信息時代行政事業(yè)辦公檔案管理工作創(chuàng)新研究

文/公主嶺市財政局 黃梅

眾所周知，只有對目前的檔案管理模式展開有效的改革創(chuàng)新，才能夠使得檔案管理工作滿足社會發(fā)展與新技術(shù)的要求，并且與新時代檔案管理與服務(wù)的基本需求相吻合。要想使得工作效率和工作質(zhì)量得到有效提高，促進(jìn)辦公室檔案管理資料不斷改革創(chuàng)新，相關(guān)單位既需要把檔案資源進(jìn)行電子化與數(shù)字化處理，還需要對檔案管理實行信息化模式，提供更加方便的檔案服務(wù)模式。

一、信息時代辦公室檔案管理工作的特點

信息化時代的不斷進(jìn)步，加快了辦公室檔案管理工作的改革創(chuàng)新，使得辦公室檔案管理對象、管理方式、服務(wù)方式都發(fā)生了巨大的改變。

（一）管理對象從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)向數(shù)字化。在新時代的大背景之下，檔案的管理對象由原來的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成目前的電子文件。原來的檔案學(xué)理論探究的內(nèi)容與檔案工作管理對象都是把傳統(tǒng)的載體作為主要的研究主體。然而在信息化時代，之前的文件與檔案逐漸被淘汰，大多數(shù)轉(zhuǎn)變成了電子文件與數(shù)據(jù)，與此同時，我國各級檔案部門也開始逐漸的實行數(shù)字化管理，從而提高了電子化的相關(guān)要求。

（二）管理過程向信息化轉(zhuǎn)變。現(xiàn)階段，構(gòu)建信息化社會的進(jìn)程不斷加快，信息化給我們的日常生活帶來了巨大的影響，傳統(tǒng)的檔案管理根本無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。為了能夠適應(yīng)社會發(fā)展要求，應(yīng)用先進(jìn)設(shè)備的途徑來提高檔案管理工作已變得迫在眉睫。現(xiàn)在，已經(jīng)有很多的企業(yè)構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并且把檔案管理工作朝著信息化方向轉(zhuǎn)變。

（三）信息時代檔案管理的快速發(fā)展。就檔案管理而言，傳統(tǒng)的檔案管理方式過于簡單，并且制度不健全，傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載的方式早已不能夠滿足現(xiàn)在社會發(fā)展的基本需要，因此實行電子檔案管理成了必然趨勢?？茖W(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，促使網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷進(jìn)步，同時也使得檔案管理得到了不斷發(fā)展，所以，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。通過把電子檔案與紙質(zhì)版相比較，我們不難發(fā)現(xiàn)，電子檔案可以使得管理信息更加精準(zhǔn)，與此同時，也提高了異地之間有效溝通的效率。

（四）提供多樣化的服務(wù)模式。在展開檔案管理工作時，基本上都使用信息化的檔案管理方式，這種管理的方式與傳統(tǒng)的管理方式相比較，既可以促進(jìn)檔案管理工作的多樣化，也可以使得管理工作的效率得到大幅度提升。除此之外，還能夠激發(fā)相關(guān)工作人員的工作熱情與積極性。

二、信息時代辦公室檔案管理工作存在的弊端

隨著信息化時代的到來，辦公室檔案管理的對象、模式、程序、服務(wù)等等都發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，所以，我們必須要對這些變化中存在的不足，進(jìn)行詳細(xì)的分析，從而有針對性地提出一些新的發(fā)展策略。

（一）規(guī)劃與設(shè)計存在一定的滯后。就辦公室檔案信息管理工作而言，其存在的最大問題就是規(guī)劃與設(shè)計相對滯后。要想形成有效的檔案信息資源，不僅要借助于空間地域性，還要全面考慮資金方面的干擾。所以，在設(shè)計科學(xué)合理的規(guī)劃方案過程中，該工作難度系數(shù)是非常大的。

（二）工作理念存在的不足。眾所周知，傳統(tǒng)的檔案管理所具備的功能以及價值其實是根本得不到充分發(fā)揮的。但是信息化的發(fā)展，不但加強(qiáng)了對信息資源的有效調(diào)整，并且也實現(xiàn)了對信息資源的統(tǒng)一管理。除此之外，傳統(tǒng)的工作人員缺乏服務(wù)意識，在具體的工作過程中，根本不能有效地發(fā)揮出檔案管理工作的作用。

（三）管理方式不夠科學(xué)合理。在辦公室檔案信息管理工作的過程中，傳統(tǒng)的管理方式只是工作人員根據(jù)手里的工作展開操作，這樣的操作使得整個工作中容易出現(xiàn)問題：1.很多檔案材料得不到及時有效的更新。2.檔案管理資料提取困難，自身的價值得不到體現(xiàn)。3.相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)素質(zhì)，專業(yè)技術(shù)能力比較薄弱，因此導(dǎo)致整個的信息化檔案管理工作根本無法正常開展。除此之外，還有很多單位，制定的檔案管理的規(guī)定不夠合理，相關(guān)的規(guī)定不夠明確。

（四）材料的收集力度不足。目前，在進(jìn)行辦公室檔案收集與歸檔工作的過程中，在材料收集方面有著很大的漏洞，收集的材料質(zhì)量大打折扣，而且檔案管理的相關(guān)流程也特別不規(guī)范。除此之外，還有很多的檔案管理人員把資料隨便放置。所以，大幅度提升檔案收集與歸檔的質(zhì)量，就必須要加大對檔案管理過程的監(jiān)督力度，嚴(yán)格要求與控制管理人員的歸檔方式。

三、信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新策略

信息化時代的到來，促進(jìn)了辦公室檔案管理工作的不斷改革創(chuàng)新，只有及時有效地發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并且給出相應(yīng)的解決方案，才可以使得辦公室檔案管理工作健康穩(wěn)定地進(jìn)行，從而滿足國家與社會對檔案行業(yè)發(fā)展的需要。

（一）創(chuàng)新管理理念。在信息時代大背景之下，為了促進(jìn)檔案管理工作順利發(fā)展，第一步需要做的就是不斷改革創(chuàng)新檔案管理的理念，并且配備大量的管理人員，促使其不斷地創(chuàng)新與發(fā)展，如此一來，檔案管理工作才能夠得到有效發(fā)展。第二步需要做的就是加強(qiáng)對檔案管理工作人員的監(jiān)管，既要求他們發(fā)自內(nèi)心地意識到管理工作的重要性，也要準(zhǔn)確把握信息化的檔案管理工作。第三步需要做的就是加大對招聘環(huán)節(jié)的控制。在招聘人才的時候，優(yōu)先錄取那些對信息網(wǎng)絡(luò)比較熟悉而且能夠?qū)π滦偷男畔⒒芾砝砟畹闹匾杂姓_認(rèn)識的人才。總而言之，只有不斷地改革創(chuàng)新管理理念，檔案管理工作的水平才能夠得到有效提高。

（二）健全檔案管理信息化工作體制。在信息化時代大背景之下，相關(guān)單位出現(xiàn)了大量需要及時處理的檔案信息，數(shù)據(jù)的不斷增多使得建設(shè)更多的單位變成了可能，然而同時增大了檔案管理工作的難度系數(shù)。那么怎樣才能夠更好地應(yīng)用這些檔案信息呢？要知道，傳統(tǒng)的檔案管理模式根本不能對現(xiàn)在的檔案信息進(jìn)行有效處理。因此，要想使得檔案管理工作的系統(tǒng)性與規(guī)范性得到大幅度提高，就必須根據(jù)自身工作的具體狀況，并結(jié)合信息化系統(tǒng)技術(shù)的特點，構(gòu)建出一個比較健全的管理系統(tǒng)。如此一來，每一個部門和相關(guān)人員就可以清楚地認(rèn)識到自身的職責(zé)所在，并且制定出一套全面的管理標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，還需要構(gòu)建監(jiān)督管理制度與相應(yīng)的績效考核制度。另外，在實際的檔案管理的過程中，還需要加大對數(shù)字檔案的關(guān)注力度，因為數(shù)字檔案既可以給我們的日常生活帶來方便，也可使得檔案儲存更加安全。

（三）加強(qiáng)“云計算”在辦公室檔案管理中的應(yīng)用。就目前而言，云計算技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，對于我們生活的方方面面都帶來了巨大影響。云計算技術(shù)是由很多運(yùn)算技術(shù)相互結(jié)合而形成的，也是我們現(xiàn)在使用最多的一種計算方法。把運(yùn)算技術(shù)應(yīng)用于辦公室檔案管理的過程中，可以使得檔案數(shù)據(jù)得到有效的分析、整理，也可以有效地縮短計算時間，大大降低工作人員的工作壓力，從而提高了檔案管理的真實性與可靠性。借助于云計算技術(shù)，可以對大量數(shù)據(jù)的合理進(jìn)行科學(xué)的整理與分析。近年來，檔案管理的資料變得更加的錯綜復(fù)雜，不僅要處理視頻與音頻，還要處理大量的圖片，這使得整個的檔案管理工作變得非常困難，但是如果把云計算應(yīng)用到其中，那么所有的問題都可以迎刃而解，這對于檔案管理工作效率的提高是非常有幫助的。

（四）規(guī)范工作流程。在構(gòu)建計檔案管理體系的過程中，必須不斷地修改完善目前工作流程，這樣就可以使得體系中的工作流程實現(xiàn)自動化管理。只有不斷優(yōu)化工作流程管理，才能夠為系統(tǒng)自動化的處理打下良好基礎(chǔ)。

（五）更新管理模式。就傳統(tǒng)的檔案管理而言，文件丟失、查找困難等問題頻繁出現(xiàn)，這不僅給整個的檔案管理工作帶來很大的困擾，而且也使得相關(guān)單位面臨巨大的經(jīng)濟(jì)損失。除此之外，為了能夠找到重要的資源，單位不得不調(diào)動大量的人力、物力、財力，如此一來，不僅單位的成本變得越來越多，而且工作人員的工作量也變得越來越多。要想有效解決這一問題，就必須要構(gòu)建科學(xué)合理的管理模式，把已經(jīng)記錄的文件根據(jù)文檔的內(nèi)容和用途，展開科學(xué)合理的分類歸檔，同時按照時間對這些文件編碼標(biāo)注，除此之外，借助于計算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備展開有效的記錄存檔，從而形成電子化檔案。

四、結(jié)語

綜上所述，對信息時代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新展開有效的研究與分析是至關(guān)重要的。近年來，信息時代的進(jìn)程不斷加快，促進(jìn)了科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，并被廣泛應(yīng)用于人們的日常生活之中，這不僅給人們的日常生活提供了很大的便利，也使信息變得更加準(zhǔn)確。就目前而言，把電子媒介應(yīng)用與檔案管理工作的過程中，既可以使得檔案管理工作變得更加便捷，也可以使得管理工作的效率得到很大改善。與此同時，還能夠有效地提高檔案管理工作的高效性?？偠灾?，加大對單位辦公室檔案管理工作理念的科學(xué)優(yōu)化力度，辦公室檔案管理工作才能夠健康可持續(xù)發(fā)展。