城建檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策研究

文/菏澤市城建檔案技術(shù)咨詢(xún)服務(wù)中心 王文娜

在現(xiàn)實(shí)生活當(dāng)中，有大量的檔案管理工作需要完成。面對(duì)當(dāng)前城建檔案管理存在的眾多問(wèn)題，解決問(wèn)題最有效的處理策略就是進(jìn)行檔案整理，清除冗余的信息，對(duì)有效的數(shù)據(jù)和文字進(jìn)行整理，有序地存放，無(wú)論是電子的形式還是書(shū)面的形式，都按照一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)存放，使一切都變得井然有序。效率是所有人追求的，都希望做事情能夠達(dá)到事半功倍的效果，所以說(shuō)擁有好的管理策略是不言而喻的。

一、數(shù)字檔案信息的概念

眾所周知，古人很早就有意識(shí)進(jìn)行檔案管理，那個(gè)時(shí)候人們的家族信息被官方統(tǒng)一記錄和管理，當(dāng)時(shí)的檔案被稱(chēng)為卷宗，記錄的材料是竹簡(jiǎn)，后來(lái)有了造紙的技術(shù)，通過(guò)紙為載體記錄了更多的信息。延綿至今，我們依舊離不開(kāi)紙質(zhì)的檔案，但問(wèn)題就來(lái)了，那么龐大的信息，涵蓋諸多方面，且不說(shuō)對(duì)紙質(zhì)版檔案管理起來(lái)工作量極大，就連我們需要某些檔案信息的時(shí)候，在所有的檔案里面進(jìn)行尋找時(shí)，即便已經(jīng)分門(mén)別類(lèi)了，那也需要耗費(fèi)很多的時(shí)間。因此在建立電子檔案系統(tǒng)時(shí)必須解決到位，否則將會(huì)帶來(lái)重大損失。再細(xì)化的來(lái)說(shuō)，利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)載入檔案，要保證網(wǎng)絡(luò)的安全性，比如企業(yè)內(nèi)部可以設(shè)立一個(gè)專(zhuān)屬自己的網(wǎng)絡(luò)，并對(duì)其加密，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)龐大的電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的規(guī)整，在安全的環(huán)境下，我們可以進(jìn)行新數(shù)據(jù)的錄入，陳舊數(shù)據(jù)的篩除等等，更方便查詢(xún)數(shù)據(jù)，以最快的速度找到我們想要的信息。就數(shù)字的檔案系統(tǒng)自身而言，技術(shù)人員要操作好方方面面，考慮很多問(wèn)題，比如檔案系統(tǒng)的打開(kāi)方式是否便捷，是否進(jìn)行了加密處理，以及信息搜索起來(lái)是不是很繁瑣等等，這些問(wèn)題都是技術(shù)人員要顧及的，當(dāng)然，技術(shù)人員也可以再細(xì)分信息，做一個(gè)搜索引擎或者制作一個(gè)比較細(xì)化的目錄。數(shù)字化的檔案信息將會(huì)給工作和生活帶來(lái)巨大的便利。

二、城建檔案管理現(xiàn)狀中存在的問(wèn)題分析

（一）檔案管理不規(guī)范。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案資料保存較分散。以建設(shè)工程檔案為例，其中的民用建筑工程檔案和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案，從項(xiàng)目審批到竣工等系列資料的收集、整理分別由不同科室的工作人員負(fù)責(zé)。為查閱方便，工作人員便將檔案資料長(zhǎng)期保存在各自科室內(nèi)部，并沒(méi)有移交至檔案室，往往形成負(fù)責(zé)一項(xiàng)工作就保管一份檔案資料的局面，導(dǎo)致城建檔案比較分散。二是管理制度落實(shí)不到位。有的沒(méi)有按照檔案管理規(guī)定時(shí)限、要求移交檔案資料，有的對(duì)借閱的檔案資料沒(méi)有及時(shí)歸還，導(dǎo)致檔案資料的管理使用較為混亂。

（二）檔案管理人員少、綜合經(jīng)驗(yàn)不足。由于檔案管理工作相對(duì)單調(diào)，從事檔案管理工作的人員較少，具備專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)素質(zhì)的人員少之又少。目前在職人員中大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和考試，不掌握城建檔案資料中各種規(guī)范制度，不明確檔案法規(guī)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，只是把檔案管理工作簡(jiǎn)單看作收集資料、裝訂成冊(cè)、整理入庫(kù)，直接影響了檔案管理水平。很多時(shí)候檔案管理人員總是依據(jù)經(jīng)驗(yàn)而很少結(jié)合實(shí)際來(lái)做出判斷或者調(diào)整規(guī)劃。很顯然這樣整理的檔案給人們的信息安全帶來(lái)了巨大的潛在隱患。

（三）檔案管理設(shè)施利用不充分。從當(dāng)前情況看，城建檔案室雖然按照檔案管理規(guī)范，設(shè)立了專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，完善了各項(xiàng)硬件、軟件等設(shè)施，但在實(shí)際工作中利用率不高，與真正實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的要求還有一定距離。當(dāng)我們結(jié)合實(shí)際進(jìn)行檔案管理設(shè)施預(yù)先判斷的時(shí)候，這些信息就扮演起了重要的角色，它幫助我們做出決定，或者在另一個(gè)方面盡最大可能挽回?fù)p失。而檔案的管理則更好地對(duì)信息進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，很大程度地降低了工作的復(fù)雜度，提高了各個(gè)方面的工作效率。我相信任何一個(gè)團(tuán)體都離不開(kāi)檔案的建立和整理，它將清楚地顯示出團(tuán)體的運(yùn)作和經(jīng)營(yíng)情況，把現(xiàn)實(shí)情況簡(jiǎn)明扼要地展現(xiàn)出來(lái)。

三、建立數(shù)字檔案的重要意義

（一）直觀地顯示出團(tuán)體的發(fā)展。綜合許多檔案整理的經(jīng)驗(yàn)，我們不難發(fā)現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)是檔案的核心，也正因?yàn)樗麄償?shù)量龐大、層次界限不明，才顯示出檔案建立有著很大的效益。我們周?chē)囊磺?，都是一個(gè)動(dòng)態(tài)的狀態(tài)，要想使得一個(gè)團(tuán)體可以穩(wěn)步走向未來(lái)，離不開(kāi)檔案的幫助。要做到真正地管理好它，必須會(huì)在方方面面做到有條不紊，就像一個(gè)機(jī)器，在核心系統(tǒng)的命令下，各個(gè)部分協(xié)調(diào)活動(dòng)，這才是良性循環(huán)，進(jìn)而發(fā)揮出強(qiáng)大的力量，將力氣都用在了關(guān)鍵地方。用很樸實(shí)的道理來(lái)說(shuō)，像企業(yè)和機(jī)關(guān)，他們每天面對(duì)大量信息量，諸如每個(gè)人工作的日程安排、特定的問(wèn)題策略方案、整個(gè)團(tuán)體的運(yùn)作情況、規(guī)劃目標(biāo)的制定、標(biāo)準(zhǔn)的修改更新等等，檔案的存在解決了信息冗雜的問(wèn)題。

（二）便捷地幫助人們解決問(wèn)題。我們知道，數(shù)字檔案在一個(gè)團(tuán)體中有著舉足輕重的地位，它像一個(gè)講解員，很明白地向所有人介紹團(tuán)體的現(xiàn)實(shí)情況以及大趨勢(shì)。不難看出，檔案的管理方便了人們的生活與工作，就像一個(gè)家，雖然生活用品都齊全，但是如果混亂不堪的話(huà)，什么都無(wú)法實(shí)施，在一個(gè)混亂的環(huán)境中，我們無(wú)法第一時(shí)間得到我們想要的東西，每做一件事都要花上很多時(shí)間去尋找，大大降低辦事效率，我們能做的就是整理好家中的瑣碎，有條理地?cái)[放，這樣無(wú)論干什么都可以第一時(shí)間找到自己想要的。毫無(wú)疑問(wèn)，檔案的管理帶給人們巨大的便捷，方便人們解決問(wèn)題，提高了生活的質(zhì)量，也讓工作變得更加簡(jiǎn)單，團(tuán)體以此為基礎(chǔ)，才能更好地發(fā)展前進(jìn)。

四、數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存的管理策略

（一）維護(hù)好數(shù)字檔案云系統(tǒng)。如今網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)，很多都是云存在，摸不著但是卻實(shí)實(shí)在在地存在著。相比較傳統(tǒng)的方式，云存儲(chǔ)更加省時(shí)省力省資源，所以檔案慢慢地也會(huì)向電子版傾斜，這種傾斜也是使檔案得以長(zhǎng)期保存的轉(zhuǎn)變方式。我們都知道，檔案中記錄著每個(gè)人的詳細(xì)信息，以及企業(yè)或者單位的私密信息，如果將檔案從紙質(zhì)版遷徙到電子版中，我們首先要保證的就是檔案內(nèi)容不被泄露，一旦泄露將會(huì)造成巨大并且不可挽回的損失，那么首當(dāng)其沖的則應(yīng)該注意的是檔案系統(tǒng)的安全。固然，在檔案系統(tǒng)里面，我們要最大程度地分類(lèi)并細(xì)分再細(xì)分，前期多花一些時(shí)間來(lái)仔細(xì)分類(lèi)，后期使用檔案庫(kù)搜索的時(shí)候會(huì)大大地降低工作量，進(jìn)一步提高了效率。通過(guò)對(duì)檔案的利用我們可以發(fā)現(xiàn)，檔案的長(zhǎng)期保存也是相當(dāng)重要的。當(dāng)新模式確立后，我們要提高全員的檔案系統(tǒng)管理的意識(shí)，因?yàn)楣芾砗脵n案系統(tǒng)是對(duì)歷史遺留事物的負(fù)責(zé)，同時(shí)要對(duì)當(dāng)下實(shí)際情況服務(wù)，唯有管理好檔案系統(tǒng)，制定相關(guān)制度，這樣才可以使信息檔案得到長(zhǎng)久保存，同時(shí)也會(huì)健全數(shù)字化的檔案系統(tǒng)，讓一切變得井然有序。

（二）提升檔案管理工作人員整體綜合素質(zhì)。不管是在一些單位還是企業(yè)，從老式方法到新式技術(shù)的過(guò)渡自然需要時(shí)間和精力的投入，在這個(gè)過(guò)程里全員都要有耐心并且有信心接受與掌握這樣的新興事物，更好地投入到工作當(dāng)中，提高工作的質(zhì)量，這樣的成員自然也解放出來(lái)了，這樣面對(duì)工作的時(shí)候也會(huì)更加得心應(yīng)手。并且檔案管理工作人員的個(gè)人素質(zhì)得到提升，也可以極大程度上保證個(gè)人信息檔案得以長(zhǎng)期保存，最大限度地保障了數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存的優(yōu)越性。不可否認(rèn)的是，在一個(gè)團(tuán)體當(dāng)中，成員綜合能力的高低決定了團(tuán)隊(duì)能否實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，所以我們要重視提高員工的綜合能力，讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行能力都上升一個(gè)層級(jí)，盡可能做到每位成員都可以達(dá)到了解檔案系統(tǒng)的程度。我們的檔案系統(tǒng)是非常重要的，努力提升，更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，享受其帶來(lái)的便捷。

（三）數(shù)字檔案的安全管理目標(biāo)必須要明確。在數(shù)字檔案的安全管理工程當(dāng)中，需要明確安全管理目標(biāo)，在制定目標(biāo)的時(shí)候，必須要有專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目安全管理工程師借助科學(xué)手段來(lái)制定。明確堅(jiān)定目標(biāo)之后，必須要抵達(dá)檔案管理現(xiàn)場(chǎng)充分了解城建檔案的數(shù)字化管理現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)情況，全面掌握工程項(xiàng)目的要點(diǎn)，而且要結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)政策來(lái)開(kāi)展數(shù)字檔案的整理收納工作。城建的數(shù)字檔案管理部門(mén)必須要在數(shù)字化檔案管理工作開(kāi)展之前及時(shí)提出項(xiàng)目管理人員的優(yōu)化配置，要根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)城建檔案的數(shù)字化管理方案的要求和實(shí)際情況，來(lái)合理設(shè)置數(shù)字化檔案整合管理機(jī)構(gòu)。除此之外，城建檔案的管理人員還負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)字化檔案整理過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)的一切問(wèn)題，全面掌握管理工作涉及的制度和流程，這要求相關(guān)管理人員要有效解決現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的一切問(wèn)題。同時(shí)及時(shí)地指出問(wèn)題，避免出現(xiàn)數(shù)字化檔案整合進(jìn)度之間的矛盾。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案對(duì)于各行各業(yè)都是十分重要的，它通過(guò)條理化的信息來(lái)給予提示，指導(dǎo)人們作出策略分析。為了推動(dòng)我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)步，必須要加強(qiáng)數(shù)字檔案的安全管理，我國(guó)城建檔案的數(shù)字化管理企業(yè)和單位必須要充分認(rèn)識(shí)到目前存在的問(wèn)題，并且積極采取有效的解決對(duì)策，進(jìn)一步完善城建檔案的數(shù)字化管理內(nèi)部管理體系，將城建檔案的數(shù)字化管理安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)到實(shí)際城建檔案的數(shù)字化管理工作當(dāng)中，努力提升城建檔案的數(shù)字化管理技術(shù)水平。