數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型下的企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享探究

付斌

（中車長江運輸設(shè)備集團(tuán)有限公司，湖北 武漢 430212）

一、引言

數(shù)字技術(shù)和移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展改變了消費者的行為，并對傳統(tǒng)企業(yè)的運營提出了新的挑戰(zhàn)。數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為現(xiàn)代企業(yè)改革的“新基礎(chǔ)設(shè)施”［1］。大公司的財務(wù)轉(zhuǎn)型是將不同業(yè)務(wù)部門的會計合并到財務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行集中處理，以達(dá)到加強(qiáng)控制、整合資源以降低成本、提高效率、增強(qiáng)國際競爭力等目的。會計資料無紙化政策的破冰，電子簽名法、增值稅專用發(fā)票電子化等相關(guān)法規(guī)政策的出臺及修訂完善，電子會計憑證電子報銷入賬歸檔的執(zhí)行，都將帶領(lǐng)企業(yè)突破傳統(tǒng)的基礎(chǔ)工作規(guī)范。為探討如何在大數(shù)據(jù)環(huán)境下保證財務(wù)數(shù)據(jù)的及時、真實、完整、可控、合規(guī)、安全，進(jìn)而提高財務(wù)工作的質(zhì)量和效率，適應(yīng)數(shù)字化時代高水平的財務(wù)管理工作的要求，文章研究企業(yè)集團(tuán)型財務(wù)共享中心、數(shù)字化時代會計相關(guān)政策以及如何在數(shù)字化環(huán)境下規(guī)范會計基礎(chǔ)工作。

二、企業(yè)集團(tuán)型財務(wù)共享中心

金融中心的優(yōu)化升級不僅是公司數(shù)字化改造的具體內(nèi)容，也是推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型全面深化的重要手段。財政資源共享是分散經(jīng)營單位開展會計業(yè)務(wù)的一種管理模式，合并為聯(lián)合財務(wù)服務(wù)中心［2］。財政資源共享是指在相同的過程和規(guī)則中把分散在各集團(tuán)的各業(yè)務(wù)單位的財政資源和業(yè)務(wù)集中起來。從信息化到數(shù)字化，通過信息技術(shù)的手段，為管理會計的發(fā)展插上騰飛的翅膀，實現(xiàn)“IT+DT”雙輪驅(qū)動的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。企業(yè)在制定財務(wù)共享實施方案時，可以遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、試點先行、全面推廣、持續(xù)提升”的建設(shè)原則，即站在集團(tuán)戰(zhàn)略層面的高度進(jìn)行規(guī)劃，并在統(tǒng)一的信息平臺上部署建設(shè)，延伸擴(kuò)展，將整體的財務(wù)信息化目標(biāo)拆分為不同的階段，在可控的成本投入范圍內(nèi)急需急用的先行建設(shè)，快速見效［3］。

三、企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀及問題

（一）部分企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀

總賬管理：原始憑證自動化率不到60%，業(yè)務(wù)還存在大量紙質(zhì)流程，未電子化。應(yīng)收應(yīng)付：采購的收票和銷售的開票沒有與系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)，依賴財務(wù)人員手工操作。固定資產(chǎn)：固定資產(chǎn)的卡片基本實現(xiàn)了電子臺賬，但合同與費用支付都是線下管理。法定報表：很多公司無法通過系統(tǒng)直接出具法定報表，只能導(dǎo)出科目余額表線下編制。出納支付：資金支付少部分公司打通了財企直連，大多還是出納人員手工錄入網(wǎng)銀支付。納稅申報：計稅申報各公司都是線下計算和填寫各稅種的申報表，最后手工錄入憑證。

（二）傳統(tǒng)會計基礎(chǔ)工作容易出現(xiàn)的問題

1.會計人員和會計崗位設(shè)置不合理

缺少一般會計人員的輪崗制度，無書面的輪崗計劃和輪崗記錄。一般會計人員交接沒有由單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員負(fù)責(zé)監(jiān)交；移交清冊上無監(jiān)交人員簽名或者蓋章；移交清冊僅交接雙方各執(zhí)一份，無存檔；交接清單沒有寫清楚交接性質(zhì)，工作為調(diào)動或臨時離職；未將交接清單裝訂成冊，未將交接記錄登記臺賬［4］。

2.會計核算

一是原始憑證管理方面。對外提供原始憑證復(fù)印件時未做專門的臺賬登記并由相關(guān)人員雙簽；因企業(yè)審核不嚴(yán)出現(xiàn)了原始憑證缺少必要的簽章的情況，其中大部分是內(nèi)部自制的原始憑證缺少相關(guān)管理崗位的簽章［5］。二是記賬憑證管理方面。在記賬憑證填制上存在會計人員遺漏簽章、附件張數(shù)填寫不準(zhǔn)確、憑證摘要內(nèi)容等不規(guī)范問題，計提攤銷類的記賬憑證缺少自制的原始憑證附件，機(jī)制會計憑證打印后遺漏了復(fù)核崗和會計主管的簽章。三是憑證和賬簿保管方面。未能及時整理和裝訂會計憑證或裝訂人未簽名，未及時打印裝訂會計賬簿，打印的會計賬簿只有封面，無連續(xù)打碼編號或編號不正確，企業(yè)會計檔案管理不規(guī)范、會計檔案清冊不完整，會計憑證傳遞不及時并存在積壓的情形。

3.會計監(jiān)督

一是原始憑證的檢查和監(jiān)控。關(guān)于原始憑證的檢查和監(jiān)控，需要注意的是，原始憑證的記錄不準(zhǔn)確、不完整，必須返回給經(jīng)辦人員進(jìn)行更正和補(bǔ)充。例如，會計憑證和原始憑證中沒有付款信息，無法與回單形成一一對應(yīng)關(guān)系；付款及預(yù)付款憑證按資金計劃明細(xì)支付，無單筆付款申請審批流程，無法查實是否按合同支付，存在超付、錯付的風(fēng)險［6］。二是財務(wù)收支監(jiān)督方面。發(fā)現(xiàn)報銷附件不全，未建立發(fā)票真?zhèn)尾轵炁_賬，缺乏預(yù)算審核機(jī)制；對單位制定的預(yù)算、財務(wù)計劃、經(jīng)濟(jì)計劃、業(yè)務(wù)計劃的執(zhí)行情況，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行監(jiān)督。如未按預(yù)算管理制度等相關(guān)規(guī)定履行預(yù)算追加審批手續(xù)等。

四、數(shù)字化環(huán)境下的會計基礎(chǔ)工作內(nèi)容

（一）智能化財務(wù)基礎(chǔ)工作的設(shè)想

智能化財務(wù)的實質(zhì)是對傳統(tǒng)財務(wù)工作的模擬、延伸和拓展。集團(tuán)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型項目建設(shè)，對于強(qiáng)化監(jiān)督管理、整合資源、統(tǒng)一管理、規(guī)范管理，提高工作效率具有重要的激勵作用，可以取得以下四點成果。

第一，整合行業(yè)稅費，成立“一賬”小組，接入RS10系統(tǒng)、UVM系統(tǒng)、BPM系統(tǒng)、上下層金融系統(tǒng)等，外部和銀行系統(tǒng)、稅收系統(tǒng)、電子商務(wù)等，融入商業(yè)金融，并通過在統(tǒng)一平臺上制定會計標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，提高財務(wù)賬戶的標(biāo)準(zhǔn)化程度和準(zhǔn)確性。

第二，財務(wù)核算自動化，實現(xiàn)降本增效智能審單可達(dá)到50%+，自動記賬可達(dá)到95%，自動收付可達(dá)到100%，自動對賬、自動報表、一鍵式合并報表可減少財務(wù)人員的工作量，提高會計工作效率。

第三，智能金融危機(jī)控制，規(guī)避金融風(fēng)險。按流程優(yōu)化排序，根據(jù)系統(tǒng)配置內(nèi)部控制系統(tǒng)。開展發(fā)票真實性審核，開展重量檢查、合同管理、資金控制、預(yù)算控制、標(biāo)準(zhǔn)控制等，識別財務(wù)控制的風(fēng)險點。同時，建立預(yù)警指標(biāo)，實時規(guī)避金融風(fēng)險。

第四，財務(wù)數(shù)據(jù)集中化，領(lǐng)導(dǎo)可通過數(shù)據(jù)中臺和分析平臺快速構(gòu)建多維圖表，可以實時進(jìn)行數(shù)據(jù)穿透挖掘分析，為經(jīng)營決策提供極大的便利。

（二）數(shù)字化時代企業(yè)會計相關(guān)政策支撐

1.電子簽名技術(shù)的法律效力

在人類的文明歷史進(jìn)程中，紙張作為人們進(jìn)行信息交流的一種重要媒介，在法律文本中也發(fā)揮著重要的作用，甚至形成了以當(dāng)事人簽名標(biāo)準(zhǔn)的原則，被沿用了數(shù)千年。而在2005年4月1日，我國頒布實施的《中華人民共和國電子簽名法》徹底改變了這一規(guī)則，賦予了電子簽名和紙質(zhì)簽名一樣的法律效力，從而為我國電子商務(wù)的快速發(fā)展提供了基礎(chǔ)保障。經(jīng)過幾年的優(yōu)化和完善，電子簽名技術(shù)早已走進(jìn)我們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦?，在電子商?wù)、銀行業(yè)務(wù)、合同簽訂等方面有十分廣泛的應(yīng)用，未來也必將被引入智能財務(wù)會計共享領(lǐng)域，為智能化場景的實現(xiàn)提供便利［7］。

2.電子會計憑證報銷入賬歸檔相關(guān)規(guī)定

雖然我國財政部在2015年對現(xiàn)行的《會計檔案管理辦法》進(jìn)行了修訂，并對電子會計檔案生成及其管理進(jìn)行了完善，但由于電子發(fā)票、電子客票以及電子回執(zhí)單等會計憑證的逐漸普及，電子會計憑證作為企業(yè)或者個人在進(jìn)行核算時的重要依據(jù)在報銷入賬以及歸檔方面存在著一定的漏洞。例如，我們在發(fā)送和接受電子發(fā)票時，一般情況下都是以紙質(zhì)發(fā)票的復(fù)印件為報銷的電子憑證，雖然電子發(fā)票相較于紙質(zhì)發(fā)票更易獲取，并且能夠最大限度地避免出現(xiàn)假發(fā)票，但由紙質(zhì)發(fā)票復(fù)印而來的電子發(fā)票還存在易被復(fù)制和篡改等問題，往往在實際報銷過程中會出現(xiàn)多次報銷、虛假入賬等現(xiàn)象，從而給財務(wù)人員的工作帶來很大的困難。

在2020年度，我國財政部以及檔案局聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，重點規(guī)定了有效的電子會計憑證可以被直接用于電子報銷、入賬以及歸檔等財務(wù)活動?！锻ㄖ分羞€對電子會計憑證和檔案的法律效力作出了明確規(guī)定，使其擁有了與紙質(zhì)憑證同等的法律效力，甚至在一定條件下，電子會計憑證可以作為唯一憑證進(jìn)行報銷入賬，而電子檔案也可以被當(dāng)作唯一憑證保存。在條件不滿足的情況下，還需要以紙質(zhì)憑證為報銷的依據(jù)。在不久的將來，電子發(fā)票必定會取代紙質(zhì)發(fā)票作為人們報銷和入賬的主要憑證，屆時紙質(zhì)憑證就會退出歷史舞臺，人們通過電子憑證即可在線上實現(xiàn)會計做賬與查詢，并通過人工智能技術(shù)，在單位賬務(wù)處理等方面幾乎不需要人員的參與，這能將會計人員從枯燥乏味的核算工作中解放出來，使他們有更多的時間與精力處理財務(wù)管理方面的工作［8］。

3.電子會計檔案管理相關(guān)規(guī)定

相較于原來實行的《辦法》，新修訂的《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案管理方面的內(nèi)容做了一定的修改，其主要修改內(nèi)容有以下三點。

首先，明確了單位使用計算機(jī)、信息化技術(shù)等現(xiàn)代化的高科技手段進(jìn)行會計檔案管理，更新了原《辦法》中使用磁帶、光盤以及膠片等實質(zhì)性的介質(zhì)保存會計檔案的方式，并且更改了原本由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定并上報財政部和檔案局的制度，實現(xiàn)了無須報備即可利用現(xiàn)代化的科技手段管理會計檔案。

其次，新修訂的《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案的移交與接收方式做了新的規(guī)定。要求在對電子會計檔案進(jìn)行移交時，應(yīng)將其原始數(shù)據(jù)一并移交，并且原始數(shù)據(jù)以及電子會計檔案的文件格式應(yīng)按照國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定設(shè)置。如果電子檔案的格式較為特殊，無法進(jìn)行相應(yīng)的更改，則需要在移交時將用于讀取電子檔案的平臺一并移交。通常情況下，電子檔案的接收種類可以分為檔案部門接收會計部門的移交以及單位部門之間的接收兩種類型。對于第一種情況，企業(yè)單位檔案管理部門在接收電子會計檔案之前，首先應(yīng)對電子檔案的真實性、完整性等進(jìn)行核實，確認(rèn)其符合接收要求之后再按照相關(guān)規(guī)定接收；對于第二種情況，企業(yè)單位的檔案接收部門在接收檔案前，應(yīng)當(dāng)對用于保存電子會計檔案的介質(zhì)及環(huán)境進(jìn)行全方位核驗，從而最大限度地確保所接收電子會計檔案是真實的、準(zhǔn)確的和安全的。

最后，銷毀過期或者已經(jīng)使用完畢的電子會計檔案時，應(yīng)分別由單位的檔案管理部門、會計部門和信息管理部門派出一名人員對銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督。

在開展電子會計檔案的保存工作時，應(yīng)嚴(yán)格遵照以下三大要點：一是建立起嚴(yán)格用于電子會計檔案控制的制度；二是優(yōu)化和完善電子會計檔案的認(rèn)證機(jī)制，并在檔案的認(rèn)證過程中引入加密技術(shù)；三是實行電子會計檔案的授權(quán)操作機(jī)制，并由專人負(fù)責(zé)操作。

（三）智能化財務(wù)基礎(chǔ)工作解決的問題

智能財務(wù)基礎(chǔ)主要從財務(wù)核算、預(yù)算管理、稅務(wù)管理、費用管理、報表管理、資金管理、成本管理七個方面對集團(tuán)總部及各企業(yè)進(jìn)行支撐系統(tǒng)應(yīng)用統(tǒng)計。通過統(tǒng)一流程，自動審核功能，覆蓋票據(jù)、合同、附件、預(yù)算、業(yè)務(wù)、憑證和報表七大類。其功能主要有以下七點。

發(fā)票自動驗證：根據(jù)為不同類型發(fā)票定義的測試規(guī)則，系統(tǒng)自動執(zhí)行測試并返回測試結(jié)果。訂單自動下?lián)埽焊鶕?jù)合同下?lián)芤?guī)則和合同所登數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動控制合同付款并返回審批結(jié)果。安裝自動驗證：系統(tǒng)檢查并手動確認(rèn)發(fā)票附件的完整性、一致性、邏輯性和真實性，并返回測試結(jié)果。預(yù)算自動審批：根據(jù)預(yù)算審批規(guī)則，系統(tǒng)自動控制資金的支付，并根據(jù)資金預(yù)算、項目預(yù)算、成本預(yù)算返回審批結(jié)果。自動操作授權(quán)：成本報銷、購買、銷售、投資、資本核算、稅務(wù)、資產(chǎn)、生產(chǎn)等的智能授權(quán)由人工和機(jī)器根據(jù)相關(guān)操作授權(quán)規(guī)則共同執(zhí)行。憑證自動審核：根據(jù)《憑證管理審核規(guī)定》，自動檢查大陸居民的會計、追加會計、借款金額、審核簽字、原始憑證完整性等，并返回測試結(jié)果。報表自動審核：根據(jù)報表管理的審核規(guī)則，自動創(chuàng)建、勾選、返回快速報表、月報、滾動預(yù)算報表、合并報表等審核結(jié)果。

五、結(jié)語

文章從企業(yè)集團(tuán)的管控模式、規(guī)模、行業(yè)的特殊性、主業(yè)的穩(wěn)定性等方面入手分析在企業(yè)集團(tuán)設(shè)立財務(wù)共享中心的適用性。結(jié)合自身實際，利用DT技術(shù)促進(jìn)產(chǎn)業(yè)融合，將建立的共享中心逐步發(fā)展為管理數(shù)據(jù)中心。分析企業(yè)財務(wù)部門和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運行狀況以及傳統(tǒng)會計基礎(chǔ)工作中可能出現(xiàn)的問題，利用信息技術(shù)對傳統(tǒng)財務(wù)工作進(jìn)行模擬、擴(kuò)展和延伸，形成統(tǒng)一的財務(wù)管理體系，實現(xiàn)管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，以提高會計信息質(zhì)量和會計工作的效率為目標(biāo)，同時兼顧降低會計的成本。提高控制風(fēng)險和創(chuàng)造價值的能力，不斷提升財務(wù)管理在公司運營和決策中的影響力，通過打造數(shù)字化的財務(wù)管理系統(tǒng)推動企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化升級，從而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供源動力。