探究ERP在行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)管理中的應(yīng)用

劉菲

（廣東省地質(zhì)局第三地質(zhì)大隊(duì)，廣東 韶關(guān) 512000）

因?yàn)閲?guó)內(nèi)的行政事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)效益方面的壓力較小，所以在開展財(cái)務(wù)管理工作的過(guò)程中，通常無(wú)法準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)自己的管理水平及制度水準(zhǔn)，使得行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作具有許多不足。ERP能夠有效將此問(wèn)題解決，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作而言意義重大，所以得到了普遍應(yīng)用，不過(guò)在ERP的具體應(yīng)用中，其效果卻無(wú)法得到充分發(fā)揮，長(zhǎng)此以往，會(huì)對(duì)行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理工作發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

一、應(yīng)用行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理中的ERP的不足

（一）ERP無(wú)法和行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理制度相匹配

現(xiàn)階段，縱使國(guó)內(nèi)的軟件生產(chǎn)的企業(yè)出于開拓行政事業(yè)單位在財(cái)會(huì)管理方面的應(yīng)用軟件市場(chǎng)的目的，能夠有針對(duì)地開發(fā)商用ERP軟件，不過(guò)在具體應(yīng)用時(shí)，此軟件系統(tǒng)大多無(wú)法和行政事業(yè)單位進(jìn)行完美匹配。尤其對(duì)行政事業(yè)單位而言，其財(cái)務(wù)管理工作所處的階段多為半自動(dòng)化，在完成數(shù)據(jù)采集工作時(shí)比較困難，導(dǎo)致ERP無(wú)法在行政事業(yè)單位中得到有效應(yīng)用。部分行政事業(yè)單位在對(duì)ERP進(jìn)行選擇時(shí)，無(wú)法按照自身的具體發(fā)展需要進(jìn)行，只是將ERP的技術(shù)先進(jìn)程度作為考慮的因素，使得多數(shù)行政事業(yè)單位在對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行建立之后，存在財(cái)會(huì)管理工作效率無(wú)法提升的問(wèn)題，部分ERP系統(tǒng)在應(yīng)用之后還會(huì)阻礙財(cái)會(huì)管理工作的順利進(jìn)行。

（二）使財(cái)會(huì)管理工作存在風(fēng)險(xiǎn)

行政事業(yè)單位在對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行建立后，能夠使單位的財(cái)務(wù)管理形式出現(xiàn)明顯的變化，尤其會(huì)改變財(cái)會(huì)管理的流程和財(cái)務(wù)控制，假如ERP系統(tǒng)沒(méi)能考慮有關(guān)的因素，未能科學(xué)地設(shè)計(jì)財(cái)會(huì)管理的流程和財(cái)務(wù)控制，那么這個(gè)系統(tǒng)就無(wú)法符合行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理需要，同時(shí)，應(yīng)用ERP系統(tǒng)會(huì)使財(cái)務(wù)管理人員放棄使用原來(lái)的手工方式，就有很大的可能使得行政事業(yè)單位出現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的信息缺失的問(wèn)題和財(cái)會(huì)管理不力的問(wèn)題，最終使行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理工作承擔(dān)很高的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）ERP管理人員不夠?qū)I(yè)

對(duì)行政事業(yè)單位而言，財(cái)務(wù)管理人員通常是對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行操作的不二人選。在具體應(yīng)用時(shí)，財(cái)務(wù)管理人員只能基本的操作系統(tǒng)，只可以被動(dòng)地利用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和信息，不過(guò)要想使ERP系統(tǒng)更好地滿足行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作需要，就應(yīng)該適當(dāng)?shù)貏?chuàng)新與改進(jìn)此系統(tǒng)，由于財(cái)務(wù)管理人員不具備有關(guān)的IT知識(shí)，無(wú)法進(jìn)行研發(fā)，所以使得ERP系統(tǒng)無(wú)法支撐行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)決策、財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)控制。尤其行政事業(yè)單位原本的高端復(fù)合型人才假如出現(xiàn)流失，會(huì)使行政事業(yè)單位無(wú)法深入挖掘ERP系統(tǒng)在應(yīng)用時(shí)的價(jià)值。

二、ERP在行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理的實(shí)際應(yīng)用

（一）ERP在預(yù)算管理中的應(yīng)用

新的ERP系統(tǒng)在工作過(guò)程中應(yīng)該對(duì)新工作流程與工作步驟進(jìn)行安排，對(duì)新工作機(jī)構(gòu)進(jìn)行建設(shè)，實(shí)行新管理與新控制，而預(yù)算管理部門便是一個(gè)具有重要作用的機(jī)構(gòu)。預(yù)算管理部門的主要職責(zé)是對(duì)行政事業(yè)單位的預(yù)算進(jìn)行策劃，審核與修訂上級(jí)擬定的預(yù)算額度，評(píng)估與編制預(yù)算方案，限額預(yù)算非貿(mào)易及非經(jīng)營(yíng)購(gòu)匯的人民幣。此外，預(yù)算管理部門的職責(zé)還應(yīng)包括組織與研究預(yù)算項(xiàng)目庫(kù)的管理，要對(duì)適當(dāng)?shù)男袠I(yè)融資政策進(jìn)行擬定，行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)體制均需由預(yù)算管理部門進(jìn)行管理與配合。政府部門的預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表的格式為事業(yè)單位常見的預(yù)算編制格式，此格式的優(yōu)勢(shì)在于銜接性很強(qiáng)，不過(guò)它的缺點(diǎn)也相當(dāng)突出，除了不能明顯體現(xiàn)歷史收支之外，還有無(wú)法對(duì)預(yù)算收支的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)進(jìn)行反映。在此背景下，ERP系統(tǒng)所具有的集成性特征能夠原本工作中的許多缺點(diǎn)進(jìn)行彌補(bǔ)，所以在編制預(yù)算格式的過(guò)程中，行政事業(yè)單位的預(yù)算收支能夠利用政府的預(yù)算報(bào)表的格式，在對(duì)單位資產(chǎn)狀況和資金積累狀況進(jìn)行反映時(shí)，能夠?qū)κ聵I(yè)單位的會(huì)計(jì)報(bào)表多加利用，而且能夠?qū)⒏奖硖砑佑趫?bào)表之后，使行政事業(yè)單位在資金使用方面的詳細(xì)情況得到更加清晰地標(biāo)注[1]。

（二）ERP在資產(chǎn)管理中的應(yīng)用

因?yàn)镋RP系統(tǒng)具有流程指向性，所以行政事業(yè)單位能夠按照部門內(nèi)部ERP系統(tǒng)的實(shí)際特征，有針對(duì)地設(shè)置資產(chǎn)管理中心，該中心的工作是借助系統(tǒng)傳達(dá)的數(shù)據(jù)信息，配置部門管理的資產(chǎn)、使用部門管理的資產(chǎn)、處置部門管理的資產(chǎn)、制定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)告、對(duì)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行登記、界定資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、對(duì)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的糾紛進(jìn)行調(diào)處、進(jìn)行資產(chǎn)保全、進(jìn)行效益考核評(píng)價(jià)、對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行清查和監(jiān)管、監(jiān)督與管理政府采購(gòu)、在非經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)轉(zhuǎn)為經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)的過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督與管理；對(duì)政府采購(gòu)實(shí)施的策略進(jìn)行制定，對(duì)政府采購(gòu)實(shí)施的計(jì)劃進(jìn)行編制；組織與實(shí)施部門的統(tǒng)一采購(gòu)項(xiàng)目，管理政府部門的采購(gòu)活動(dòng)，對(duì)政府部門的采購(gòu)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，重組股份制改造資產(chǎn)，對(duì)股份制改造的股權(quán)進(jìn)行設(shè)置，對(duì)股份制改造的資產(chǎn)進(jìn)行處置；進(jìn)行清產(chǎn)核資與產(chǎn)權(quán)處理工作，對(duì)國(guó)有資本金進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，管理關(guān)于產(chǎn)權(quán)的糾紛和調(diào)處，對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行處置，對(duì)使用進(jìn)行管理，評(píng)估組織實(shí)施的相關(guān)資產(chǎn)，對(duì)規(guī)費(fèi)使用進(jìn)行監(jiān)督和檢查，對(duì)預(yù)算內(nèi)外建設(shè)資金進(jìn)行監(jiān)督與檢查[2]。

（三）ERP在財(cái)會(huì)操作自動(dòng)化中的應(yīng)用

行政事業(yè)部門如果使用了ERP系統(tǒng)，便能夠集中在ERP系統(tǒng)中完成記賬報(bào)賬的財(cái)會(huì)操作，而這些操作以往需要財(cái)會(huì)部門的員工來(lái)手動(dòng)完成，還能夠由各部門在匯總數(shù)據(jù)之后直接上報(bào)至財(cái)務(wù)部門，能夠利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)完成數(shù)據(jù)審核工作和數(shù)據(jù)校對(duì)工作。在節(jié)約人工精力的同時(shí)實(shí)現(xiàn)了節(jié)省時(shí)間的目標(biāo)。舉例說(shuō)明，多數(shù)部門運(yùn)用了網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)。它的優(yōu)勢(shì)如下：第一，數(shù)據(jù)簽名優(yōu)勢(shì)，報(bào)銷憑單使用電子簽名，能夠真正防止偽造簽名風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)。第二，多級(jí)復(fù)核優(yōu)勢(shì)，憑證與付款都使用了二級(jí)復(fù)核，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，能夠盡快將其糾正。第三，自動(dòng)計(jì)算優(yōu)勢(shì)，系統(tǒng)會(huì)自行計(jì)算憑單與補(bǔ)助，使得計(jì)算的過(guò)程中很少出現(xiàn)差錯(cuò)。第四，信息記錄優(yōu)勢(shì)，系統(tǒng)會(huì)對(duì)核算操作的流程進(jìn)行記錄，對(duì)確定工作的責(zé)任很有幫助。第五，數(shù)據(jù)一致優(yōu)勢(shì)，系統(tǒng)中的信息數(shù)據(jù)在沒(méi)有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的情況下不能進(jìn)行修改[3]。

三、改善行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)管理中的ERP應(yīng)用效果的措施

行政事業(yè)單位出于使其財(cái)會(huì)管理水準(zhǔn)提升與完善財(cái)務(wù)管理制度的目的，需要對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行充分利用。而要想使ERP系統(tǒng)的應(yīng)用效果不斷提升，行政事業(yè)單位還需從以下幾方面入手：

（一）做到穩(wěn)步實(shí)施與分步建設(shè)

在對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該按照行政事業(yè)單位的實(shí)際需要，需要做到穩(wěn)步實(shí)施與分步建設(shè)。對(duì)行政事業(yè)單位而言，建設(shè)ERP系統(tǒng)這一工程項(xiàng)目的任務(wù)很重，施工量也很大，而且?guī)в泻芨叩娘L(fēng)險(xiǎn)性，所以在實(shí)際實(shí)施時(shí)，不能在建設(shè)過(guò)程中表現(xiàn)得太過(guò)急躁，不過(guò)其建設(shè)時(shí)間也不應(yīng)該太長(zhǎng)。此外，在處理核心技術(shù)與關(guān)鍵結(jié)構(gòu)的過(guò)程中，能夠主動(dòng)對(duì)國(guó)內(nèi)與國(guó)外的成功案例進(jìn)行參考，防止在建設(shè)時(shí)發(fā)生嚴(yán)重的失誤。進(jìn)行建設(shè)的前提條件是對(duì)整體建設(shè)計(jì)劃進(jìn)行詳盡地制定，綜合地考慮所有潛在的問(wèn)題因素，準(zhǔn)備好需要的技術(shù)與人才，實(shí)行分批次的建設(shè)，保障全部環(huán)節(jié)的扎實(shí)與有效，使其能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位的財(cái)會(huì)管理水準(zhǔn)提升提供幫助[4]。

（二）使信息變得更加準(zhǔn)確

準(zhǔn)確的信息對(duì)行政事業(yè)單位而言至關(guān)重要，信息能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位的決策提供參考。如果數(shù)據(jù)信息存在錯(cuò)誤，就會(huì)使得行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理工作無(wú)法順利進(jìn)行，也會(huì)使其決策喪失準(zhǔn)確性和時(shí)效性。所以對(duì)ERP系統(tǒng)而言，使其信息變得更加準(zhǔn)確非常重要，尤其對(duì)原始信息與原始數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，其準(zhǔn)確性是行政事業(yè)單位必須保證的。假如在進(jìn)行財(cái)會(huì)管理時(shí)，依然存在用紙質(zhì)形式進(jìn)行記載的現(xiàn)象，在填制單據(jù)的過(guò)程中，應(yīng)該更加嚴(yán)格與仔細(xì)地審核這些數(shù)據(jù)，防止在填制過(guò)程中發(fā)生失誤，確保ERP系統(tǒng)可以在具體工作中充分發(fā)揮其實(shí)際效果。

（三）使試運(yùn)行變得更加有效

要想驗(yàn)證ERP系統(tǒng)的有效性，最好的方式便是試運(yùn)行這個(gè)系統(tǒng)。對(duì)試運(yùn)行時(shí)期而言，操作人員應(yīng)該正確地操作每個(gè)環(huán)節(jié)與每個(gè)模塊，尤其需要正確且完整地完成系統(tǒng)切換操作。此外，嚴(yán)格測(cè)試與嚴(yán)格把關(guān)ERP系統(tǒng)的實(shí)際功效也非常重要。在試運(yùn)行ERP系統(tǒng)之后，可以獲得ERP系統(tǒng)在試運(yùn)行過(guò)程中的數(shù)據(jù)，觀察這些數(shù)據(jù)和行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理工作需要的數(shù)據(jù)間是否存在差別，假如的確有差別存在，人們能夠利用數(shù)據(jù)對(duì)比的方法將問(wèn)題找出，而且能夠利用專業(yè)的數(shù)據(jù)分析和研究來(lái)完成對(duì)更加有效的整改方案的制定，以使ERP系統(tǒng)變得更加完善。與此同時(shí)，人們能夠依據(jù)數(shù)據(jù)分析的方法對(duì)ERP系統(tǒng)的另外的功能進(jìn)行挖掘，尤其對(duì)于特定客戶來(lái)說(shuō)，應(yīng)該有針對(duì)地制定一些能夠滿足他們需求的功能，而且應(yīng)該升級(jí)目前的功能，使ERP系統(tǒng)的價(jià)值能夠得到提升。

（四）使工作人員的綜合素養(yǎng)得到提升

對(duì)行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理工作而言，相關(guān)人員只有在擁有足夠的財(cái)會(huì)管理知識(shí)的前提下才可以更好地勝任自己的工作。不過(guò)行政事業(yè)單位在應(yīng)用ERP系統(tǒng)后，其對(duì)相關(guān)人員的要求也在不斷提高。所以，行政事業(yè)單位需要注重培訓(xùn)有關(guān)工作人員，計(jì)劃與組織相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)訓(xùn)練，讓工作人員在對(duì)目前的財(cái)務(wù)管理制度有所掌握的同時(shí)，能夠具備接受知識(shí)的能力與很好的學(xué)習(xí)能力，使ERP系統(tǒng)能夠在具體操作時(shí)得到有效運(yùn)用。除此之外，需要更多地將高端的復(fù)合型人才引入至行政事業(yè)單位，使行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理人員的團(tuán)隊(duì)可以擁有很好的工作能力與綜合素養(yǎng)，使事業(yè)單位能夠更好地挖掘ERP系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，將ERP應(yīng)用至行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理工作，對(duì)其實(shí)際應(yīng)用措施進(jìn)行不斷強(qiáng)化，使其應(yīng)用效果得到充分發(fā)揮，能夠起到提高行政事業(yè)單位的工作效率和實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)管理的作用。在具體建設(shè)時(shí)，行政事業(yè)單位需要做到穩(wěn)步實(shí)施與分步建設(shè)，使系統(tǒng)信息變得更加準(zhǔn)確，提升其實(shí)際效果，還要提高有關(guān)人員的綜合素養(yǎng)，從而為我國(guó)行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理提供幫助。