新時代基層醫(yī)療單位檔案管理的標準化建設

蘇敏

（荊州市復員退伍軍人精神病醫(yī)院，湖北 荊州 434000）

一、前言

基層醫(yī)療單位檔案管理工作不僅可以確保基層醫(yī)療單位的各項工作正常開展，還可以通過檔案管理選拔人才，為基層醫(yī)療單位儲備大量優(yōu)秀人才。因為檔案管理涉及基層醫(yī)療單位所有工作的檔案，如財務、醫(yī)療服務、辦公等方面，如果檔案丟失，相應的工作就會因缺少參考資料而無法正常進行。同時，基層醫(yī)療單位向國家申請政策支持或資金支持時也需要有相應的檔案資料作為憑證，因此檔案管理對醫(yī)療單位很重要。也正是因為檔案管理涉及面廣、工作復雜，比較考驗檔案管理員的綜合素質，如管理員的邏輯推理能力、記憶力、篩選能力等，也需要檔案管理員具備一些醫(yī)學、財務和行政管理方面的專業(yè)知識。因此，優(yōu)秀的檔案管理員可以幫助基層醫(yī)療單位做好檔案管理標準化建設。目前，基層醫(yī)療單位存在的諸如檔案管理制度和標準體系不完善、檔案分類不到位、檔案管理信息化程度較低等問題，一是因醫(yī)療單位不重視，二是因缺乏專業(yè)人才。因此，醫(yī)療單位應該重視檔案管理工作，引進專業(yè)人才，加強對檔案管理的標準化建設。本文以基層醫(yī)療單位檔案管理的標準化建設為研究對象，介紹檔案管理標準體系的特點，分析目前基層醫(yī)療單位檔案管理標準化建設存在的問題和相應的解決對策，以推動我國基層醫(yī)療單位檔案管理的標準化建設。

二、基層醫(yī)療單位檔案管理標準化體系的特點

（一）協(xié)調和聯(lián)系

檔案管理涉及基層醫(yī)療單位各方面的工作，因此檔案管理標準化體系需要與這些工作相互協(xié)調和聯(lián)系，確保檔案管理能夠促進這些工作順利開展。例如，在進行檔案檢索標準設計時要確保分類號和檔案號一致，這樣才能使檔案管理系統(tǒng)與OA 系統(tǒng)或醫(yī)療服務系統(tǒng)相銜接，實現信息無障礙交流與共享，提高整體工作效率。

（二）合適的比例

基層醫(yī)療單位在建立檔案管理標準時應按照國家標準或行業(yè)標準，從醫(yī)療單位的實際情況出發(fā)，根據檔案的多少，對其在檔案室中所占空間比例進行合理劃分，如醫(yī)療服務檔案最多，在劃分存儲空間時就應該將此類檔案占據空間的比例放大，而財務方面的檔案相對較少，其占據的存儲空間比例就可以適當減小。

三、信息時代背景下標準化建設對基層醫(yī)療單位檔案管理的影響

第一，標準化檔案管理可以為基層醫(yī)療單位的檔案管理節(jié)省空間?；鶎俞t(yī)療單位為了儲存當地人口的檔案，往往會建設占地面積很大的檔案室。而利用信息技術管理檔案，只需將公民的檔案以電子數據的格式錄入電腦即可，一臺電腦就能裝下全國人口的個人檔案。因此，基層醫(yī)療單位只需建立一個配有電腦的辦公室，即可儲存當地人口的檔案信息，大大節(jié)省了空間。

第二，標準化檔案管理可以為基層醫(yī)療單位檔案管理節(jié)省人力。傳統(tǒng)檔案室占地面積大，為了高效地存放和提取檔案，至少需要4個工作人員在上班時間全程監(jiān)管和服務。存放和提取檔案需要了解不同類型檔案的存放位置，在存放和提取檔案過程中容易失誤，影響公民正常使用檔案。采用標準化檔案管理，只需1～2人就能完成檔案的存儲和提取，而且由于前期已對電子檔案進行了分類，在檢索目標檔案時更加省時省力、準確高效，誤差率將大大降低。標準化檔案管理不僅為醫(yī)療單位節(jié)省了人力開支，還減輕了檔案管理人員的工作負擔，提高了檔案管理的效率。

第三，標準化檔案管理可以為基層醫(yī)療單位檔案管理節(jié)省財力。因為標準化檔案管理相較傳統(tǒng)檔案管理而言，可以節(jié)省空間和人力，而建造大型檔案室和雇傭檔案管理人員都需要花費大量資金。采用標準化檔案管理只需1～2名檔案管理人員和一臺電腦，大大減少了基層醫(yī)療單位的財政支出。

四、新時代背景下基層醫(yī)療單位檔案管理標準化建設存在的問題

（一）檔案管理制度和標準體系不完善

很多基層醫(yī)療單位缺乏完善的檔案管理制度和標準化體系，使得檔案管理工作難以高效開展。例如，基層醫(yī)療單位沒有對各檔案進行詳細分類，導致檔案存放混亂，各個科室的資料混放在一個檔案柜里，難以快速查找到想要的檔案?；蛘邫n案存放標準不統(tǒng)一，一些沒有價值的檔案資料沒有及時被銷毀，有限的檔案儲存空間被無用的檔案資料占據，真正有價值的檔案資料卻因沒有存放空間而被隨意丟棄，這些都是基層醫(yī)療單位缺乏完善的檔案管理制度和標準化體系的體現［1］。同時，基層醫(yī)療單位的檔案管理人員不夠專業(yè)，且數量較少，缺乏完善的檔案管理人員管理制度，導致檔案管理效率低，出錯率高，難以為醫(yī)療單位各項工作的正常開展提供保障。

（二）檔案分類不到位

一是檔案管理最重要的環(huán)節(jié)就是分類建檔，但很多基層醫(yī)療單位由于缺乏完善的檔案管理制度，檔案分類比較混亂，如各部門、各科室的檔案混放在一個檔案柜里，難以快速查找到想要的檔案。二是基層醫(yī)療單位也沒有及時更新檔案信息，如當地居民的基本信息、醫(yī)療服務信息、醫(yī)療保險信息等大多停留在兩三年前，缺乏時效性，難以真正幫助醫(yī)療單位了解當地居民的健康狀況和醫(yī)療服務存在的問題，這樣就不能為居民提供更好的醫(yī)療服務。三是檔案信息壁壘明顯。各部門、各科室的檔案信息交由本部門和本科室保管，最后集中上交到檔案室，同時規(guī)定各部門和各科室只能查閱本部門或科室的檔案資料，不能跨部門和科室查閱檔案資料，檔案信息難以共享，也會影響各項工作的效率和質量。

（三）檔案管理信息化程度低

信息時代，各行各業(yè)都開始應用信息技術實現本行業(yè)的信息化，信息化能夠大幅提高工作效率?；鶎俞t(yī)療單位由于缺乏相應的建設資金，難以購買相應的電子儀器設備，檔案管理信息化程度低。目前，大部分基層醫(yī)療單位的檔案還是紙質檔案，沒有對其進行電子化處理；檔案存放也是存放在檔案柜中，不僅占用空間，檔案還會因受到氣候和人為因素影響變質或損壞［2］。同時，查閱相關檔案資料也比較麻煩，要先告訴檔案管理員要查找的資料種類，管理員再查找相應的檔案編碼，再去相應的檔案柜找出相應的檔案資料，不僅費時費力，還容易出錯。如果采用信息技術管理檔案，則可以將海量檔案以電子檔案的形式存放在電腦或檔案信息系統(tǒng)中，這樣不僅節(jié)省空間，還可以通過智能檢索功能快速查找所需的檔案資料，高效快捷，省時省力，因此基層醫(yī)療單位需要加快檔案管理信息化建設。

（四）管理人員綜合素質偏低

基層醫(yī)療單位檔案管理部門的人事調動很少，少有新鮮血液注入檔案管理部門，導致檔案管理人員幾乎都是年齡較大且學歷較低的員工，這些員工難以快速掌握信息化的檔案管理技術，難以獨自進行檔案錄入、歸檔、檢索、調出等信息化操作。一方面，基層醫(yī)療單位不對老員工進行信息化檔案管理方面的專業(yè)培訓；另一方面，基層醫(yī)療單位也不招聘專業(yè)人才進入檔案管理部門，使得基層醫(yī)療單位的檔案管理缺乏專業(yè)人才。即便基層醫(yī)療單位建立了信息化檔案管理制度和系統(tǒng)，也難以真正發(fā)揮作用，檔案管理員專業(yè)素質低，工作效率低，出錯率高，這些都有礙于基層醫(yī)療單位信息化檔案管理工作的順利開展。

五、新時代背景下基層醫(yī)療單位檔案管理標準化建設的建議

（一）完善檔案管理制度和標準體系

基層醫(yī)療單位要想實現檔案管理的標準化建設，首先要完善檔案管理制度和標準體系?；鶎俞t(yī)療單位領導要重視檔案管理的標準化建設，協(xié)同各部門、科室負責人共同制定醫(yī)療單位檔案管理制度和標準體系。一方面要明確檔案管理流程，其是由各崗位人員通過一線工作收集相關信息形成一手檔案資料，然后由崗位人員所在部門或科室負責人審閱上交到檔案室，由檔案管理人員進行分類存檔。同時，要消除檔案信息壁壘，實現檔案信息的共享，經相關科室、部門負責人同意，即可查閱其他科室、部門的檔案資料信息，提高工作效率［3］。另一方面要制定檔案管理標準，主要涵蓋檔案分類、檔案保存、檔案檢查與清理等內容。檔案室制定分類標準要符合各科室、部門對檔案的分類要求，以便各科室、部門人員高效查看檔案。檔案保存主要涉及檔案的安全和清潔，檔案室要配備足夠的滅火器、干燥器、防蟲藥等，確保檔案不會被火燒、雨淋、蟲蛀，同時要定期對檔案室進行大掃除和機器線路維修檢查。根據存放時間將檔案分為短期、長期和永久三類，定期清理短期無用的檔案資料，刪繁就簡，避免無用的檔案占據有限的存檔空間。

（二）根據規(guī)范標準對檔案分類整合

基層醫(yī)療單位要根據建立好的檔案管理制度和標準體系對檔案進行分類整合。首先要將檔案按照時間、部門、科室和崗位進行細分，并且將分類好的檔案資料分別放在專門的檔案柜中，管理人員要做好檔案編碼工作，按照時間、部門、科室和崗位進行編碼，這樣才能夠提高查找檔案資料的效率和準確性。對于信息比較復雜的檔案資料，如某檔案是由多個科室和部門聯(lián)合制定的，就需要聯(lián)系相關科室和部門的領導，對該資料的分類進行統(tǒng)一管理，對于將該檔案分解重組還是單獨設置一個綜合類檔案室或檔案柜，由各科室部門領導共同決定。其次要及時更新分類好的檔案資料。檔案管理人員要定期對檔案室內所有檔案的歸檔時間進行統(tǒng)計，查看哪些檔案半年甚至一年沒有更新，聯(lián)系相應的科室和部門確認該資料的最新狀態(tài)，避免檔案資料提交不及時導致檔案信息丟失或過時等問題。同時，檔案管理人員也要定期清理年代久遠且沒有實用價值的檔案資料，在清理這些資料前要征得相關部門、科室領導的同意，只有取其精華去其糟粕，才能使有限的檔案室存放更多檔案資料，提高檔案檢索效率［4］。

（三）強化信息化檔案管理

基層醫(yī)療單位應該加強對檔案管理的信息化建設。首先要增加硬件基礎設施投資，搭建檔案信息管理系統(tǒng)和網絡系統(tǒng)，配備相應的計算機、掃描儀和數據庫，建設信息化數字檔案室，并加快對紙質檔案的電子化處理，及時以電子檔案的形式將紙質檔案資料存放到檔案信息系統(tǒng)中。同時也要擴大檔案信息系統(tǒng)的覆蓋范圍，實現全部門和科室的覆蓋，實現各部門、科室的檔案信息共享，打破信息壁壘，提高各部門、科室工作效率。其次要組建專業(yè)的信息化檔案管理隊伍。醫(yī)療單位要招聘專業(yè)的信息化檔案管理人員，不僅要考察其學歷，更要考察其實踐能力，要能熟練操作檔案信息系統(tǒng)，并能夠做好檔案信息系統(tǒng)的日常管理與維護工作。同時，基層醫(yī)療單位也要加強對檔案管理人員的信息化檔案管理知識的培訓教育，讓管理人員能夠熟練操作電腦和檔案信息系統(tǒng)，具有將紙質檔案轉化為電子檔案的能力，提高其電子檔案檢索能力［5］。只有具備專業(yè)的儀器設備和人員，才能確?；鶎俞t(yī)療單位檔案管理的信息化建設順利開展。

（四）加大檔案管理人員的團隊建設力度

鑒于目前大部分基層醫(yī)療單位檔案管理人員綜合素質較低，需要通過招聘專業(yè)人才和培養(yǎng)專業(yè)人才兩條途徑提高檔案管理人員團隊的整體素質。首先，基層醫(yī)療單位要面向社會公開招聘專業(yè)的信息化檔案管理人才，嚴格篩選，尤其注重應聘者的工作經驗和實踐能力，擇優(yōu)錄取。其次，基層醫(yī)療單位要定期對老檔案管理人員進行專業(yè)培訓，尤其是信息化檔案管理的技能培訓，如計算機操作、網絡維護、計算機硬件維護等內容，讓老檔案管理人員熟悉并掌握計算機操作，能夠處理常見的檔案管理系統(tǒng)故障和問題。利用計算機進行檔案管理，提高檔案管理的效率。只有組建專業(yè)的檔案管理人員團隊，基層醫(yī)療單位的檔案管理才能順應時代發(fā)展潮流。

六、結語

新醫(yī)改背景下，醫(yī)療單位的檔案管理至關重要，其不僅關系到各科室、部門工作的順利開展，還關系到醫(yī)療單位能否得到政府政策和資金上的支持，這些都影響著醫(yī)療單位的正常運行。因此，基層醫(yī)療單位領導應該重視檔案管理工作，并加快檔案管理的標準化建設。目前，我國很多基層醫(yī)療單位的檔案管理制度和標準體系不完善，導致檔案管理不到位，檔案信息化管理程度低?；鶎俞t(yī)療單位領導應該制定完善的檔案管理制度和標準體系，檔案管理工作要嚴格按照規(guī)章制度和標準體系進行。同時增加對檔案管理的資金投入，建立信息化檔案管理系統(tǒng)，組建專業(yè)的信息化檔案管理隊伍，通過專業(yè)的軟硬件設施和人才提高檔案管理的效率和質量，推動我國基層醫(yī)療單位檔案管理的標準化建設。