董莉
(阜新市轉(zhuǎn)型升級(jí)服務(wù)中心,遼寧 阜新 123000)
信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè),極大地提升了各行各業(yè)的運(yùn)行質(zhì)量。其在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理,對(duì)事業(yè)單位檔案管理效率與質(zhì)量的提升有著積極的意義。然而由于事業(yè)單位信息技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中出現(xiàn)了諸多的不足,限制了信息技術(shù)效用的發(fā)揮,降低了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平,檔案管理工作無法滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位的要求,檔案管理部門需要加深對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)知,采取必要的措施推進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的深度應(yīng)用,以發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),全面提高檔案管理的成效。
信息技術(shù)在檔案管理中的充分應(yīng)用,取代了檔案管理工作中的眾多手工操作內(nèi)容,借助信息化檔案管理系統(tǒng),對(duì)檔案實(shí)行電子化管理。紙質(zhì)檔案在完成一系列檔案處理流程后,在庫房進(jìn)行妥善的保管,其各項(xiàng)操作在管理系統(tǒng)中完成,而其電子化檔案通過分類整理歸檔后,存儲(chǔ)至數(shù)據(jù)庫中,方便事業(yè)單位其他部門查閱與調(diào)取檔案,檔案共享程度與利用率得到明顯提升,節(jié)約了檔案管理人員大量的工作時(shí)間,時(shí)間效益非常明顯。
由于傳統(tǒng)的檔案管理工作需要眾多的手工操作,而事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容多,工作任務(wù)繁重,配置的檔案管理人員較多,組織較為臃腫,并增加了運(yùn)營支出。在應(yīng)用信息技術(shù)后,簡化了檔案管理工作流程,精簡了冗余崗位,部分手工工作內(nèi)容由信息管理系統(tǒng)替代,提高了檔案管理的效率,還提升了檔案管理的精度,崗位設(shè)置也更加科學(xué)合理,整個(gè)組織結(jié)構(gòu)得到了最大限度的優(yōu)化,節(jié)省了事業(yè)單位的運(yùn)營成本。
紙質(zhì)檔案管理對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境有著較高的要求,需要做好“五防”工作,以避免檔案遭到損壞,影響到其利用價(jià)值,但是紙質(zhì)檔案本身較為薄弱,容易受潮和遭到蟲蛀,在使用過程中,如果保管不當(dāng)或翻閱力度過大,容易發(fā)生遺失、破損問題,整體的安全性較低。而使用信息技術(shù)能很好地解決以上問題,電子檔案保管在云盤或檔案部門自身的服務(wù)器中,保管的安全等級(jí)較高。在檔案利用過程中,使用者借助計(jì)算機(jī)通過互聯(lián)網(wǎng)查閱和下載檔案,無須使用紙質(zhì)檔案,在節(jié)約檔案管理時(shí)間的同時(shí),杜絕了檔案丟失、損壞等問題,檔案管理效益十分顯著。
受事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理思維的影響,部分事業(yè)單位還在延續(xù)以往的檔案管理模式,信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用十分有限,僅僅作為一個(gè)輔助性的工具,檔案管理功能也較為簡單,像查閱、調(diào)取、錄入信息等,整體信息化程度較低。此外,由于檔案管理無法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益,部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視,在人員、資金、物力等方面缺少足夠的支撐,部分檔案管理人員年紀(jì)偏大,對(duì)信息技術(shù)的接受程度較低,導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理整體信息技術(shù)應(yīng)用意識(shí)薄弱,進(jìn)而對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用造成阻礙。
由于事業(yè)單位重視程度與意識(shí)不足,其檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程受到影響,部分事業(yè)單位信息化檔案管理的軟硬件設(shè)施更新滯后,信息化設(shè)施功能性較差,無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作對(duì)容量、傳輸、處理速度的要求,影響了檔案管理的信息化發(fā)展。目前,針對(duì)檔案管理的信息技術(shù)已經(jīng)十分成熟,信息化、自動(dòng)化、智能化水平較高,但是檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的滯后,將限制信息技術(shù)能效的發(fā)揮,不利于檔案管理的高效率、高質(zhì)量發(fā)展。
信息化檔案管理工作的開展,對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)素養(yǎng)有著較高的要求,檔案管理人員除了要具備較高的專業(yè)水平,還需熟知信息化檔案管理的知識(shí),并可熟練操作檔案管理系統(tǒng)與計(jì)算機(jī),從而確保檔案信息化管理的質(zhì)量。然而由于事業(yè)單位檔案管理人員在信息技術(shù)素養(yǎng)方面存在不足,信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮的作用有限,沒有體現(xiàn)出應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),甚至影響了檔案信息化管理的成果。出現(xiàn)這一問題的主要原因是在檔案管理崗位設(shè)置階段,沒有針對(duì)該崗位設(shè)置嚴(yán)格的信息技術(shù)要求,側(cè)重于檔案管理知識(shí)方面的內(nèi)容設(shè)置,而忽視了對(duì)崗位信息技術(shù)水平的要求。
在檔案信息化管理中,需將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,并存至檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中,以完成電子檔案的歸檔和保存。目前云存儲(chǔ)技術(shù)發(fā)展迅速,信息技術(shù)水平較高的云服務(wù)提供商可為用戶提供云存儲(chǔ)空間,保證用戶信息的安全。事業(yè)單位檔案管理可以借助提供商的技術(shù)優(yōu)勢(shì),將電子檔案存儲(chǔ)至云空間,并備份電子檔案,以確保檔案信息的安全性,這解決了事業(yè)單位信息技術(shù)水平不夠的難題。此外,大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中也得到了充分的應(yīng)用,數(shù)字化處理紙質(zhì)檔案,并通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行資源整合,可以深挖檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值,為其利用做好準(zhǔn)備?;谠拼鎯?chǔ)與備份技術(shù),將檔案存儲(chǔ)至安全空間,并對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理,防止了檔案丟失問題,對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作的開展非常有益。
將基于信息技術(shù)編寫的檔案管理軟件安裝至計(jì)算機(jī)中后,檔案管理人員就可通過操作計(jì)算機(jī)完成檔案管理的各項(xiàng)工作。事業(yè)單位在檔案管理中,可以使用計(jì)算機(jī)中的各種軟件進(jìn)行檔案管理的各項(xiàng)工作,如通過計(jì)算機(jī)運(yùn)行檔案管理系統(tǒng),在系統(tǒng)中進(jìn)行檔案文件資料的收集、整理、加工等工作,或者是查閱系統(tǒng)中存儲(chǔ)的檔案,可以直接檢索關(guān)鍵詞查找到目標(biāo)檔案。在信息傳遞過程中,可以使用社交軟件進(jìn)行事業(yè)單位內(nèi)部信息的交互。在使用計(jì)算機(jī)管理檔案的過程中,要做好信息安全管理工作,強(qiáng)化檔案管理人員信息安全意識(shí),明確其信息安全責(zé)任,規(guī)范其操作行為,以防止人為操作失誤,或者因網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)薄弱引發(fā)檔案信息泄露問題。
為了最大限度地應(yīng)用信息技術(shù),事業(yè)單位需開展全面的信息化建設(shè),不僅要提高檔案管理的信息化水平,還要打造內(nèi)部全面覆蓋的信息網(wǎng)絡(luò),構(gòu)建內(nèi)部高效化運(yùn)行的信息交互渠道,為檔案管理效率的提升奠定基礎(chǔ)。所以,運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù),將事業(yè)單位的管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等進(jìn)行對(duì)接,為檔案管理構(gòu)建一個(gè)暢通無阻的數(shù)據(jù)信息收集網(wǎng)絡(luò),各個(gè)部門通過網(wǎng)絡(luò)將需要?dú)w檔的文件資料、數(shù)據(jù)信息上傳至檔案管理系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)檔案管理部門文件資料的實(shí)時(shí)收集,保證檔案的時(shí)效性與完整性。
云技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理信息共享提供了支撐。云技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)、硬件、軟件等資源進(jìn)行了統(tǒng)一集中管理,集成了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、管理平臺(tái)技術(shù)、應(yīng)用技術(shù)等,根據(jù)用戶的實(shí)際需要,最大限度地為其提供相應(yīng)的服務(wù),可以與眾多終端建立連接,實(shí)現(xiàn)資源共享。云技術(shù)具備在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的條件,各級(jí)事業(yè)單位檔案管理部門基于云技術(shù)構(gòu)建檔案資源庫,對(duì)區(qū)域內(nèi)檔案進(jìn)行集約化管理,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部的資源共享,并將檔案存儲(chǔ)至云端,可避免出現(xiàn)檔案的丟失和信息泄露問題,信息安全性得到了明顯提升。
制度是開展一切工作的先決條件,我國現(xiàn)行的《檔案法》明確了各檔案管理部門檔案管理制度建設(shè)的要求?;诖耍聵I(yè)單位檔案管理部門需重塑檔案管理工作流程,完善管理制度建設(shè),對(duì)檔案管理方式、管理方法、管理內(nèi)容等進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整,以打造出實(shí)用性強(qiáng)、行之有效的管理制度。第一,對(duì)目前檔案管理中存在的不足進(jìn)行深入分析,依據(jù)《檔案法》的要求與標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)行管理制度的調(diào)整與優(yōu)化;第二,明確檔案管理責(zé)任,細(xì)分檔案工作內(nèi)容,建立和實(shí)施嚴(yán)格的管理責(zé)任制度,對(duì)檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督管理,以避免檔案管理工作出現(xiàn)問題,即使出現(xiàn)問題也可以找到直接的負(fù)責(zé)人,提高解決問題的效率;第三,建立并實(shí)行激勵(lì)機(jī)制,明確獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn),形成對(duì)檔案管理人員的約束與激勵(lì),以確保檔案信息化管理的質(zhì)量與效率。
為了實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中的充分應(yīng)用,事業(yè)單位應(yīng)從強(qiáng)化思想意識(shí)上入手,樹立全員的信息技術(shù)應(yīng)用意識(shí),以促進(jìn)檔案管理信息化水平的提升。第一,從檔案電子化入手,把控好信息化檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn),明確信息技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)與必要性;第二,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需以身作則,通過學(xué)習(xí)提升自身的信息技術(shù)素養(yǎng),帶動(dòng)和引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)信息技術(shù),營造濃厚的信息技術(shù)學(xué)習(xí)氛圍,為信息技術(shù)應(yīng)用奠定思想與理論基礎(chǔ)。
針對(duì)事業(yè)單位信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善的問題,事業(yè)單位需要增加資金投入,將信息化建設(shè)提上工作日程,為信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用做好基礎(chǔ)保障。由于信息技術(shù)不斷更新發(fā)展,事業(yè)單位應(yīng)制定長期的資金投入計(jì)劃,信息化建設(shè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展及時(shí)更新。第一,將信息化建設(shè)作為事業(yè)單位中的正式工作,提前進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,以長遠(yuǎn)發(fā)展的眼光編制預(yù)算,為信息化建設(shè)提供充足的資金支撐;第二,制定資金使用計(jì)劃,嚴(yán)格控制檔案信息化建設(shè)成本,可與云服務(wù)提供商合作,減少硬件設(shè)施上的維護(hù)成本;第三,引進(jìn)智能化設(shè)備與系統(tǒng),以智能化檔案管理為方向,進(jìn)一步提高檔案管理的現(xiàn)代化水平,實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)的最大化發(fā)揮。
檔案管理人員的信息技術(shù)素養(yǎng)水平,直接影響著信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的成效,所以人員信息技術(shù)素養(yǎng)的提高非常關(guān)鍵,事業(yè)單位需要提高對(duì)信息技術(shù)培訓(xùn)的重視程度,對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性、專業(yè)化的信息技術(shù)培訓(xùn),以提高其信息技術(shù)水平。第一,信息技術(shù)培訓(xùn)涉及檔案管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)、信息安全培訓(xùn)等,能在確保檔案管理安全的同時(shí),提高檔案管理人員的實(shí)際操作能力。第二,基于信息技術(shù)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn),將當(dāng)下最為先進(jìn)的檔案管理知識(shí)、管理理念、管理技術(shù)等納入培訓(xùn)范疇,全面提升檔案管理人員在信息時(shí)代檔案管理的專業(yè)度。第三,加強(qiáng)保密培訓(xùn),事業(yè)單位檔案中存在較多的涉密檔案,應(yīng)針對(duì)《保密法》進(jìn)行培訓(xùn),增強(qiáng)檔案人員的安全意識(shí),保障檔案信息的安全性。檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用,應(yīng)切實(shí)做好人員的相關(guān)培訓(xùn)工作,夯實(shí)信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),為信息技術(shù)應(yīng)用效力的充分發(fā)揮提供保障。
檔案管理是事業(yè)單位運(yùn)營管理中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容,檔案完整真實(shí)地記錄了事業(yè)單位日常運(yùn)行中的重要事物,屬于事業(yè)單位寶貴的數(shù)據(jù)資產(chǎn),具有巨大的參考與利用價(jià)值。在信息時(shí)代,各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)了信息化的發(fā)展,信息技術(shù)呈現(xiàn)出了應(yīng)用的巨大優(yōu)勢(shì),事業(yè)單位在檔案管理工作中,需充分應(yīng)用信息技術(shù),提高自身檔案管理的水平,以滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的健康發(fā)展、高質(zhì)量運(yùn)營。