論銷售合同管理視角下企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

王 勇

（山西焦煤集團(tuán)煤焦銷售有限公司合同部，臨汾 041606）

企業(yè)銷售合同管理視角下的內(nèi)部控制工作，實(shí)施主體為企業(yè)決策層、執(zhí)行層及監(jiān)督層等，目的在于為合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供保障，使自身合法權(quán)益得到有效維護(hù)，保障合同風(fēng)險(xiǎn)全面降低，促進(jìn)企業(yè)在實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化目標(biāo)的同時(shí)，有效避免合同舞弊現(xiàn)象。將銷售合同管理下的內(nèi)部控制建設(shè)工作做好，能使企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為規(guī)范、有序開展，也能為審計(jì)部門響應(yīng)國家加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督的號召提供有利條件，為不斷提高內(nèi)審工作質(zhì)量提供促進(jìn)作用，進(jìn)而基于內(nèi)審服務(wù)及促進(jìn)作用的充分發(fā)揮，推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動健康有序發(fā)展。企業(yè)在進(jìn)步發(fā)展的過程中，必然需要大量合作，而要想為合作順利開展、為內(nèi)部管理有效性提供保障，必然需要立足銷售合同管理視角，加大銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制力度，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理規(guī)范化、風(fēng)險(xiǎn)有效控制等目標(biāo)。

一、銷售合同管理對企業(yè)的意義

（一）有效的合同管理能推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展

企業(yè)之間進(jìn)行經(jīng)濟(jì)往來行為的重要橋梁、紐帶就是合同，其在市場交易行為規(guī)范與約束方面起到的作用十分顯著。立足銷售合同管理視角開展內(nèi)部控制工作，有利于企業(yè)資源配置的有效優(yōu)化，同時(shí)也能維護(hù)市場經(jīng)濟(jì)秩序。企業(yè)銷售、經(jīng)營、投資等業(yè)務(wù)始終貫穿著合同，合同的簽訂、合同義務(wù)的履行，能為企業(yè)獲得經(jīng)濟(jì)收益提供基本保障。在企業(yè)合同管理內(nèi)部控制方面加強(qiáng)力度，可促進(jìn)企業(yè)增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控意識，大幅度降低企業(yè)違約風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，銷售合同管理下的內(nèi)控制度，可為企業(yè)履行合同規(guī)定指導(dǎo)方向，促使企業(yè)安全運(yùn)營，最大限度地獲取收益，逐步實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。所以，對于當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的各大企業(yè)來說，重要的工作內(nèi)容之一就是銷售合同管理下的內(nèi)部控制。

（二）健全管理制度能夠提高內(nèi)部控制質(zhì)量

在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中，企業(yè)內(nèi)控相關(guān)規(guī)范及配套指引是依法合規(guī)經(jīng)營有效實(shí)現(xiàn)的重要依據(jù)、可持續(xù)發(fā)展的重要保障。這些規(guī)范及配套指引中明確強(qiáng)調(diào)：企業(yè)在進(jìn)行銷售合同管理的過程中，要充分明確總體目標(biāo)及管理流程、各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)控制，同時(shí)規(guī)劃管控措施，并積極開展管理的后評估工作。銷售合同管理要求：企業(yè)在開展該項(xiàng)管理工作時(shí)，要以全過程、系統(tǒng)化、動態(tài)化原則為出發(fā)點(diǎn)，為合同管理的健全性、有效性提供保障，如此才能為企業(yè)高質(zhì)量內(nèi)部控制的良好實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。而企業(yè)內(nèi)控過程的重要內(nèi)容之一就是合同管理制度，該項(xiàng)制度的建立，需要與企業(yè)實(shí)際內(nèi)控體系充分結(jié)合，在此基礎(chǔ)上建立管理制度，規(guī)范合同管理流程，為合同雙方的共同利益提供保障。所以，企業(yè)要想確保銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控質(zhì)量有效提高，必須積極完善銷售合同管理制度。

二、銷售合同管理下企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控情況

（一）管理主體和分工不明確

從當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)的實(shí)際情況來看，其管理層級通常呈現(xiàn)扁平化特征，尤其是一些小微企業(yè)，最多僅有三個(gè)層級，甚至還存在兩個(gè)層級的現(xiàn)象，受此種單一化的組織結(jié)構(gòu)影響，企業(yè)管理者自然難以高度重視內(nèi)控制度執(zhí)行情況，導(dǎo)致控制過程缺乏全面性。與此同時(shí)，各部門及各管理層級間也缺少明確的職能定位，加之各部門間有效監(jiān)督制衡機(jī)制較為欠缺，所以各部門有推卸責(zé)任及義務(wù)的情況存在，甚至搶奪權(quán)力及利益的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。除此之外，在企業(yè)進(jìn)行銷售合同管理的過程中，歸口管理模式并未嚴(yán)格制定，分工合作及協(xié)調(diào)管理機(jī)制等也未能有效形成。

（二）管理流程的設(shè)計(jì)不合理

從一些企業(yè)銷售合同管理情況來看，其管理流程過于簡單化，科學(xué)性、合理性不夠，而在內(nèi)控工作開展的過程中，一些制度及管理流程并未向合同管理全過程延伸、滲透，加之進(jìn)行合同管理時(shí)管理流程中牽制、審批等環(huán)節(jié)的缺失，導(dǎo)致流程管理形式化問題日益嚴(yán)峻。審批授權(quán)管理的缺失會導(dǎo)致申請、審核、執(zhí)行、監(jiān)督等各個(gè)環(huán)節(jié)的崗位分離難以有效實(shí)現(xiàn)，無法實(shí)現(xiàn)崗位之間的互相牽制，也就難以形成互相監(jiān)督檢查的機(jī)制。此外，一些企業(yè)中缺失合同管理考核、責(zé)任追究等制度，受此方面因素影響，其自然難以對合同后階段相關(guān)機(jī)構(gòu)、人員責(zé)任等的考核方面提高重視程度。

（三）風(fēng)險(xiǎn)評估能力較為薄弱

當(dāng)前，部分企業(yè)在發(fā)展過程中，管理層盲目投資、盲目壯大發(fā)展，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營及資金方面都存在嚴(yán)重問題，企業(yè)不僅缺少充足的經(jīng)營資金，而且經(jīng)營模式也存在漏洞，長此以往必然會影響自身發(fā)展。企業(yè)在不具備經(jīng)營及資金優(yōu)勢的情況下，難以高度重視風(fēng)險(xiǎn)評估工作，缺乏較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)防御及抵抗能力，一些企業(yè)甚至缺少風(fēng)險(xiǎn)意識，加之法律認(rèn)知不充分、不深入，所以風(fēng)險(xiǎn)防范能力十分薄弱。部分企業(yè)在評估銷售合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)的過程中，通常以企業(yè)管理者的主觀意識及自身經(jīng)驗(yàn)為主，缺少對內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)定性、定量的分析與評估，難以實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的及時(shí)預(yù)防與規(guī)避。

三、銷售合同管理下企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

（一）分析企業(yè)狀況、制定內(nèi)控目標(biāo)

從長遠(yuǎn)角度來看，企業(yè)內(nèi)控目標(biāo)的作用主要體現(xiàn)在促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展這一方面。所以，企業(yè)在設(shè)置內(nèi)控總體目標(biāo)的過程中，應(yīng)以企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動和所處發(fā)展周期、企業(yè)管理特征等為前提，綜合考慮外部環(huán)境，進(jìn)而科學(xué)制定與企業(yè)內(nèi)部要求、外部趨勢都充分符合的內(nèi)控目標(biāo)。有效的內(nèi)控目標(biāo)可以為企業(yè)整合自身資源并充分利用自身資源進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動提供巨大幫助，為企業(yè)短期盈利目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有利條件，同時(shí)也能為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在內(nèi)控總目標(biāo)明確的情況下，企業(yè)需要以內(nèi)控部門職能及職責(zé)為依據(jù)，積極開展內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)工作，借此細(xì)分籠統(tǒng)的總目標(biāo)，將其向各個(gè)可行性內(nèi)控制度方面轉(zhuǎn)化。比如，對于銷售合同業(yè)務(wù)來說，管理目標(biāo)應(yīng)是：為合同管理與國家法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度之間的匹配性提供保障，在此基礎(chǔ)上為企業(yè)合法權(quán)益提供維護(hù)作用。與此同時(shí)，企業(yè)在確定了內(nèi)控目標(biāo)的情況下，應(yīng)充分明確合同擬定及審批、執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)的要求、流程，進(jìn)而基于對合同管理過程薄弱環(huán)節(jié)的定期檢查與評估，采用對應(yīng)控制方式為合同有效履行提供促進(jìn)作用。

（二）完善內(nèi)控制度、強(qiáng)化制定執(zhí)行

要想實(shí)現(xiàn)管理工作的高效化，必然需要以有效制度的建設(shè)為基礎(chǔ)。內(nèi)控制度具體包含責(zé)任及牽制、流程、手續(xù)等各項(xiàng)制度內(nèi)容。企業(yè)可通過內(nèi)控制度明確內(nèi)部各部門、各崗位人員職權(quán)范圍、責(zé)任界限，進(jìn)而合理分配職權(quán)，有效避免崗位職責(zé)交叉重疊現(xiàn)象，更重要的是分離不相容之物，有效規(guī)范授權(quán)處理流程。建立和執(zhí)行內(nèi)控制度，能為企業(yè)各部門之間的互相聯(lián)系、互相制約提供有利條件。以TX公司為例，該公司處于成立初期，所以公司為確保自身業(yè)務(wù)規(guī)模有效擴(kuò)大并迅速占領(lǐng)市場，往往會對市場和銷售方面過于關(guān)注，與此同時(shí)，公司由上至下秉承的經(jīng)營理念也是以實(shí)現(xiàn)良好、更好的銷售目標(biāo)為主，與合同管理相比，銷售額及其增長速度、幅度等往往是公司重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。在此背景下，該公司自然不具備完善的內(nèi)控制度，而銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控制度的執(zhí)行也形同虛設(shè)。所以，該公司要想實(shí)現(xiàn)壯大發(fā)展的目的，必然需要改變上述理念，積極健全、完善內(nèi)控制度，全過程、動態(tài)化開展銷售合同管理工作。例如：合同管理需要以分級授權(quán)、統(tǒng)一歸口形式為主，以有效避免管辦不分離或職責(zé)不清的問題；而對于各業(yè)務(wù)部來說，要以職責(zé)劃分為依據(jù)，嚴(yán)格遵守制度要求，主動承擔(dān)合同簽訂過程中的種種責(zé)任，如調(diào)查及談判等，之后由財(cái)務(wù)部監(jiān)督合同簽訂情況，有效防控舞弊現(xiàn)象。

（三）重視風(fēng)險(xiǎn)防御、衡量企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)

在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展這一目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的過程中，必須提高對風(fēng)險(xiǎn)防控的重視程度。立足內(nèi)控方面進(jìn)行分析，其主要目的就是對銷售業(yè)務(wù)流程中易發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和防控，而建立風(fēng)險(xiǎn)防御體系、不斷增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防御意識能為企業(yè)防控風(fēng)險(xiǎn)提供有利條件，也能促進(jìn)企業(yè)競爭實(shí)力的逐步強(qiáng)化。企業(yè)在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防御的過程中，可選用的方法為自我控制評價(jià)風(fēng)險(xiǎn)，基于風(fēng)險(xiǎn)評估體系的構(gòu)建，通過定期或不定期的方式，積極組織自我評估活動，借此最大限度地降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)處在可控范圍內(nèi)。與此同時(shí)，還可借助網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)及移動OA等方式，實(shí)時(shí)控制日常銷售業(yè)務(wù)活動的各個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)流程，使內(nèi)部控制能夠滲透在企業(yè)的方方面面。企業(yè)在具體開展銷售合同管理工作時(shí)，為切實(shí)強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防御意識，要對合同流程結(jié)構(gòu)邏輯方面提高重視程度，通過對流程主要環(huán)節(jié)或內(nèi)容有無失效可能的評估、分析，避免產(chǎn)生控制目標(biāo)偏差現(xiàn)象。比如：在簽訂合同的前期，企業(yè)需要開展全面的合同調(diào)查工作，為雙方當(dāng)事人的履約能力提供保障；而在合同對象確定的情況下，企業(yè)需要合同承辦部基于授權(quán)范圍開展合同談判活動，明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)及違約責(zé)任，在此基礎(chǔ)上積極審核合同，審核無誤后方可簽署。在合同履行過程中，企業(yè)需要防控合同全流程各個(gè)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）規(guī)范管理流程、提高內(nèi)控質(zhì)量

規(guī)范化的銷售合同管理流程有利于內(nèi)控質(zhì)量的大幅度提高。所以，在開展銷售合同管理下的企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控工作時(shí)，必須理順銷售合同管理流程。實(shí)踐表明，作為管理對象的銷售合同，并不屬于一種靜態(tài)管理內(nèi)容，所以需要將其貫穿產(chǎn)品銷售全過程。

第一，準(zhǔn)確階段。該環(huán)節(jié)管理流程具體可拆分為：交易事項(xiàng)的初步洽談，銷售意向逐步達(dá)成，磋商具體交易價(jià)格，確定交貨回款方式，以公司合同統(tǒng)一模板為依據(jù)進(jìn)行合同詳細(xì)內(nèi)容的填充、審核。第二，合同簽訂階段。該環(huán)節(jié)需要以第一階段的磋商結(jié)果為依據(jù)，由交易雙方進(jìn)行正式銷售合同的簽訂。第三，履行階段。在交易雙方簽訂合同并蓋章時(shí)，合同就會生效，而在合同生效后，交易雙方就需要以合同約定為依據(jù)，履行相應(yīng)義務(wù)；除此之外，該階段還需要企業(yè)將合同執(zhí)行管理工作做好，并科學(xué)評估合同執(zhí)行情況。通過以上合同管理流程的規(guī)范，企業(yè)能確保合同簽訂始終處在內(nèi)控范圍內(nèi)，有利于內(nèi)控質(zhì)量的提升。

結(jié) 語

在經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的背景下，面對日益增多的經(jīng)濟(jì)活動，企業(yè)要想有效保護(hù)自身利益，保護(hù)資產(chǎn)安全，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的提升，必然需要以規(guī)范化合同簽訂為依據(jù)，在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化銷售合同管理下的內(nèi)控力度，以思想上的重視為出發(fā)點(diǎn)，高度關(guān)注內(nèi)控制度、合同管理流程等的完善，進(jìn)而充分發(fā)揮內(nèi)控工作有效性，在規(guī)范銷售合同管理的同時(shí)，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。