傳染病專科醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用探究

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和社會進步，我國的衛(wèi)生事業(yè)得到了較快的發(fā)展，專科醫(yī)院的檔案信息資源所具有的價值越來越高，其所具有的信息資源在醫(yī)院工作的各個環(huán)節(jié)中得到了越來越多的體現(xiàn)。如果各類?？漆t(yī)院，特別是傳染病?？漆t(yī)院，在其管理當中可以給予足夠的重視，對其信息資源進行充分開發(fā)利用，必然會推動醫(yī)院各項工作順利開展。

一、醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的價值

（一）對檔案信息資源的開發(fā)利用有助于為?？漆t(yī)院的臨床醫(yī)、教、研服務。為了更好地與傳染病醫(yī)學的快速發(fā)展相適應，作為醫(yī)院的檔案管理工作者來說，要對觀念進行更新，使傳統(tǒng)被動服務的檔案管理方式得到創(chuàng)新，提高檔案管理的信息資源開發(fā)和利用意識，對檔案管理的途徑進行疏通，讓檔案管理形式得到創(chuàng)新和拓展，多和臨床科室進行交流溝通，吸取科室建議，對學習動態(tài)給予密切關注，進而進行相關課題研究，重視對檔案資源利用規(guī)律與特點的總結(jié)和歸納，提高檔案資源需求預測的能力，為臨床醫(yī)、教、研等提供服務。

（二）對檔案信息資源的開發(fā)利用有助于推動?？漆t(yī)院管理工作的發(fā)展。檔案管理工作是專科醫(yī)院整體管理工作當中的重要構(gòu)成，也是專科醫(yī)院進行決策和管理的信息基礎與重要載體。對醫(yī)院檔案信息資源的存儲、保管以及開發(fā)利用是對醫(yī)院服務質(zhì)量、管理水平以及經(jīng)濟運行和工作效率等進行衡量最有效的衡量依據(jù)。通過強化檔案信息資源的分析、開發(fā)和利用，有助于醫(yī)院管理工作計劃的制定、檢查、評估與監(jiān)督工作的開展，醫(yī)院可進行相應的動態(tài)調(diào)整，進而使醫(yī)院管理決策工作更加系統(tǒng)、科學。

（三）檔案信息資源的開發(fā)利用具有較高的科研價值。醫(yī)學研究是現(xiàn)代醫(yī)院管理和建設當中的重要功能，更是?？漆t(yī)院醫(yī)療水平提高與醫(yī)療效果得以確保的基礎。眾多科研檔案資料能夠讓醫(yī)院工作者對研究方法進行不斷探索，為新的診療找到可靠翔實的醫(yī)學理論基礎，進而幫助其對臨床經(jīng)驗以及最好最新的診療方法進行總結(jié)，防止研究的重復與走彎路，有助于醫(yī)學技術、學術與科研成果的運用與推廣，因此具有較高的研究價值。

（四）檔案信息資源的開發(fā)利用具有良好的教學價值。在臨床教育中，醫(yī)院產(chǎn)生很多的教學資料和檔案，這是醫(yī)院臨床教學活動經(jīng)驗總結(jié)的記錄，是醫(yī)院臨床教學研究與實踐中的重要教學資料和文件，這些對于教學的方法，反映了醫(yī)院臨床教學的主要職能和歷史面貌，對醫(yī)院的教學與研究，包括教學計劃的制定以及方法的調(diào)整等等都具有重要的價值。

（五）檔案信息資源的開發(fā)利用具有很好的社會價值。對于整個社會而言，其所提供的健康以及醫(yī)學服務是為廣大民眾造福的公益性事業(yè)。醫(yī)院的檔案信息資源不但是屬于醫(yī)院自身的，同時具有社會的共享性。對于傳染病醫(yī)院來說，在對檔案進行保存的同時，還要給流行性疾病的監(jiān)控、傳染病預防的宣傳、防控以及衛(wèi)生發(fā)展規(guī)則和醫(yī)療保險等方面提供相關的資料和數(shù)據(jù)，對職業(yè)病的防治、公共衛(wèi)生事件的應急管理、新發(fā)傳染病的研究和控制等發(fā)揮了巨大的作用，為社會和廣大民眾的健康發(fā)展做出了突出貢獻，具有很好的社會價值。

二、傳染病?？漆t(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用策略

（一）強化宣傳，增強全員檔案資源開發(fā)利用的意識和積極性。為促進醫(yī)院檔案利用率的提高，檔案管理部門一定要重視增強檔案管理和開發(fā)利用的宣傳意識，讓醫(yī)院的各級人員增強檔案管理的意識，提高檔案信息的知曉率。基于此，作為醫(yī)院管理者來說，要基于頂層設計對管理制度進行完善，促進檔案開發(fā)利用活力的激發(fā)。基于制度視角創(chuàng)建檔案開發(fā)利用成果反饋以及量化考核激勵相關機制，使各職能部門積極參與其中，進而增強醫(yī)院全員對檔案信息資源開發(fā)和利用的積極性。此外，要堅持請進來和走出去的原則。利用周會或是院報等方式強化對檔案館藏內(nèi)容的宣傳，或利用定期印發(fā)編制的材料以及展覽等形式，向醫(yī)院的管理人員以及醫(yī)務人員進行宣傳，使其對檔案信息資源的內(nèi)容和性質(zhì)充分了解，引起對檔案資源利用和管理的意識。

（二）加強檔案歸檔率和編研產(chǎn)出率，保證利用率。首先，作為專科醫(yī)院來說，面對市場的競爭和供給側(cè)改革的視角，各個科室部門都要樹立強烈的檔案管理意識，要對檔案管理制度進行嚴格落實，確保各科室部門依照相關要求進行檔案的歸檔，并及時主動把文獻資料上交給檔案室。其次，要對檔案收集的范圍進行擴展。一方面，作為檔案部門來說，應該主動參加到臨床科研以及其他重大活動中，對醫(yī)院和學科發(fā)展方向及動態(tài)及時了解，強化收集和存儲相關內(nèi)部信息；另一方面，要重視多個途徑從同行中獲取相關信息，對行業(yè)發(fā)展的最新動態(tài)及時了解，使醫(yī)院相關檔案資料儲備得到擴充。最后，要對檔案進行編制，要緊密結(jié)合當前醫(yī)院以及未來醫(yī)療技術發(fā)展、科研和各方面管理工作的實際狀況，基于原文編制形式多樣的檔案信息，例如以專題形式編制匯編、以提要形式文摘等等，使其成為信息半成品，可以高效快速給需求者提供層次多樣的檔案信息，減少用戶對信息進行收集的時間，促進工作效率的提高，促進醫(yī)院各方面工作順利開展，這是檔案信息資源服務醫(yī)院各個方面最重要的方式，同時是對檔案信息資源進行開發(fā)利用的重要方式。

（三）對檔案信息資源服務進行創(chuàng)新，滿足開發(fā)利用的需求。檔案信息資源的重要價值是對用戶所提供的服務中呈現(xiàn)的，而服務是由用戶的需求決定的。為了對檔案信息資源進行全面開發(fā)，作為檔案管理部門來說，要綜合應用多樣化的服務方式，使用戶的需求得到最大程度的滿足。首先，要確保檔案服務的個性化和專業(yè)性。因為用戶對檔案資料使用方面具有不同的習慣，為了更好地滿足不同用戶的需求，檔案管理部門可以結(jié)合用戶的需求以及信息使用習慣，對其潛在的需求進行挖掘，同時主動為其提供可能需要的相關檔案服務。此外，還要開展具有較強實用價值以及針對性的檔案編制活動，通過編制的具有較強實用性、特殊性以及專業(yè)和時效性的檔案編研成果，讓用戶的需求最大程度得到滿足。其次，要確保檔案服務的及時化。作為醫(yī)院中的重要資料，假如長時間沒有對檔案進行利用，就會喪失其存在的價值，這是對檔案資源的浪費。所以，要高效對醫(yī)院的檔案信息資源進行開發(fā)利用，確保及時對各類工作文件進行歸檔，同時快速對其加以分類，而后再結(jié)合有關崗位需求與工作環(huán)節(jié)，通過訂閱或是推送的方式，及時把檔案信息資料發(fā)送給相關人員。

（四）增強檔案服務的主動性。在以往的傳染病?？漆t(yī)院檔案管理工作當中，主要進行的是實物管理，信息資料主要是存儲在檔案室中，用戶如果需要資料，則到檔案室進行查詢，這種檔案服務方式單一且被動，在很大程度上受到空間與時間的限制。但隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理工作的多樣化服務變成了可能。為了使檔案管理工作可以更為高效、多樣化地為用戶服務，一定要充分利用網(wǎng)絡的發(fā)展，對服務方式進行創(chuàng)新和完善，改變過去被動服務的狀態(tài)，基于用戶的需求，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，對檔案信息資源進行整合、開發(fā)。目前醫(yī)院檔案服務工作正積極嘗試改善服務醫(yī)院檔案信息的價值與開發(fā)利用，提高檔案信息服務的靈活性與適應性。

（五）做好醫(yī)院檔案資料的收藏和存儲工作。檔案資料是檔案管理的根本，然而從當前傳染病?？漆t(yī)院檔案管理中會發(fā)現(xiàn)存在一些問題：首先，文書方面的材料檔案較多，而科技或是專門性的檔案資料則相對較少；其次，一般性工作類的檔案資料較多，而特色性的檔案資料則相對較少；再次，紙質(zhì)檔案方面的資料較多，而其他形式載體的檔案資料則相對較少。結(jié)合上面存在的問題，要做到如下幾點：首先，要做好對新門類、新載體以及特色檔案的收集存檔工作，從而讓醫(yī)院檔案館藏的信息資料更加豐富且特色鮮明；其次，要主動做好立卷和歸檔工作，保證檔案信息資源的完整性。

（六）基于網(wǎng)絡信息技術對檔案資源進行激活，補充資源短板。從當前傳染病?？漆t(yī)院的檔案信息資料來看，呈現(xiàn)出連續(xù)性的縱向型知識體系，卻存在查看借閱人員不多、閑置率較高的問題。究其原因，主要是因為對知識資源獲取的途徑較為單一，醫(yī)院的工作人員只能利用院內(nèi)信息平臺查詢公開的文件資料，如果查詢其他的檔案信息，就必須通過人工對紙質(zhì)檔案資料進行逐個檢索查詢，這無疑會讓檔案管理人員以及用戶消耗很多的精力與時間。為了使這種問題得到解決，就必須重視檔案管理中信息技術的應用，基于網(wǎng)絡信息技術激活檔案資源的升級，完成檔案存檔的數(shù)字化，進而利用信息技術構(gòu)建健全的檢索體系，編制出功能多樣、角度多元，且實用、系統(tǒng)的檢索工具，從而使檔案檢索的時間大大縮短，促進檔案搜索和查準效率的提高，讓檔案信息資源和時代發(fā)展需求真正適應，利用數(shù)字檔案的發(fā)展?jié)M足廣大用戶對知識獲取的需求，使檔案信息資源的增值作用得到發(fā)揮。