信息化環(huán)境下的高校檔案管理工作研究

文/南陽(yáng)師范學(xué)院地理科學(xué)與旅游學(xué)院 石貞貞

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作正面臨著巨大的機(jī)遇和考驗(yàn)。高校每一位學(xué)生的檔案都存儲(chǔ)在學(xué)校的檔案庫(kù)中，這是每個(gè)高校檔案庫(kù)中的重要信息，在每個(gè)高校的招生及管理方面都起著非常重要的作用。所以在各大院校檔案管理工作中需要逐漸與信息化環(huán)境相融合，全方位提高檔案管理技術(shù)，解決高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，更加有效地推動(dòng)高校檔案管理的信息化建設(shè)，使得全國(guó)高等院校的檔案管理更加完善。

一、信息化環(huán)境下高校檔案管理的重要性

檔案信息化已經(jīng)是當(dāng)今世界的主流趨勢(shì)，由于電子技術(shù)的不斷發(fā)展，人民思想的不斷進(jìn)步，信息化環(huán)境下的高校檔案管理已經(jīng)是全國(guó)各大高校的必備方式。首先有效地利用信息化高校檔案管理，有利于節(jié)約人力物力。在過(guò)去的檔案管理中，主要方式都是手寫，媒介都是紙張，抄寫過(guò)程不僅浪費(fèi)工作人員的精力和時(shí)間而且書寫完成的資料還不便于儲(chǔ)存。特別是一些難以保存、易碎的資料往往都需要大量的人力物力才能得到完善的保管，而且還有可能發(fā)生不可避免的損害。而且紙質(zhì)版資料的保密性往往也是令人擔(dān)憂的，如果不安排特定的人員隨時(shí)看管，就會(huì)被有心之人用不正當(dāng)?shù)姆绞礁`取。另外，提高信息化檔案管理的質(zhì)量，信息化處理檔案的主要目的就是能夠用更加有效的方式完善檔案管理以及提高檔案管理的質(zhì)量。信息化的高校檔案管理下，多種信息共享能夠?qū)崿F(xiàn)信息電子化，大量的原始文件能夠儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，而且信息的內(nèi)容將會(huì)更加整潔。不僅如此，電子化的信息可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)廣泛地進(jìn)行跨地區(qū)、跨時(shí)間的信息共享。以上這些方面都需要我們不斷提高現(xiàn)代化技術(shù)能力，為信息化檔案發(fā)揮夠更加完善的作用提供有利的條件。

二、信息化環(huán)境下高校檔案管理存在的問(wèn)題

（一）信息化環(huán)境下的高校檔案管理模式存在漏洞。對(duì)于全國(guó)各大高校而言，學(xué)生檔案管理具有獨(dú)有的教育化特點(diǎn)，在學(xué)生檔案的錄入過(guò)程中需要將紙質(zhì)版的信息以電子化文字的形式錄入計(jì)算機(jī)中，這是電子化信息的主要存儲(chǔ)形式。雖然這種存儲(chǔ)方式相比傳統(tǒng)的學(xué)生資料管理有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，但是社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多網(wǎng)絡(luò)因素在威脅著信息化環(huán)境下的高校檔案管理。比如電子資料在儲(chǔ)存、轉(zhuǎn)運(yùn)過(guò)程中極其容易遭受外來(lái)攻擊，導(dǎo)致學(xué)生的檔案丟失。高校的學(xué)生檔案資源是極其重要的社會(huì)人才信息，在管理過(guò)程中需要高度精確地記錄并妥善的儲(chǔ)存，一旦學(xué)校的檔案資料發(fā)生泄漏，則將會(huì)造成難以預(yù)估的損失。這也是目前信息化環(huán)境下的高校檔案管理存在的最大漏洞。

（二）高校對(duì)于學(xué)生檔案管理的理念過(guò)于老舊。對(duì)于所有高校來(lái)說(shuō)，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)主要重視的是學(xué)校教育質(zhì)量以及學(xué)生的平均成績(jī)，而不重視檔案管理工作。某些高等院校并沒(méi)有真正意識(shí)到檔案管理的重要性，仍然依照過(guò)去的管理方式與管理機(jī)制進(jìn)行管理，在檔案資料的整合與共享中，未給予高度的重視，也沒(méi)有足夠的資金投入，以至于應(yīng)用的資源共享設(shè)備不夠完善，從而導(dǎo)致學(xué)生檔案資料的存儲(chǔ)以及記錄存在本質(zhì)上的缺陷。而對(duì)于教育資料的管理過(guò)程中，完備的共享設(shè)備發(fā)揮著極其重要的作用，基礎(chǔ)的設(shè)施達(dá)不到要求，學(xué)生的資料就得不到保障，也會(huì)給學(xué)生資料的共享造成影響，不利于信息化環(huán)境下高校檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

（三）高校缺乏信息化資源管理人才。全國(guó)高校對(duì)于學(xué)生檔案管理的不重視，導(dǎo)致我國(guó)現(xiàn)在檔案管理的人才極其缺乏。就算學(xué)校對(duì)于檔案管理高度重視，硬件設(shè)備符合要求，沒(méi)有熟練利用這些有利條件的人才，想要做好學(xué)校檔案管理是天方夜譚。而且大部分高校的檔案管理人員沒(méi)有根據(jù)檔案資料的信息化改變而進(jìn)行進(jìn)一步的研究，以至于他們依舊使用傳統(tǒng)的管理方法，用著換湯不換藥的手段，這樣的檔案管理一定是不合格的。一旦遭遇網(wǎng)絡(luò)攻擊，學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)就有可能癱瘓，導(dǎo)致學(xué)生的個(gè)人資料丟失，造成不可避免的損失。傳統(tǒng)的資料管理并不適用于信息化資料管理，高校的檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)階段資料的存在形式，適當(dāng)?shù)馗淖児芾矸椒ǎ瑸樾畔⒒h(huán)境下高校檔案管理提供技術(shù)方面的支持。

三、信息化環(huán)境下高校檔案管理對(duì)策

（一）運(yùn)用先進(jìn)的管理模式。高校的檔案管理是十分系統(tǒng)與精密的工作，想要充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案資料的整合與共享，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能發(fā)生差錯(cuò)。由于當(dāng)前信息化檔案管理存在很多漏洞，所以在檔案管理理念中，應(yīng)該盡力彌補(bǔ)資料管理中的各種漏洞。首先，應(yīng)該建立更加完備的防火墻系統(tǒng)，防止在信息儲(chǔ)存、轉(zhuǎn)移、共享過(guò)程中遭到攻擊，避免學(xué)生的個(gè)人信息泄露。對(duì)于高度重視信息管理的安全問(wèn)題，應(yīng)避免校內(nèi)的設(shè)備與外界網(wǎng)絡(luò)的接觸，每一臺(tái)設(shè)備都應(yīng)該設(shè)置一定的檔案管理及訪問(wèn)權(quán)限，提高所有設(shè)備的安全系數(shù)。并且每一臺(tái)存儲(chǔ)高校學(xué)生檔案的設(shè)備都應(yīng)該由特定的工作人員看管，沒(méi)有申請(qǐng)不得向任何人透露任何檔案資料。其次，工作人員在錄入檔案資料的過(guò)程中，應(yīng)至少備份一到兩份資料在其他計(jì)算機(jī)中，防止遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊時(shí)，學(xué)生檔案資料的丟失。最后，可以根據(jù)每所高校的不同特點(diǎn)以及發(fā)展特征，制定符合本校的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并在管理層內(nèi)部進(jìn)行宣講與普及，要求每一位工作人員必須嚴(yán)格遵守制度標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施對(duì)應(yīng)的工作。在不斷測(cè)試過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)該及時(shí)糾正。只有具備完善的管理模式，才能讓高校檔案管理不斷發(fā)展進(jìn)步。

（二）變革高校檔案的管理理念。首先，全國(guó)各高校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視程度，不應(yīng)該僅重視學(xué)校的教學(xué)而忽視學(xué)生的檔案管理。我國(guó)各大高校的信息化檔案管理起步較晚，信息化資料管理的理念以及方法還有所欠缺，必須讓全國(guó)各大高校領(lǐng)導(dǎo)耗費(fèi)更多的精力來(lái)發(fā)展完善各高校的檔案管理工作。各大高校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該花費(fèi)更多人力、物力、財(cái)力來(lái)更好地發(fā)展高校檔案管理，逐漸推動(dòng)高校檔案管理向電信化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化方向發(fā)展。完備的檔案管理不僅為全國(guó)各大高校的人才資料提供了保護(hù)，而且還更有利于學(xué)校教學(xué)。高校的負(fù)責(zé)人應(yīng)該通過(guò)多方位的宣講來(lái)構(gòu)建管理層以及各位工作人員的新型檔案管理理念，進(jìn)一步與信息化環(huán)境下的檔案管理新要求相融合，這樣才能更加適用于當(dāng)前的檔案管理。各大高校應(yīng)該有專人來(lái)貫徹新時(shí)代的檔案管理理念，運(yùn)用多樣化的方式將不同的工作交給相應(yīng)的工作人員，使得高校的檔案管理工作進(jìn)行得更加順暢。

通過(guò)高校檔案管理的變革，相信全國(guó)各大高校的檔案管理會(huì)發(fā)生質(zhì)的飛躍。

（三）加強(qiáng)信息化人才的培養(yǎng)。在科技化、電子化、信息化的發(fā)展環(huán)境中，檔案管理人才的工作能力是否達(dá)到要求，與信息化檔案管理的能否取得成功息息相關(guān)。檔案管理的工作人員作為高校最直接接觸學(xué)生資料的人，勢(shì)必在學(xué)生的檔案管理過(guò)程中發(fā)揮著不言而喻的作用。檔案管理人員作為檔案管理與資料共享的樞紐，高校需要更多這樣具備高專業(yè)素質(zhì)和道德修養(yǎng)的人才，最大限度地避免檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題。在信息化環(huán)境下，檔案管理工作人員需要通過(guò)不斷專業(yè)培訓(xùn)，來(lái)鍛煉自己的專業(yè)能力，掌握最適合現(xiàn)階段的檔案管理技術(shù)，還要熟練地掌握各種新型設(shè)備的使用方法，這樣才能更好地為信息化檔案管理提供條件。并且，高校需要特別注意檔案管理人才的引進(jìn)，他們不但應(yīng)該具備高水平的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，還應(yīng)該更有大局觀念，有著臨危不亂的膽量，這樣才能更加有效地處理檔案館中發(fā)生的問(wèn)題。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，給高校檔案工作帶來(lái)了新的改革，與此同時(shí)，也給高校檔案管理工作帶來(lái)了十分艱巨的挑戰(zhàn)。在資源不斷信息化、電子化的環(huán)境下，高校應(yīng)積極地糾正檔案管理中存在的問(wèn)題，積極利用新思想、新觀念，來(lái)完善檔案管理的工作流程。各大高校應(yīng)該不斷引進(jìn)具有高素質(zhì)、高質(zhì)量的檔案管理人才，不斷優(yōu)化高校檔案的管理機(jī)制，為信息化環(huán)境下的檔案管理提供更大的進(jìn)步空間。同時(shí)，應(yīng)該更加注重新設(shè)備的應(yīng)用，為檔案管理提供更加有利的環(huán)境并且對(duì)檔案管理的安全提供保障。