如何做好企業(yè)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用

文/西部鉆探工程技術(shù)研究院 阿亮

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)的發(fā)展和每個(gè)人的生活息息相關(guān)，自然也影響著檔案管理人員。如何不在企業(yè)做一個(gè)默默無(wú)聞的人，如何讓企業(yè)的檔案發(fā)揮其自身的價(jià)值，讓企業(yè)感受到檔案的利用價(jià)值，需要檔案管理人員積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源并把檔案信息與企業(yè)發(fā)展有機(jī)結(jié)合起來(lái)，為企業(yè)作出正確決策，做好檔案服務(wù)。

目前有些企業(yè)檔案的利用率偏低，一是企業(yè)檔案工作不被重視，檔案部門只是企業(yè)的后勤部門，致使檔案管理人員了解和掌握企業(yè)發(fā)展的動(dòng)向。二是各歸檔部門對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有很好地按照部門的工作流程編制本部門歸檔范圍，以至于很多珍貴資料無(wú)法歸檔到檔案部門。三是檔案管理人員工作態(tài)度消極，對(duì)沒(méi)有及時(shí)歸檔的資料不再繼續(xù)跟蹤，導(dǎo)致檔案資料歸檔不齊全；這些都和管理手段落后、服務(wù)形式單一有著密切的聯(lián)系。

一、解放思想，做好檔案收集

目前有些檔案部門由于受傳統(tǒng)觀念的影響而變得默默無(wú)聞，而檔案管理人員也只是按部就班做收集整理而忽視對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用，在檔案利用上還是需要利用者提供準(zhǔn)確的查檔信息，才能查到利用者所需要的檔案資料。同時(shí)因?yàn)槿狈?duì)檔案發(fā)展的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有很好地認(rèn)識(shí)到檔案資源可以發(fā)揮的作用，所以也沒(méi)有建立好相應(yīng)檢索工具，做好檔案的編研工作，被動(dòng)地為企業(yè)服務(wù)。檔案信息資源的收集和保管，更要了解企業(yè)需要，多種渠道獲得信息，全方位運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)開(kāi)發(fā)等措施為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。檔案部門要能夠根據(jù)自身的特點(diǎn)和條件，明確具體的服務(wù)重點(diǎn)，為利用者提供方便。根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)的營(yíng)銷手段及庫(kù)藏檔案的性質(zhì)，選擇能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢(shì)和展示自己的信息資源，同時(shí)利用獲取到的有效信息資源為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)，建立一套科學(xué)的、多功能的企業(yè)檔案信息管理體系。檔案管理人員在收集檔案的過(guò)程中，要嚴(yán)格審查、把關(guān)、確保歸檔文件材料的質(zhì)量能夠充分體現(xiàn)其利用價(jià)值。我們收集的每一份檔案資料都是企業(yè)各部門的智慧，都是企業(yè)發(fā)展的見(jiàn)證，所以檔案管理人員對(duì)檔案的收集整理時(shí)必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，強(qiáng)烈的工作責(zé)任心，這樣才能很好地勝任這項(xiàng)工作。例如科學(xué)技術(shù)研究類檔案在科研單位積累著很多科研人員的心血，檔案管理人員在收集整理檔案時(shí)要積極與歸檔部門溝通，確保歸檔資料內(nèi)容齊全，尤其是需要簽字蓋章處不能有遺漏，歸檔前的溝通及認(rèn)真細(xì)致的檢查才能確保歸檔檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，才能為今后的開(kāi)發(fā)利用提供有效的數(shù)據(jù)。

二、豐富檔案庫(kù)藏，加強(qiáng)檔案的編研工作

豐富檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量是開(kāi)發(fā)利用信息資源的基礎(chǔ)建設(shè)。隨著檔案工作環(huán)境和條件的不斷改善，檔案室?guī)齑鏅n案已經(jīng)不能滿足利用者的實(shí)際需要，因此需要檔案管理人員采取積極主動(dòng)的形式，多層次、多渠道征集和收集檔案，挖掘和了解企業(yè)發(fā)展最新動(dòng)態(tài)，收集企業(yè)以歷史、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科研等為基礎(chǔ)的各類檔案，豐富檔案內(nèi)容為利用者提供良好的物質(zhì)保障。一些成立較早的企業(yè)單位，前期對(duì)檔案的要求不規(guī)范導(dǎo)致部分資料散落在個(gè)人手里，沒(méi)有及時(shí)歸還檔案部門，這就需要檔案管理人員細(xì)致耐心，多看多問(wèn)多找，將散落的各類資料收集歸檔。

檔案管理人員要熟悉庫(kù)藏檔案的各類檔案的內(nèi)容、檔案的數(shù)量、擺放位置、利用價(jià)值及全宗卷內(nèi)檔案都要了如指掌，了解不同時(shí)間、不同方面對(duì)檔案的不同需要、有的放矢地開(kāi)展利用工作。

加強(qiáng)檔案編研工作不僅是檔案開(kāi)發(fā)利用的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是對(duì)檔案編研人員的政治思想、業(yè)務(wù)能力和思維的考驗(yàn)。檔案人員作為國(guó)家財(cái)富的保存者、守護(hù)者，應(yīng)本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，開(kāi)展深層次的研究工作，發(fā)揮檔案的價(jià)值。在進(jìn)行編研工作時(shí)檔案管理人員要根據(jù)企業(yè)的工作性質(zhì)來(lái)確定選擇材料并加工匯編，在匯編時(shí)根據(jù)內(nèi)容的不同查找資料、研究問(wèn)題、依據(jù)主題的具體要求把握材料，決定取舍。如根據(jù)收集歸檔的科學(xué)技術(shù)研究類檔案資料編寫《科研成果簡(jiǎn)介》，對(duì)科研成果的完成時(shí)間、獲獎(jiǎng)時(shí)間及獎(jiǎng)勵(lì)情況、獲獎(jiǎng)人員及科研成果內(nèi)容的介紹，對(duì)新的科研項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)詳細(xì)記錄。同時(shí)根據(jù)檔案的特點(diǎn)編研檔案，為利用者提供檔案利用服務(wù)，如《全宗指南》《大事記》《組織沿革》《科研成果簡(jiǎn)介》等；通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案歸檔制度的講解及檔案利用手續(xù)的辦理，來(lái)界定哪些檔案可以提供網(wǎng)絡(luò)線上利用，哪些檔案是涉密檔案不能提供線上利用以及辦理相關(guān)利用手續(xù)等，便于檔案利用者選擇和使用檢索工具，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地查找到所需檔案。

三、加快檔案信息資源及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用工作，首先是要解放思想，強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，牢固樹立以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的思想，積極投身到檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作中來(lái)。收集檔案就是能夠很好地為企業(yè)提供服務(wù)，現(xiàn)在檔案已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化的年代，可以通過(guò)不同的網(wǎng)絡(luò)路徑為利用者提供便利的檔案服務(wù)。

現(xiàn)代信息技術(shù)正改變著檔案行業(yè)在內(nèi)的傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)。傳統(tǒng)檔案的生成與管理模式發(fā)生了變化，檔案載體形態(tài)開(kāi)始向數(shù)字形態(tài)過(guò)渡，檔案的管理和利用也逐漸向電子環(huán)境轉(zhuǎn)移，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，滿足信息時(shí)代檔案利用的需求。企業(yè)在不斷豐富檔案內(nèi)容的同時(shí)，需將庫(kù)藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化模式管理，數(shù)字化后的檔案資源，可以直接將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)查詢，計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的搜索能力使得檔案信息檢索變得高效、快捷。同時(shí)可以避免手動(dòng)查詢中出現(xiàn)的不準(zhǔn)確、不完整等諸多問(wèn)題。檔案數(shù)字化后檔案的利用方式從利用紙質(zhì)檔案變成利用電子檔案，避免了紙質(zhì)檔案在利用中造成的損傷，還大大節(jié)省了利用者的時(shí)間，使得利用服務(wù)更加靈活和高效。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用，為利用者提供了更加便利的檔案信息服務(wù)途徑，打破了時(shí)間、地域等的限制，實(shí)現(xiàn)了檔案信息快捷傳輸，最終實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的及時(shí)利用和共享。檔案數(shù)字化讓檔案發(fā)揮更大的社會(huì)價(jià)值，從而創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)利益。

檔案信息數(shù)字化可以全面提升檔案現(xiàn)代化管理水平。傳統(tǒng)檔案存在類別多樣，載體各異，規(guī)格不一，管用不便的現(xiàn)實(shí)情況，通過(guò)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，可以解決檔案的零亂、分散、量大、質(zhì)雜等問(wèn)題，提升服務(wù)能力。深化應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，可以使系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)者發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，熟練掌握新技術(shù)，形成新的管理理念。檔案信息數(shù)字化的推進(jìn)，可以科學(xué)整合檔案資源，減少重復(fù)歸檔和重復(fù)利用，推動(dòng)檔案資源科學(xué)配置和共享。構(gòu)建檔案信息數(shù)字化平臺(tái)，還可以極大地方便開(kāi)發(fā)利用，檔案編研成果等可以在檔案信息資源的共享平臺(tái)上充分展示。

檔案信息數(shù)字化建設(shè)，信息資源共享平臺(tái)開(kāi)放，可提供豐富的數(shù)字檔案，滿足越來(lái)越多的檔案資源要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理活動(dòng)服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于社會(huì)的最終目的，達(dá)成“檔案資源數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理智能化、檔案利用社會(huì)化”的新常態(tài)。

四、夯實(shí)檔案基礎(chǔ)工作，提高服務(wù)水平

檔案管理人員是檔案可持續(xù)發(fā)展的決定因素，檔案能否具有持續(xù)發(fā)展的能力和提供持續(xù)發(fā)展的條件，歸根到底取決于檔案工作人員的整體素質(zhì)。通過(guò)參觀學(xué)習(xí)、加強(qiáng)培訓(xùn)來(lái)不斷地強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識(shí)，只有讓其打開(kāi)眼界，拓寬思路才能更好地挖掘檔案中的資源，才能更好更有效地為企業(yè)做好檔案服務(wù)。檔案管理人員不僅要向優(yōu)秀檔案管理部門主動(dòng)請(qǐng)教學(xué)習(xí)，還要積極研究與企業(yè)的發(fā)展動(dòng)向，不斷利用檔案為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策或者利用檔案來(lái)向社會(huì)、企業(yè)員工展示本企業(yè)的文化建設(shè)，將深藏的檔案資源發(fā)揮到極致。

提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，做好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作是搞好檔案開(kāi)發(fā)利用的保證。檔案的發(fā)展步伐很快，還有部分檔案管理人員不能跟上檔案發(fā)展的步伐，因此還是會(huì)憑著自己的感覺(jué)或者經(jīng)驗(yàn)來(lái)做判斷，從而導(dǎo)致一些不必要的錯(cuò)誤反而增加了工作量。為此，企業(yè)檔案工作需要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)范，制定本企業(yè)的檔案管理規(guī)章制度，制定檔案管理人員的崗位職責(zé)，強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理，科學(xué)化管理，做到事事有依據(jù)可以遵循。有據(jù)可依既保護(hù)了我們檔案管理人員不會(huì)憑著感覺(jué)出差錯(cuò)，又可以規(guī)范地為利用者提供更便捷的服務(wù)。

當(dāng)今檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作充分體現(xiàn)了檔案事業(yè)所面臨的新形式、新任務(wù)和新要求。只有深入挖掘檔案資源的潛在價(jià)值，不斷創(chuàng)新檔案資源的利用方式，持續(xù)提高檔案資源利用的公眾參與度，才能有效地做好檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作，推進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，滿足全民共享檔案文化的需求。