人事檔案管理在人力資源管理中的運(yùn)用

文/大足石刻世界文化遺產(chǎn)旅游開發(fā)區(qū)管理委員會 劉軍

傳統(tǒng)的人力資源管理效率較低，對檔案的分析與整理不夠，管理方式采用模糊管理，不利企業(yè)發(fā)展。隨著時(shí)代的發(fā)展，在企業(yè)人力資源管理過程中，人們更加重視其重要性，逐漸將管理模式向著精細(xì)化的方向發(fā)展，發(fā)揮了人力資源管理的重要作用，為企業(yè)的發(fā)展注入動力。很多企業(yè)對人力資源中的人事檔案管理不夠重視，沒有意識到人事檔案在人力資源管理中的作用，這使得檔案保管不夠規(guī)范，檔案利用率低，對于員工的入職、升職、退休等工作沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，這些都是需要解決的問題。

一、現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系分析

現(xiàn)代企業(yè)中，人力資源管理主要是對人才的合理開發(fā)、配置和利用等方面進(jìn)行研究，使其可以在企業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)完成生產(chǎn)、銷售等任務(wù)。人力資源管理，會涉及很多的學(xué)科，如管理學(xué)、心理學(xué)、社會學(xué)等。企業(yè)在用人的時(shí)候，會對人才進(jìn)行崗前培訓(xùn)，對人才進(jìn)行職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，并對人才的業(yè)績進(jìn)行考核與評估，滿足企業(yè)對人才的需求和要求。在企業(yè)發(fā)展過程中，人才的支撐是基礎(chǔ)，也是企業(yè)人力資源管理的主體和客體。在市場競爭中，人才的競爭也是非常激烈的，企業(yè)人才的流動性不斷加強(qiáng)，人才流失越來越嚴(yán)重，對于企業(yè)發(fā)展不利，因此應(yīng)重視對人才的管理，人才的管理水平。在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案管理主要是工作人員的信息、資料等進(jìn)行管理，從而更好地考察員工，對員工進(jìn)行更合理的安置，這是錄用和使用的非常重要的依據(jù)，在人事檔案管理工作中，發(fā)揮著非常重要的作用，可以發(fā)揮人力資源管理的職能，推動人力資源的配置，可以有效地對人力資源管理進(jìn)行預(yù)測。因此，在企業(yè)發(fā)展過程中人力資源管理和人事檔案管理是協(xié)調(diào)統(tǒng)一的。

二、加強(qiáng)人事檔案管理的重要性分析

首先，人事檔案是企業(yè)在人才的選用、用人非常重要的依據(jù)，是人力資源開發(fā)的重要工具。通過人事檔案管理，可使企業(yè)的管理者對這些人才有更深刻的認(rèn)識，可以詳細(xì)掌握每個(gè)人才的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，優(yōu)化人力資源管理機(jī)構(gòu)，使得人才結(jié)構(gòu)可以更合理。另外，通過利用人事檔案，管理者可以從人才的年齡、技能、政治面貌、專業(yè)等方面進(jìn)行分析，在人才利用過程中可以做到人盡其才、合理配置，使得人力資源管理更加規(guī)范合理。其次，人事檔案管理工作，對人才的培訓(xùn)和培養(yǎng)有非常好的促進(jìn)作用，使得人才可以快速地適應(yīng)企業(yè)，發(fā)展自己的技能，更好地為企業(yè)服務(wù)，成為企業(yè)需要的人才。新形勢下需要整合人力資源，保證各項(xiàng)工作都可以正常開展，企業(yè)的各種業(yè)務(wù)和工作也逐漸細(xì)化，這些都對人才提出了更高的要求，不同專業(yè)的人才都是企業(yè)所需要的。利用人事檔案管理可以加強(qiáng)對現(xiàn)有人才的培訓(xùn)工作，使得人才具有更多能力，可以適應(yīng)企業(yè)對不同工作開展過程中的需求，提升人才的綜合能力。在對人事檔案統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析過程中，可以了解人才的各種優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，有針對性地提升人才的素質(zhì)。人事檔案的利用，可以促進(jìn)人才合理的流動，調(diào)動員工的積極性。因此，在人力資源管理工作中，人事檔案管理是非常重要的一部分，是人力資源管理的重點(diǎn)。最后，人事檔案管理的有效利用，人事檔案管理的規(guī)范性，有利于對企業(yè)中的人才需求進(jìn)行預(yù)測。在實(shí)際應(yīng)用中，通過對人事檔案信息的整合，為企業(yè)人才利用提供有效的信息，使得管理人員可以更清楚地認(rèn)識到企業(yè)的人才缺口，人才如何配置，提升崗位設(shè)置的科學(xué)性，提高人力資源管理的效率。一方面，企業(yè)中環(huán)境的變化，對于人才的需求也發(fā)生了非常大的變化，企業(yè)利用人事檔案進(jìn)行分析，可以對企業(yè)中人才缺口進(jìn)行掌握，這樣可以更好地從外部招聘，或者從企業(yè)內(nèi)部盡心培養(yǎng)。另一方面，通過人事檔案的利用，可以更好地進(jìn)行人力資源發(fā)展規(guī)劃，在引進(jìn)和儲備人才過程中可以防止成本浪費(fèi)，保證人才的引進(jìn)是企業(yè)發(fā)展所需求的。

三、人事檔案管理問題分析

（一）人事檔案管理重視度不足。當(dāng)前，在人事檔案管理工作中，還存在著片面化的認(rèn)識，認(rèn)為人事檔案管理不夠重要，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作滯后不前，不能跟隨時(shí)代的發(fā)展步伐，難以發(fā)揮人事檔案管理的重要作用，人事檔案管理方式急需改革。一方面，一些單位的人事檔案管理工作中，管理流程不夠規(guī)范，管理職責(zé)不夠明確，導(dǎo)致人事檔案管理不能達(dá)到預(yù)期效果：另一方面，在人事檔案管理中，由于不夠重視，因此投入的人力資源、資金等不足，嚴(yán)重影響人事檔案管理的質(zhì)量。在這種情況下，人事檔案管理沒有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，不能有效地服務(wù)于人力資源管理。

（二）人事檔案管管理手段落后。傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，檔案管理的方法和設(shè)施比較落后，信息技術(shù)利用率不夠高，不利于提升人事檔案管理的效率。一方面，人事檔案管理系統(tǒng)的功能較為單一，在工作中只是簡單地記錄，無法更好地利用這些信息資源，對這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加工；另一方面，一些單位數(shù)字化管理效率低下，采用的是紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案管理，不利于提升檔案管理的效率。

（三）人事檔案利用價(jià)值不高。檔案管理的目的最終是要服務(wù)企業(yè)，要合理地利用這些檔案才能發(fā)揮出其重要的價(jià)值。然而當(dāng)前在很多單位中沒有重視到對檔案的有效利用，這就失去了檔案管理原有的意義。另外，一些單位在人事檔案管理中，只是簡單記錄人才的年齡、政治面貌、文化程度、工作經(jīng)歷等基本信息，沒有詳細(xì)了解人才的素質(zhì)、心理健康狀況、需求，不能反映員工的真實(shí)情況，因此沒有發(fā)揮人力資源管理的合理配置作用。

四、人事檔案管理在人力資源管理中的運(yùn)用

（一）建立完善人事檔案管理制度。人事檔案管理工作中，應(yīng)不斷完善和健全制度，建立信息化的資料庫，這有利于對人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實(shí)現(xiàn)對人事檔案的分類和整理。在精細(xì)化管理過程中，分開管理企業(yè)在職人員和非在職人員，對人才的招聘、提拔、離職等環(huán)節(jié)進(jìn)行合理的安排，重視引進(jìn)高素質(zhì)人才。對非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進(jìn)行保管和分析。在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復(fù)，工作效率低等問題，檔案管理人員應(yīng)該提升服務(wù)意識，提高自身的專業(yè)管理能力，從而更好地為企業(yè)服務(wù)。在人事檔案管理中要對在職人員和非在職人員檔案進(jìn)行詳細(xì)的核查、統(tǒng)一管理，提升管理的效率。

（二）規(guī)范人事檔案分類系統(tǒng)。當(dāng)前，企業(yè)在人力資源管理工作中，其方式和內(nèi)容與以往有非常大的差別。在管理工作中應(yīng)做好檔案的整理和分析，反映員工的詳情，這可以在使用過程中作為非常好的資料和依據(jù)。在收集信息過程中，需要對這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定性分析和定量分析，提高人事檔案管理的創(chuàng)新性。當(dāng)前在人事檔案管理中需要及時(shí)補(bǔ)充已有的信息，刪除重復(fù)信息和無意義信息，通過整理與更新，體現(xiàn)出人事檔案的價(jià)值，也反映出工作人員的態(tài)度和思想水平，對人才的興趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，為人才在評選榮譽(yù)稱號、反映工作業(yè)績以及保險(xiǎn)與職稱評定等方面作為非常重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。在人事檔案管理中，應(yīng)不斷提升管理的規(guī)范性、人性化與可操作性，提升人力資源管理的效率。

（三）完善人事檔案信息管理系統(tǒng)。數(shù)字信息時(shí)代的發(fā)展，對于檔案管理工作來說是非常大的契機(jī)，建立信息化管理系統(tǒng)刻不容緩。首先，應(yīng)建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，分析和整理數(shù)據(jù)，整合資料數(shù)據(jù)，使得這些數(shù)據(jù)信息可以在企業(yè)人力資源管理中得到運(yùn)用。其次，通過先進(jìn)的信息技術(shù)強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)人事檔案工作人才的交流與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。最后，利用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化處理，提升檔案的準(zhǔn)確性，保證檔案的真實(shí)性，有效提升檔案管理的效率。

（四）提升人事檔案的利用價(jià)值。企業(yè)不權(quán)要重視人事檔案管理，更要重視對這些人事檔案的應(yīng)用，體現(xiàn)出人事檔案管理的意義和價(jià)值。首先，在人事選拔過程中，豐富與優(yōu)化人事檔案，將人事檔案作為人才選拔的重要依據(jù)，豐富人事檔案內(nèi)容，增加人事檔案價(jià)值，保證企業(yè)可以錄用更多高素質(zhì)，思想政治覺悟高，專業(yè)能力和心理健康狀況良好的人才。其次，在人事檔案管理過程中，工作人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思路，在人事檔案管理工作中應(yīng)不斷創(chuàng)新，積極主動做出改變，使得人事檔案可以更好地為企業(yè)提供服務(wù)。

五、結(jié)語

總之，人力資源在企業(yè)日益競爭的環(huán)境中發(fā)揮越來越大的價(jià)值，人事檔案管理作為人力資源管理中非常重要的組成部分，其價(jià)值也不斷提升，人事檔案管理在企業(yè)中發(fā)揮的作用越來越大。因此，應(yīng)該采用新的人事檔案管理理念，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，利用新的技術(shù)和方法，提升管理人員整體素質(zhì)，促進(jìn)人事檔案管理質(zhì)量的提升。