)際不符，固定資產(chǎn)信息沒(méi)有得到有效傳遞。在管理人員變動(dòng)時(shí)，無(wú)法將資產(chǎn)增減問(wèn)題全面處理。最后，在資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、報(bào)廢處理等方面，管理人員缺少統(tǒng)一的管理要求和標(biāo)準(zhǔn)[2]。由于使用資產(chǎn)的部門沒(méi)能第一時(shí)間將資產(chǎn)使用情況反饋給資產(chǎn)管理部門，因此出現(xiàn)和固定資產(chǎn)管理記錄不符的狀況。

（二）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)落后

隨著民辦高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，資產(chǎn)規(guī)模增多，資產(chǎn)構(gòu)成更為復(fù)雜，管理難度加大。近幾年，學(xué)校實(shí)施后勤、人事等改革工作后，前期階段固定資產(chǎn)管理模式將無(wú)法滿足數(shù)字化校園發(fā)展要求。例如，信息需求比較被動(dòng)，因?yàn)槭艿骄窒抟蛩赜绊?，現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)由財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理部門使用，歸口管理部門只是負(fù)責(zé)資產(chǎn)管理查詢，無(wú)法操作；缺少全生命周期管理理念，現(xiàn)有的資產(chǎn)管理平臺(tái)功能不齊全，無(wú)法和資產(chǎn)采購(gòu)、資產(chǎn)審批、資產(chǎn)招標(biāo)、資產(chǎn)入庫(kù)、資產(chǎn)調(diào)配、資產(chǎn)清查等資產(chǎn)全生命周期系統(tǒng)相迎合，嚴(yán)重影響資產(chǎn)管理效率和質(zhì)量；固定資產(chǎn)系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間面臨“信息孤島”問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)用的師生管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等都是獨(dú)立開(kāi)發(fā)和運(yùn)行，這些系統(tǒng)之間沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息交流和共享；固定資產(chǎn)跟蹤管理模塊缺失，固定資產(chǎn)在采購(gòu)后應(yīng)用頻率低，大量閑置，存在故障問(wèn)題的設(shè)備沒(méi)能及時(shí)檢修維護(hù)，放置多年后報(bào)廢處理，不滿足固定資產(chǎn)充分應(yīng)用的要求。

（三）管理體系不完善

當(dāng)前，民辦高校在開(kāi)展固定資產(chǎn)管理工作時(shí)，通常按照傳統(tǒng)的管理要求和體系進(jìn)行，導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理效率低，管理效果不理想。部分學(xué)校安排財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)教學(xué)設(shè)備進(jìn)行管理，采購(gòu)部門主要負(fù)責(zé)教學(xué)設(shè)備采購(gòu)工作[3]。但是隨著時(shí)代發(fā)展，長(zhǎng)時(shí)間如此，容易在設(shè)備使用上存在問(wèn)題，如果固定資產(chǎn)使用和管理比較模糊，在管理部門中無(wú)法對(duì)每種資產(chǎn)歸屬哪個(gè)部門有充分了解，部分情況下，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)各部門相互推卸責(zé)任，造成固定資產(chǎn)使用和管理混亂，影響最終工作效果。從目前情況來(lái)說(shuō)，雖然大部分民辦高校已經(jīng)意識(shí)到固定資產(chǎn)管理的必要性，并且也開(kāi)展了固定資產(chǎn)管理工作，但是在管理體系上依然以傳統(tǒng)為主，沒(méi)有結(jié)合信息化時(shí)代發(fā)展要求，對(duì)現(xiàn)有管理體系進(jìn)行改革創(chuàng)新，使得學(xué)校固定資產(chǎn)管理存在滯后問(wèn)題。即使部分學(xué)校制定了固定資產(chǎn)管理體系，但是沒(méi)有將其落實(shí)到位，相關(guān)部門依然按照主觀意識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，使得固定資產(chǎn)管理體系流于形式化，無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

三、加強(qiáng)民辦高校固定資產(chǎn)信息化管理的相關(guān)建議

（一）科學(xué)建設(shè)固定資產(chǎn)信息平臺(tái)

民辦高校在建立固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)過(guò)程中，不僅要滿足學(xué)校經(jīng)營(yíng)發(fā)展要求，也應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展，根據(jù)國(guó)家相關(guān)部門發(fā)布的政策要求，對(duì)固定資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)優(yōu)化處理，例如，新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的發(fā)布，給固定資產(chǎn)計(jì)提折舊提出新的要求，因此學(xué)校在年度財(cái)務(wù)報(bào)表中資產(chǎn)報(bào)表內(nèi)，增加資產(chǎn)折舊信息。要想滿足該要求，應(yīng)把資產(chǎn)折舊功能融入固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)中，保證各項(xiàng)信息有效傳遞，綜合思考固定資產(chǎn)數(shù)量變化，對(duì)固定資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)功能進(jìn)行更新完善。只有這樣，才能保證民辦高校固定資產(chǎn)信息化管理目標(biāo)順利完成[4]。

（二）加強(qiáng)固定資產(chǎn)全過(guò)程信息化管理

首先，做好固定資產(chǎn)進(jìn)入信息化管理工作。在民辦高校固定資產(chǎn)進(jìn)入信息化管理過(guò)程中，應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)管理進(jìn)行具體評(píng)估和調(diào)查，分析和增加固定資產(chǎn)可行性報(bào)表相關(guān)的工作內(nèi)容，提出審核意見(jiàn)，保證固定資產(chǎn)進(jìn)入信息化管理的可行性和專業(yè)性。在實(shí)際中，學(xué)校應(yīng)科學(xué)使用信息化技術(shù)，讓民辦高校固定資產(chǎn)信息更加完整和具體。其次，加強(qiáng)固定資產(chǎn)使用信息化管理。在固定資產(chǎn)使用管理過(guò)程中，應(yīng)科學(xué)構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，在信息化管理平臺(tái)中如實(shí)記錄固定資產(chǎn)使用和管理狀況，在資產(chǎn)發(fā)生變化的情況下，應(yīng)該第一時(shí)間把變化的數(shù)據(jù)輸入其中，在信息化平臺(tái)的作用下統(tǒng)一處理。對(duì)于信息化平臺(tái)建設(shè)，應(yīng)綜合思考平臺(tái)的安全性和穩(wěn)定性，對(duì)于平臺(tái)使用者，應(yīng)科學(xué)設(shè)置使用權(quán)限，做好不兼容崗位充分分離，極大限度地保證信息安全，防止發(fā)生信息丟失或者泄露的狀況。在信息化管理平臺(tái)建設(shè)中，應(yīng)保證平臺(tái)的公開(kāi)性，部分賬戶信息在必要的情況下，應(yīng)結(jié)合管理平臺(tái)信息要求定期對(duì)外公布，通過(guò)公開(kāi)化管理，可以規(guī)范相關(guān)人員工作行為，在某種程度上強(qiáng)化學(xué)校所有人員對(duì)固定資產(chǎn)的認(rèn)識(shí)與理解，提高所有人員固定資產(chǎn)管理意識(shí)。最后，加強(qiáng)固定資產(chǎn)退出信息化管理。在固定資產(chǎn)退出過(guò)程中，應(yīng)對(duì)資產(chǎn)使用情況調(diào)查評(píng)估，需要對(duì)固定資產(chǎn)使用情況有所了解，如資產(chǎn)數(shù)量變化、資產(chǎn)質(zhì)量問(wèn)題、資產(chǎn)凈值等[5]。并且將資產(chǎn)退出原因進(jìn)行標(biāo)注，利用信息傳遞功能，保證每層信息都經(jīng)過(guò)全面認(rèn)證，在獲得相關(guān)部門審批通過(guò)以后，才能將固定資產(chǎn)退出工作落實(shí)到位。并且，在固定資產(chǎn)退出過(guò)程中，應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)信息如實(shí)更新，確定剩余固定資產(chǎn)數(shù)額。在完成此項(xiàng)工作后，才能實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息化管理，把信息技術(shù)順利的運(yùn)用在固定資產(chǎn)管理各個(gè)環(huán)節(jié)中，保證民辦高校固定資產(chǎn)使用安全，發(fā)揮其使用價(jià)值。

（三）完善管理組織機(jī)構(gòu)體系

民辦高校應(yīng)加強(qiáng)固定資產(chǎn)組織系統(tǒng)建設(shè)，在第三方監(jiān)督管理下，完善協(xié)同管理體系[6]。明確各個(gè)部門在固定資產(chǎn)管理中的職責(zé)和權(quán)限，把管理責(zé)任下發(fā)到具體人員身上，各司其職。在民辦高校經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，需要成立專業(yè)的財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)使用管理部門，例如成立資產(chǎn)管理辦公室，或者在后勤部門中設(shè)有固定資產(chǎn)管理科室，以協(xié)同資產(chǎn)管理部門做好資產(chǎn)使用和維護(hù)管理工作，監(jiān)督資產(chǎn)增值和減值情況，保證資產(chǎn)使用安全。財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行核算和管理。資產(chǎn)使用部門應(yīng)對(duì)資產(chǎn)使用環(huán)節(jié)中資產(chǎn)維修情況進(jìn)行記錄，將資產(chǎn)管理工作分配到具體人員身上，管理人員應(yīng)了解固定資產(chǎn)所在位置，保證資產(chǎn)安全。除此之外，在固定資產(chǎn)管理過(guò)程中，應(yīng)規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，將固定資產(chǎn)管理工作落實(shí)到位，真正實(shí)現(xiàn)責(zé)任科學(xué)分配，合理規(guī)劃。

（四）建立一站式管理服務(wù)平臺(tái)

在建立固定資產(chǎn)信息化平臺(tái)以后，應(yīng)對(duì)信息化管理平臺(tái)功能進(jìn)行優(yōu)化完善，通過(guò)采取數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)和教務(wù)系統(tǒng)的連接，保證各個(gè)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)可以有效傳動(dòng)。這樣可以把管理職責(zé)分配給具體人員，即便該人員離職或者工作變動(dòng)，也可以獲得系統(tǒng)提示的信息，把離職人員名下資產(chǎn)及時(shí)歸還給學(xué)校，避免學(xué)校資產(chǎn)流失。通過(guò)這種方式，可以幫助民辦高校減少固定資產(chǎn)使用與管理問(wèn)題出現(xiàn)，防止在資產(chǎn)錄入和管理中出現(xiàn)各種錯(cuò)誤，有效提高學(xué)校資產(chǎn)管理水平，保證學(xué)校自身效益。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，民辦高校在開(kāi)展固定資產(chǎn)管理工作時(shí)，把信息化管理技術(shù)應(yīng)用其中，不僅滿足時(shí)代發(fā)展要求，也能讓學(xué)校固定資產(chǎn)更加規(guī)范和專業(yè)，有效提高學(xué)校固定資產(chǎn)管理水平。固定資產(chǎn)作為維護(hù)學(xué)校正常運(yùn)營(yíng)的重要資產(chǎn)，對(duì)學(xué)校建設(shè)和發(fā)展有著直接影響。在信息化背景下，信息化管理方式是社會(huì)發(fā)展給資產(chǎn)管理提出的新要求，更是學(xué)校現(xiàn)代化建設(shè)的展現(xiàn)，因此在當(dāng)前背景下，加強(qiáng)民辦高校固定資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)建設(shè)，對(duì)促進(jìn)學(xué)校改革發(fā)展有著現(xiàn)實(shí)性意義。