淺議電子檔案管理在高校檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用

文/青海大學(xué) 楊曉晶

大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等現(xiàn)代科技技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用，符合電子檔案管理的需要，通過應(yīng)用這些現(xiàn)代科技技術(shù)，可以達(dá)到創(chuàng)新高校檔案管理的目的。筆者結(jié)合自身的工作實(shí)踐，就電子檔案管理在高校檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用展開分析。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校電子檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用

（一）大數(shù)據(jù)技術(shù)的概述。高校電子檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和全面性，而這就需要應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)中的數(shù)據(jù)收集和分析技術(shù)，在優(yōu)化電子檔案準(zhǔn)確性的同時(shí)，還能將檔案信息查詢的時(shí)間縮減到最短。大數(shù)據(jù)技術(shù)是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，在高校電子檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用過程中，可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)具有集檔案材料和信息的采集、存儲(chǔ)、利用為一體的優(yōu)勢(shì)，在檔案信息管理中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)在線查詢平臺(tái)，保證數(shù)據(jù)在共享與使用時(shí)更加穩(wěn)定。

（二）大數(shù)據(jù)技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用。第一，在檔案搜集與整理環(huán)節(jié)的創(chuàng)新應(yīng)用。高校電子檔案管理是采取定時(shí)、定點(diǎn)的方式，把檔案業(yè)務(wù)內(nèi)集成數(shù)據(jù)向檔案管理系統(tǒng)分享，但是在分享過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素不容忽視。這需要采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，引導(dǎo)每個(gè)職能部門參與電子檔案管理，采取大數(shù)據(jù)平臺(tái)將所有的電子檔案信息進(jìn)行匯總，結(jié)合實(shí)際確定電子檔案信息的保密等級(jí)，為電子檔案管理創(chuàng)新奠定技術(shù)基礎(chǔ)。這得益于大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用過程中，每個(gè)檔案數(shù)據(jù)搜集點(diǎn)中都采用了分布式存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，在大數(shù)據(jù)中留存了檔案數(shù)據(jù)的運(yùn)行軌跡，在源頭上保證檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。同時(shí)在每個(gè)信息搜集節(jié)點(diǎn)中，大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密傳輸，使得數(shù)據(jù)傳輸更加安全。在數(shù)據(jù)搜集過程中，當(dāng)某個(gè)節(jié)點(diǎn)需要修改數(shù)據(jù)時(shí)，必須得到其他網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)的認(rèn)可，使得電子檔案管理節(jié)點(diǎn)更加安全，從根本上杜絕出現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案資料丟失的問題。尤其是一些財(cái)務(wù)檔案、敏感檔案的管理中，具有的安全性更強(qiáng)。第二，在檔案利用環(huán)節(jié)中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，應(yīng)結(jié)合電子檔案使用需求，使得電子檔案系統(tǒng)劃分成多個(gè)云儲(chǔ)存系統(tǒng)之中，且在使用檔案中，只要在網(wǎng)上進(jìn)行審核和申請(qǐng)以及審批等流程而使得其使用更加規(guī)范，同時(shí)還能對(duì)不同身份的電子檔案利用者進(jìn)行標(biāo)記，使得電子檔案的利用得到監(jiān)管，尤其是所有的行為數(shù)據(jù)都納入云數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以通過大數(shù)據(jù)分析而針對(duì)性地改進(jìn)和優(yōu)化。

二、人工智能技術(shù)在高校電子檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用

在高校電子檔案管理中，人工智能技術(shù)的應(yīng)用技術(shù)有語音識(shí)別、文字掃描識(shí)別等技術(shù)，旨在達(dá)到智能建設(shè)的目的，通過智能網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)而建立大數(shù)據(jù)庫(kù)，提升檔案智能服務(wù)水平。

（一）人工智能技術(shù)在檔案智能化檢索中的應(yīng)用。檔案檢索是電子檔案管理的核心內(nèi)容?；谌斯ぶ悄芗夹g(shù)的智能化檢索，以語音識(shí)別技術(shù)為載體，提取對(duì)語音中包含的文字信息，達(dá)到人機(jī)通信與人機(jī)交互的目的。若檢索訴求較為明確，則可以直接采取語音輸入的方式，此時(shí)搜索引擎系統(tǒng)會(huì)通過語音轉(zhuǎn)化與自然語言處理以及檔案檢索三個(gè)環(huán)節(jié)，最終得到與查詢需求相符的結(jié)果，再向檢索者提供檔案號(hào)或者電子版的方式。若檢索訴求較為復(fù)雜，例如檢索所需材料的關(guān)鍵信息不明確時(shí)，就需要查詢者和搜索引擎之間進(jìn)行交互式對(duì)話，也與檔案管理員一起進(jìn)行三方溝通，得到最佳的利用檢索方案。而語音識(shí)別讓檔案檢索的靈活性更高，具有的人性化功能也更強(qiáng)，而且系統(tǒng)會(huì)結(jié)合查詢?nèi)说膫€(gè)人信息與查閱記錄等的人工智能分析而推薦相關(guān)可能感興趣的檔案。而采用文字掃描技術(shù)進(jìn)行智能化檢索時(shí)，則是借助大數(shù)據(jù)分析而進(jìn)行文字識(shí)別，數(shù)字化和電子化的電子掃描，能自動(dòng)檢索多種文件題名。同時(shí)借助OCR技術(shù)能對(duì)歷史檔案開展深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)模型的文字識(shí)別，使得歷史檔案的檢索水平得到提升。

（二）人工智能技術(shù)在檔案智能化利用中的應(yīng)用。這一方式是通過搭建智能網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)達(dá)到遠(yuǎn)程利用的目的。目前我國(guó)很多高校不僅有著眾多的學(xué)區(qū)，而且其分布區(qū)域較為分散，有的甚至存在跨省辦學(xué)的情況，為確保不同小區(qū)之間的辦公效率得到提升，需要利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，在人工智能技術(shù)的輔助下，實(shí)現(xiàn)不同部門、不同系統(tǒng)的電子檔案得到實(shí)時(shí)歸檔和跨庫(kù)檢索以及在線利用。尤其是通過大數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，實(shí)現(xiàn)智能認(rèn)證和登錄。例如在報(bào)考和就業(yè)過程中，畢業(yè)生在成績(jī)單和入學(xué)名冊(cè)以及畢業(yè)名冊(cè)和學(xué)位材料等方面的教學(xué)檔案有著較大的需求量，而畢業(yè)生所處的地理位置不同，為方便學(xué)生足不出戶就能拿到自己所需的材料，學(xué)?？梢蚤_通線上辦理業(yè)務(wù)，但是很多時(shí)候都需要采取手動(dòng)輸入多種信息來驗(yàn)證身份和查找檔案。而利用人工智能技術(shù)，高校對(duì)入校的學(xué)生從指紋和人臉識(shí)別方面的信息，同時(shí)與個(gè)人信息關(guān)聯(lián)后生成大數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣學(xué)生不管是在校還是離校，當(dāng)需要申請(qǐng)查檔時(shí)，則可以通過指紋識(shí)別、人臉識(shí)別等進(jìn)行身份驗(yàn)證，再通過索引點(diǎn)擊來獲取自己所需的材料，提高檔案使用效率。利用指紋識(shí)別和人臉識(shí)別技術(shù)比密碼組合可以使個(gè)人信息更加安全，有效地避免被不法分子盜用學(xué)生的個(gè)人信息和檔案材料被冒領(lǐng)的情況出現(xiàn)。

（三）人工智能技術(shù)在檔案庫(kù)房智能化管理中的應(yīng)用。為滿足檔案庫(kù)房八防的需要，應(yīng)針對(duì)性地建立相關(guān)控制系統(tǒng)，以促進(jìn)庫(kù)房智能化管理的需要。從傳統(tǒng)的舊八防轉(zhuǎn)移到新八防。具體就是為達(dá)到防潮防水和防曬以及防塵、防污染、防盜、防火和防有害生物的需要，應(yīng)建立中央控制、溫濕度控制、煙霧感應(yīng)檢測(cè)、漏水檢測(cè)自動(dòng)報(bào)警、氣體消防、紅外防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控、門禁管理等系統(tǒng)。在完善物理措施的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)智能檔案庫(kù)房管理平臺(tái)的建設(shè)，比如為提高檔案查找的效率，利用射頻技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行智能化的識(shí)別和跟蹤定位以及監(jiān)控管理，所有檔案都有著相應(yīng)的射頻編碼，這樣就能對(duì)其實(shí)施智能化、規(guī)范化的管理。

三、基于人員視角強(qiáng)化高校電子檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)用

上述兩個(gè)方面是基于技術(shù)視角對(duì)高校電子檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)用，但不管是電子檔案的管理還是應(yīng)用，人始終是主體，人決定一切。高校檔案管理不僅要有先進(jìn)技術(shù)，還要有先進(jìn)的管理理念，強(qiáng)化電子檔案的創(chuàng)新應(yīng)用。

（一）以先進(jìn)的管理理念實(shí)現(xiàn)高校電子檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)用。高校電子檔案管理工作類型較多，且涉及的范圍較廣，作為檔案管理人員，應(yīng)不斷提升自身的專業(yè)水平，加強(qiáng)電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用。這就需要檔案管理人員不斷優(yōu)化和完善管理理念，始終基于發(fā)展和創(chuàng)新的眼光來看待電子檔案管理工作，在電子檔案管理工作中注重發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性。從傳統(tǒng)的被動(dòng)管理理念上主動(dòng)轉(zhuǎn)移到主動(dòng)服務(wù)理念上來。既要注重現(xiàn)代科技技術(shù)優(yōu)勢(shì)的應(yīng)用，又要通過人員與技術(shù)的有機(jī)結(jié)合來彌補(bǔ)多種不足。例如有的檔案管理人員認(rèn)為自身可能被人工智能技術(shù)替代，而人工智能從事的是機(jī)械性、常規(guī)性和重復(fù)性的工作，更多的是為人服務(wù)的，需要借助人工智能技術(shù)節(jié)約的時(shí)間來參與檔案編研、深度挖掘和檔案資源盤活之中。通過人員與技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，提高電子檔案的服務(wù)水平，從傳統(tǒng)的管理理念轉(zhuǎn)移到服務(wù)理念上來，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

（二）電子檔案的創(chuàng)新應(yīng)用。電子檔案管理工作的開展，旨在為檔案資源需求者提供利用服務(wù)，在電子檔案的創(chuàng)新應(yīng)用過程中，需要發(fā)揮檔案管理人員自身的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，既要注重電子檔案的科學(xué)管理，又要為檔案的搜集、利用等提供科學(xué)的支持。畢竟再智能再好的技術(shù)，都必須建立在科學(xué)高效利用的基礎(chǔ)上，將檔案的價(jià)值發(fā)揮出來，才能促進(jìn)檔案的創(chuàng)新應(yīng)用。而這就需要在檔案利用方面加強(qiáng)對(duì)讀者的引導(dǎo)，讓讀者在規(guī)范的前提下利用檔案資源，同時(shí)還要綜合應(yīng)用多種技術(shù)進(jìn)行檔案管理，在技術(shù)的支持下，為檔案綜合利用提供支持和便利，使得高校的電子檔案管理水平得到不斷創(chuàng)新和完善。

四、結(jié)語

綜上所述，電子檔案管理在高校檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用，既要注重現(xiàn)代科技技術(shù)的應(yīng)用，又要發(fā)揮電子檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，這就需要我們緊密結(jié)合高校檔案管理的需要，在電子檔案管理方面強(qiáng)化對(duì)其的技術(shù)投入和人力資源投入，在發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)的過程中實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的轉(zhuǎn)型與升級(jí)。