論國有企業(yè)采購管理主要問題及策略

朱志德

（國投哈密實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司，新疆 哈密 839000）

一、引言

就我國采購管理理論來看，專門針對(duì)采購進(jìn)行的研究并不多，但是在實(shí)際發(fā)展中國有企業(yè)在采購環(huán)節(jié)上問題頻發(fā)。再加上“國有”的背景，讓很多企業(yè)形成了“背靠大樹好乘涼”的思想，致使自身的管理模式跟不上同等規(guī)模的民營企業(yè)、外資企業(yè)等，而今，國有企業(yè)的改革、民間資本的進(jìn)入，都對(duì)國有企業(yè)的內(nèi)部管理提出了新的要求。本文對(duì)國有企業(yè)采購管理進(jìn)行研究，不僅能夠補(bǔ)充國有企業(yè)采購管理理論方面的內(nèi)容，還能夠?qū)衅髽I(yè)采購實(shí)踐進(jìn)行指導(dǎo)，具有重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

二、采購管理

所謂采購管理，即計(jì)劃下達(dá)、生成采購單、執(zhí)行采購單、到貨接受、驗(yàn)收入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動(dòng)全過程。在采購過程中對(duì)物流運(yùn)動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤與監(jiān)督，能實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)采購活動(dòng)的科學(xué)管理。目前，對(duì)采購進(jìn)行管理有三方面的重要意義。

（一）采購管理是企業(yè)戰(zhàn)略管理的關(guān)鍵要素

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和市場環(huán)境的飛速變化，導(dǎo)致傳統(tǒng)的采購管理模式與現(xiàn)代企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)格格不入，很多企業(yè)已經(jīng)將采購管理上升到了企業(yè)戰(zhàn)略管理的高度，科學(xué)合理的采購工作能夠高效地將外部市場資源轉(zhuǎn)換成企業(yè)資源，確保企業(yè)順利經(jīng)營，更好地完成戰(zhàn)略目標(biāo)。

（二）采購管理是實(shí)行供應(yīng)鏈管理的重要組成

采購的目的是為企業(yè)收集生產(chǎn)資料，因此企業(yè)的生產(chǎn)和采購密不可分，從供應(yīng)鏈管理角度來看，采購工作是企業(yè)能力的外部延續(xù)，與第三方供應(yīng)商有著較密切的關(guān)系，而供應(yīng)商作為獨(dú)立于企業(yè)的個(gè)體，其發(fā)生變動(dòng)會(huì)對(duì)企業(yè)采購造成影響，而持續(xù)穩(wěn)定的供應(yīng)會(huì)利于企業(yè)采購，進(jìn)而利于企業(yè)生產(chǎn)，因此當(dāng)前時(shí)代的企業(yè)競爭也可看成是采購、供應(yīng)鏈方面的競爭，強(qiáng)化采購這個(gè)中間環(huán)節(jié)，也是對(duì)企業(yè)供應(yīng)鏈建設(shè)的進(jìn)一步加強(qiáng)［1］。

（三）采購管理是企業(yè)順利生產(chǎn)的重要保障

在國有企業(yè)日常運(yùn)行中，生產(chǎn)成本和生產(chǎn)質(zhì)量都是十分重要的元素，尤其是產(chǎn)品質(zhì)量。產(chǎn)品質(zhì)量不僅關(guān)系到制造該產(chǎn)品成本的高低，還關(guān)系到企業(yè)的口碑等方面，對(duì)于一些主要依靠生產(chǎn)銷售盈利的國有企業(yè)來說，采購的成本是其不得不關(guān)注的內(nèi)容。因此，對(duì)于這類企業(yè)來說，合理控制采購成本才能提升利潤、提升物資使用率，進(jìn)而才能夠保證企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、國有企業(yè)采購管理現(xiàn)狀

對(duì)國有企業(yè)采購管理現(xiàn)狀的分析主要從采購流程、供應(yīng)商管理、采購成本和質(zhì)量管理方面進(jìn)行。

就一般國有企業(yè)采購流程來看，主要包括兩種，一是集中采購業(yè)務(wù)，二是特殊采購業(yè)務(wù)。前者主要是集中采購企業(yè)所需的各類物資，包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、非招標(biāo)采購等方式，后者主要是因?yàn)椴糠侄?jí)單位經(jīng)營方向不同，因此會(huì)產(chǎn)生特殊的物資采購需求，在遞交采購申請(qǐng)之后，會(huì)成立臨時(shí)的采購小組，進(jìn)而展開后續(xù)采購工作。

在供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)，主要包括兩方面工作。一是供應(yīng)商選擇。基于成本、質(zhì)量、交貨期以及新產(chǎn)品開發(fā)等業(yè)務(wù)需求，根據(jù)采購資料對(duì)市場供應(yīng)商進(jìn)行篩選，挖掘潛在供應(yīng)商，然后結(jié)合調(diào)查資料，了解有意向與企業(yè)合作的供應(yīng)商，進(jìn)而進(jìn)行二次評(píng)估，最后進(jìn)行實(shí)地考察，最終確定后進(jìn)入合作談判等階段。二是供應(yīng)商績效評(píng)估工作。在雙方選擇的過程中，部分國有企業(yè)會(huì)成立供應(yīng)商評(píng)估體系，更加重視供應(yīng)商的質(zhì)量，以此來確定合適的供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。

在采購成本管理環(huán)節(jié)，在如今的市場結(jié)構(gòu)中，采購已經(jīng)不單單是采買東西，而是作為一種資金管理職能存在，所以在國有企業(yè)具體實(shí)踐中，會(huì)通過價(jià)格談判、公開招標(biāo)之類的采購競爭機(jī)制，實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作，達(dá)到降低采購成本的目的。

在采購質(zhì)量管理環(huán)節(jié)，物資質(zhì)量關(guān)系到國有企業(yè)后續(xù)生產(chǎn)、銷售、客戶群體開發(fā)等多方面，因此國有企業(yè)尤其重視采購質(zhì)量的保證。國有企業(yè)基于國家自身需求的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合內(nèi)部生產(chǎn)實(shí)際需求，制定了較為嚴(yán)格的物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)秉持著各部門單獨(dú)負(fù)責(zé)的原則，即誰使用，誰驗(yàn)收，做好質(zhì)量驗(yàn)收單遞交工作。

此外，在完成采購基本流程以后，還包括后續(xù)企業(yè)內(nèi)部的采購控制。一是采購評(píng)估，采購工作并非執(zhí)行完即可，國有企業(yè)會(huì)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估，以確保自身的采購效率和水平處于穩(wěn)步提升的狀態(tài)。但是部分國有企業(yè)在該環(huán)節(jié)的工作并不到位，只是簡單地根據(jù)業(yè)務(wù)量反推算采購評(píng)估，沒有從采購環(huán)節(jié)的效率和供應(yīng)商的供應(yīng)能力入手，難以真實(shí)反映出企業(yè)的采購能力，無法展開后續(xù)的采購整頓工作，國有企業(yè)關(guān)于這方面的能力還有待加強(qiáng)。二是采購監(jiān)督，對(duì)于國有企業(yè)來說，采購部門是需要重點(diǎn)監(jiān)控的部門，尤其是采購人員，除了需要具備專業(yè)的采購知識(shí)以外，還需保證自身清正廉明，具有較高的思想品德。目前，國有企業(yè)采購管理監(jiān)督工作主要包括采購價(jià)格監(jiān)督、供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)、談判等采購活動(dòng)監(jiān)督、采購后續(xù)的廉政專項(xiàng)監(jiān)督等，主要由企業(yè)監(jiān)督檢查委員會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、法務(wù)部門等聯(lián)合組成。

四、國有企業(yè)采購管理主要問題

（一）采購計(jì)劃管理存在問題

不僅是國有企業(yè)，任何企業(yè)在進(jìn)行采購時(shí)，都需要制定相應(yīng)的采購計(jì)劃，這是整個(gè)采購環(huán)節(jié)的基本準(zhǔn)備工作，但是實(shí)際執(zhí)行受到各方面因素的影響，導(dǎo)致其與理想狀態(tài)存在差異。第一，采購計(jì)劃制定存在問題。于采購管理本身來說，優(yōu)質(zhì)的采購計(jì)劃能夠幫助采購活動(dòng)順利進(jìn)行；于企業(yè)整體來說，優(yōu)質(zhì)的采購計(jì)劃能夠?qū)崿F(xiàn)資金的貨幣價(jià)值，但是仍存在采購計(jì)劃精細(xì)化程度不夠、二級(jí)單位的采購準(zhǔn)確度不高等問題。制定采購計(jì)劃時(shí)，需要對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃、日常經(jīng)營所需物資等進(jìn)行綜合需求分析，但很多企業(yè)為了避免麻煩，采購清單制定都較粗糙，粗放型的采購計(jì)劃在后續(xù)無法精準(zhǔn)分配，降低了企業(yè)生產(chǎn)效率。第二，內(nèi)部控制沒有完全發(fā)揮作用。作為當(dāng)下主流且有效的內(nèi)部管理模式，內(nèi)部控制貫穿企業(yè)始終，穿插在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)程中，很多國有企業(yè)也順應(yīng)趨勢(shì)進(jìn)行了內(nèi)部控制，但都是流于形式、浮于表面，不僅沒有起到優(yōu)化采購的作用，反而還造成了企業(yè)整體結(jié)構(gòu)臃腫。第三，企業(yè)采購制度效應(yīng)差。部分國有企業(yè)構(gòu)建了相應(yīng)的采購制度，但是呈現(xiàn)兩種極端趨勢(shì)，一是采購制度過分細(xì)化，零星要求眾多，條條框框限制性強(qiáng)，采購工作無法展開；二是采購制度粗制濫造，只是走個(gè)過場，實(shí)際采購活動(dòng)缺乏制度約束，難以順利展開［2］。

（二）供應(yīng)商管理存在問題

除了基本的采購計(jì)劃以外，企業(yè)還需對(duì)與之聯(lián)系密切的供應(yīng)商進(jìn)行管理，但從實(shí)際情況來看，國有企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的管理還存在很大問題。第一，供應(yīng)商評(píng)估不科學(xué)。企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的選擇一般秉持“貨比三家”原則，但是在現(xiàn)代市場組成中，供應(yīng)商的迷惑性極強(qiáng)，國有企業(yè)必須提升自身的辨別能力，采用科學(xué)的評(píng)估方法，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，篩選出最優(yōu)供應(yīng)商。目前，國有企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估主要從質(zhì)量、價(jià)格、交期以及服務(wù)四方面進(jìn)行，從實(shí)踐來看，其對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估指標(biāo)并不完善，評(píng)估深度不夠，因此篩選出來的供應(yīng)商性價(jià)比較低。第二，供應(yīng)商社群維護(hù)工作不到位。部分國有企業(yè)的長期規(guī)劃工作不到位，采購行為具有較強(qiáng)的短期功利性，有的國有企業(yè)甚至不惜以犧牲供應(yīng)商的利益為代價(jià)，這種行為極不利于企業(yè)與供應(yīng)商培養(yǎng)長期合作關(guān)系，會(huì)給供應(yīng)商留下負(fù)面印象，無法形成上游供應(yīng)鏈。

（三）采購實(shí)時(shí)控制存在問題

國有企業(yè)在進(jìn)行采購活動(dòng)時(shí)，也存在管理不到位的突出問題。第一，采購風(fēng)險(xiǎn)管理不到位。風(fēng)險(xiǎn)始終伴隨著企業(yè)運(yùn)行，在采購環(huán)節(jié)中企業(yè)遇到的風(fēng)險(xiǎn)主要有兩方面，一是外部經(jīng)濟(jì)市場的風(fēng)險(xiǎn)，如價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險(xiǎn)等；二是企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)，如采購計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)等。國有企業(yè)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)的防范不到位，不僅會(huì)影響采購管理本身，還會(huì)影響到與之相關(guān)的其他環(huán)節(jié)，如企業(yè)某職能部門的工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)自身所需經(jīng)營物資不上心，導(dǎo)致后續(xù)企業(yè)采購的實(shí)際物資不能滿足部門需求，影響了企業(yè)的正常運(yùn)作。對(duì)于提供后勤服務(wù)或是從事制造類的企業(yè)來講，風(fēng)險(xiǎn)防范能力不足還會(huì)影響前端客戶體驗(yàn)感。當(dāng)下部分國有企業(yè)關(guān)于采購風(fēng)險(xiǎn)的管理顯然不到位。第二，采購監(jiān)督力道不足。對(duì)國有企業(yè)來說，其運(yùn)營發(fā)展能力關(guān)系著當(dāng)?shù)氐纳鐣?huì)經(jīng)濟(jì)水平，其采購業(yè)務(wù)一般頻率高、規(guī)模大，因此強(qiáng)有效的監(jiān)督十分必要。但目前其監(jiān)督體系并不完善，監(jiān)督力度也不大，與現(xiàn)代先進(jìn)的監(jiān)督技術(shù)結(jié)合較差［3］。

五、國有企業(yè)采購管理優(yōu)化策略

（一）優(yōu)化企業(yè)采購計(jì)劃

針對(duì)國有企業(yè)采購計(jì)劃簡單粗糙、靈活性較差的問題，企業(yè)必須從采購計(jì)劃入手，提高采購計(jì)劃編制精確度，科學(xué)分析企業(yè)采購需求。第一，采購部門必須明確企業(yè)主營業(yè)務(wù)項(xiàng)目，有針對(duì)性地展開采購活動(dòng)，向需求部門搜集采購需求清單，通過綜合整理之后，制定企業(yè)整體的采購計(jì)劃，構(gòu)建完善的采購制度，并隨企業(yè)經(jīng)營不斷完善，嚴(yán)格執(zhí)行。第二，發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部控制作用，內(nèi)部控制能夠盤活企業(yè)各方面制度、準(zhǔn)則，包括采購計(jì)劃在內(nèi)，能夠從整體上協(xié)調(diào)各部門、制度的運(yùn)轉(zhuǎn)，基于合法性、全面性、重要性、有效性、制衡性、合理性等原則，重塑企業(yè)內(nèi)部控制框架，從內(nèi)部控制五要素入手（內(nèi)控環(huán)境形成、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、采購環(huán)節(jié)控制措施實(shí)施、高效信息與溝通、內(nèi)控監(jiān)督檢查），全面應(yīng)用內(nèi)部控制，加強(qiáng)內(nèi)部控制與企業(yè)自身的融合，進(jìn)而反作用到采購管理上。第三，基于內(nèi)部控制，發(fā)揮企業(yè)各部門協(xié)同能力，集中采購業(yè)務(wù)，打破部門信息孤島，加強(qiáng)部門之間的溝通，實(shí)現(xiàn)基本信息共享，同時(shí)還可借助現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建采購信息平臺(tái)、物資管理信息平臺(tái)以及其他溝通平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購全過程透明化管理。

（二）實(shí)行供應(yīng)商價(jià)值鏈管理

一般情況下，為了保證有持續(xù)穩(wěn)定的上游供應(yīng)商，企業(yè)必須與供應(yīng)商達(dá)成長期的戰(zhàn)略合作，保持良好的信譽(yù)，因此國有企業(yè)需要加強(qiáng)供應(yīng)商篩選、管理工作，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，提高采購管理質(zhì)量。第一，科學(xué)開展供應(yīng)商評(píng)估工作。在進(jìn)行采購前，企業(yè)需要進(jìn)行市場背調(diào)，制定供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)，結(jié)合專家建議和自身經(jīng)營特性，篩選匹配度和性價(jià)比較高的供應(yīng)商。一方面從供應(yīng)商交貨效率、質(zhì)量、技術(shù)、商務(wù)能力、服務(wù)能力、綜合運(yùn)用能力以及供應(yīng)商的發(fā)展前景等方面進(jìn)行評(píng)估，另一方面可結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，輸入企業(yè)所需的標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)等，通過大數(shù)據(jù)篩選，為企業(yè)鎖定幾家合適的供應(yīng)商，通過實(shí)地考察和品牌評(píng)估，最后確定企業(yè)的供應(yīng)商。第二，提高企業(yè)供應(yīng)商社群維護(hù)能力，與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系，注重企業(yè)長期發(fā)展目標(biāo)，切勿因?yàn)檠矍袄媾c供應(yīng)商產(chǎn)生沖突，注重契約關(guān)系的培養(yǎng)。另外，在企業(yè)評(píng)估供應(yīng)商的同時(shí)，也應(yīng)接受供應(yīng)商的評(píng)估。因此，企業(yè)必須向其展現(xiàn)良好的經(jīng)營面貌，這樣便于為企業(yè)挑選長期合作伙伴，培養(yǎng)戰(zhàn)略合作型供應(yīng)商，還能在一定程度上節(jié)省采購成本。

（三）加大采購實(shí)時(shí)控制力度

市場環(huán)境變幻莫測，供應(yīng)鏈管理模式面對(duì)的不確定因素諸多，采購面臨的風(fēng)險(xiǎn)也在不斷增加，因此企業(yè)采購環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督也成了采購管理中的重要一環(huán)，國有企業(yè)可從以下兩方面強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理。一是進(jìn)一步完善采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)矩陣，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)影響等級(jí)（關(guān)鍵、嚴(yán)重、一般、微小、可忽略）劃分風(fēng)險(xiǎn)，有層次地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。同時(shí)，構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫，總結(jié)每次的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)經(jīng)驗(yàn)，便于下次遭遇同類型風(fēng)險(xiǎn)時(shí)不至于手忙腳亂，不斷增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估、應(yīng)對(duì)能力，形成完善的采購全過程風(fēng)險(xiǎn)管理。二是加大企業(yè)監(jiān)督管理力度。一方面可形成上下級(jí)監(jiān)督模式，從頂層管理層到具體采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)部門，層層審批監(jiān)管，紀(jì)檢和內(nèi)審部門進(jìn)行不定期抽查，如組建招標(biāo)監(jiān)督隊(duì)伍，隨機(jī)抽取評(píng)標(biāo)委員會(huì)委員，對(duì)評(píng)標(biāo)過程錄像進(jìn)行存檔，確保評(píng)標(biāo)工作程序合法、操作合規(guī)，保證招標(biāo)規(guī)范運(yùn)行；另一方面可同風(fēng)險(xiǎn)管理一樣，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，形成采購全過程監(jiān)督，將各個(gè)環(huán)節(jié)的參數(shù)和動(dòng)態(tài)上傳至相關(guān)平臺(tái)，接受來自企業(yè)以及供應(yīng)商的實(shí)時(shí)監(jiān)督，不斷增強(qiáng)采購管理的科學(xué)性和客觀性。

六、結(jié)語

采購管理是國有企業(yè)必須重視的工作之一，受客觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境以及企業(yè)自身能力的影響，采購管理工作愈發(fā)艱難，它不僅關(guān)系到企業(yè)采購業(yè)務(wù)的時(shí)效性，還關(guān)系到國有企業(yè)整體的供應(yīng)鏈發(fā)展質(zhì)量和效率。而最理想也是最有效的采購管理是逐一強(qiáng)化環(huán)節(jié)，形成精細(xì)化、規(guī)范化管理，加強(qiáng)采購組織與企業(yè)其他部門的溝通與協(xié)調(diào)，確保采購活動(dòng)受到全體工作人員、內(nèi)外部合作單位的認(rèn)同。隨著越來越多的國有企業(yè)認(rèn)識(shí)到了采購管理的重要性，相關(guān)的制度構(gòu)建、信息化建設(shè)等也在不斷完善，在未來只會(huì)發(fā)展得越來越好。由于筆者對(duì)相關(guān)理論、文獻(xiàn)等的研究不夠透徹，只能提出較為淺顯的優(yōu)化策略，后續(xù)會(huì)不斷地學(xué)習(xí)、探索，積極進(jìn)行研究，力求通過采購管理提升企業(yè)整體管理質(zhì)量。